Via de facturatie buiten aflevering maakt u facturen op, aan aankoopprijs of publieksprijs, die vrij staan van een aflevering. Dit kan u gebruiken om facturen op te maken aan aankoopprijs zoals voor eigen gebruik, of facturen buiten de stock, zoals het doorfactureren aan collega’s bij groepsaankopen.
Aanmaken factureringsadres
Ga naar Fiches – Factureringsadres
Klik bovenaan op Nieuw
In het tabblad Identificatie vult u volgende gegevens in:
Naam: wij raden aan om het factureringsadres in hoofdletters in te geven opdat het verschil tussen een patiënt en een klant duidelijk is
Korte naam: is gelijk aan de verkorte versie van de naam, indien het vak te klein is wordt deze naam gebruikt
Type factureringsadres: dit is administratief. Bijvoorbeeld: apotheek, indien verkopen tussen 2 apotheken
Status: moet op 'actief' staan. Indien het factureringsadres niet meer wordt gebruikt, kan dit op 'geschrapt' gezet worden zodat dit niet meer terug te vinden is in het opzoekscherm
Taal: Nederlands of Frans, de factuur wordt in deze taal afgedrukt
Adres: verplicht in te vullen, anders kan er geen factuur opgemaakt worden
Telefoon en e-mail: optioneel. Indien u de factuur via e-mail wenst te versturen, moet er een e-mail adres ingevuld worden bij type ‘Facturatie’
In het tabblad Administratief kunt u volgende gegevens invullen:
BTW nummer: optioneel
Kortingsgroep: deze wordt niet toegepast in de module facturatie buiten aflevering.
In het tabblad Facturering vult u volgende gegevens in:
Betaalwijze: Een factuur buiten aflevering heeft altijd uitgestelde betaling als betaalwijze
Vervaldatum betaling/type vervalperiode: Indien gewenst kunt u hier een vervaldatum of vervalperiode ingeven
Aantal kopieën detail: het aantal keer dat de factuur moet afgedrukt worden.Als dit veld niet is ingevuld, wordt de factuur maar één keer afgedrukt.
Lay-out: In facturatie buiten aflevering is er keuze tussen 4 lay-outs
Aflevering apo ondering, A.P.
Aflevering apo onderling, P.P.
Fac buiten stock, aankoop P.
Fac buiten stock, publiek P.
Alle 4 de lay-outs geven geen kassabeweging, maar er is wel omzet via uitgestelde betaling.
Module facturatie buiten aflevering
Toegang tot de module
De module facturatie buiten aflevering vindt u terug via Tools – Facturering tools – Beheer facturen buiten aflevering.
Het is ook mogelijk om deze module te openen vanuit aflevering. Klik onderaan op Facturatie BA.
Aanmaken sectie factuur
Om een nieuwe factuur aan te maken, klik op Aanmaken sectie factuur
Geef het factureringadres in en selecteer het factureringsadres in het tabblad Instelling
Links onderaan staan de lay-out en de kortingsgroep die ingesteld zijn in de fiche van het factureringadres.
Het is nog mogelijk om de lay-out van de factuur te wijzigen. Klik in het veld van de lay-out en volgend venster opent:
U heeft enkel de keuze tussen de 4 lay-outs die beschikbaar zijn voor facturatie buiten aflevering.
⚠️ Let op dat de juiste lay-out wordt geselecteerd voor het maken van deze factuur.
De kortingsgroep die gelinkt is aan het factureringsadres is zichtbaar, maar wordt niet toegepast bij facturatie buiten aflevering. Indien u korting wilt toepassen dient u dit manueel in te geven, per lijn of voor de volledige factuur.
Per lijn: Door een klik in het vakje in de kolom K.
Voor de hele factuur: via het venster met de lay-out
Invoer artikelen
Na het ingeven van een artikel, opent automatisch volgend venster:
De aankoopprijs, datum aankoop, publieksprijs en datum publieksprijs en BTW categorie zijn standaard ingevuld
Volgende gegevens kunt u zelf invoeren:
Pijs per stuk BTWe
Hoeveelheid
Korting %
Korting BTWe per stuk
Het Te betalen bedrag BTWe verandert volgens de ingevoerde gegevens.
Het is ook mogelijk om een vrije tekst toe te voegen aan de factuur.
U kunt hetvolgende ingeven:
Omschrijving
BTW categorie (6, 12 of 21%)
Publieksprijs per stuk
Hoeveelheid
Korting: percentage of kortingsbedag per stuk
Het Te betalen bedrag BTWe verandert volgens de ingevoerde gegevens.
Bevestig met de vink.
Klik op opslaan om de ingevoerde gegevens op de factuur op te slaan
Het is mogelijk om een verzendnota te printen
Afsluiten factuur buiten aflevering
Ga naar Administratie – Facturering – Facturering.
Geef de periode in waarvoor u de factuur wilt laden.
Gebruik ‘geen rekening houden met begindatum’ om alle te factureren artikelen te laden.
Bij de criteria kunt u het factureringadres ingeven.
Klik op Laden.
⚠️ Indien het factureringsadres ook gebruikt wordt in de aflevermodule zal standaard de factuur met de gewone lay-out geladen worden. Om de artikelen ingegeven in facturatie buiten aflevering te laden dient u het criterium lay-out aan te klikken en de lay-out te selecteren die gebruikt is bij het aanmaken van de factuur.
Om de factuur af te sluiten, klik op Factuur afsluiten
of Printen
indien u deze wenst af te drukken.
Nadat de factuur is afgesloten heeft u de mogelijkheid om de factuur via e-mail te versturen.
Wijzigen factuur buiten aflevering
Het is enkel mogelijk om een factuur te wijzigen die nog niet afgesloten is.
Open de module facturatie buiten aflevering, via tools of via de knop in aflevering.
Klik op Fact laden.
Er zijn verschillende criteria om een factuur buiten aflevering te laden.
Na het ingeven van de criteria, bevestigt u.
Alles kan nog aangepast worden.
Indien u alle lijnen gewist heeft is het niet mogelijk om de factuur op te slaan. In dit geval kunt u een vrije tekst van nul euro ingeven om te factuur te kunnen opslaan.
💡 Indien de factuur reeds is opgemaakt, moet de factuur eerst geschrapt worden.
Als deze factuur de laatst opgemaakt factuur is, kan u deze wissen via Tools - Facturering tools - Laatste factuur schrappen
Met een klik op Factuur wissen wordt deze factuur geschrapt en komen de artikelen opnieuw bij 'Te factureren', zodat u deze kan wijzigen en opnieuw afsluiten.
Laden Bestelling in facuratie buiten aflevering
Bestellingen die terug te vinden zijn in facturatie buiten aflevering gaat om artikelen die werden besteld via een interofficina-bestelling (bestellingen tussen apotheken).
U kunt deze bestelling terugvinden via:
Tools > Facturering tools > Facturatie buiten aflevering
Klik op de knop rechts ‘Laden bestelling’ en ga als volgt te werk:
Periode: Geef hier een voldoende ruime periode, bijvoorbeeld van 01/01/2010 tot heden.
Geef bij Artikel de CNK in van het artikel dat u wenst op te vragen en bevestig.
Indien het artikel via facturatie buiten aflevering werd besteld, zal u nu een resultaat te zien krijgen.
Dit resultaat betreft een bestelling van een andere apotheek binnen uw groep die per ongeluk nooit werd gevalideerd of opgeslagen.
💡 Niet-gevalideerde artikelen zijn zichtbaar in CCP in Aflevering als een reservatie op dat artikel, zonder dat er een patiënt aan gekoppeld is.
Zodra u de betreffende bestelling in facturatie buiten aflevering verwerkt door deze te valideren en op te slaan, zal de reservatie op dat artikel in CCP automatisch verdwijnen.