🔗 Bronartikel (Salesforce): Bekijk het bronartikel
A. Introductie
Met de module Homelink kan u bestellingen die u ontvangt van een rusthuis of woonzorgcentrum eenvoudig controleren. Na controle kan u een Picking lijst afdrukken, producten uit de robot laten komen, etiketten afdrukken en de bestellingen uiteindelijk importeren in CareConnect Pharmacist.
Vervolgens verwerkt u deze bestellingen in twee stappen:
"Voorbereiding" — per patiënt worden de producten (en barcodes) gescand.
"Valideren" — u maakt de verschillende voorschriften aan zodat ze klaar zijn voor tarificatie.
Factureren gebeurt na het leveren van de producten en/of het valideren van de voorschriften.
U kan ook manueel een homebestelling aanmaken in CareConnect Pharmacist om deze vervolgens op dezelfde manier te verwerken.
B. Configuratie
Deze sectie beschrijft hoe u de module Homelink configureert, van bestandslocaties tot automatische ophaling en synchronisatie met Therapielink.
1. Configuratie in de module Homelink
Belangrijk: bij installatie van de module Homelink worden de juiste parameters, instellingen en, indien nodig, de substitutielijst voor u geconfigureerd. Wil u uw configuratie wijzigen, maak dan een ticket aan voor onze helpdesk.
Locatie van Homelink-bestanden aanpassen
Indien gewenst kan u de locatie van uw Homelink-bestanden aanpassen door de juiste URL te selecteren of in te geven bij: - "Locatie nieuwe bestanden" - "Locatie foutieve bestanden" - "Locatie archief"
Automatisch substitueren en bestanden ophalen via Therapielink
Wanneer u automatisch wil substitueren of uw bestanden automatisch wil laten ophalen, selecteert u de vakjes "Ophalen Therapielink" en "Automatisch substitueren". In het veld "Locatie therapielink files" geeft u de juiste URL in.
De keuze hector staat hier nog maar is niet meer van toepassing.
Instellingen toevoegen voor HomeLink- en TherapieLink-bestanden
Vervolgens voegt u elke instelling toe waarvoor u HomeLink- (OR) of TherapieLink- (TH) bestanden wilt importeren.
Onder "Customer ID" geeft u het RIZIV-nummer van de instelling in (met het type MR: 110 of 210).
Wanneer u bestanden via sFTP ontvangt, vult u de juiste gegevens in de kolommen die "FTP" bevatten.
Indien u bestanden via sFTP wenst te ontvangen, vult u de nodige gegevens in (server, login, wachtwoord) en vinkt u "SFTP" aan. Vergeet niet onderaan op "Bewaren" te klikken om uw gegevens op te slaan.
Pickinginstellingen
Voor "Picking" (apotheek of robot) kan u selecteren of de Multidose-producten (robotvlag) al dan niet geselecteerd worden.
Opmerking: de overige opties (bestellen e.d.) werden geconfigureerd voor Pharmawin en zijn niet meer van toepassing.
Vervangingslijst
De vervangingslijst wordt opgeladen door onze helpdesk. Vragen en wijzigingen over de vervangingslijst behandelt de helpdesk.
Afdrukken vanuit Picking
Met de knop "Afdrukken" in het tabblad "Print" kan u de inhoud van een openstaand tabblad afdrukken; dit gebeurt met de printer die standaard is ingesteld in Windows. In het onderstaande voorbeeld wordt de lijst afgedrukt die u terugvindt onder "Picking apotheek" in het menu "Picking":
2. Configuratie in CareConnect Pharmacist
Om gegevens uit te wisselen tussen Homelink en CareConnect Pharmacist (CCP), moet u de instellingen aanmaken als factureringsadres in CCP
Configuratie Facturatieadres:
Ga naar "Fiches" > "Factureringsadres".
Vul op het tabblad "Administratief" het referentienummer van Homelink in:
Dit referentienummer vindt u terug in de naam van het bestand dat in Homelink werd geïmporteerd:
Dit nummer bestaat uit 16 karakters en is meestal opgebouwd uit het BTW-nummer van het Home, voorafgegaan door een aantal nullen.
Configuratie Parameters voor homebestelling en stocklocatie Multidose
Via parameter 147 bepaalt u hoe u bestellingen voorbereidt: ofwel scant u systematisch producten (per stuk), ofwel valideert u bestellingen globaal (globaal).
Via parameter 242 stelt u in of u de Multidosis-vlag volgt die met de Therapielink wordt meegegeven, of dat u deze controleert in CareConnect Pharmacist.
Parameter 243 laat u toe om al dan niet de artikelen met Multidosis-vlag weer te geven tijdens de voorbereiding van uw homebestelling:
Via parameter 117 stelt u in of de stock van de artikelen met Multidosis-vlag al dan niet wordt beheerd in CareConnect Pharmacist. Als u deze stock beheert in CCP, vermindert deze bij de voorbereiding van uw homebestelling:
Wanneer u een homebestelling ontvangt met een TPE-artikel dat niet in Multidosis wordt beheerd en dit artikel niet beschikbaar is, opent het scherm "Stockanomalie" zich. Zo kunt u dit artikel makkelijker in reservatie plaatsen als u parameter 214 heeft geactiveerd:
Afhankelijk van parameters 22 en 25 verschijnt bij de voorbereiding van een homebestelling een melding wanneer er interacties en/of contra-indicaties zijn voor deze verkoop of voor deze patiënt. Om te vermijden dat u bij elke aflevering of bij elke voorbereiding van een homebestelling dezelfde meldingen over interacties en contra-indicaties telkens opnieuw moet valideren, werd ook parameter 240 toegevoegd:
Configuratie Etiketten afdrukken
Tijdens de voorbereiding van uw bestelling kunt u patiënt- en productlabels automatisch laten afdrukken. Vink hiervoor deze opties aan op het tabblad "Facturering" van de fiche van uw factureringsadres:
Bij de ingave van een Multidosisartikel in een verkoop of levering aan een patiënt van een factureringsadres worden deze niet afgedrukt. Voortaan wordt de volgende volgorde toegepast:
Afdruk van het label voor patiënt 1, gevolgd door de productlabels van patiënt 1
Afdruk van het label voor patiënt 2, gevolgd door de productlabels van patiënt 2
De "Korte naam" van de instelling (in te geven op het tabblad "Identificatie") wordt vermeld op het productlabel:
Via de opties "Afdruk ticket bij bestelling" en "Afdruk van een ticket gereserveerd bij levering" geeft u aan of er een ticket of een reservatiebon moet worden afgedrukt bij de voorbereiding van een homebestelling. Als u beide opties aanvinkt, wordt bij de voorbereiding van uw homebestelling een ticket afgedrukt met de afgeleverde artikelen, en ook een reservatiebon met de gereserveerde, niet-betaalde artikelen. Op het kasticket worden noch de Multidosis-artikelen, noch de artikelen "gereserveerd niet betaald" afgedrukt:
Configuratie Agenda
Speciale bestelling voor levering aan het home
Bij de voorbereiding van de levering is het gemakkelijker om een bestelling te ontvangen die alleen de producten bevat die aan het home moeten worden geleverd. Daarom kunt u een automatische bestelling maken die alleen deze producten bevat. Parameter 157 bepaalt of er rekening wordt gehouden met de voorraad bij het maken van uw bestelling. CareConnect Pharmacist stelt standaard voor om rekening te houden met de voorraad bij het maken van een bestelling (parameter op "Ja"), maar als u liever alle artikelen bestelt, kan de parameter worden gewijzigd (parameter op "nee").
Ga hiervoor naar "Configuratie" > "Agenda", klik op "Toevoegen" en kies een opdracht van het type "Bestelling". Configureer de taak zoals in het voorbeeld hieronder en kies uw leverancier:
Bovenstaande bestelling bevat alleen artikelen die door het rusthuis zijn besteld, met uitzondering van de artikelen die worden geleverd door een voorkeursleverancier.
Geef op het tabblad "Activering" de frequentie van de taakuitvoering op. Bijvoorbeeld: elke week om 9 uur, door aan te duiden op welke dagen van de week de bestelling moet worden geleverd (de bestelling wordt alleen verzonden als er producten te bestellen zijn).
Opgelet: deze bestelling moet worden geplaatst na het importeren van de bestellingen in CareConnect Pharmacist en vóór het verzenden van de volgende automatische bestelling.
Er verschijnt een nieuw type tabblad in het voorstel voor bestelling. Het "kleine huisje"-icoon geeft aan dat het om een homebestelling gaat:
Wanneer de bestelling wordt geplaatst, raden wij u aan om deze niet te accepteren — dit gebeurt automatisch tijdens de voorbereidingsfase.
C. Verwerking in de module Homelink
1. Ophalen van nieuwe bestellingen
We raden u aan om minstens één keer per dag na te gaan of het rusthuis nieuwe bestellingen heeft verzonden. Dit doet u in twee stappen: eerst haalt u de bestellingen op, vervolgens importeert u ze in CareConnect Pharmacist.
Wanneer Homelink is opgestart, wordt op de achtergrond automatisch gecontroleerd of er nieuwe bestellingen opgehaald kunnen worden. Nieuwe bestellingen worden weergegeven in het bovenste venster van de sectie "Laden".
U kan hier afzonderlijke bestellingen selecteren voor verwerking door op "Inladen" te klikken. Alle bestellingen kunnen in één keer worden geïmporteerd in Homelink door te klikken op "Alle inladen".
De bestellingen verschijnen nu in het onderste kader. In dit stadium kan u meerdere bestellingen samenvoegen door ze te selecteren en op "Samenvoegen" te klikken. Wenst u een bestelling toch niet te verwerken, selecteer deze dan en klik op "schrappen".
2. Simulatie
Met een simulatie bekijkt u de inhoud van een bestelling voordat u ze importeert in CareConnect Pharmacist. Hiervoor gaat u naar het menu "Simulatie", selecteert u het rusthuis en de bestelling, en klikt u op de knop "Simuleer".
Opgelet: u kan slechts één bestelling tegelijk simuleren. Wilt u een simulatie van meerdere bestellingen, dan moet u deze eerst samenvoegen onder "Laden".
Verschillende tabbladen geven informatie over de volledige inhoud van de bestelling, waaronder: - product- en stockinformatie - magistrale bereidingen - patiëntgegevens - attestinformatie
Gegevens die in het rood worden weergegeven, wijzen op een probleem. In het tabblad "Stock" kan dit bijvoorbeeld wijzen op onvoldoende voorraad van het product in de apotheek om de bestelling te kunnen leveren. In het tabblad "Attestinformatie" kan dit een attestnummer zijn waarvoor nog geen geldigheidsduur werd ingegeven.
a. Tabblad "Simulatie rusthuisbestelling"
Dit tabblad bevat de volgende onderdelen:
Te bestellen: artikelen in de bestelling die niet op voorraad zijn
U kan deze lijst afdrukken met de knop "Print", om de bestelling manueel in te geven in CareConnect Pharmacist. We raden aan om een aparte bestelling te configureren voor uw leveringen in CareConnect Pharmacist. Onze helpdesk kan u hierbij helpen.
Probleemproducten: de CNK is niet bekend in CareConnect Pharmacist of werd uit handel genomen.
Het is mogelijk om de CNK te corrigeren of om deze producten te schrappen, zodat ze niet in CareConnect Pharmacist worden geïmporteerd. U kan deze lijst ook afdrukken om ze aan het rusthuis te bezorgen voor correctie.
Geschrapte probleemproducten: probleemproducten die werden geschrapt.
Ook deze lijst kan worden afgedrukt, zodat u het rusthuis kan vragen de producten te controleren.
Stocksimulatie: producten besteld met de aanwezige voorraad in CareConnect Pharmacist
Door op + te klikken, ziet u in detail de locaties en toegewezen voorraad van het product.
Robotproducten: producten die zich bevinden in de stocklocatie robot in CareConnect Pharmacist
Overzicht attesten: een kort overzicht van de attestplichtige producten
b. Tabblad "Bereidingen"
Het tabblad "Bereidingen" toont de verschillende magistrale bereidingen die door het rusthuis zijn besteld. Ze worden weergegeven met de naam van de patiënt, de CNK (toegekend volgens uw formularium), het nummer van de magistrale bereiding (indien toegekend), de beschrijving (indien toegekend), de hoeveelheid, en of deze bereiding de vlag Multidose (robot) meekreeg. Om etiketten af te drukken klikt u op de knop "Labels"; voor een bereidingsfiche klikt u op "Maak product".
c. Tabblad "Producten"
Het tabblad "Producten" toont details van alle producten in uw homebestelling: de hoeveelheid, of het product gemarkeerd is als VOS (DCI) of uit handel (UH), of het werd vervangen door automatische substitutie (CNK van het oorspronkelijke product), het kamernummer, en of het rusthuis een Multidose-vlag (robot) heeft toegekend. Kompressen vindt u in dit tabblad terug (en niet onder Bereidingen), omdat ze als producten worden beschouwd.
Als het vakje "MD" is aangevinkt, wordt het product via Multidose geleverd. Rode lijnen geven een tegenstrijdigheid aan tussen de Multidose-vlag en het formularium in CareConnect Pharmacist: het artikel staat niet in het apotheekformularium.
Door op een detail te klikken, kan u de gegevens indien nodig corrigeren.
Let erop dat u wijzigingen doorgeeft aan het rusthuis, zodat u bij een volgende bestelling niet dezelfde aanpassingen hoeft te maken. Indien nodig kan de helpdesk u helpen om de parameters (242 en 243) voor de Multidosis-vlag in CareConnect Pharmacist te optimaliseren.
Gebruik de knop "Bewaar" om (gewijzigde) informatie op te slaan, "Substitueer" om op dat moment een substitutie toe te passen als de automatische substitutie niet werd geconfigureerd, en "Schrappen" om een product uit de bestelling te verwijderen.
d. Tabblad "AttestInformatie"
Tijdens de simulatie worden bestaande en nieuwe attesten uit CareConnect Pharmacist weergegeven, waarbij een beroep wordt gedaan op hoofdstuk IV. Attesten die zonder geldigheidsdatum werden verzonden, worden hier in het rood weergegeven.
e. Tabblad "Patiënten"
Het tabblad "Patiënten" toont de patiënten uit het bestand, met de actueel beschikbare informatie: naam, voornaam, INSZ, verzekeringsgegevens, geboortedatum, geslacht, locatiegegevens (indien beschikbaar), MyCareNet-check en de vlag voor kortverblijf. Door op een detail te klikken, kan u dit eventueel corrigeren en vervolgens op "Bewaar" klikken.
3. Importeren van de bestelling in CareConnect Pharmacist
Nadat u uw homebestelling(en) hebt gecontroleerd en eventueel aangepast onder "Simulatie", importeert u deze in CareConnect Pharmacist via het menu "Import". Selecteer de gewenste bestelling (naam van de instelling gevolgd door het volgnummer van het order) en klik vervolgens op "Import" naast de opdrachtregel:
Bij het importeren worden artikelen met de vlag "Zonder voorschrift" geïmporteerd als vrije verkoop bij de voorbereiding. Deze artikelen moeten daardoor niet meer gevalideerd worden.
4. Samenvoegen
Met het menu "Samenvoegen" kunt u verschillende homebestellingen (orders) samenvoegen nadat ze werden ingeladen.
Na het selecteren van een instelling selecteert u een order en voegt u deze met de "+"-knop toe aan de lijst. U kunt een order verwijderen met de "-"-knop. Wanneer de homebestellingen zijn samengevoegd, klikt u op de knop "Samenvoegen".
Met de "++"-knop kunt u, na het selecteren van een instelling, alle bestellingen van deze instelling in één keer samenvoegen.
5. Picken
Na het importeren kunt u onder "Picken" een lijst afdrukken van de producten die u uit voorraad moet nemen om de homebestelling klaar te maken. Nadat u het rusthuis en de bestelling hebt geselecteerd, klikt u op "Picking apotheek".
In het scherm dat opent, vindt u de lijst met producten terug die u in de apotheek moet picken:
Met de knop "Picking robot" kunt u producten uitwerpen die zich in de stocklocatie van de robot bevinden. Het picken per robot gebeurt per afdeling, en u kunt de poort (PickChannel) kiezen waarlangs de producten worden uitgeworpen.
Nadat een bestelling aan de wachtrij werd toegevoegd, kunt u deze naar de robot sturen door op "Verstuur" te klikken.
U kunt de productenlijst afdrukken door in het tabblad "Print" op "Afdrukken" te klikken.
D. Verwerking in CareConnect Pharmacist
Deze sectie beschrijft hoe u een homebestelling verwerkt en voorbereidt in CareConnect Pharmacist, van de toegang tot de module tot de uiteindelijke validatie van de bestelling.
1. Toegang tot module homebestelling
U krijgt toegang tot een homebestelling via Levering of Bestelling, door onderaan het scherm op het tabblad "Levering" te klikken:
Wanneer u in dit venster komt, zijn de volgende acties mogelijk:
Een homebestelling voorbereiden
Een homebestelling valideren
Een klantenbestelling voorbereiden
Manueel een homebestelling aanmaken
Voorbereiding van een homebestelling
Om een homebestelling voor te bereiden klikt u op "Voorb. H.". In het pop-upscherm dat verschijnt, selecteert u de gewenste homebestelling aan de hand van de selectiecriteria Instelling, Afdeling en Patiënt:
In dit venster kunt u ook filteren op specialiteiten met of zonder de vlag Multidose, op af te leveren of niet-af te leveren producten, en op afzonderlijke bestellingen die nog niet, gedeeltelijk of volledig zijn voorbereid.
Bestellingen die nog moeten worden voorbereid, zijn bestellingen waarvoor nog geen producten uit voorraad werden genomen. Gedeeltelijk voorbereide bestellingen zijn bestellingen waarvan al een deel van de producten werd geleverd. Voorbereide, niet-gevalideerde bestellingen zijn bestellingen waarbij alle artikelen al uit voorraad werden genomen.
Wanneer u uw selectie bevestigt, verschijnt een lijst met patiënten voor wie een bestelling moet worden voorbereid. Na het selecteren van een patiënt ziet u de details van de bestelling.
Bevat uw homebestelling slechts 1 patiënt, dan gaat u meteen door naar dit detailscherm:
Geleverde en gereserveerde hoeveelheid
In het venster "Gedetailleerde ontvangst" staat de geleverde hoeveelheid standaard op 0. Deze neemt toe bij elke doos die u scant, terwijl de gereserveerde hoeveelheid op dezelfde manier vermindert. Levert u een deel van de producten niet, dan blijft er een gereserveerde hoeveelheid over die later kan worden geleverd.
Bij "Globale ontvangst" is de geleverde hoeveelheid gelijk aan de gevraagde hoeveelheid. U moet de barcodes wel scannen om ze te registreren (de hoeveelheid neemt hierbij niet toe). Scant u ze niet, dan vraagt CareConnect Pharmacist u om ze manueel in te voeren. Levert u niet alle producten, dan kan de geleverde hoeveelheid worden aangepast, waardoor de te leveren (gereserveerde) hoeveelheid toeneemt.
Vermindert u de geleverde hoeveelheid, dan neemt de te leveren hoeveelheid toe. Bij het bevestigen van het venster wordt deze wijziging verwerkt en wordt de te leveren hoeveelheid gereserveerd.
Pathologie en farmaceutische zorg
De pop-up om een pathologie aan een patiënt te koppelen verschijnt enkel bij de voorbereiding van een homebestelling. De velden "Pathologie" en "Farmaceutische zorg" zijn aanklikbaar tijdens zowel de voorbereiding als de validatie:
Type product en vervaldata
Bevindt het te leveren product zich in het type Homebestelling, dan verschijnt een pictogram dat aangeeft dat het product uit de bak van de groothandel moet worden genomen.
Door op dit vakje te klikken, ziet u of een deel van de dozen uit voorraad moet worden genomen.
Bij de voorbereiding van een homebestelling opent het scherm voor vervaldata zodra er een vervaldatum geselecteerd of ingegeven moet worden.
Wijzigingen tijdens de voorbereiding
U kunt tijdens de voorbereiding een product toevoegen door het te scannen of erop te klikken. Via de knop "Vrije verkoop" kan u ook manueel een vrije verkoop ingeven met uitgestelde betaling. Deze vrije verkopen dienen niet meer gevalideerd te worden.
Als u een specialiteit niet wilt leveren, selecteert u deze specialiteit en klikt u op "Niet leverbaar". De gevraagde hoeveelheid wijzigt dan naar 0.
Als u slechts een deel van een specialiteit levert en de rest niet levert (ook niet later), geeft u de Te leveren hoeveelheid in en klikt u vervolgens op "Niet leverbaar". De gevraagde hoeveelheid neemt dan de waarde van de geleverde hoeveelheid over en de te leveren hoeveelheid gaat naar 0.
Het aantal tabbladen hangt af van het aantal voorschriften dat door het rusthuis werd ingevoerd, maar er is altijd een tabblad "Contant". Via de Transferknop kan u een product dat niet zal worden terugbetaald totdat de voorschriften zijn geregulariseerd, verplaatsen naar de sectie "Contant". Als u factureert voordat u de voorschriften hebt ontvangen en u niet zeker bent dat een product zal worden terugbetaald, kunt u het aan de volledige prijs factureren door het te verplaatsen naar het tabblad "Contant":
Specifieke situaties tijdens de voorbereiding
Wanneer voor een specialiteit een attest moet worden afgeleverd, controleert CareConnect Pharmacist of er voor deze patiënt een geldig attest aanwezig is. Is dit het geval, dan wordt de specialiteit terugbetaald; is dit niet het geval, dan wordt de volledige prijs aangerekend. Het attest kan echter nog worden geregistreerd bij de validatie van de voorschriften.
Het rusthuis kan een attestnummer doorsturen voor de specialiteiten die een dergelijk attest nodig hebben. In dat geval wordt het attest, als het nog niet bestaat, aangemaakt en wordt de specialiteit aangerekend aan het verlaagde terugbetalingstarief. Als de geldigheidsdatums door het rusthuis echter niet werden doorgegeven (rode lijnen in Homelink), moeten deze opnieuw worden ingevoerd tijdens de validatie van de verkoop.
Wanneer een magistrale bereiding door het rusthuis wordt doorgestuurd, wordt deze weergegeven als vrije tekst die verwijderd en vervangen kan worden door de chemische samenstelling. Als het rusthuis de bereiding heeft ingevoerd met het juiste nummer, volstaat het om de bereiding te openen en het nummer dat door het rusthuis werd gecommuniceerd opnieuw in te lezen.
Wanneer een zeer dure inwisselbare specialiteit wordt besteld, vervangt CareConnect Pharmacist deze automatisch door een specialiteit uit dezelfde cluster. Er wordt een specialiteit voorgesteld die op de goedkoopste lijst staat, op voorraad is en de beste marge heeft.
Tijdens de voorbereiding van een geïmporteerde homebestelling kan u zelf nog een sectie (vrije verkoop of voorschrift), specialiteit, magistrale bereiding of vrije tekst toevoegen.
Als u een robot heeft, worden de producten die zich in de robot bevinden op dezelfde manier uitgeworpen als bij aflevering (parameter 74).
Gedeeltelijke levering
Het is mogelijk dat u niet alle producten van een homebestelling in één keer aflevert. Als u van plan bent deze producten later te leveren, vermindert u de Geleverde hoeveelheid zodat de Te leveren hoeveelheid toeneemt. Bij het opslaan van de levering worden reservatiebonnen afgedrukt om de regularisatie te vergemakkelijken.
Reserveringen van een homebestelling zijn gemakkelijk te herkennen aan het pictogram van een instelling:
Wanneer u een reservering van een homebestelling wenst te regulariseren, heeft u de volgende mogelijkheden:
U scant de reservatiebon.
U heropent de voorbereiding van de bestelling.
U selecteert de reservatie in de schuldfiche van de patiënt door diens naam in te voeren.
Opgelet: de regularisatie van een reservering gebeurt enkel in de factureringsmodule.
Manueel een homebestelling aanmaken
Dit onderdeel beschrijft hoe u manueel een homebestelling aanmaakt. Door op de knop "Aanmaken Homebestelling" te klikken, opent een pop-upscherm waarin u de instelling (en eventueel de afdeling) ingeeft waarvoor u een manuele homebestelling wil aanmaken:
Er verschijnt een scherm dat vergelijkbaar is met dat van levering:
Er verschijnt een lege sectie met voorschriften, zodat u meteen de patiënten en de specialiteiten kan invoeren. Bij het invoeren van patiënten wordt de zoekactie alleen uitgevoerd bij patiënten die tot deze instelling behoren.
Vervolgens kan u de gewenste specialiteiten handmatig scannen of invoeren. Door op het veld "Geleverde hoeveelheid" te klikken, kan u deze waarde wijzigen.
Als de patiënt verzekerd is, wordt het product weergegeven aan terugbetalingstarief.
Als u specialiteiten ingeeft waarvoor een barcode nodig is, moet deze worden gescand.
Wanneer een specialiteit wordt ingevoegd, verschijnt de volgende informatie:
de "Naam" van de specialiteit
de "Gevraagde hoeveelheid": aantal door de patiënt gevraagde dozen
de "Geleverde hoeveelheid": aantal dozen die voor levering uit voorraad werden genomen
de "Te leveren hoeveelheid": aantal nog te leveren dozen (bij het plaatsen van een bestelling is wijziging van deze hoeveelheid nog niet mogelijk)
de "Publieksprijs" per eenheid en de betaalde prijs
andere informatie (zoals eerste afgifte)
Met de F1-toets maakt u een nieuwe sectie van het type "Vrije verkoop" aan. Vervolgens kan u de patiënt en producten invoeren.
Met de F2-toets maakt u een nieuwe sectie van het type "Voorschrift" aan. Deze nieuwe secties kunnen op naam van dezelfde patiënt of op naam van een andere patiënt van de instelling gemaakt worden. Het is echter aan te raden om tussen elke nieuwe patiënt uw leveringen op te slaan: zo wordt een individueel ticket afgedrukt en een nieuwe lege sectie geopend, steeds op naam van de instelling.
Met de knop "Stop voorb." stopt u de registratie van de bestelling, bijvoorbeeld wanneer u klaar bent of wanneer u wil overgaan naar de invoer voor een andere instelling.
Door op "Totaal" te klikken, krijgt u onmiddellijk toegang tot de vaste gegevens van de instelling.
Bij het invoeren van een specialiteit wordt de "Gevraagde hoeveelheid" gewijzigd naar 1, en de "Geleverde hoeveelheid" eveneens. Na het opslaan wordt het product uit voorraad genomen.
Wanneer u manueel een homebestelling aanmaakt en u meerdere stuks van een artikel ingeeft, worden er evenveel schulden gecreëerd als er verpakkingen van het artikel worden geleverd. Zo kan u de schulden op verschillende voorschriften regulariseren. Na het opslaan van dit voorschrift worden er 2 schulden van het type "Homebestelling" aangemaakt.
Om een artikel te kunnen reserveren, configureert u via Configuratie > Interface gebruiker de knoppen in het scherm "Voorbereiding homebestelling / Selectie":
Validatie van uw homebestelling
Validatie van een homebestelling wordt gebruikt om de registratie van voorschriften te voltooien, zodat ze klaar zijn voor tarifering. U kan dit doen vanuit aflevering (volledig of gedeeltelijk), via de schuldfiche van één bepaalde patiënt, of vanuit de leveringsmodule (geheel of gedeeltelijk):
Door op "Val. Home" te klikken, kan u via een pop-upscherm de instelling (en afdeling) en periode ingeven van de homebestellingen die u wenst te valideren. U kan aanvinken of u zelf de patiënten wil ingeven in het opzoekveld:
U kan een bepaalde besteldatum selecteren, of alle datums in één keer. Door het venster te valideren, verschijnt de lijst met patiënten. Door de optie "Na selectie van het home, de patiënten manueel opzoeken op naam in het opzoekveld" aan te vinken, kan u de naam van de patiënt invoeren en onbesliste voorraad openen om de verkoop te valideren. Als een patiënt uit de lijst wordt geselecteerd, kan u de verkoop zien die overeenkomt met de bestelling. Alleen de nodige informatie moet nog worden ingevuld zodat alles in orde is (zoals voorschrijver of attest).
Het scherm voor validatie is hetzelfde als het scherm voor aflevering, behalve dat de producten niet uit voorraad worden genomen wanneer de verkoop wordt geregistreerd. Zo kan u specialiteiten nog op een ander voorschrift zetten, en worden alle automatische controles uitgevoerd. Voor specialiteiten met attest kan u het nummer en de geldigheid ingeven indien deze niet werd meegegeven tijdens de import of voorbereiding.
Na het opslaan gaat u direct naar de bestelling van de volgende patiënt. U kan terugkeren naar de lijst met patiënten door op de knop "Laatste Lst." te klikken.
Wanneer u in aflevering een specialiteit aflevert waarvoor al een homebestelling is gecreëerd, krijgt u een waarschuwing dat deze patiënt u voor deze specialiteit nog een voorschrift verschuldigd is, en dat dit geregulariseerd dient te worden in de module "Levering".
U heeft hiervoor 2 opties:
Toch afleveren: zonder de schuld te regulariseren
Niet afleveren
Wanneer u bij uw validatie een bepaald voorschrift niet opslaat, zal dit nummer hergebruikt worden. Bij validatie door opzoeking van de patiënt, werden in dit geval de voorschriftnummers al gerecupereerd.
Validatie wijzigen
Tijdens de validatie van een homebestelling kan u op elk moment nog een specialiteit (scannend of manueel), bereiding of vrije tekst toevoegen. Het is hier ook mogelijk om nieuwe tabbladen van het type "Voorschrift" of "Vrije verkoop" toe te voegen via de knoppen:
Als u geen voorschrift heeft ontvangen, kan u het voorschrift altijd wijzigen naar vrije verkoop door op de hoofding van de sectie te klikken. U kan dan een ander "Type sectie" aanvinken:
Rapporten homebestellingen
Deze sectie beschrijft de rapporten die u kan gebruiken bij het verwerken van homebestellingen.
Pickinglijst van de homebestellingen — Dit rapport vindt u via "Administratie" > "Rapporten" > "Schulden / Onafgewerkt". Het laat u toe een pickinglijst af te printen van de specialiteiten die bij een homebestelling horen, zodat deze klaargezet of uitgeworpen kunnen worden om aan het home te leveren.
Homebestelling — Dit rapport vindt u via "Administratie" > "Facturering". Het geeft een overzicht van de stand van zaken van de homebestellingen: welke artikelen nog geleverd, gefactureerd of getarifeerd moeten worden.
Verzendnota met substitutie — Dit rapport vindt u via "Administratie" > "Facturering". Hierop ziet u welke producten gesubstitueerd werden: zowel het oorspronkelijk voorgeschreven product als het substitutieproduct dat afgeleverd werd.
Facturering homebestellingen
Deze sectie beschrijft hoe u homebestellingen kan factureren.
U kan op 2 manieren factureren voor homebestellingen:
U factureert alles in 1 keer, na het leveren van de producten en het valideren van de verkopen.
U factureert meteen na levering en, indien nodig, opnieuw na de validatie van de verkopen, als dit prijswijzigingen teweegbrengt.
De facturering gebeurt via "Administratie" > "Facturering".
Verwerken van Multidose-artikelen
Deze sectie beschrijft hoe Multidose-specialiteiten worden verwerkt bij homebestellingen.
Indien de apotheek bepaalde specialiteiten via CareConnect Multidosis aflevert, kan een instelling deze specialiteiten aanduiden met een Multidosis-vlag (robotvlag). Deze specialiteiten krijgen in CareConnect Pharmacist het Multidose-icoon in de cel "Info":
Het is mogelijk dat de instelling, bij het doorsturen van de voorschriften, bepaalde specialiteiten aanduidt als Multidose-specialiteiten, terwijl deze in CareConnect Pharmacist nog niet als dusdanig gekend zijn. Wanneer een specialiteit met Multidosis-vlag wordt ontvangen terwijl het factureringsadres, de patiënt of de specialiteit niet als Multidosis aangeduid zijn, verschijnt er een melding om u hierop attent te maken. U kan dan het volgende doen om de aflevering correct te laten verlopen:
In de "Voorbereiding" verwijdert u de vlag door de lijn te selecteren, vervolgens in de cel "Info" te klikken en de vlag te verwijderen.
U kan het factureringsadres, de patiënt of de specialiteit aanduiden als Multidosis.
Stockbeheer in CareConnect Pharmacist
Deze sectie beschrijft hoe het stockbeheer verloopt wanneer de voorraad in CareConnect Pharmacist wordt beheerd.
Als de voorraad in de apotheek wordt beheerd, vermindert de stock bij de voorbereiding van uw homebestelling en moet de barcode worden gescand.
Stockbeheer in CareConnect Multidose
Deze sectie beschrijft hoe het stockbeheer verloopt wanneer de voorraad in CareConnect Multidose wordt beheerd.
Indien de stock in CareConnect Multidose wordt beheerd, vermindert de stock niet tijdens de voorbereiding en wordt de barcode later opgehaald. Daarom krijgt de cel "Barcode" de status "geen code":
Deze status is ook zichtbaar bij het nakijken van de voorschriften. Voorschriften zonder barcode zijn opgeschort voor tarificatie: wanneer u via "Administratie" > "Tarifering" de lijsten voor de tarificatie laadt, ziet u bij de opgeschorte voorschriften ook deze met een ontbrekende barcode.
Voor het ophalen van uw barcodes heeft u 3 mogelijkheden:
- Ophaling van barcodes via Beheer Multidose — Het ophalen van de barcodes gebeurt via het menu "Tools" > "Beheer Multidose" > "Barcode". Door te filteren op periode zal Multidose alle barcodes die met die periode overeenkomen verzenden en koppelen aan de overeenstemmende voorschriften.
- Wijziging van de status naar 'Geen barcode' — Als u het artikel zonder barcode wil tariferen, wijzigt u de status naar "Geen barcode". Na het opslaan wordt dit voorschrift gedeblokkeerd voor de tarifering en worden alle bestellingen getarifeerd.
- Wijziging van de status naar 'UBC niet-geleverd' — Indien u niet wilt dat het product zonder barcode in het tarificatiebestand wordt opgenomen, maar de rest van het voorschrift wel getarifeerd moet worden, zet u de status van het artikel om naar "UBC niet-geleverd". Na het opslaan wordt het voorschrift gedeblokkeerd en worden alle producten getarifeerd, BEHALVE het product waarvoor de ontbrekende UBC-status is ingesteld. Dit artikel wordt dus aan het rusthuis gefactureerd aan terugbetalingstarief, maar de derde-betalersregel wordt niet aangevraagd aan het RIZIV.