Gestion des retards des paiement
Contenu de l’écran : menu déroulant "Menu KineQuick 3.8.28.0 5 acc" ouvert depuis la barre d'outils. Icônes disponibles : Données, Rapports, Scanner (grisé/inactif), Divers, Configuration, Smartphon..., Finances (encadré en bleu, icône euro) et Historique.... En bas une barre de zoom affiche "100%".
Contenu de l’écran : sous-menu "Finances" ouvert. Options listées : "Calcul rétrocession", "Paiements \"cash+card\"", "Relevé bancaire", "Gestion des retards de paiement" (encadré en bleu, option à sélectionner) et "Comptabilité".
Dans cet écran, vous verrez une liste des paiements en retard, vous pouvez créer des documents de rappel ou marquer le certificat comme Irrécupérable.
Suivi des impayés
Contenu de l’écran : fenêtre "Gestion des retards de paiement" (KineQuick Connect). En haut, dropdown "Tous les thérapeutes". Section "Suivi des rappels" avec radioboutons : "En retard (15)" (sélectionné), "Rappel 1 (0)", "Rappel 2 (4)", "Rappel 3 (1)" ; champ "Afficher les impayées de plus de" tekstveld valeur "15" suivi du libellé "Jours". À droite, section "Irrécupérable" avec radiobouton "Irrécupérable" et dropdown "Année statut Irrécupérable:". Tableau avec colonnes : case à cocher, Facture/ASD, Payeur, Date, Montant, Bénéficiaires. Première ligne cochée et surlignée : 000064, Baens Bert, 06/05/2022, 26,00, Lambert Louis. En bas à gauche checkbox "Sélectionner tout". En bas à droite texte "15 factures/ASD indique un montant de EUR 826,06", boutons "Marquer irrécupérable" et "Changer niveau" (encadré en bleu), bouton "Fermer".
Dans la catégorie Suivi des rappels, choisissez le niveau et combien de jours dans le temps vous souhaitez afficher les paiements en retard.
Sélectionnez la facture que vous souhaitez suivre et cliquez sur le bouton Changer niveau.
Dans l'écran pop-up, vous pouvez choisir le niveau de rappel et créer un document de demande de paiement.
Contenu de l’écran : vue patient KineQuick (onglet "Patient", sous-onglet "OKIDO") pour "Custermans Etienne Joseph". Le panneau de gauche montre les filtres : "Pathologieen" dropdown "F a: 10/01/2024", "Voorschriften" dropdown "Alles", section "Encounter filters" avec dropdowns "Therapeut" (Alles) et "Auteur" (Alles), "Creatiedatum" et "Encounterdatum" avec checkbox "Alles" et champs de date, section "Encounter stappen" avec checkboxes cochées (Anamnese, Onderzoek, Diagnose, Planning, Behandeling, Evaluatie, Afsluiting), "Behandelingen overzicht" avec checkboxes "Inclusief overzicht" et "Bondig". Bouton "Verslag" mis en évidence en haut. À droite, liste des encounters avec boutons "Kopieer", "Encounter toevoegen" et dropdown "Aflopend".
TIP: Vous pouvez modifier l'intervalle de rappel et le nombre de niveaux de rappel. Connectez-vous en tant qu'Administrateur et accédez aux Paramètres:
Contenu de l’écran : fenêtre "KineQuick Admin" (KineQuick Connect). Menu de gauche : Utilisateurs, Formulaires ASD, Bénéficiaires, "Paramètres" (sélectionné, en surbrillance), Configuration du module de prise de rendez-vous en ligne, Applications externes, Exporter, Login système. Panneau de droite : champ "Numéro d'entreprise pour la facturation Q-Top" (tekstveld vide), section "Configuration points de contact mutualités" avec bouton "Points de contact". Bloc encadré en bleu "Gestion des impayés" contenant : "Jours attente paiement" tekstveld valeur "20" et "Niveaux de rappel" dropdown valeur "3". En dessous section "Modèles" avec boutons "Modifier", "Logo d'en-tête" et "Pied de page".
Marquer comme 'Irrécupérable'
Si vous êtes sûr que la facture ne sera jamais payée, vous pouvez la marquer comme Irrécupérable:
Contenu de l’écran : dialogue "Pathologie gegevens" (eHealth acceptance environment) avec onglet "Pathologie". Champ "Type" avec radioboutons : "Mutualiteit" (sélectionné), "Verzekering", "Onverzekerd", "Open Therapie". Dropdowns "Ongeval" (vide), "Pathologie" (valeur "Courant"), tekstveld "Operatie nummer", "Operatie datum" (champ date), "Omschrijving" dropdown "Invullen of toevoegen". À droite, bloc "Begindatum" avec checkbox "Forceer Begindatum" et champ date, bloc "Einddatum" avec checkbox "Forceer Einddatum" et champ date. En bas boutons "Opslaan" et "Annuleer".
Remplissez Raison de l'impossibilité de paiement:
Contenu de l’écran : dialogue "Onbetaalde getuigschriften" (KineQuick, icône euro). Section "Overzicht bank betaling" avec sous-titre "Mededeling" et le nom "Baert Frederik: Vogelzangstraat 11 B-8490 Jabbeke". Tableau avec colonnes : case à cocher, Datum, Bedrag, Getuigschrift nr. Lignes : 04/01/2024 / 28,60 / 0,00 / 055 ; 29/12/2023 / 64,20 / 0,00 / 077 ; 09/02/2024 / 57,20 / 0,00 / 078. Section "Betaling gebeurd:" avec radioboutons "Contant" et "Betaalterminal" (sélectionné). Champs : "Ontvangen voorschot" EUR 0,00, "Ontvangen bedrag" tekstveld EUR 25,00, "Balans" EUR 25,00. Boutons "Opslaan" et "Annuleer". Trois marqueurs numérotés : (1) pointe sur l'icône/bouton en haut à droite qui ouvre cette fenêtre ; (2) pointe sur le champ "Ontvangen bedrag" (EUR 25,00) ; (3) pointe sur le bouton "Opslaan".
De cette façon, la facture sera placée dans une catégorie Irrécupérable et ne sera plus indiquée comme impayée.
Si vous souhaitez la marquer à nouveau comme impayée, cochez la facture dans la liste et cliquez sur Marquer comme non payée :
Contenu de l’écran : fenêtre "Gestion des retards de paiement" en mode "Irrécupérable". Dropdown "Tous les thérapeutes". Section "Suivi des rappels" : "En retard (15)", "Rappel 1 (0)", "Rappel 2 (4)", "Rappel 3 (1)". À droite, radiobouton "Irrécupérable" sélectionné (indiqué par une flèche) et dropdown "Année statut Irrécupérable:" valeur "2023". Tableau avec colonnes : case à cocher, Facture/ASD, Payeur, Note, Date, Montant, Bénéficiaires, Statut modifié. Première ligne cochée et surlignée : 000056, Baens Bert, onbekend, 30/12/2021, 396,82, Lambert Louis, 07/03/2023. Autres lignes : 000027, 000059, 000077, 000079. En bas à gauche checkbox "Sélectionner tout". En bas à droite "5 factures/ASD indique un montant de EUR 664,52", boutons "Exporter" et "Marquer comme non payé" (encadré en bleu), bouton "Fermer".
Cette attestation sera replacée sur la liste des impayés, pour laquelle vous pourrez envoyer des courriers de demande de paiement.
Vous pouvez également créer un document PDF ou CSV avec la liste des factures/ASD irrécupérables :
Contenu de l’écran : fenêtre "Gestion des retards de paiement" en mode "Irrécupérable", radiobouton "Irrécupérable" sélectionné (indiqué par une flèche). Champ "Afficher les impayées de plus de" valeur "0" Jours, dropdown "Année statut Irrécupérable:" valeur "2023". Tableau (Facture/ASD, Payeur, Note, Date, Montant, Bénéficiaires, Statut modifié) avec lignes 000056, 000027, 000059, 000077, 000079. En bas "5 factures/ASD indique un montant de EUR 664,52". Le bouton "Exporter" est encadré en bleu (indiqué par une flèche), à côté du bouton "Marquer comme non payé", bouton "Fermer".
Contenu de l’écran : petite boîte de dialogue "Créer un rapport" (KineQuick Connect). Section "Type de fichier" avec radioboutons "PDF" (sélectionné) et "CSV". Boutons "Continuer" et "Annuler".
Historique
Vous pouvez également suivre l'état de ces communications dans l'historique du patient:
Contenu de l’écran : dialogue "Onbetaalde getuigschriften" (KineQuick) superposé à la vue patient. Section "Overzicht bank betaling", sous-titre "Mededeling", nom "Baert Frederik: Vogelzangstraat 11 B-8490 Jabbeke". Tableau (case à cocher, Datum, Bedrag, Getuigschrift nr.) : 04/01/2024 / 28,60 / 0,00 / 055 ; 29/12/2023 / 64,20 / 0,00 / 077 ; 09/02/2024 / 57,20 / 0,00 / 078. "Betaling gebeurd:" radioboutons "Contant" et "Betaalterminal" (sélectionné). "Ontvangen voorschot" EUR 0,00, "Ontvangen bedrag" tekstveld EUR 25,00, "Balans" EUR 25,00. Boutons "Opslaan" et "Annuleer". À droite, la vue patient montre l'historique avec colonnes Therapeut, Getuigschrift (valeurs Dubois Emma, "Nt opgedaagd", Janssens Jan, Lambert Louis) et le statut patient "Actief". Trois marqueurs numérotés : (1) pointe sur l'icône en haut à droite ouvrant la fenêtre des getuigschriften ; (2) pointe sur le champ "Ontvangen bedrag" ; (3) pointe sur le bouton "Opslaan".