🔗 Source article (Salesforce): None

. 171. Principe van bestellingen

De stock van een artikel wordt in CareConnect Pharmacist pas aangepast wanneer een aflevering afgesloten wordt (met of zonder ticket). Er is nog geen stockwijziging wanneer een artikel ingegeven wordt in aflevering.

De bestellingen worden automatisch aangemaakt op het moment dat de module Te bestellen geopend wordt. Dit gebeurt op basis van 3 criteria :

[ IMAGE: rtaImage ]

= basisprincipe van de automatische bestellingen in CareConnect Pharmacist!!

Het principe van de drempels werkt in CareConnect Pharmacist als volgt:

Wanneer de stock van een artikel kleiner is dan de minimum drempel, wordt er besteld tot aan de maximum drempel.

Je kan de drempels van een artikel zowel in bestelling als in aflevering aanpassen door op het veld Stck A. te klikken:

[ IMAGE: rtaImage ]

Voorbeeld 1

De minimum en maximum drempel van Strepsils zijn respectievelijk 2 en 3. Je hebt vandaag 2 doosjes in voorraad. Je registreert een aflevering met Strepsils, de stock daalt naar 1 :

[ IMAGE: rtaImage ]

Op dit moment is de stock 1 kleiner dan de minimum drempel 2 en zal CareConnect Pharmacist bestellen tot de maximum drempel 3 . Dit betekent dat er 1 doosje zal besteld worden.

Voorbeeld 2

Wanneer je 5 doosjes Dafalgan in voorraad hebt, wil je dat er 10 doosjes besteld worden.

Om dit te bekomen, moeten de drempels als volgt ingesteld worden:

[ IMAGE: rtaImage ]

Aangezien de voorraad 5 lager is dan het bestelminimum 6 zal er dus een bestelling voorgesteld worden van 10 dozen om het maximum te bereiken: 15 – 5 = 10

CareConnect Pharmacist maakt een onderscheid tussen de voorraad en de beschikbare stock van een artikel.

Wanneer je in aflevering een artikel reserveert voor een patiënt, zal de voorraad van dit artikel niet dalen. De beschikbare stock daalt echter wel, hierdoor zal dit artikel besteld worden.

Voorbeeld

Je hebt in aflevering een reservatie aangemaakt voor Clamoxyl:

[ IMAGE: rtaImage ]

Standaard heb je deze specialiteit niet in voorraad, er zijn geen drempels ingesteld:

[ IMAGE: rtaImage ]

De beschikbare stock zal dalen wanneer de aflevering afgesloten wordt, op dit moment zal er 1 doosje Clamoxyl besteld worden. De voorraad wordt niet gewijzigd, deze blijft 0.

Via het supplement te bestellen kan je éénmalig een artikel bestellen. Een supplement kan zowel in aflevering als in bestelling ingegeven worden door op het veld Stck A. te klikken. Je kan indien gewenst van dit supplement een ticket afdrukken :

[ IMAGE: rtaImage ]

Voorbeeld

Een patiënt vraagt om Strepsils suikervrij te bestellen, je hebt dit standaard niet in voorraad. Je beslist om de drempels niet aan te passen en het artikel éénmalig te bestellen. Hiervoor klik je op de knop Stck A. en geef je een supplement in:

[ IMAGE: rtaImage ]

[ IMAGE: rtaImage ]

Wanneer je aanpassingen doet in de bestelmodule, is het noodzakelijk om de bestelling te verlaten en opnieuw te openen om deze wijzigingen door te voeren.

[ IMAGE: rtaImage ]

Om een supplement in te geven in aflevering, moet je de verkoop niet afsluiten. Je geeft het artikel in, je voegt het supplement toe en je verlaat de aflevering.

Bij het openen van de bestelmodule komt u terecht in volgend scherm:

[ IMAGE: rtaImage ]

- Te bestellen

[ IMAGE: rtaImage ]

: de bestellingen die nog verzonden moeten worden naar een leverancier.

- Niet verzonden bestellingen

[ IMAGE: rtaImage ]

: bestellingen die zijn aangemaakt, maar nog niet zijn verzonden. Er is nog een manuele handeling nodig om deze bestelling te verzenden.

- Bestellingen zonder antwoord

[ IMAGE: rtaImage ]

: de bestellingen die verzonden werden naar een leverancier maar waarvan door een communicatieprobleem niet zeker is of deze ontvangen werden door deze leverancier.

[ IMAGE: rtaImage ]

Als er een bestelling staat bij Geen antwoord, neem dan contact op met de leverancier en gebruik deze handleiding.

- Antwoord leverancier

[ IMAGE: rtaImage ]

: dit tabblad is louter informatief, hierin komt het antwoord van de leverancier terecht wanneer een bestelling verzonden werd. U vindt hier enkel de meest recente antwoorden terug.

- Besteld

[ IMAGE: rtaImage ]

: de bestellingen die verzonden werden en nog niet opgenomen zijn in stock.

​

[ IMAGE: rtaImage ]

Wanneer er bestellingen zijn waarvoor CareConnect Pharmacist geen antwoord heeft van de leverancier, zal bij het openen van de bestelmodule de knop Geen antw. geselecteerd zijn. Op die manier kan u deze bestellingen onmiddellijk behandelen om te vermijden dat bepaalde producten niet besteld werden, alsook om stockfouten te vermijden. ( zie ook pagina verder )

[ IMAGE: rtaImage ]

B. De knoppen aan de rechterzijde

[ IMAGE: rtaImage ]

: het creëren van een bestelling in Te Bestellen

[ IMAGE: rtaImage ]

: het creëren van een bestelling vertegenwoordiger in Te Bestellen

[ IMAGE: rtaImage ]

: het manueel creëren van een bestelling in Besteld en deze op te slaan zonder deze eerst te moeten verzenden

[ IMAGE: rtaImage ]

: het openen van het scherm Afwachting creditering in de Retourmodule

[ IMAGE: rtaImage ]

: het herladen van de gegevens in dit scherm

[ IMAGE: rtaImage ]

In dit voorbeeld is de knop Besteld

[ IMAGE: rtaImage ]

actief en alle verzonden bestellingen worden getoond. Met de pijlen links en rechts

[ IMAGE: rtaImage ]

kan u navigeren naar types bestellingen die niet op het scherm konden getoond worden.

Bij de Bestelling vertegenwoordiger

[ IMAGE: rtaImage ]

zijn de bestellingen alfabetisch gerangschikt, bij de andere types chronologisch.

Door op een van de andere knoppen te klikken ( Te bestel.; Niet verz.; Geen antw.; Antw. Lever ) worden de bestellingen van dit type weergegeven.

Wanneer u onder de knop Besteld

[ IMAGE: rtaImage ]

op een type bestelling klikt ( normale bestelling, bestelling vertegenwoordiger, Homebestelling,…) worden alle bestellingen van dit type geladen:

[ IMAGE: rtaImage ]

[ IMAGE: rtaImage ]

Klikt u op een specifieke bestelling, wordt enkel deze bestelling geladen:

[ IMAGE: rtaImage ]

[ IMAGE: rtaImage ]

Bij de bestellingen onder Te bestellen vindt u volgende types terug:

[ IMAGE: rtaImage ]

Bij openen van een bestelling van het type Te bestellen (bv Widmer Louis ) door klikken op de knop, worden altijd alle te verzenden (te bestellen) bestellingen geladen (basisprincipe van CCP) en het is de bestelling waarop u klikte die wordt geopend:

[ IMAGE: rtaImage ]

[ IMAGE: rtaImage ]

De verschillende types bestellingen kan je herkennen aan de verschillende iconen op elk tabblad:

Wanneer de bestellingen niet automatisch verzonden worden via de agenda (bv op zondag tijdens een wachtdienst), komen de artikelen in een gemeenschappelijke lijst terecht. Op het moment dat U de bestelling manueel wil verzenden, moet U de leverancier selecteren.

Deze automatische bestelling zal om 17u verzonden worden naar Febelco. Je kan aan de klok herkennen dat dit een geplande bestelling is.

Aan de hand van een aantal parameters kan er ingesteld worden dat bepaalde artikelen momenteel niet besteld moeten worden. Deze artikelen komen dan in het tabblad Opgeschort terecht.

- Parameter 143 en 144 : de specialiteiten die gaan dalen in prijs, opschorten tot een bepaalde datum.

- Parameter 145 : de bestelling opschorten voor de artikelen waarvan aangekondigd is dat ze niet meer vermeld worden op de goedkoopste lijst.

Je kan ook zelf artikelen toevoegen aan dit tabblad door de status van deze artikelen te wijzigen (zie verder puntje 3 B).

De producten die ontbreken bij de leverancier kunnen in een aparte bestelling terecht komen (afhankelijk van parameters en filters).

Via parameter 149 kan je instellen dat na een bepaalde periode de status ontbreekt gewijzigd wordt naar de status stockbreuk. Op die manier komen langdurig ontbrekende artikelen in een aparte lijst terecht en worden ze niet telkens opnieuw verzonden naar de leverancier.

Aan dit icoon herken je de bestellingen van de artikelen met een voorkeursleverancier.

Deze bestelling werd manueel aangemaakt op 11/01/2022 om 17u09.

Aan dit icoon herken je de bestellingen voor een vertegenwoordiger.

Het is mogelijk om een bepaalde status toe te kennen aan een specialiteit. Dit zijn de verschillende mogelijkheden :

[ IMAGE: rtaImage ]

Elke bestelling opschorten tot een latere datum : De specialiteit zal niet besteld worden tot de gekozen datum. De specialiteit wordt in te bestellen automatisch in een afzonderlijk tabblad geplaatst.

Stockbreuk bij de groothandels : specialiteiten die langdurig ontbreken krijgen automatisch deze status. Via parameter 149 kan ingesteld worden vanaf wanneer de status ontbrekend moet aangepast worden naar stockbreuk bij de groothandel.

Bestelling blokkeren tot de volgende verkoop : de artikelen met deze status zijn ook terug te vinden in een apart tabblad Opgeschort. Deze artikelen worden niet besteld tot ze opnieuw ingegeven worden in een aflevering.

Stockbeheer van dit product annuleren : de minimum en maximum drempel wordt automatisch op 0 gezet, de specialiteit zal nooit meer besteld worden, ook niet wanneer ze gereserveerd wordt.

Opnieuw bestellen om de maximale drempel te bereiken : Een specialiteit met deze status zal besteld worden tot de maximum drempel, ook wanneer de stock de minimum drempel nog niet heeft bereikt.

Artikel ontbreekt : Wanneer een artikel ontbreekt, geeft de groothandel hieraan bij het doorsturen van de bestelling automatisch deze status.

Ten gevolge van een prijsdaling opschorten : Via enkele parameters (143 en 144) kan ingesteld worden dat de artikelen die opgenomen zijn in de officieuze lijst dalers van APB opgeschort moeten worden van de bestelling tot een bepaalde datum. Ook deze datum kan ingesteld worden via een parameter.

In CareConnect Pharmacist wordt er een onderscheid gemaakt tussen een normale bestelling en een bestelling voor een vertegenwoordiger.

[ IMAGE: rtaImage ]

Het type bestelling wordt in Te bestellen onderaan in het scherm vermeld.

Een groothandel kunt u herkennen aan het icoon van de bestelwagen in het veld van de fiche van de leverancier :

[ IMAGE: rtaImage ]

[ IMAGE: rtaImage ]

Dergelijke bestellingen worden doorgaans automatisch aangemaakt op basis van de drempels, de reservaties en het supplement te bestellen van een cnk = basisprincipe van de automatische bestellingen in CareConnect Pharmacist!!

Aan deze bestellingen kunt u niks toevoegen of uit schrappen. CareConnect Pharmacist corrigeert zichzelf steeds opnieuw op basis van bovenstaande principes bij sluiten en openen van deze bestellingen.

Dit zijn tevens bestellingen die één of meerdere keren per dag automatisch verzonden (regeling via de Agenda) en geleverd worden.

[ IMAGE: rtaImage ]

Het type bestelling vertegenwoordiger kunt u ook onderaan in Te bestellen terugvinden. Een labo kunt u herkennen aan het icoon met de proefbuisjes :

[ IMAGE: rtaImage ]

Een bestelling voor een vertegenwoordiger wordt doorgaans pas enkele weken na het verzenden van de bestelling geleverd. Vandaar:

[ IMAGE: rtaImage ]

Wanneer de stock van een artikel daalt tot onder de minimum drempel en dit artikel bevindt zich in een bestelling bij een vertegenwoordiger, wordt dit toch automatisch toegevoegd aan de volgende bestelling bij een groothandel. Op die manier is er steeds voldoende voorraad.

Het is mogelijk om bij een leverancier of bij een bestelling bepaalde filters in te stellen.

[ IMAGE: rtaImage ]

Hierna selecteer je het tabblad Filters:

Via deze filters kiest u welke producten al dan niet besteld mogen worden bij deze leverancier. U kunt de volgende filters selecteren :

Voorbeeld

Bij Belmedis mogen enkel de producten met voorkeursleverancier ‘Belmedis’ besteld worden. De ontbrekende producten mogen niet besteld worden.

U vinkt de volgende opties aan :

[ IMAGE: rtaImage ]

Ga hiervoor naar het tabblad Filters.

[ IMAGE: rtaImage ]

[ IMAGE: rtaImage ]

U wijzigt de filters en bevestigt met de groene vink.

Bij het manueel aanmaken van een bestelling wordt er opnieuw een onderscheid gemaakt tussen een bestelling voor een groothandel en een bestelling voor een vertegenwoordiger.

U klikt rechts bovenaan in Te Bestellen op de knop :

[ IMAGE: rtaImage ]

Er wordt een nieuw venster geopend waarin de volgende zaken moeten verplicht ingegeven worden :

Opmerking: Het type bestelling en het type transmissie wordt automatisch ingevuld aan de hand van de instellingen in de fiche van de leverancier.

Hierna selecteert u, indien gewenst, één of meerdere filters.

Wanneer u bevestigt met

[ IMAGE: rtaImage ]

, zal er een nieuw tabblad aangemaakt worden.

Aan dit tabblad kunt u indien gewenst ook manueel producten toevoegen door ze te scannen of manueel in te geven in de selectiebalk bovenaan.

U kunt deze bestelling opslaan

[ IMAGE: rtaImage ]

om later te verzenden of onmiddellijk doorsturen:

[ IMAGE: rtaImage ]

.

[ IMAGE: rtaImage ]

Wanneer u deze bestelling opslaat zal deze nooit automatisch verstuurd worden! Deze bestelling wordt enkel verstuurd indien u zelf op de knop Verzenden klikt.

[ IMAGE: rtaImage ]

Voorbeeld:

U zou graag éénmalig de ontbrekende en langdurig ontbrekende producten manueel verzenden naar Febelco.

Hiervoor geeft u het volgende in:

[ IMAGE: rtaImage ]

[ IMAGE: rtaImage ]

Leverancier: Febelco

[ IMAGE: rtaImage ]

Type bestelling: Normale bestelling

[ IMAGE: rtaImage ]

Type transmissie : IBOTP

[ IMAGE: rtaImage ]

Filters : Ontbrekende en Ontbreekt leverancier opnemen

U bevestigt met de vink en u klikt op de knop Verzenden.

U klikt rechts bovenaan in Te bestellen op de knop:

[ IMAGE: rtaImage ]

Er wordt onmiddellijk een nieuw tabblad gecreëerd:

[ IMAGE: rtaImage ]

U geeft bovenaan de naam van de leverancier in en u voegt manueel de artikelen toe die u wenst te bestellen.

Ook deze bestelling kunt u opslaan en later versturen of onmiddellijk verzenden.

Om bv. een nota te versturen naar de leverancier kunt u een vrije tekst toevoegen aan een bestelling. Dit doet u door een bestelling te selecteren en rechts op de knop Vrije tekst te klikken:

[ IMAGE: rtaImage ]

U geeft de gewenste nota in en bevestigt met de vink.

Bij het toevoegen van een vrije tekst wordt er een onderscheid gemaakt tussen een geplande en een niet-geplande bestelling:

[ IMAGE: rtaImage ]

Wanneer u een vrije tekst toevoegt aan een geplande bestelling, is het bijgevolg noodzakelijk om deze bestelling onmiddellijk te verzenden. Indien u de bestelling niet onmiddellijk doorstuurt, zal de vrije tekst verwijderd worden bij het verlaten en opnieuw openen van de module Te Bestellen.

Om artikelen te verplaatsen naar een bestelling van een andere dan de standaardleverancier, zijn er verschillende mogelijkheden :

Ga via het veld leverancier in Te bestellen

[ IMAGE: rtaImage ]

naar een nieuw kader:

[ IMAGE: rtaImage ]

Bij invullen van een voorkeursleverancier, zal deze specialiteit steeds bij deze leverancier besteld worden.

Via leverancier volgende bestelling zal de specialiteit éénmalig bij deze leverancier besteld worden. Dit veld wordt leeggemaakt vanaf de bestelling verzonden werd.

[ IMAGE: rtaImage ]

Na het toevoegen van een voorkeursleverancier of een leverancier voor de volgende bestelling is het noodzakelijk om de bestelling even te verlaten om deze wijzigingen te activeren.

U kunt ook een artikel selecteren en op de knop Verplaatsen klikken.

[ IMAGE: rtaImage ]

Selecteer hierna de bestelling waaraan u het product wenst toe te voegen.

Het is enkel mogelijk om een artikel te verwijderen uit een manueel aangemaakt bestelling. Dit doe je door de lijn(en) te selecteren, rechts op de knop Verwijderen te klikken en op te slaan:

[ IMAGE: rtaImage ]

Wanneer u een artikel verwijdert uit een geplande bestelling, zal dit opnieuw toegevoegd worden bij het automatisch samenstellen van de bestellingen. U kunt een artikel enkel verwijderen uit een geplande bestelling door de drempels, het supplement te bestellen of de reservatie(s) aan te passen.

Dit kunt u zowel in aflevering als in bestelling.

In bestelling: zie boven.

In aflevering: Klik op het veld Stck A.

[ IMAGE: rtaImage ]

In het kader stock info: in het veld voorkeursleverancier geeft u de leverancier in waarbij u het artikel altijd wenst te bestellen en u bevestigt met de vink.

[ IMAGE: rtaImage ]

Hiervoor ga je naar Tools – Beheer bestellingen – Toekennen van een voorkeursleverancier.

[ IMAGE: rtaImage ]

In deze module kunt u op basis van meerdere criteria een lijst oproepen van artikelen.

[ IMAGE: rtaImage ]

Om deze te linken aan een voorkeursleverancier gaat u als volgt te werk:

Voorbeeld 1

Het gamma Vichy moet altijd rechtstreeks besteld worden bij de vertegenwoordiger en moet bijgevolg gelinkt worden aan de leverancier Vichy - L’Oreal Belgilux. Hiervoor gaat u als volgt te werk:

U geeft in het tabblad Artikel het volgende in en u klikt op Laden :

[ IMAGE: rtaImage ]

Alle artikelen waarvan de naam begint met Vichy worden onderaan getoond.

Met de vink naast Alles selecteren/deselecteren beslist u welke producten in de lijst moeten komen. Via Toevoegen aan selectie maakt u een definitieve lijst van producten:

[ IMAGE: rtaImage ]

Selecteer de juiste leverancier

[ IMAGE: rtaImage ]

en klik bovenaan op Opslaan:

[ IMAGE: rtaImage ]

Voorbeeld 2

Het gamma Louis Widmer is momenteel gelinkt aan voorkeursleverancier Widmer Louis. Deze voorkeursleverancier mag voor het volledige gamma verwijderd worden:

Geef bij Criteria in het tabblad Leverancier Widmer Louis in en je klikt op laden.

Alles zal geselecteerd zijn. Voeg toe aan de selectie.

Het volgende venster wordt getoond:

[ IMAGE: rtaImage ]

U klikt bovenaan op Schrap voorkeur leverancier en op Opslaan.

[ IMAGE: rtaImage ]

Soms zijn verzonden bestellingen niet terug te vinden in de module Besteld. Op dat moment is het mogelijk dat de bestelling in de module Niet Verzonden of Geen antwoord geplaatst werd:

[ IMAGE: rtaImage ]

Hiervoor kunnen verschillende redenen zijn:

Hiervoor gaat u naar de module Niet verzonden en selecteert de juiste bestelling. U klikt onderaan op het kader met het detail van de bestelling

[ IMAGE: rtaImage ]

en wijzigt de manier van verzenden naar telefoon met behulp van de zwarte pijlen:

[ IMAGE: rtaImage ]

U bevestigt met de vink en klikt rechts op

[ IMAGE: rtaImage ]

.

In de module Besteld selecteert u deze bestelling en activeert de lijnen van de producten in deze bestelling door links nogmaals op het tabblad

[ IMAGE: rtaImage ]

te klikken.

Links verschijnt een reeks knoppen. Klik op de knop Niet leverbaar.

[ IMAGE: rtaImage ]

.

Nadien klikt u op Opslaan. De bestelling is nu opnieuw terug te vinden bij de Te verzenden bestellingen en kan direct of later opnieuw verzonden worden.

U gaat naar de module Geen antwoord en je selecteert de juiste bestelling. U klikt onderaan op de knop met het detail van de bestelling en wijzigt de manier van verzenden naar telefoon. (zie boven)

U bevestigt met de vink en klikt rechts op

[ IMAGE: rtaImage ]

.

De bestelling is terug te vinden bij de Besteld en kan opgenomen worden in stock.

[ IMAGE: rtaImage ]

Het antwoord van de leverancier wordt niet verwerkt en moet door uzelf zelf aangepast worden!

Wanneer u de module opent, krijgt u standaard alle bestellingen te zien die reeds zijn verzonden (Besteld) (behalve wanneer er bestellingen zijn waarvoor Greenock geen antwoord ontvangen heeft van de leverancier).

[ IMAGE: rtaImage ]

De bestellingen zijn opgesplitst per type bestelling:

Wanneer u onder de knop Besteld op een type bestelling klikt ( normale bestelling, bestelling vertegenwoordiger, Homebestelling,…) worden alle bestellingen van dit type geladen:

Dit is vooral handig wanneer u bijvoorbeeld bestellingen wil samenvoegen of een specialiteit wil opzoeken.

In Besteld vindt u aan de hand van verschillende tabbladen een overzicht terug van alle bestellingen die verzonden zijn. Door op een tabblad te klikken, kunt u het detail van een bestelling openen.

De verschillende types bestellingen herkent u aan de verschillende iconen in de tabbladen:

Aan dit icoon herkent u de bestellingen die verzonden werden naar een groothandel.

U kunt in elk tabblad ook telkens de datum en het uur waarop deze bestelling verzonden werd, terugvinden.

Aan dit icoon herkent u de bestellingen die verzonden werden naar een vertegenwoordiger.

U kunt in elk tabblad ook telkens de datum en het uur waarop deze bestelling verzonden werd, terugvinden.

Aan dit icoon herkent u de bestellingen die samen gevoegd werden.

U kunt in elk tabblad ook telkens de datum en het uur waarop deze bestelling samen gevoegd werden, terugvinden.

(zie verder in deze handleiding)

Via parameter 31 kan ingesteld worden of de bestellingen globaal of per stuk opgenomen moeten worden:

[ IMAGE: rtaImage ]

Indien gewenst kunt u de manier van wegzetten van een bestelling éénmalig aanpassen door gebruik van deze knoppen:

Via deze knop kan u de manier van wegzetten van een bestelling wijzigen van Per stuk opnemen naar Globaal opnemen. Wanneer parameter 31 reeds ingesteld staat op Globaal opnemen, zal deze knop gedeactiveerd zijn.

Via deze knop kan u de manier van wegzetten van een bestelling wijzigen van Globaal opnemen naar Per stuk opnemen. Wanneer parameter 31 reeds ingesteld staat op Per stuk opnemen, zal deze knop gedeactiveerd zijn.

U kunt bij het wegzetten van een bestelling op een eenvoudige manier aanduiden dat één of meerdere artikelen niet geleverd werden. Dit doet u door de lijn(en) te selecteren en rechts op de knop Niet leverbaar Te klikken:

[ IMAGE: rtaImage ]

Op dit moment wordt het ontvangen aantal en het te ontvangen aantal automatisch op 0 gezet:

[ IMAGE: rtaImage ]

[ IMAGE: rtaImage ]

[ IMAGE: rtaImage ]

Bij het opslaan van de bestelling zal dit artikel niet opgenomen worden in stock.

De artikelen waarvan de stock op dat moment nog steeds kleiner is dan de minimum drempel, zullen automatisch opnieuw toegevoegd worden in Te bestellen. Evenals wanneer er een Reservatie bestaat voor dit artikel of er een Supplement te bestellen werd aangemaakt. Zie de basisregels voor producten in bestselling van CareConnect Pharmacist.

Je kan ook een volledige bestelling annuleren door het tabblad van deze bestelling te selecteren en te klikken op Niet leverbaar. Op die manier wordt het ontvangen en te ontvangen aantal van alle artikelen in deze bestelling gelijktijdig op 0 gezet.

Bij het ontvangen van een bestelling zal de groothandel een antwoord terugzenden naar CareConnect Pharmacist. Dit resulteert in CareConnect Pharmacist in gekleurde lijnen met een welbepaalde volgorde.

Helemaal bovenaan - in het rood - ziet u gereserveerde producten welke ontbreken. Deze worden als eerste weergegeven zodat u dit tijdig kan opmerken.

[ IMAGE: rtaImage ]

Daaronder – in het geel – ziet u de gereserveerde producten die nog niet ontvangen zijn

[ IMAGE: rtaImage ]

In het oranje - producten waarvoor de leverancier een specifiek antwoord gegeven heeft zoals: vervangend product, geleverd door een ander depot,…

[ IMAGE: rtaImage ]

In bovenstaand voorbeeld zal de eerste (oranje) lijn groen kleuren, zodra de tweede lijn ontvangen wordt.

In het blauw - geleverde producten welke nog niet ontvangen werden.

[ IMAGE: rtaImage ]

In het groen - Ontvangen producten.

[ IMAGE: rtaImage ]

In het rood - helemaal onderaan de producten die niet geleverd werden (en niet gereserveerd zijn)

[ IMAGE: rtaImage ]

[ IMAGE: rtaImage ]

Een lange klik of een rechtermuisknop klik op de naam van een product, geeft u meer informatie over de bestelde hoeveelheid en het antwoord van de leverancier:

[ IMAGE: rtaImage ]

Extra informatie:

Wanneer u de bestelling globaal wegzet, zullen er 3 kleuren weergegeven worden.

In het groen - De artikelen die onmiddellijk geleverd worden (dus ook de reservaties en de vervangproducten)

[ IMAGE: rtaImage ]

[ IMAGE: rtaImage ]

In het grijs - De producten die geleverd worden door een ander depot. Deze dient u nog manueel te valideren op het moment dat u deze effectief ontvangt. Dit doet u door het artikel te scannen of door op de geleverde hoeveelheid te klikken en aan te passen.

[ IMAGE: rtaImage ]

In het rood - Producten die niet geleverd werden

[ IMAGE: rtaImage ]

Producten die geleverd werden door een ander depot, zal u steeds manueel moeten ontvangen, ook indien u uw bestellingen globaal wegzet. Dit om eventuele stockfouten te vermijden.

U zal zowel de hoeveelheden geleverd door uw standaard depot, als deze van het andere depot (op het moment dat deze geleverd zijn), manueel moeten ingeven (of scannen). De hoeveelheid geleverd door een ander depot, staat onder de lijn geleverd door uw standaard depot (lichtjes ingesprongen).

De hoeveelheden geleverd door het standaard depot zullen reeds als ontvangen staan. De hoeveelheden geleverd door een ander depot, zal u manueel moeten ontvangen (door op de geleverde hoeveelheid te klikken of door het product te scannen).

Indien u tijdens het wegzetten van een bestelling een EAN-code (EAN 8, EAN 13,…) scant welke nog niet gelinkt werd aan een product, dan opent een nieuw venster. In dit venster zullen alle producten uit de huidige bestelling weergegeven worden in alfabetische volgorde. Dit zal het linken van het juiste product vereenvoudigen.

Zodra u op het juiste product geklikt hebt, linkt de EAN code aan dit product en sluit het nieuwe venster automatisch.

Indien u een onbekende code scant welke geen EAN-code is, zal CareConnect Pharmacist volgende melding weergeven: Code…… is niet gekend.

[ IMAGE: rtaImage ]

Deze melding is niet blokkerend.

Er bestaan enkele parameters waarmee je kan instellen dat de status en de drempels van een artikel automatisch aangepast worden aan de hand van het antwoord van de groothandel:

[ IMAGE: rtaImage ]

Bij deze parameters heb je steeds de volgende keuzes :

Wij raden u aan om parameters 155 en 156 te zetten op Bestelling blokkeren (of Stockbeheer van dit product annuleren). Zo voorkomt u dat een product meerdere malen blijft besteld worden.

In de module Besteld kan u ook manueel een bestelling aanmaken. Klik in de rechterbovenhoek op de knop Bestelling Stockopname maken.

[ IMAGE: rtaImage ]

Er wordt een nieuw tabblad toegevoegd:

[ IMAGE: rtaImage ]

Geef de naam van de leverancier in, in de zoekbalk.

Geef de artikelen in door inbrengen van de naam of scannen van de code en klik op Opslaan.

De bestelling wordt opgeslagen en de stocks van de artikelen worden gewijzigd.

U kan deze functionaliteit gebruiken voor bestellingen die u doorgaf via de telefoon of voor opname van de stock na de drempels en stock op nul gezet te hebben m.a.w. als de artikelen in de stock moeten opgenomen worden, maar de bestelling niet meer naar de leverancier doorgestuurd moet worden.

Wanneer u onder de knop Besteld op een type bestelling klikt (normale bestelling, bestelling vertegenwoordiger, Homebestelling,…) worden alle bestellingen van dit type geladen.

U kan bestellingen samenvoegen door in de verzonden bestellingen de volgende knop te selecteren

[ IMAGE: rtaImage ]

Wanneer je ervoor kiest om bestellingen samen te voegen, wordt het volgende venster geopend:

[ IMAGE: rtaImage ]

Vink de bestellingen aan die je wenst samen te voegen en bevestig met de vink.

[ IMAGE: rtaImage ]

klik op Opslaan.

[ IMAGE: rtaImage ]

Nu creëert CareConnect Pharmacist een nieuwe bestelling, deze bestelling kan je herkennen aan het volgende icoon :

[ IMAGE: rtaImage ]

Deze bestelling bevat alle specialiteiten van de oorspronkelijke bestellingen. De producten kunnen in stock opgenomen worden net als in alle andere bestellingen.

Er bestaan verschillende parameters om het beheer van de vervaldata bij het wegzetten van de bestellingen te configureren.

Parameter 67 en 79: via deze parameters kan je instellen of de vervaldata verplicht ingegeven moeten worden bij het wegzetten van de bestelling. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de veterinaire producten en alle andere producten :

[ IMAGE: rtaImage ]

[ IMAGE: rtaImage ]

[ IMAGE: rtaImage ]

Parameter 67 werkt in combinatie met parameter 75 om het aantal dagen te bepalen na stockopname wanneer de vervaldatum gevraagd zal worden.

[ IMAGE: rtaImage ]

Parameter 80

[ IMAGE: rtaImage ]

Parameter 148

Deze parameter werkt enkel wanneer bij parameter 80 Ja ingesteld werd. In dit voorbeeld zal het verplicht zijn om een nieuwe vervaldatum in te geven als de laatste vervaldatum korter is dan 3 maanden.

[ IMAGE: rtaImage ]

Voorbeeld

Je geeft van alle artikelen een vervaldatum in, de laatste vervaldatum wordt standaard voorgesteld en het ingeven van de vervaldatum is verplicht wanneer deze korter is dan 3 maanden.

[ IMAGE: rtaImage ]

Het zal niet mogelijk zijn om de bestelling te aanvaarden zolang de vervaldata van Strepsils en Hygroton niet ingegeven zijn.

Hiervoor zijn er 2 mogelijkheden:

[ IMAGE: rtaImage ]

U geeft de juiste vervaldatum in en bevestigt met de vink:

[ IMAGE: rtaImage ]

[ IMAGE: rtaImage ]

Er wordt een lijst van alle artikelen in deze bestelling getoond:

[ IMAGE: rtaImage ]

U geeft de vervaldata in en bevestigt met de vink.

[ IMAGE: rtaImage ]

Bij het per stuk opnemen van de bestelling kan je pas de vervaldata ingeven nadat de artikelen gescand werden.

Bovenstaande instellingen gelden enkel voor de artikelen waarvan in de fiche ‘Beheer vervaldagen’ aangevinkt is. Van zodra je een vervaldatum ingeeft voor een artikel, wordt beheer vervaldagen automatisch aangevinkt.

U kunt bij het wegzetten van een bestelling voor één of meerdere producten een barcode-etiket afdrukken. Selecteer de artikelen waarvoor een etiket moet afgedrukt worden door op de lijn te klikken :

[ IMAGE: rtaImage ]

Klik aan de rechterkant op de knop “etik”:

[ IMAGE: rtaImage ]

Er zal automatisch een icoon van een etiket verschijnen bij de geselecteerde lijnen in het veld Stock A :

[ IMAGE: rtaImage ]

Klik nu 2x links op het tabblad van de bestelling om de volledige bestelling te deselecteren. Duidt aan dat de producten binnen gekomen zijn door ze te scannen of breng dit manueel in.

[ IMAGE: rtaImage ]

Klik daarna op de knop om de barcode-etiketten af te drukken :

[ IMAGE: rtaImage ]

Op dit etiket staat de naam van de apotheek, de publieksprijs, de barcode, de naam en de CNK van dit product.

[ IMAGE: rtaImage ]

Indien je etiketten wenst af te drukken voor héél de bestelling kan je alle lijnen in 1 keer selecteren door links op het tabblad van de bestelling te klikken en dan rechts op Etik.

CareConnect Pharmacist onthoudt bij welke producten aangeduid werd dat er een barcode-etiket moet afgedrukt worden. Wanneer een dergelijk product opnieuw besteld wordt, is het enkel nog nodig om op de knop afdruk etiket te klikken.

Bij het afdrukken van een opgeslagen bestelling worden enkel de geleverde artikelen weergegeven. Dit is overzichtelijker en daarnaast geeft het u ook de mogelijkheid om de stock van een artikel te controleren bij het wegzetten.

Voor u de bestelling definitief opslaat kunt dit rapport manueel afdrukken via de knoppen Afdruk A4

[ IMAGE: rtaImage ]

of Afdruk ticket

[ IMAGE: rtaImage ]

.

Of u kan dit automatisch laten afdrukken na het opslaan van elke bestelling via parameter 53.

[ IMAGE: rtaImage ]

Via parameter 65 geeft u aan of dit op de A4 printer of op de ticketprinter wordt afgedrukt.

[ IMAGE: rtaImage ]