Dit artikel verduidelijkt het verschil tussen eFact en eAttest binnen CareConnect en bevat een uitgebreide handleiding over elektronische facturatie: van configuratie tot verwerking, herkenning, foutopvolging en optimalisatie van uw tarificatieproces. Een onmisbare gids voor zorgverleners die correct en efficiënt willen factureren aan patiënten of mutualiteiten.

Aanvullende informatie voor het raadplegen en opvolgen van uw tarificaties

Via CareConnect kunt u een elektronische facturatie aanmaken voor rekening van de patiënt (eAttest) of voor rekening van de mutualiteit (eFact).
​De facturatie t.a.v. de mutualiteit wordt ook wel de "derdebetalersregeling" genoemd.

Via eAttest wordt het volledige bedrag van de consultatie (honorarium en supplementen) aangerekend aan én direct geïnd van de patiënt.
Het eAttest wordt onmiddellijk verzonden naar de mutualiteit voor behandeling en na enkele seconden stuurt de mutualiteit u een ontvangstbevestiging.
Overhandig de patiënt een bewijsstuk van betaling (met o.a. het aangerekende bedrag, het honorarium volgens de overeenkomst, enz...) met daarop het nummer van de ontvangstbevestiging. Zo kan de patiënt de verwerking van het eAttest opvolgen.
Een paar dagen later ontvangt de patiënt een terugbetaling van de mutualiteit op hun bankrekening.

Bij het gebruik van eFact wordt alleen het remgeld (en eventuele supplementen) geïnd van de patiënt.
De eFact sessie wordt vervolgens bewaard in CareConnect en op later tijdstip verzonden naar de mutualiteit.
De mutualiteit ontvangt een elektronische factuur met vermelding van uw uitgevoerde prestaties.
Na controle wordt deze factuur aanvaard en wordt het honorarium door de mutualiteit gestort op uw bankrekening.

Belangrijk:

Als gevolg zal u geen honorarium ontvangen bij eFact of de patiënt zal geen terugbetaling ontvangen van de mutualiteit bij eAttest. Verwijder het papieren attest en maak een nieuw eAttest aan voor verzending.

De volgende voorwaarden moeten voldaan zijn:

Open het tabblad "Tarificatie" en klik op het grijze tandwiel rechts bovenaan (naast het bliksem-icoon) om de tarificatie instellingen te openen.
De knop "Praktijk instellingen" is actief en het tabblad "Algemeen" wordt weergegeven.
Zet een vinkje bij "Gebruik eFact" en "Gebruik eTar".
Klik onderaan op de knop "Opslaan".

[ IMAGE: rtaImage ]

Optionele "Praktijk instellingen"

Klik op de knop "Gebruiker instellingen" om uw rechtsvorm (eenmanszaak of vennootschap) in te stellen.
Klik op de knop "Opslaan".

Klik op de knop "Zorgverlener instellingen", het tabblad "Algemeen" wordt getoond.
Voer uw ondernemingsnummer in bij het veld "KBO Nr". Gebruik hiervoor alleen cijfers, dus vermeld geen BE noch tekens of spaties.
Controleer uw riziv nummer bij het veld "Contact Riziv Nr".
Als niet-geconventioneerde zorgverlener dient u ook uw "Prestatie prijzen" te configureren via het potloodje.
​Belangrijk: Denk eraan om vervolgens uw voorkeur prijs in te stellen in het dropdown menu: "Officieel" of "Aangepast".
Indien gewenst kunt u ook "Memo Codes" configureren of groeperen.
Klik tot slot op de knop "Opslaan".

Optionele "Zorgverlener instellingen" - Tabblad "Algemeen"

Open het tabblad "e-GVVH" (oftewel: elektronisch-Getuigschrift Voor Verstrekte Hulp).
Zet een vinkje bij "Gebruik eAttest" om dit te activeren.
Klik op de knop "Opslaan".

Open het tabblad "eFact" en vul alle velden in: uw naam, uw bankrekeningnummer (BE formaat, zonder tekens of spaties), het BIC nummer en uw telefoon nummer.
Wilt u graag de tarificatie automatiseren? Zet dan beide vinkjes aan bij "Automatisch factureren" en "Automatisch betaling registreren bij facturen".
Klik op de knop "Opslaan".

✅ U kunt vanaf nu gebruik maken van eFact en eAttest.

Wanneer u simultaan in meerdere praktijken werkt (en factureert) moet u bij elke bijkomende praktijk de zendingsnummers wijzigen.
Telkens u een factuur creëert wordt er een specifiek zendingsnummer toegewezen en elk nummer mag maar één keer gebruikt worden kalenderjaar.

Concreet mag elke arts één keer per dag, per praktijk én per mutualiteit een factuur aanbieden, waarbij het zendingsnummer telkens uniek moet zijn.

Bij de aanbieding van een dubbel zendingsnummer zal u steeds een weigering ontvangen van de mutualiteit bij één van uw praktijken.
Na wijziging van de zendingsnummers kunt u vervolgens de geweigerde facturaties opnieuw aanbieden.
​Opgelet: Zendingsnummers moeten jaarlijks manueel aangepast worden bij aanvang van het nieuwe kalenderjaar.

Wijzig de zendingsnummers per mutualiteit in uw configuratie:
​U kunt kiezen voor waarden tussen 1 en 999.
Werkt u bijvoorbeeld in drie praktijken? Start in praktijk A op waarde 1, in praktijk B op waarde 300 en in praktijk C op waarde 600. Zo kunt u per praktijk 300 kalenderdagen factureren.

Indien er nog geen eerste zending verzonden werd zal het invoerveld "NB" bevatten.

Start een "Nieuw contact", wijzig het contact type (indien nodig) en vul de nodige velden in zoals "Reden", "Evaluatie", ....
​Het is niet noodzakelijk om alle velden in te vullen om een tarificatie te kunnen creëren.
Plaats een vinkje bij "eFact" of de "Geavanceerde tarificatie" (eAttest) en klik op de knop "Afsluiten" om de tarificatie sessie te openen (pop-up scherm).
​Wilt u echter een contact aanmaken en bewaren zonder facturatie? Zet het tarificatie vinkje uit en klik daarna op de knop "Afsluiten".

Indien u bij de configuratie gekozen heeft voor "Standaard derdebetaler toepassen" zal het vinkje eFact automatisch aangeduid zijn, ook wanneer uw laatste facturatie werd aangemaakt als een eAttest. Anders wordt automatisch de laatste manuele selectie toegepast bij het afsluiten van het contact, ongeacht voor welke patiënt het attest wordt opgemaakt.
​Zonder deze configuratie wordt steeds uw laatste manuele selectie toegepast bij de eerstvolgende tarificatie (ongeacht patiënt).
Werd het laatste contact afgesloten als een eAttest bij patiënt A, dan zal eAttest ook geselecteerd worden bij patiënt B, C, D, ... tot u dit manueel wijzigt naar eFact.

CareConnect vraagt bij de mutualiteit (via MyCareNet) actuele informatie op over de verzekerbaarheid, het eGMD, het medisch statuut, ... van uw patiënt.
​Heeft uw collega een eGMD, maar krijgt u een verkeerd remgeld bedrag? Meer info
​

Tevens worden nomenclatuurcodes en eventuele supplementen voorgesteld op basis van uw gebruiker, het type contact, het moment van de consultatie en uw registraties in het dossier.
​

We adviseren u om deze gegevens steeds te controleren en te wijzigen waar nodig, alvorens uw tarificatie sessie te bewaren en te verzenden naar de mutualiteit.

Via de eTar validatie wordt er actueel bij de mutualiteit gecontroleerd of de prestaties en tarieven mogen worden aangerekend aan de patiënt. De eTar validatie zal automatisch de nodige wijzigingen aanbrengen.
​

Opgelet: de eTar validatie kan alleen gebruikt worden door huisartsen.
Geeft de eTar een rood kruisje? Klik op "Toon details" om de boodschap van MyCareNet te zien.
​

Registreer de ontvangen betaling door te klikken op één van de plus-iconen naast "Cash", "Bancontact" en "Overschrijving".
​Wenst u echter geen remgeld aan te rekenen? Plaats dan een vinkje bij "Remgeld niet aanrekenen".

Klik op "Opslaan" om de eFact sessie te bewaren of het eAttest direct te verzenden naar de mutualiteit.

Merkt u problemen bij het doorsturen van een eAttest? Raadpleeg de statuspagina om op de hoogte te zijn van algemene problemen met de betrokken diensten.

Raadpleeg onze handleiding voor meer gedetailleerde info over het pop-up scherm. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om de lokalisatie voor radiografie (links en/of rechts) mee te sturen of om het aantal kilometers mee te geven.

Bij patiënten met een "Bijkomende Verhoogde Tegemoetkoming" (BVT) is het niet toegestaan om uw eigen praktijkprijzen toe te passen.
Tevens kunt u geen supplementen aanrekenen.

Raadpleeg onze handleidingen voor meer info over BVT en de transparantiewetgeving.
​

Tijdens de creatie van de sessie kunt u onderaan bij het onderdeel "Betaling" via de plus-icoontjes registreren hoe het bedrag ontvangen werd van de patiënt.
​Afhankelijk van uw configuratie kunt u ook gebruik maken van Payconiq of Corilus Pay.

Wenst u de betaling echter later te registreren of aan te passen? Raadpleeg hiervoor onze handleiding.

Alle eFact sessies vermeld op het tabblad "Te verwerken - mutualiteit" kunnen gewijzigd of verwijderd worden.
Gebruik hiervoor het "i"-icoon achteraan de sessie om het detailvenster te openen.
Verwijder de eFact sessie via de rode knop "Verwijderen" of wijzig via de knop "Detail" om de tarificatie sessie te openen.
Breng de nodige wijzigingen aan en klik onderaan op de knop "Opslaan".
​U krijgt onderaan nogmaals de mogelijkheid om de eFact sessie te verwijderen.

Een eAttest wordt onmiddelijk verzonden naar de mutualiteit, maar u kunt een eAttest intrekken binnen 24u na de creatie.
​Raadpleeg onze FAQ over het verwijderen van een eAttest.
We adviseren u om een eAttest zo snel mogelijk in te trekken wanneer er een fout wordt vastgesteld.
U dient ook steeds een reden mee te geven zoals bijvoorbeeld: "Fout m.b.t. de patiënt/zorgverstrekker", "Fout in één van de elementen van het eGVVH", "eAttest vervangen door eFact", ...
​

Opgelet: Zodra een eAttest verwerkt werd door de mutualiteit kunt u dit niet meer verwijderen via de software. U dient hiervoor telefonisch contact op te nemen met de mutualiteit.

Bij de creatie van een facturatie wordt het volgende patroon gevolgd:

Bij het afsluiten van een contact wordt het tarificatie pop-up scherm geopend.
Wanneer u de sessie creëert "voor rekening van de patiënt" (eAttest), dan wordt dit attest [A] rechtstreeks op het tabblad "Afgewerkt - patiënt" geplaatst.
Werd er bij de creatie geen betaling geregistreerd? In dit geval wordt het attest bewaard op het tabblad "Te ontvangen - patiënt".
Zodra u hier de betaling registreert zal het attest verplaatst worden naar het tabblad "Afgewerkt - Patiënt".

Als u gekozen heeft voor een facturatie "voor rekening van de mutualiteit" (eFact) dan wordt de prestatie eerst bewaard als sessie [S] op het tabblad "Te verwerken - mutualiteit".
​

Opgelet: Op het tabblad "Te verwerken - mutualiteit" mogen alleen sessies [S] vermeld worden. Als u attesten [A] ziet op dit tabblad wil het zeggen dat deze verworpen werden door de mutualiteit.
Na de manuele (of automatische) factuur creatie worden deze sessies [S] omgezet naar attesten [A] verbonden aan een mutualiteit factuur [F].
In afwachting van de betalingsregistratie vindt u deze facturatie terug op het tabblad "Te ontvangen - mutualiteit", daarna worden deze facturaties verplaatst naar het tabblad "Afgewerkt - mutualiteit".

Te verwerken - Patiënt

Wanneer er iets mis gegaan is met de creatie van een eAttest, dan worden deze sessies [S] of attesten [A] voor rekening van de patiënt genoteerd op dit tabblad.
​

Concreet wil dit zeggen dat deze facturaties niet vertrokken zijn naar de mutualiteit, waardoor de patiënt dus geen terugbetaling zal krijgen.
Het is ook mogelijk dat een papieren attestering hier vermeld wordt.
Idealiter bevat dit tabblad dus géén data.

Te verwerken - Mutualiteit

Hier worden uw gepresteerde sessies [S] bewaard per mutualiteit, in afwachting van een verzending naar de mutualiteit.
U kunt manueel factureren via de knop rechts onderaan (1 keer per dag, per praktijk én per mutualiteit) of de facturatie automatisch laten verzenden (1 keer per week), mits geconfigureerd.
Vervolgens kunt u deze sessies [S] terugvinden op het tabblad "Te ontvangen - Mutualiteit" als attesten [A] verbonden aan een mutualiteit factuur [F].

Te verwerken - Andere

Hier worden uw gepresteerde sessies [S] bewaard per instelling (bijvoorbeeld een WZC, OCMW, verzekering, ...).
Na het aanmaken van de papieren factuur worden deze sessies omgezet naar attesten [A], verbonden aan een factuur [F] gericht aan de instelling.
De facturatie wordt automatisch verplaatst naar het tabblad "Te ontvangen - Andere", in afwachting van uw betalingsregistratie.

Te ontvangen - Patiënt

Hier vindt u alle aangemaakte attesten [A] waarvoor er een openstaand patiëntensaldo is.
Dit tabblad geeft een overzicht van alle openstaande bedragen verschuldigd door uw patiënt, ongeacht of de facturatie werd aangemaakt als eFact of eAttest.
​

Te ontvangen - Mutualiteit

Op dit tabblad worden de eFact attesten [A] bewaard, verbonden aan een mutualiteit factuur [F], in afwachting van betaling.
Zodra CareConnect het afrekeningsbestand ontvangt van de mutualiteit zal de factuur automatisch afgevinkt worden als voltooid (indien dit zo geconfigureerd werd).
Als u gekozen heeft voor manuele registratie dan kunt u de betaling registreren via het zwarte €-teken, zodra de factuur verwerkt werd door de mutualiteit.
​Ziet u een icoontje van een draaiende pijl op dit tabblad of wilt u een factuur manueel finaliseren? Raadpleeg dan onze FAQ.

Te ontvangen - Andere

Op dit tabblad worden de aangemaakte attesten [A] bewaard, verbonden aan een factuur [F] gericht aan een instelling.
Na het invoeren van de betalingsregistratie worden de facturaties verplaatst naar het tabblad "Afgewerkt - Andere".

Als de mutualiteit niet akkoord gaat met uw aangeboden facturatie dan kunnen ze dit weigeren.
Ze hebben de keuze uit een gedeeltelijke verwerping (waarbij enkele attesten teruggestuurd worden naar het tabblad "Geweigerd" ter correctie) of een volledige verwerping (waarbij de volledige eFact factuur opnieuw op het tabblad "Te verwerken - Mutualiteit" geplaatst wordt).
Een volledige verwerping wordt toegepast wanneer de factuur teveel fouten bevat (5% foutdrempel).
Controleer steeds de verworpen attesten en breng de nodige correcties aan alvorens de facturatie opnieuw aan te bieden.

Belangrijk:

Gebruik steeds het "i"-icoon achteraan het attest om meer informatie te krijgen over een gedeeltelijke of volledige verwerping.
Als u het "i"-icoon gebruikt bij een gedeeltelijke verwerping (tabblad "Geweigerd"), dan krijgt u bovenaan het attest meer informatie over de reden van de weigering.

Wanneer het gaat om een volledige verwerping (tabblad "Te verwerken - Mutualiteit"), dan krijgt u via het "i"-icoon vaak het volgende te zien bij de factuur informatie:

Het kan ook voorkomen dat hier bovenaan vermeld wordt dat uw KBO nummer incorrect is. Controleer dan uw configuratie en breng de nodige wijzigingen aan.
Vervolgens kunt u de facturatie opnieuw verzenden naar de mutualiteit.

Meer info over het corrigeren en opnieuw aanbieden van een eFact attest.

Raadpleeg hier enkele voorbeelden van weigeringen.

Op dit tabblad ziet u de afgewerkte facturen gericht aan patiënten, mutualiteiten of instellingen.
Gebruik de dropdown om te filteren tussen "Patiënt", "Mutualiteit" en "Andere". Bij de selectie "Patiënt" kunt u vervolgens nog verfijnen via de keuze: "Attesten en facturen", "Attesten voor rekening van de patiënt" (eAttest) of "Attesten voor rekening van mutualiteit met patiëntbijdrage" (eFact).
​Let op: Dit is geen weergave van uw inkomsten. Hiervoor dient u het rapport "Algemene en boekhoudkundige rapporten" te gebruiken.