1. Introductie

Indien u beschikt over een gegevensuitwisseling van CareConnect Admin naar CareConnect into.care, dan is het belangrijk enkele elementen in CareConnect Admin goed voor te bereiden. In dit document vindt u hierover meer informatie.
​​
​2. Configuratie door gebruikers

De installatie van een synchronisatie van data van CareConnect Admin naar CareConnect into.care vereist minimaal versie 4.7.11. van CareConnect Admin.

Elke contactpersoon heeft een verwantschap naar een resident toe. Deze zijn instelbaar in een volledig vrije tekst in CareConnect Admin. In CareConnect into.care komt dit overeen met het veld 'relatie'. Om een juiste relatie te linken aan een verwantschap moet elke verwantschap in CareConnect Admin geconfigureerd worden.
Doe dit door het volgende scherm te openen: "Bestanden > Configuratiegegevens > Administratie > Verwantschappen". Klik op het eerste verwantschap en selecteer daarna een Kmehr koppeling en sla op. Herhaal dit voor elk verwantschap. Indien er geen passende overeenkomst is in de keuzelijst bij het veld 'Kmehr koppeling', dan laat u dit veld leeg. In CareConnect into.care zal in deze situatie 'andere' staan in het veld relatie.
Een voorbeeld van de verwantschap Advocaat zie je hieronder als voorbeeld.
​

Sedert de versie 4.7.24. van CareConnect Admin is de khmer lijst met mogelijke relaties uitgebreid. Initieel had CareConnect into.care immers meer keuzemogelijkheden dan CareConnect Admin aanbood. Bij de uitbreiding van deze lijst in versie 4.7.24. kan het wel nodig zijn om bij een ontdubbeling van unisex relaties naar bisex relaties dat de vrouwelijke vormen actief aan te passen. Bijvoorbeeld, tot en met versie 4.7.23. werd een een kleinzoon én een kleindochter gelinkt met de khmer relatie 'kleinkind'. Vanaf 4.7.24.zal telkens de mannelijke vorm als standaard gezet worden. Dit houdt ik dat u kleindochters en andere vrouwelijke vormen actief zult moeten aanpassen.
​
Hetzelfde is nodig bij de tabel burgerlijke staat. Navigeer naar "Bestanden > Configuratiegegevens > Administratie > Burgerlijke staat". Klik op de eerste status en selecteer daarna een Kmehr koppeling en sla op.
Doe dit in elk dossier dat u wenst te synchroniseren.

De landcodes dienen in het systeem correct ingevoerd te worden. Hiervan is de landcode voor België (BE) de meest gebruikte en bijgevolg de belangrijkste. Ook voor andere landen kan u een landcode invoeren. Dit is belangrijk indien er in uw instelling residenten worden opgenomen die een andere nationaliteit hebben. Elke landcode mag maar éénmaal voorkomen in de configuratietabel.

De artsen in het systeem dienen een volledig aangevuld dossier te hebben in de lijst "medewerkers". Een correct geconfigureerd dossier bevat verplicht minimaal:

De kamernummers in CareConnect Admin en CareConnect into.care moeten één op één overeenstemmen indien men wil vermijden dat dubbele kamernummers zullen worden aangemaakt. We raden aan om de kamernummers in CareConnect Admin aan te passen naar deze gebruikt in CareConnect into.care in geval van een reeds bestaand(e) porta(a)l(en). Hou er rekening mee dat wijzigingen van kamernummers ook een impact zullen hebben op het gebruik van de NFC-tags indien uw instelling hiervan gebruik maakt. Zie ook 5.2. voor meer informatie.

Het toevoegen of wijzigen van contactpersonen gebeurt voortaan enkel in CareConnect Admin. Deze worden automatisch gesynchroniseerd naar CareConnect into.care. Hierbij zijn er een aantal aandachtspunten om te controleren vooraleer de API koppeling wordt geïnstalleerd, immers bij synchronisatie zal geprobeerd worden om de contacten vanuit CareConnect Admin samen te voegen met eventueel reeds bestaande contacten in CareConnect into.care. Zie ook punt 4.6. voor meer uitgebreide informatie.

De meest belangrijke instelling is de effectieve koppeling met de API waar de data naar toe gezonden wordt. Deze wordt ingesteld door een Corilus medewerker die contact met u op neemt.
In geen geval mag u deze informatie aanpassen, aangezien de synchronisatie dan volledig zal fout lopen. Wij willen u echter in alle transparantie informeren waar deze instellingen ingegeven worden. Dit zal gebeuren in het scherm “Tools > Parameters > Externe koppelingen > Into.Care”
​

​Belangrijk: Gelieve hier niets aan te passen. Dit zal door een Corilus medewerker voor u ingesteld worden bij het opstarten van de synchronisatie.

Opdat er voor een resident een correcte synchronisatie kan plaatsvinden tussen CareConnect Admin en CareConnect into.care, dienen de volgende onderdelen van een residentenfiche steeds volledig ingevuld te zijn:

5.1. Foutmelding op de achtergrond CareConnect Admin

Indien er residenten niet synchroniseren is dit zichtbaar voor elke CareConnect Admin gebruiker door middel van een rode foutmelding op de achtergrond van elke CareConnect Admin applicatie. Hieronder ziet u een foutmelding voor 168 residenten.
​

Waar u voorheen het gissen had naar de oorzaken van synchronisatieproblemen, helpt CareConnect Admin u voortaan om zo eenvoudig mogelijk een oplossing aan te reiken voor de vastgestelde problemen. Een groot aantal van de vastgelopen synchronisaties kunnen namelijk herleid worden tot ontbrekende gegevens bij de resident en/of bij configuraties van de instelling.

Het scherm om de synchronisatieproblemen na te kijken kunt u vinden in "Tools > Overzicht meldingen CareConnect Care & Admin service > synchronisatie".
De datum bevat alle fouten die nog niet werden verwerkt.
​Let op: Een actie is vereist om de fouten te verwerken. Indien u niets doet zal de fout blijven staan en de resident niet synchroniseren.
Hieruit ontstaan twee situaties:
1. De resident in het veld 'Omschrijving' moet niet gesynchroniseerd worden.
2. De resident in het veld 'Omschrijving' moet wél gesynchroniseerd worden.
​

De resident heeft al geruime tijd de voorziening verlaten. Of het gaat om een resident met een dubbele fiche waar geen zorgen aan gelinkt zijn en die bijgevolg niet moet doorstromen naar CareConnect into.care. Dan volgt u de volgende stappen:

De resident moet zichtbaar zijn in de CareConnect into.care applicatie. Dan volgt u volgende stappen:

Verder is er ook nog een icoon

. Hiermee kunt u alle residenten waarvoor de synchronisatie actief staat aanbieden om te synchroniseren. Ook de residenten die reeds in de lijst met fouten staan. Alle residenten worden opnieuw aangeboden aan de synchronisatie. Dit kan gebruikt worden bij een eerste synchronisatie of bij een globale fout die gecorrigeerd werd, zoals vb. een verkeerde landcode of een dokter die een incorrect RIZIV nummer had ingesteld. Indien u verwantschappen aanpast is het ook nuttig om alle residenten opnieuw te synchroniseren.
​

Tot slot is er het icoon

waarmee de kamers kunnen worden gesynchroniseerd. Dit heeft als voordeel dat u als CareConnect Admin gebruiker altijd zelf kan bepalen wat er moet gebeuren in CareConnect into.care, namelijk:

Om dit te doen selecteert u de te synchroniseren lijn via de checkbox vooraan. Daarna duwt u op de synchroniseerknop. Het is echter niet mogelijk om een lege afdeling in CareConnect into.care verwijderen. (Deze situatie doet zich enkel voor bij bestaande portalen waar de synchronisatie wordt aangezet.) Dit moet nog manueel gedaan worden door een Corilusmedewerker. Hiervoor zal u na de opstart van de synchronisatie een ticket moeten loggen via het klantenportaal my.corilus.be en een aanvraag doen om de lege afdeling(en) te verwijderen.

De foutmeldingen worden in het Engels weergegeven, maar bevatten voldoende informatie om de oorzaak van het probleem te vinden. Indien u de oorzaak niet kan vinden, mag u met Corilus contact opnemen. Hieronder staan de meest voorkomende foutmeldingen.

Het is verplicht om een kamer te linken aan een resident die u wil synchroniseren. Indien de resident niet in een kamer verblijft of heeft verbleven kan de resident niet aan CareConnect into.care doorgegeven worden.
​

​

​5.3.2. Geen rijksregisternummer

Indien de resident geen geldig rijksregisternummer heeft zal onderstaande foutboodschap zichtbaar zijn.
​

Aan een resident is een dokter verbonden. Indien deze niet voldoende informatie bevat, zal er een foutmelding ontstaan.
​
Onderstaande foutmelding geeft aan dat er geen dokter is gekoppeld aan de resident of dat het RIZIV nummer van de dokter niet of onvolledig is ingegeven.
​

Onderstaande foutmelding geeft aan dat er een dokter is gekoppeld aan de resident, maar dat die geen voornaam heeft in de applicatie. De volledige naam van de dokter moet ingegeven zijn.
​

Een geboortedatum mag niet in de toekomst liggen. Hiervoor krijgt u volgende foutmelding.
​

Mocht u per ongeluk bij het nazien van de residenten op het

icoon gedrukt hebben, dan kunt u de synchronisatie opnieuw activeren door de residentenfiche te openen en in het bovenste menu op het

icoontje te klikken. Hier zet u de resident terug op actief en hierna selecteert u dan 'synchroniseer' om de resident opnieuw te synchroniseren.
​

Een wijziging vanuit de API koppeling tussen CareConnect Admin en CareConnect into.care gebeurt zodra u de residentenfiche bewaart. Het enige wat u dus dient te doen is op het disketje te klikken. CareConnect Admin voert de verdere nodige stappen automatisch uit.

U dient verder niets te doen dan deze aan te maken in CareConnect Admin. Van zodra de resident opgeslagen wordt zal er een poging gedaan worden tot synchronisatie. De resident wordt gesynchroniseerd in CareConnect into.care indien alle vereiste velden (zoals hierboven beschreven) correct werden ingevuld. U zal een foutmelding te zien krijgen op het startscherm van CareConnect Admin indien de synchronisatie naar CareConnect into.care niet geslaagd is. In hoofdstuk 5.3. vindt u terug welke stappen u in dit geval kunt ondernemen.

Mogelijks is er bepaalde informatie niet goed ingevuld. Ga na of de resident in de lijst staat met synchronisatiefouten. U kunt deze vinden door in het menu Tools > Overzicht meldingen CareConnect Care Admin service > synchronisatie te selecteren. In hoofdstuk 5.3. kunt u terugvinden wat u moet doen om fouten te herstellen.

Wanneer u de lijst met synchronisatie fouten geopend heeft via Tools > Overzicht meldingen CareConnect Care Admin service > synchronisatie, kunt u dubbelklikken op het rode kruis naast de naam van de resident om de foutmelding te openen. Staat de foutmelding niet in het overzicht, stuur een screenshot van de foutmelding via het klantenportaal naar ons toe en we zullen contact met u opnemen om de foutmelding samen met u op te lossen.