🔗 Bronartikel (Salesforce): Klik hier

Inhoud van dit artikel:

Gebruik dit artikel om de FMD-verplichting (Falsified Medicines Directive) correct te configureren en te gebruiken in CareConnect Pharmacist. U leert hoe u uw apotheek verbindt met het verificatiesysteem van BeMVO, hoe u de 2D-barcode verifieert bij aflevering, hoe u de FMD-status van een verpakking manueel aanpast, en welke rapporten u hierover kan raadplegen.

Op 9 februari 2019 werd de Falsified Medicines Directive (FMD) van kracht. Deze Europese wet moet voorkomen dat vervalste geneesmiddelen in het reguliere distributiekanaal terechtkomen en verplicht de apotheker om de authenticiteit van een geneesmiddel na te gaan op het moment van aflevering aan de patiënt.

Hiervoor scant u een 2D-barcode in plaats van de unieke barcode (UBC). Als de gegevens van de verpakking overeenkomen met de gegevens in het verificatiesysteem van BeMVO, mag u de verpakking met een gerust hart afleveren.

Na het afsluiten van een verkoop worden alle afgeleverde verpakkingen met de FMD-status 'Actief' automatisch gedecommissionneerd. Dit wil zeggen dat de FMD-status van de verpakking wijzigt van 'Actief' naar 'Inactief' op de server van BeMVO.

De FMD-richtlijn brengt een aantal veranderingen en nieuwe verplichtingen met zich mee die een invloed hebben op uw apotheek:

Controleer elke ochtend - bijvoorbeeld bij het aanvragen van uw eHealth-token - of uw apotheek connectie heeft met FMD. Er is connectie wanneer er een groene V staat:

Staat er geen groene V, dan wordt er een actie van u verwacht.

Rood kruis:

Rood uitroepteken:

Geel icoon met uitroepteken:

Om een geldige connectie tot stand te brengen met het verificatiesysteem van BeMVO dient u drie zaken correct uit te voeren:

Elke procedure wordt hieronder beschreven. Enkel wanneer u deze 3 zaken correct uitvoert, is er een geldige connectie met BeMVO.

Om uw apotheek te kunnen verbinden met het verificatiesysteem, dient u uw FMD-certificaat aan te vragen. Klik hiervoor op de knop "FMD" op het startscherm van CareConnect Pharmacist:

Het volgende scherm opent zich:

Klik op de knop "Certificaat aanvragen". Het volgende scherm opent zich:

Breng hier de gegevens in die u in de loop van februari 2019 ontvangen heeft en klik op "OK":

Bij "Gebruiker" neemt u de code die naast "LOGIN – User Name" staat. Het wachtwoord is de code naast "Initial Password".

Herinnering: uw gebruikersnaam en initiële paswoord worden u per e-mail bezorgd. De TAN-code ontving u per post.

Aandacht: de TAN-code blijft 45 dagen beschikbaar, dus wacht niet om deze procedure uit te voeren.

De onderstaande tabel geeft een overzicht van de gegevens die u hiervoor nodig heeft:

Vervolgens opent een scherm om het initiële paswoord te wijzigen:

Creëer een nieuw paswoord volgens de vereisten die hier beschreven staan. Bewaar dit paswoord goed! Corilus kan niks ondernemen in geval van verlies van het paswoord.

Sla de wijzigingen op door op "OK" te klikken.

Ondertussen is het certificaat ontvangen, en dit wordt gemeld met het volgende venster:

Klik op "OK" om dit te sluiten. In het hoofdscherm staat het certificaat nu ingevuld, en de geldigheid wordt aangeduid:

Wanneer u het vorige scherm sluit, merkt u dat het FMD-icoon geel kleurt met een rood uitroepteken:

Klik op deze knop. Er wordt u gevraagd om de gebruiksvoorwaarden van BeMVO te accepteren:

Vink het vakje "Ik aanvaard de gebruiksvoorwaarden" aan en druk op "Sluiten".

Vanaf nu is uw apotheek verbonden met het verificatiesysteem van BeMVO. Dit ziet u aan de groene V bij het FMD-icoon:

De connectie is geldig tot het certificaat vervalt (+/- 2 jaar) of tot u het paswoord dient te wijzigen (dit is standaard 90 dagen geldig). U hoeft niet dagelijks een nieuwe connectie te maken, in tegenstelling tot eHealth waarbij u elke 12 uur een nieuwe token moet aanvragen.

Heeft u dit icoon met een rood uitroepteken, dan betekent dit dat u ofwel de gebruiksvoorwaarden nog niet geaccepteerd heeft, ofwel het paswoord nog niet heeft gewijzigd. Klik op de knop "FMD" en herlees punt 2 of 3.

Uw FMD-paswoord is 90 dagen geldig. CareConnect Pharmacist voorziet 2 soorten meldingen:

Enkele dagen voor het vervallen verschijnt er een rood uitroepteken naast het FMD-icoon op het startscherm:

Wanneer u op deze knop klikt, krijgt u de volgende melding:

Wanneer het paswoord is vervallen, kan er geen verbinding gemaakt worden met FMD. Er komt een rood kruis te staan naast het FMD-icoon:

Wanneer u op deze knop klikt, krijgt u deze melding:

Om uw paswoord te wijzigen, klikt u op de knop "Paswoord wijzigen". Het volgende scherm opent zich:

Uw huidig paswoord staat reeds ingevuld bij "Oud paswoord". U kan dit zichtbaar maken door op de knop met het oog te klikken.

Creëer vervolgens een nieuw paswoord volgens de vereisten die in dit scherm beschreven staan. Bewaar dit paswoord goed! Corilus kan niks ondernemen in geval van verlies van het paswoord.

Sla de wijzigingen op door op "OK" te klikken en herstart CareConnect Pharmacist op alle werkstations.

De gebruiksvoorwaarden van BeMVO worden regelmatig geüpdatet, waardoor u ze opnieuw dient te accepteren. Wanneer dit het geval is, kleurt het FMD-icoon geel en verschijnt er een rood uitroepteken:

Wanneer u op deze knop klikt, verschijnt het scherm om de gebruiksvoorwaarden van BeMVO te accepteren:

Vink het vakje "Ik aanvaard de gebruiksvoorwaarden" aan en druk op "Sluiten". Het uitroepteken in het icoon verdwijnt en wordt vervangen door een groene V:

55 dagen voor het vervallen van uw FMD-certificaat kleurt het FMD-icoon op de startpagina van CareConnect Pharmacist geel en verschijnt er een rood uitroepteken:

Om uw certificaat te vernieuwen, klikt u op dit icoon. In het scherm dat zich vervolgens opent, klikt u op de knop "Certificaat vernieuwen":

Hierdoor start de hernieuwingsprocedure op de achtergrond. Wacht enkele seconden tot u een melding krijgt dat het certificaat hernieuwd is. Het hernieuwde certificaat is opnieuw +/- 2 jaar geldig.

PS: u ontvangt enkele maanden voor de vervaldatum van uw certificaat een e-mail van BeMVO om u hiervan op de hoogte te brengen. In deze e-mail kondigen ze ook een tweede e-mail aan die een nieuwe TAN-code bevat. Voor deze procedure in CareConnect Pharmacist heeft u deze code niet nodig, maar we raden u aan om deze e-mail te bewaren.

Pas vanaf het ogenblik dat u deze tweede e-mail ontvangt, is het nieuwe certificaat beschikbaar op de FMD-server en kan u bovenstaande procedure volgen. Probeert u uw certificaat te hernieuwen vóór u deze tweede e-mail van BeMVO ontvangt, dan krijgt u een foutmelding omdat het nieuwe certificaat nog niet beschikbaar is.

Een artikel kan enkel geverifieerd worden na het scannen van de 2D-barcode (GTIN). In CareConnect Pharmacist gebeurt de verificatie in de volgende modules:

Werkt u met een robot? Dan is er geen verificatie bij het wegzetten van de bestelling, enkel bij aflevering.

De FMD-status van een artikel wordt weergegeven in de lijn van het artikel. Wanneer de verpakking volgens BeMVO de status 'Actief' heeft, wordt dit aangeduid met een groene V in het veld "Type". U kan dit artikel gerust afleveren:

Wanneer er een probleem is met de connectie met FMD (technische fout, probleem met login, paswoord of certificaat, geblokkeerde gebruiker) of wanneer FMD een ongekende foutcode terugstuurt, wordt dit aangeduid met een rood uitroepteken:

Er wordt een actie van u verwacht wanneer het gaat om problemen met login, paswoord, certificaat of een geblokkeerde gebruiker. Via een rechtermuisklik (of een lange klik bij een touchscherm) ziet u wat er precies van u verwacht wordt.

Wanneer de verpakking bij BeMVO de status 'Inactief' heeft, mag dit artikel niet afgeleverd worden. Het veld "Type" kleurt in dit geval rood, en er staat een rood kruis in dit veld:

Via een rechtermuisklik (of een lange klik bij een touchscherm) verschijnt een verduidelijking van deze status:

Mocht u meerdere verpakkingen van hetzelfde artikel afleveren, kan u hier zien welke verpakking een negatief advies krijgt van BeMVO.

Wanneer u in aflevering meerdere secties actief heeft, kleurt ook het tabblad van de verkoop met een rood artikel rood:

Om het afleveren van een ongekend of inactief artikel in het bijzijn van de patiënt te vermijden, is het raadzaam om artikelen reeds te verifiëren bij het wegzetten van de bestelling. Lees hier de handleiding 'Hoe bestellingen met de scanner wegzetten'

Tip: door de 2D-barcode te scannen bij het wegzetten van de bestelling, worden de vervaldatum en het lotnummer automatisch bewaard in CareConnect Pharmacist. Zo kan u veel efficiënter aan vervaldagbeheer doen.

Wanneer u een verkoop afsluit waarin een rood artikel voorkomt, stelt CareConnect Pharmacist de volgende vraag:

Ofwel neemt u de verantwoordelijkheid om dit artikel toch af te leveren, ofwel vervangt u het artikel in de aflevering.

De status van de verificatie bij het afleveren van een artikel wordt opgeslagen. U kan deze achteraf raadplegen via "Nazicht voorschrift" of "Heropenen aflevering". Zoals hierboven beschreven, vindt u de status in de cel "Type", en via een rechtermuisklik krijgt u meer detail over deze status.

Na het afsluiten van een verkoop worden alle afgeleverde verpakkingen met de FMD-status 'Actief' automatisch gedecommissionneerd. Dit wil zeggen dat de FMD-status van de verpakking wijzigt van 'Actief' naar 'Inactief' op de server van BeMVO.

Ook TPE-artikelen die in Flag 2 worden afgeleverd, worden gedecommissionneerd bij het afsluiten van de aflevering.

Bij facturatie buiten aflevering wordt niet automatisch gedecommissionneerd, aangezien het programma niet kan weten of de verpakking naar een eindverbruiker gaat of naar een andere apotheek (inter-apotheek bestelling).

In enkele uitzonderlijke gevallen dient u de FMD-status van een verpakking manueel aan te passen. U doet dit via "Tools > Stockbeheer > De FMD status van een verpakking wijzigen". Het volgende scherm opent zich:

In dit scherm (1) scant u de 2D-barcode van de verpakking waarvoor u de FMD-status wil aanpassen. De velden "GTIN", "Serienummer", "Vervaldatum" en "Lotnummer" worden automatisch ingevuld, waarna u de status kan aanpassen. U kan deze 4 gegevens ook manueel intypen. Zolang deze 4 velden niet correct zijn ingevuld, is het onmogelijk om de status aan te passen.

In functie van (2) het antwoord van FMD, worden de acties voorgesteld die hieronder per situatie beschreven zijn.

Wanneer het artikel de status 'Actief' heeft, kan u in zone (3) de status aanpassen naar 'Inactief'. Selecteer hiervoor 1 van de volgende 3 opties:

Aandacht: wanneer u "Vernietiging" selecteert, kan dit niet meer ongedaan gemaakt worden.

Nadat u uw keuze gemaakt heeft en deze (4) heeft gevalideerd, wijzigt de status naar 'Inactief' met de opgegeven reden:

In dit voorbeeld: Overgedragen aan de nationale autoriteiten (Staal).

Wanneer de status 'Inactief' is, stelt het programma automatisch 2 mogelijke acties voor:

Volg vervolgens dezelfde werkwijze als hierboven beschreven voor het aanpassen van de status. Is er na 30 seconden nog geen antwoord van FMD, dan krijgt u hiervan een melding en probeert u best later opnieuw.

In CareConnect Pharmacist kan u een lijst opmaken van alle gescande 2D-barcodes (GTIN) die ter verificatie verzonden zijn naar BeMVO. Ga hiervoor naar "Rapporten > Artikelen > Artikelen geverifieerd door BeMVO":

U heeft verschillende criteria om dit rapport te verfijnen:

Voorbeeld van een rapport:

De verklaring van de gegevens vindt u onder het tabblad "Type rapport":

Er bestaat ook een rapport dat enkel de verpakkingen bevat die in de laatste 30 dagen de status 'Inactief' hadden, of die nog in afwachting zijn van een verificatie.

Om dit rapport te raadplegen, klikt u op het FMD-icoon op de startpagina van CareConnect Pharmacist en vervolgens op "Rapport raadplegen":