La facturation électronique ou eFact permet de facturer électroniquement sans avoir besoin d'imprimer une attestation via l'imprimante matricielle ou de la remplir manuellement.
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Les moments d'administration mensuels ou hebdomadaires sont automatiques grâce à ce système électronique. Vu que le certificat eHealth est configuré, une connexion à MyCareNet est possible et, grâce au numéro de registre national, les attestations sont envoyées à la mutualité adéquate.

Les coordonnées de ces mutualités sont donc également enregistrées dans le module de tarification de CareConnect Midwife.
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La création des factures pour le compte du patient nécessite toujours une impression de la facture, par exemple si un ticket modérateur est facturé ou lors de la facturation de codes mémo (ex : remboursement de kilométrage, frais de dossier, etc.).
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Le manuel explique et montre comment le module de tarification de CareConnect Midwife est structuré. Par exemple, plus d'informations sont données sur les différents onglets A traiter, A recevoir, Refusé et Terminé. Voir toutes les informations ici.
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Un manuel séparé a également été créé pour la création des factures patients. En plus des prestations de facturation aux mutuelles, vous pouvez également créer des factures patients pour non seulement obtenir un aperçu des codes de nomenclature que vous pourrez fournir au patient, mais aussi pour facturer les frais de dossier, les frais administratifs, les remboursements kilométriques, les tickets modérateurs, etc.
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​Découvrez dans cet article comment créer une facture patient de deux manières différentes.
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Vous pouvez également personnaliser les factures patients. Voir la configuration ici. Des lettres de rappel peuvent également être rédigées via le module de tarification. Voir toutes les informations ici.

Pour démarrer une connexion eHealth, votre certificat eHealth doit être configuré dans CareConnect Midwife. Consultez le manuel ici.

Avant de pouvoir commencer à utiliser eFact, vous devez avoir les données mutuelles correctes dans le dossier du patient. Cette action se fait via votre certificat eHealth. Voir ici où les données d'assurabilité peuvent être récupérées.
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Cette section explique les paramètres et ce que vous devez compléter pour commencer avec eFact. Suivez les étapes ci-dessous pour que le cabinet puisse débuter avec eFact.
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Ces étapes doivent être complétées par toutes les sages-femmes du même cabinet avant que la facturation puisse être effectuée.

1. Cliquez sur Tarification.
2. Cliquez sur la roue dentée en haut à droite.
3. Vous êtes sur la page des paramètres du cabinet.
4. Sous Général.
5. Cochez Utiliser eFact et cliquez sur Sauvegarder.
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6. Accédez aux paramètres du prestataire de soins.
7. Sous Général.
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Dans les paramètres généraux, vous pouvez choisir d'utiliser l'arrondi.
Veuillez noter que l'arrondi s'applique toujours à la partie payée par le patient. Autrement dit, le montant que le patient doit payer augmentera et non le montant pour les mutuelles.

8. Cliquez ensuite sur l'onglet eFact. Entrez vos coordonnées sous Paramètres de l’utilisateur : eFact

9. Enregistrer automatiquement le paiement lors de la facturation/Facturation automatique.

Lorsque l'enregistrement automatique du paiement avec facturation est coché, tout ce qui a été traité par les mutualités se retrouvera automatiquement dans l’onglet Terminé.

En d'autres termes, dans l'onglet A recevoir, vous ne verrez que l'icône

car la ou les mutuelles sont toujours en train de traiter la facture.

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Si cette option n'est pas cochée, les factures terminées et payées resteront sous l'onglet Non clôturé et doit encore être enregistré manuellement via l'interface

. Cela peut être utilisé, par exemple, dans le au cas où vous souhaiteriez vérifier si les montants ont été versés sur votre compte bancaire.

Enregistrez le paiement :

1. Accédez à l'onglet A recevoir.
2. Sélectionnez la période que vous souhaitez enregistrer.
3. Recherchez les factures terminées.
4. Cliquez sur le i d'info.
5. Cliquez sur l'icône + pour terminer l'enregistrement du paiement. Choisissez parmi les options suivantes :

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Cliquez sur le nom du patient pour visualiser les enregistrements.
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Si vous avez fait une erreur et souhaitez changer de mode de paiement, vous devez d'abord placer le montant négatif comme dans l'exemple.
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Créer automatiquement les factures :
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Lorsque la facturation automatique est activée, la liste qui apparaît sous l'onglet A traiter est automatiquement transmise aux mutualités une fois par semaine.
Si cette option n'est pas cochée, vous devrez cliquez sur Créer facture afin d'envoyer manuellement les factures. A noter qu'il n'est possible d'effectuer cet envoi une seule fois par jour et par mutuelle.
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​Remarque : Les attestations créées par les assistants sont envoyées, en interne, à partir du compte du maître de stage. Seules les configurations du maître de stage sont donc prises en compte.

Entrez également le code PUC. Il nécessaire et obligatoire afin d’envoyer les prestations à la MC (mutualité 100).
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Cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer les modifications. eFact est désormais actif pour vous en tant qu'utilisateur.

Facturation électronique

Contrôle des données

Les données de mutualité doivent être connues dans le dossier de facturation électronique.
Complétez les détails dans l'onglet données personnelles en ouvrant le dossier du patient et en cliquant sur Modifier.
​Dans l’onglet d'assurabilité , vous trouverez les différentes pages où l'assurabilité peut être vérifiée.
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Vérifiez également votre numéro INAMI en bas de votre dossier. Pour les sages-femmes, ils se terminent par 002 ou 003 selon que vous êtes autorisé à prescrire des médicaments ou non.
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Si vous n'êtes pas sûr du numéro de qualification, vous pouvez le consulter sur le site de l’INAMI.
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Tarifer

La tarification de CareConnect Midwife reste la même. Faites attention aux messages qui apparaissent.
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Si, par exemple, aucune information de mutualité n'est connue dans le dossier et que vous choisissez Au nom de la mutualité, vous recevrez le message suivant :
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Cliquez sur le crayon gris pour ajouter les données au dossier.

Vous serez également tenu informé si le ou les codes apparaissent pour la première fois dans le dossier :
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Ajoutez les numéros de nomenclature les plus courants en choisissant un type de contact.
Vous pouvez le choisir lors de l'ouverture d'un dossier ou après avoir fermé le contact et chargé les numéros de nomenclature et les codes mémo.
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Le point d'interrogation vous permet de rechercher d'autres nomenclatures et codes mémo pour les ajouter. Cliquez sur le + à chaque fois pour ajouter le code.
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Tarification

La page de tarification est la même, mais en raison des ajustements sous-jacents, le fonctionnement de la facturation aux mutuelles a changé.
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Les attestations apparaîtront d'abord sous À traiter.
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1. Une fois par semaine, la liste est automatiquement transmise aux mutuelles si cela a été coché dans la configuration.
Cliquez sur Créer facture pour envoyer les attestations par voie électronique aux mutuelles.
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2. Ce bouton apparaît sous l'onglet s'il y a des attestations prêtes dans la liste.
3. Cliquez sur le i (info) pour ouvrir l’attestation et, si nécessaire, pour effectuer des ajouts/modifications.
Cliquez sur la corbeille

pour supprimer l’attestation.
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4. La liste déroulante doit être sur la mutualité pour pouvoir voir les montants qui sont facturés à la mutualité.
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5. Le nom de la sage-femme inscrite sera automatiquement sélectionné dans la liste déroulante. Il est important de ne pas changer cela.
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La facturation électronique s'effectue via une connexion eHealth établie via le certificat eHealth.
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Ce certificat n'a été téléchargé que sous le compte de la sage-femme.
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6. L'aperçu des factures envoyées et les numéros de référence se trouvent sous A recevoir.
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7. Puis automatiquement ou non sous Terminé.
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8. Les refus se retrouveront sous l'onglet Refusé.
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9. Cliquez sur ouvrir via l'

pour voir les attestations avec les noms des patients.
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10. Le statut

fait référence à la facture électronique qui doit encore être traitée par la mutualité.
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Visualiser quand la facturation (automatique) a été effectuée via

= tâches d'arrière-plan.
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11. Sous l'onglet Terminé, cliquez sur le i (info) pour afficher les détails de la facture.
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12. Via le bouton Exporter au format CSV, vous pouvez obtenir un aperçu de la liste affichée des reçus des mutuelles.
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13. Tenez compte des filtres date/période et de la liste déroulante Mutualité.
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Si vous cliquez sur le i (info) sur vous verrez les détails de la facture électronique comme ci-dessous.
14. Via … vous pouvez voir plus d'informations sur les données qui ont été transmises/connexion avec la mutualité.
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Créer des factures patients ? Consultez le manuel ici.