Gestructureerde mededeling instellen bij het aanmaken van een factuur
Met deze instelling bepaal je zelf hoe de gestructureerde mededeling op facturen wordt samengesteld. Volg de onderstaande stappen om de instelling te activeren en begrijp hoe de mededeling is opgebouwd.
Ga naar Fiches - Apotheek.
Open het tabblad Facturering.
Zet de vink aan bij Gestructureerde boodschap toevoegen aan facturen.
Opbouw van de gestructureerde mededeling
De gestructureerde mededeling heeft de klassieke vorm +++/AAA/AAAA/AAAXX/+++ en bestaat uit 10 cijfers (A) en 2 controlecijfers (X). CareConnect Pharmacist (CCP) voegt de 2 controlecijfers zelf toe.
Je kan de 10 cijfers samenstellen aan de hand van de volgende opties:
Het boekhoudkundig ID van het betreffende factureringsadres
Het BTW-nummer van het betreffende factureringsadres
Het APB-nummer van de facturerende apotheek (je eigen apotheek dus)
Een vast, vrij gekozen nummer
Het factuurnummer, met of zonder het jaartal
Voorbeelden
6 cijfers van het boekhoudkundig ID en 4 cijfers van het factuurnummer: +++/975/3190/015XX/+++ op factuur 15 van dat jaar (factuurnummer 2023000015).
10 cijfers van het BTW-nummer: +++/042/8555/896XX/+++.
Indien je deze optie kiest, staat op iedere factuur dezelfde mededeling.
6 cijfers van je BTW-nummer en 4 cijfers van je factuurnummer: +++/042/8550/026XX/+++ op factuur 26 van dat jaar (factuurnummer 2023000026).
8 cijfers van het factuurnummer en het jaartal (aangevuld tot 10 cijfers met 2 nullen vóór het jaartal): +++/002/0230/020XX/+++ op factuur 20 van het jaar 2023 (factuurnummer 2023000020).
Indien je kiest voor enkel het boekhoudkundig ID, dat uit 6 cijfers bestaat, vult CareConnect Pharmacist deze combinatie aan tot 10 cijfers met nullen vóór het boekhoudkundig ID: +++/000/0975/319XX/+++.
Prioriteit van de opties
De prioriteit bij het kiezen van de samenstelling loopt van boven naar beneden in de lijst hierboven, van
tot
.
Facturatielay-outs
De gestructureerde mededeling wordt toegevoegd aan alle lay-outs die je kan kiezen binnen facturering, ook de lay-outs voor facturatie buiten aflevering.
Als je in aflevering een verkoop start of afsluit aan een factureringsadres waarvoor geen gestructureerde mededeling kan worden aangemaakt bij het afsluiten van de factuur, krijg je een niet-blokkerende melding te zien.
Als je een factuur wil aanmaken via Facturering - Facturering aan een factureringsadres waarvoor geen gestructureerde mededeling kan worden aangemaakt bij het afsluiten van de factuur, krijg je eveneens een niet-blokkerende melding te zien.
Rapporten met de gestructureerde mededeling
De gestructureerde mededeling verschijnt niet op het rapport "Facturen per klant" wanneer je dit in pdf-formaat opvraagt.
Wil je toch een rapport van de gemaakte facturen met daarop ook de gestructureerde mededeling, dan moet je dit exporteren als Excel-bestand. Volg hiervoor deze stappen:
Ga naar Administratie - Facturering.
Kies Facturen per klant en breng de juiste criteria in voor de lijst die je zoekt. Klik op Laden. CareConnect Pharmacist toont een rapport in pdf-formaat dat je kan exporteren als Excel-bestand.
In dit Excel-bestand bevindt zich een kolom met de naam StructuredMessage. In deze kolom vind je de gestructureerde mededeling die op de factuur staat.
Vind je deze kolom niet, controleer dan parameter 135: deze moet op "Standaard Export" staan.
Uitzonderingen
De gestructureerde mededeling verschijnt niet op facturen die rechtstreeks aan het OCMW worden gericht (tarificatie OCMW), en ook niet op facturen die rechtstreeks aan artsen worden gericht.