🔗 Source article (Salesforce): Click here
Handleiding | How-to's | Major Releases | Release notes
Brief template beheer module
Een PDF template maken
Verstuurde brieven raadplegen
Brieven genereren bij een contract
Brieven genereren bij bulkacties (verlengingen of herinneringen)
Bulkbrieven
Brief template beheer module
Onder de Instellingen (
[ IMAGE: rtaImage ]
tandwiel-icoon links bovenaan) en vervolgens Briefsjablonen (
[ IMAGE: rtaImage ]
, het zesde icoon in de linker zijnavigatie) kunt U het beheer van de briefsjablonen raadplegen.
Via deze module kan de gebruiker eenvoudig zelf brief templates aanmaken of bijwerken. De briefsjablonen kunnen onder andere gebruikt worden bij het verlengen of herinneren van contracten.
[ IMAGE: rtaImage ]
Dit scherm geeft een overzicht van alle beschikbare Briefsjablonen. De gebruiker kan een bestaande template editeren via het potlood-icoon (
[ IMAGE: rtaImage ]
) of een nieuw template aanmaken via de knop “Nieuw” rechts bovenaan.
[ IMAGE: rtaImage ]
In het Template scherm kan de gebruiker een naam en omschrijving opgeven voor het Briefsjabloon. Via
[ IMAGE: rtaImage ]
kan een nieuwe template geüpload worden.
Door op
[ IMAGE: rtaImage ]
te klikken zal een preview van de template gegenereerd worden met voorbeeld data.
Bij het aanmaken van een briefsjabloon dient u aan te geven aan welke conventie het sjabloon gekoppeld is. U moet minstens één conventie selecteren per briefsjabloon.
Rechts vindt U een overzicht van alle variabelen die in het Briefsjabloon gebruikt kunnen worden.
Een PDF template maken
Nieuwe PDF templates of formulieren kan de gebruiker aanmaken via Adobe Acrobat PRO (https://acrobat.adobe.com) of via de gratis online tool zoals https://www.pdfescape.com. De variabelen die kunnen gebruikt worden op de PDF formulieren kunnen worden teruggevonden in het template beheer (zie scherm hierboven).Dit voorbeeld gaat verder met de gratis tool PDFescape.
Stap 1: De template uploaden
Maak via Word of een andere tekstverwerker een PDF export van een bestaand document (bv. begeleidende brief). Upload dit document naar de website van PDFescape (oranje kader hieronder).
[ IMAGE: image.png ]
Stap 2: Variabelen toevoegen
De gebruiker kan nieuwe velden toevoegen op de PDF door op Form Field te klikken (oranje pijl hieronder). Vervolgens kan er een form field op de PDF geplaatst worden (groene pijl hieronder)
[ IMAGE: image.png ]
De eigenschappen van het veld kan men aanpassen door op de groene pijl hieronder te klikken, het veld met de oranje pijl hieronder geeft de naam van de variabele aan. Het is zeer belangrijk dat hier een variabele gebruikt wordt uit de lijst van beschikbare variabelen.
[ IMAGE: image.png ]
Stap 3: De template downloaden
Klik op het download icoon om de PDF te downloaden (oranje pijl hieronder).
[ IMAGE: image.png ]
Deze PDF kan nu gebruikt worden om toe te voegen als briefsjabloon in HelathConvEx.
Stap 4: De template uploaden
Via het upload icoon (groene pijl) kan de PDF form toegevoegd worden aan een brief template. Via het preview icoon (blauwe pijl) kan er een preview van de brief gegenereerd worden.
[ IMAGE: image.png ]
De template is nu klaar voor gebruik in de contract administratie.
Verstuurde brieven raadplegen
De brieven worden per patiënt op het niveau van de conventie bewaard. In onderstaand voorbeeld bevindt de gebruiker zich in de diabetesconventie (rood gearceerde conventie bovenaan), onder het Brieven-icoon (
[ IMAGE: rtaImage ]
) vindt U de brieven die voor deze patiënt in de geselecteerde conventie, in onderstaand voorbeeld de Diabetes conventie, gegenereerd werden (blauwe pijl).
[ IMAGE: image.png ]
Vanaf dit scherm kan u ook brieven genereren op basis van de templates die gelinkt zijn aan de conventie. Daarvoor selecteert u een Briefsjabloon (groene kader) en klikt u op “Brief aanmaken”. U heeft ook de optie om deze brief te Publiceren naar Helena.
Brieven genereren bij een contract
Het is ook mogelijk om een brief te genereren bij een contract. Sommige conventies moeten bij de aanvraag een aantal (standaard-)brieven meesturen. Er kunnen brieven gegenereerd worden op basis van de Briefsjablonen die gekoppeld zijn aan de conventie. Per contract kunnen meerdere brieven gegenereerd worden. Het is mogelijk om deze brieven te bekijken, te downloaden of te verwijderen.
[ IMAGE: image.png ]
Brieven genereren bij bulkacties (verlengingen of herinneringen)
[+ Uitbreiding]
De brieven die via deze weg werden aangemaakt worden nu ook apart opgeslagen bij het contract van de patiënt. Deze zijn te raadplegen zoals hierboven vermeld.
Bulkbrieven
Onder Beheer vindt u nu ook een briefbeheer module terug. In deze module kan u een bulkbrief genereren voor een groep patiënten.
Selecteer de groep patiënten in het tabblad lijst:
U kan filteren op de maand waarin de contracten verlopen
U kan filteren op conventie
U kan filteren op conventie centrum
[ IMAGE: rtaImage ]
Selecteer één of meerdere patiënten aan de hand van de selectievakjes rechts en klik vervolgens op ‘Maak brieven aan’. Selecteer de juist briefsjablonen en genereer de brieven. De pdf met alle gegenereerde brieven vindt u onder het Overzicht-tabblad. De brieven worden ook per patiënt bewaard onder de geselecteerde conventie.