🔗 Source article (Salesforce): Click here
Vanuit CareConnect Pharmacist kunt u voorschriften bij een arts aanvragen op papier of elektronisch.
Bij een elektronische aanvraag worden de voorschriften beveiligd naar de arts verstuurd via Helena Pro. Nadat de arts de voorschriften heeft goedgekeurd en teruggestuurd, zijn ze beschikbaar in WZC Recip-e. Daar kunt u de betrokken voorschotten regulariseren.
De procedure bestaat uit drie stappen:
Controleer of Helena Pro Inbox geactiveerd is.
Maak de voorschriftaanvraag aan en verstuur deze.
Verwerk de ontvangen voorschriften en regulariseer de voorschotten via WZC Recip-e.
1. Controleer de activatie van Helena Pro
Om voorschriften elektronisch bij een arts te kunnen aanvragen, moet Helena Pro Inbox geactiveerd zijn.
Als Helena Pro Inbox nog niet geactiveerd is, moet u dit eerst activeren voordat u elektronische aanvragen kunt versturen.
2. Voorschriften aanvragen
Om een aanvraag voor te bereiden, gaat u naar:
Rapporten –> Afdruk voorschriften
U kunt voorschriftaanvragen genereren op basis van:
Ontbrekende voorschriften
Toedieningsschema's
Medicatieschema's
De periode instellen
De periode is afhankelijk van het gekozen type aanvraag.
Op basis van ontbrekende voorschriften: geef de begin- en einddatum in van de periode waarin de voorschotten werden aangemaakt.
Op basis van toedieningsschema's of medicatieschema's: geef de datum in om de periode vanaf vandaag tot de gewenste datum te bepalen.
Afdruk- en verzendinstellingen
U kunt vervolgens verschillende parameters instellen.
Arikelfiltert
TUH-specialiteiten
Alle artikelen
Multidosefilter
Multidose
Niet-Multidose
Geen filter
Datum voorschrift
Standaard wordt er geen datum op het voorschrift vermeld. Indien gewenst kunt u een specifieke datum instellen.
Verzendwijze van de voorschriften
De voorschriften kunnen:
afdrukken;
elektronisch versturen;
exporteren.
Standaard zijn afdrukken en elektronisch versturen aangevinkt.
Reeds afgedrukt/verstuurd
Vink deze optie aan als u voorschriften die al werden afgedrukt of verzonden opnieuw wilt laden.
Meerdere artikelen per voorschrift afdrukken
Deze optie is standaard aangevinkt. Ze is niet van toepassing op elektronische versturen.
De sorteervolgorde instellen
U kunt de voorschriften sorteren op:
Voorschrijver/Afdeling
Afdeling/Voorschrijver
De selectie verfijnen
U kunt de voorschriften verder selecteren aan de hand van verschillende criteria.
Instelling: zoek op het facturatieadres van de instelling en, indien nodig, de afdeling.
Patiënt: gebruik dit criterium als u alleen de voorschriften van één specifieke patiënt wilt laden.
Voorschrijver: hiermee kunt u onder andere patiënten selecteren op basis van hun huisarts of laatste voorschrijver. De arts wordt in het patiëntendossier vermeld onder het tabblad Familie/Voorschrijver.
Artikel: u kunt zoeken op benaming, CNK of een gescande code.
3. Controleer de verzendwijze van de voorschrijver
In de gegevens van de voorschrijver kunt u instellen hoe de voorschriftaanvragen worden verstuurd.
In het tabblad Identificatie van de voorschrijver kunt u kiezen tussen:
print voorschriften;
voorschriften elektronisch aanvragen via Helena Pro;
exporteer voorschriften naar een extern platform.
Wanneer Voorschriften elektronisch aanvragen wordt aangevinkt, wordt de optie Retour Aanvraag elektronisch voorschrift automatisch geactiveerd.
4. De aan te vragen voorschriften laden
Standaard zijn de criteria Periode, Afdrukinstellingen en Sorteren geactiveerd.
Selecteer vervolgens de nodige criteria voor de instelling, patiënt en/of voorschrijver en klik op Laden.
Als u op Laden klikt zonder een factureringsadres, patiënt of voorschrijver te selecteren, toont het programma een waarschuwingsmelding.
Na het klikken op Laden verschijnt de lijst met voorschriften die aan uw selectie voldoen.
Alle voorschriften zijn standaard aangevinkt.
Per lijn ziet u onder andere:
de factureringsadres en eventueel de afdeling;
de voorschrijver;
de patiënt;
de hoeveelheid;
het artikel;
de datum van het voorschrift, indien ingesteld;
of het voorschrift via Recip-e moet worden aangevraagd.
5. De aanvragen versturen of afdrukken
Er zijn verschillende mogelijkheden.
Voorschriften A4 afdruk/versturen
Als de optie Recip-e is aangevinkt, worden de aanvragen voor de voorschotten elektronisch via Helena Pro verstuurd.
Bij afdruk worden twee voorschriften op één A4-blad afgedrukt.
Formulier afdrukken/versturen
Als de optie Recip-e is aangevinkt, worden de aanvragen voor de voorschotten eveneens elektronisch via Helena Pro verstuurd.
Bij afdruk kan het voorschrift op papier in het formaat van een standaardvoorschrift worden afgedrukt.
A4-lijst afdruk
Met deze optie drukt u een overzicht af van de artikelen waarvoor nog een voorschrift nodig is.
De afdruk bevestigen
Na het afdrukken vraagt het programma of de voorschriften correct werden afgedrukt.
Klik op Yes als de voorschriften correct werden afgedrukt. Ze verdwijnen vervolgens uit de lijst met af te drukken/verzenden voorschriften.
Klik op No als de voorschriften niet correct werden afgedrukt. Zo kunt u ze opnieuw afdrukken of verzenden.
6. Voorschotten regulariseren met WZC Recip-e
Wanneer de arts de elektronische voorschriften goedkeurt, worden ze teruggestuurd en beschikbaar in WZC Recip-e.
Tijdens de aflevering vindt u rechtsboven de knop WZC Recip-e.
Wanneer een nieuw voorschrift door de voorschrijver is goedgekeurd, verschijnt er een rode ster om aan te geven dat er een nieuw voorschrift beschikbaar is.
7. De vier tabbladen van WZC Recip-e
De voorschriften worden over vier tabbladen verdeeld.
Ontvangen voorschriften
Bevat de voorschriften die door de arts werden goedgekeurd.
Vanuit dit tabblad kunt u de automatische regularisatie uitvoeren.
Geweigerde voorschriften
Bevat de voorschriften die door de arts werden geweigerd.
Extra voorschriften
Bevat voorschriften die door de arts werden goedgekeurd, maar al met een ander voorschrift werden geregulariseerd.
Fouten
Bevat voorschriften met een fout waardoor regularisatie niet mogelijk is.
8. Beschikbare informatie per voorschrift
Voor elk voorschrift kunt u onder andere de volgende informatie raadplegen:
RID
Voorschrijver
Datum verschuldigd: datum waarop het voorschot werd aangemaakt
Datum ontvangen: datum waarop u het voorschrift van de arts hebt ontvangen
CNK
Multidose: indien van toepassing wordt hier het Multidose-icoon weergegeven
TUH: indien van toepassing wordt hier het TPE-icoon weergegeven
Zuurstof: indien van toepassing wordt hier het Zuurstof-icoon weergegeven
Naam van het artikel
Opmerking
Manueel: dit vakje is aangevinkt wanneer het voorschrift manueel moet worden geregulariseerd
U kunt voorschriften zoeken op factureringsadres, afdeling en/of patiënt.
Wanneer u Voorschriften die handmatig moeten worden geregulariseerd’ aanvinkt, worden alleen de voorschriften weergegeven die manueel moeten worden geregulariseerd.
9. De filters gebruiken
Overleden patiënten
De beschikbare opties zijn:
Overleden
Niet overleden
Geen filter
Via Afdruk voorschriften kan geen elektronisch voorschrift bij de arts worden aangevraagd voor een overleden patiënt.
Het is echter mogelijk dat een patiënt overlijdt tussen het moment waarop de aanvraag wordt verstuurd en het moment waarop de arts het voorschrift goedkeurt. Het goedgekeurde voorschrift verschijnt dan bij Ontvangen voorschriften, maar kan niet automatisch worden geregulariseerd.
Met deze filter kunt u deze patiënten terugvinden, zodat u manueel een voorschrift voor de regularisatie kunt aanvragen.
Zuurstof
De beschikbare opties zijn:
Enkel
Niet toen
Geen filter
Met deze filter kunt u voorschriften voor zuurstof terugvinden.
Een voorschrift voor zuurstof kan via een ontbrekend voorschrift worden aangevraagd met een vrije tekst waarin de omschrijving van de zuurstof en de CNK's van de producten worden vermeld.
Belangrijk: een voorschrift voor zuurstof kan niet automatisch worden geregulariseerd.
PMI+TUH-producten
Deze filter is alleen van toepassing op Extra voorschriften.
Deze voorschriften kunnen worden afgeleverd omdat ze geen financiële impact hebben voor de patiënt.
10. Beschikbare acties in WZC Recip-e
Auto start
Deze actie is alleen beschikbaar in Ontvangen voorschriften.
Met Auto start start u de automatische regularisatie van de verschuldigde voorschriften. Het systeem probeert de ontvangen voorschriften aan de overeenkomstige voorschotten te koppelen.
Auto stop
Deze actie is eveneens alleen beschikbaar in Ontvangen voorschriften.
Met Auto stop stopt u het automatische regularisatieproces.
Link voorschriften
Deze actie is alleen beschikbaar in Extra voorschriften.
Wanneer u op Link voorschriften klikt, controleert het programma of de extra voorschriften aan nog openstaande voorschotten kunnen worden gekoppeld.
Als regularisatie mogelijk is, worden de betrokken voorschriften naar Ontvangen voorschriften verplaatst. Vervolgens kunnen ze automatisch worden geregulariseerd.
Verwijderen
U kunt de volgende voorschriften verwijderen:
geweigerde voorschriften;
extra voorschriften;
en foutieve voorschriften.
Een voorschrift dat bij ‘Ontvangen voorschriften’ staat, kan niet worden verwijderd.
Samengevat
Om een voorschrift elektronisch aan te vragen en een voorschot te regulariseren:
Controleer of Helena Pro Inbox geactiveerd is.
Ga naar Rapporten –> Afdruk voorschriften.
Stel de gewenste periode en selectiecriteria in.
Controleer of de voorschrijver is ingesteld voor elektronische aanvragen via Helena Pro.
Selecteer de voorschriften en verstuur de aanvraag.
Zodra de arts de voorschriften goedkeurt, verschijnt er een rode ster bij WZC Recip-e.
Open WZC Recip-e → Ontvangen voorschriften.
Gebruik Auto start om de automatische regularisatie te starten van voorschriften die aan voorschotten kunnen worden gekoppeld.
Situaties die niet automatisch kunnen worden geregulariseerd, moeten manueel worden verwerkt.