🔗 Source article (Salesforce): Click here

A. Inleiding inter-apotheek bestellingen

4. Het wegzetten van een inter-apotheek bestelling

Via de module inter-apotheek bestellingen kan men een bestelling versturen van één apotheek naar een andere apotheek. Apotheek A verstuurt een bestelling naar apotheek B. Deze bestelling zal in apotheek B een factuur buiten aflevering genereren. Apotheek B zal de hoeveelheden die men zal leveren aan apotheek A valideren. Dit antwoord wordt verstuurd naar apotheek A. De bestelling komt zo in apotheek A bij “Besteld” te staan. Hier kan men de bestelling vervolgens wegzetten/opslaan van zodra men de producten ontvangen heeft.

Dit zorgt ervoor dat de stock in apotheek B zal dalen en deze in apotheek A zal stijgen. Eveneens zal er automatisch een factuur buiten aflevering aangemaakt worden in apotheek B (voor apotheek A).

De inter-apotheek module is gratis voor Greenock Central klanten. Anderen kunnen deze module eveneens laten activeren, maar dienen hiervoor contact op te nemen met hun vertegenwoordiger.

U dient Corilus te contacteren om deze module eenmalig voor u te laten configureren in elke apotheek.

De volgende punten (hieronder beschreven) zullen vervolgens door Corilus geconfigureerd worden.

1. Fiches inter-officina

We dienen alle apotheken, welke betrokken gaan zijn bij de inter-apotheek bestellingen, eenmalig aan te maken via “Fiches – Inter-officina”. Op deze manier worden deze apotheken zowel aangemaakt als “ Factureringsadres ” alsook als “ Leverancier ”. Zo zal elke apotheek kunnen fungeren als “ klant ” (de vragende apotheek) en/of “ leverancier ” (de apotheek die de producten zal leveren). Om een nieuwe “Inter-officina” aan te maken, klikt men op “Nieuw”, vult men de naam van de apotheek in, kiest men als type factureringsadres “Apotheek” en vult men het APB-nummer in. U kan eveneens het adres, telefoonnummer en e-mail adres van deze apotheek invullen.

[ IMAGE: rtaImage ]

[ IMAGE: rtaImage ]

Het is belangrijk dat u het juiste APB-nummer invult alsook eerst even nagaat of deze apotheek niet reeds bestaat als leverancier en/of factureringadres.

U kan eveneens een inter-officina aanmaken van een reeds bestaand factureringsadres. Hiervoor dient u dit factureringsadres op te roepen via de zoekcriteria, tabblad “Van factureringsadres”:

[ IMAGE: rtaImage ]

Selecteer het gewenste factureringsadres en vervolledig de gegevens. Vergeet hierbij zeker niet het APB-nummer in te vullen.

Nadien klikt u op “Opslaan” waarna er van dit factureringsadres een inter-officina en dus tevens een leverancier zal worden aangemaakt.

[ IMAGE: rtaImage ]

Om communicatie tussen beide apotheken mogelijk te maken, dient men een webservice te configureren. Dit doet men door bij Configuratie – Externe communicatie – URL’s / Bestellingen apotheken onderling WebService, een URL in te voeren.

[ IMAGE: rtaImage ]

Deze URL zal aangemaakt worden door Corilus.

We dienen tevens een taak toe te voegen in de agenda van elke apotheek om ervoor te zorgen dat Greenock op geregelde tijdstippen zal nagaan of er nieuwe bestellingen/antwoorden zijn. Via Configuratie – Agenda, voegen we de taak “ Bestel. tussen Apo. ” toe.

[ IMAGE: rtaImage ]

We laten deze taak alle dagen en op repetitieve wijze lopen (bv. om de 5 minuten) :

[ IMAGE: rtaImage ]

Via Configuratie – Interface gebruiker, dient men de knop “Bestelling apotheken onderling opladen” toe te voegen aan het scherm “Factureren buiten aflevering / Start”:

[ IMAGE: rtaImage ]

Resultaat : Bij het openen van de module Facturatie Buiten Aflevering via Tools - Factureringtools - Facturatie Buiten aflevering of via de knop 'Facuratie BA' (1) onderaan in aflevering, staat de knop 'Bestel Laden' (2)aan de rechter kant.

[ IMAGE: rtaImage ]

Via parameter 179 kan u ervoor kiezen om een inter-apotheek bestelling automatisch te laten valideren van zodra er voldoende voorraad is voor het bestelde product.

[ IMAGE: rtaImage ]

Indien in de “leverancier apotheek” de beschikbare stock groter is dan de maximumdrempel plus de gevraagde hoeveelheid, dan zal de gevraagde hoeveelheid automatisch gevalideerd worden door deze apotheek. De apotheker zal de bestelling dus niet langer manueel dienen te valideren via facturatie buiten aflevering.

Standaard staat deze parameter op “Manuele validering van de levering” en zal er dus geen automatische validatie gebeuren.

In de taakbalk onderaan, klikt u rechts op het icoon van de Corilus Notifier:

[ IMAGE: rtaImage ]

Klik op “Configuration”:

[ IMAGE: rtaImage ]

Vink "Information", "Warning" en "Errors" aaan:

[ IMAGE: rtaImage ]

Klik op “Save” en sluit het venster met het kruisje.

Het verzenden van een inter-apotheek bestelling kan u doen op 2 verschillende manieren:

via de bestelmodule en/of via stock groep.

De “vragende apotheek” kan een nieuwe inter-apotheek bestelling aanmaken door in het tabblad 'Te bestellen' de naam van de apotheek, waar u wenst te bestellen, in te voeren.

[ IMAGE: rtaImage ]

Selecteer als type bestelling “Normale bestelling” en als type verzending “HTTP”.

[ IMAGE: rtaImage ]

Voer de producten in welke u zou willen bestellen (manueel of al scannend).

Klik op “Verzenden” om uw bestelling door te sturen naar de “Leverancier apotheek”.

[ IMAGE: rtaImage ]

Zodra de bestelling correct verzonden werd, ziet u volgende melding verschijnen :

[ IMAGE: rtaImage ]

Apotheken welke verbonden zijn met een Greenock Central, kunnen een inter-apotheek bestelling ook plaatsen vanuit aflevering via de knop “Stock grp".

[ IMAGE: rtaImage ]

Opmerking: deze knop zal enkel operationeel zijn voor CCPG klanten.

Langs deze weg kan u slechts 1 product per keer bestellen.

In aflevering geeft u het gewenste product in en klikt u op “Stock aantal”.

[ IMAGE: rtaImage ]

Het stock info venster opent zich : rechts kan u nu op de knop "Raadplegen stock andere apoth" klikken.

[ IMAGE: rtaImage ]

U ziet alle apotheken verbonden met jullie Greenock Central. Eveneens ziet u de actuele stock van elke apotheek. In de kolom “Hoeveelheid uitwisselen” kan u het aantal verpakkingen ingeven dat u wenst te bestellen bij de desbetreffende “leverancier apotheek”. Druk op “Enter” en klik vervolgens rechts op de knop “Bestelling” om uw bestelling door te zenden naar deze apotheek.

[ IMAGE: rtaImage ]

In de “vragende apotheek” kan u, na het verzenden, de inter-apotheek bestelling terugvinden in de bestelmodule bij “Geen antwoord”. De inter-apotheek bestelling zal hier blijven staan zolang de “leverancier apotheek” deze bestelling niet gevalideerd heeft.

[ IMAGE: rtaImage ]

[ IMAGE: rtaImage ]

Eens de “leverancier apotheek” een antwoord verzonden heeft, zal de bestelling onder “Besteld” komen te staan.

In de “leverancier apotheek ” zal de taak in de agenda op geregelde tijdstippen nakijken of er geen nieuwe inter-apotheek bestelling is. Van zodra er een nieuwe bestelling binnen komt, wordt dit weergegeven door volgende melding via de Corilus Notifier:

[ IMAGE: rtaImage ]

In deze melding wordt tevens de naam van de “vragende apotheek” weergegeven.

Opmerking: indien u via “terminal server” werkt, zal u de Corilus Notifier melding enkel op de server zien verschijnen.

U kan de inter-apotheek bestellingen die binnen gekomen zijn, raadplegen via de knop 'Facturatie BA' (1) onderaan het scherm of via Tools – Facturering tools – Beheer facturen buiten aflevering.

[ IMAGE: rtaImage ]

[ IMAGE: rtaImage ]

Om de inter-apotheek bestellingen op te laden klikt u op de knop 'Bestelling opladen'. (2)

[ IMAGE: rtaImage ]

Standaard zal Greenock enkel de bestellingen opladen welke nog gevalideerd dienen te worden: status “Te valideren”. Indien gewenst kan je ook de reeds gevalideerde bestellingen opnieuw weergeven.

[ IMAGE: rtaImage ]

U ziet de verschillende inter-apotheek bestellingen welke u nog dient te valideren.

[ IMAGE: rtaImage ]

U kan hier de gevraagde hoeveelheden valideren door het aantal stuks in te geven dat u zal leveren. U kan tevens het aantal op 0 zetten indien het product niet wenst te leveren.

Om de hoeveelheden te valideren, klikt u in de kolom “ Aantal (A.) ” en geeft u de hoeveelheid in die u zal leveren :

[ IMAGE: rtaImage ]

U kan eveneens een korting geven op dit product of de aankoopprijs (BTW excl.) aanpassen.

Zodra u klaar bent met deze bestelling te valideren, klikt u op “Opslaan”.

[ IMAGE: rtaImage ]

Indien u meerdere tabbladen (meerdere te valideren bestellingen) hebt, dient u voor elk tabblad op “Opslaan” te klikken.

[ IMAGE: rtaImage ]

Ter informatie; het referentienummer van de inter-apotheek bestelling dat bij deze vraag vermeld wordt, kan u tevens steeds onderaan terugvinden:

[ IMAGE: rtaImage ]

Indien u kiest voor “De bestelling valideren en het antwoord verzenden”, zal het antwoord verstuurd worden naar de “vragende apotheek” en krijgt u een melding dat dit antwoord correct verzonden werd.

[ IMAGE: rtaImage ]

Indien u kiest voor “De Bestelling tijdelijk opslaan”, zal er niets verstuurd worden naar de

“vragende apotheek”. U kan dan later deze bestelling opnieuw laden (via Tools – Facturering tools – Beheer facturen buiten aflevering), eventueel nog wijzigingen aanbrengen en vervolgens het antwoord alsnog versturen naar de “vragende apotheek”.

Zodra het antwoord verzonden werd, zal u de inter-apotheek bestelling nog steeds opnieuw kunnen laden, maar zal u deze niet langer kunnen wijzigen.

[ IMAGE: rtaImage ]

​

Eens de “leverancier apotheek” een antwoord heeft teruggezonden naar de “vragende apotheek”, zal de taak in de agenda van de “vragende apotheek” dit antwoord binnenhalen. Dit zal opnieuw weergegeven worden door een melding via de Corilus Notifier:

[ IMAGE: rtaImage ]

De bestelling zal op dit moment van “Geen antwoord” naar “Besteld” gaan.

[ IMAGE: rtaImage ]

De “vragende apotheek” kan deze bestelling nu gewoon opslaan zoals elke andere bestelling om zo deze producten in stock te nemen.

Via parameter 179 kan u instellen om de leveringen tussen apotheken globaal weg te zetten.

[ IMAGE: rtaImage ]

In dat geval worden de producten waarbij de te leveren hoeveelheid gelijk is aan de bestelde hoeveelheid in het groen weergegeven.

[ IMAGE: rtaImage ]

Bovenaan dit overzicht worden de producten waarbij er een verschil is tussen de bestelde en te leveren hoeveelheid in het blauw weergegeven.

[ IMAGE: rtaImage ]

Inter-apotheek bestellingen zullen automatisch gefactureerd worden in de lay-out “Aflevering apotheken onderling, aankoopprijs”. U zal deze facturen niet kunnen opladen via facturatie buiten aflevering. U kan de facturen gewoon terugvinden onder Administratie – Facturering:

[ IMAGE: rtaImage ]

[ IMAGE: rtaImage ]