🔗 Bronartikel (Salesforce): Klik hier

​

Met het Centralized Ordering System (COS) maakt en verstuurt u een bestelling naar leveranciers voor één of meerdere apotheken van uw groep, op basis van de verkoopscijfers. ​

Centrale bestellingen bestaan uit de volgende 5 onderdelen: ​

1. Nieuwe bestelling

2. Bestellingen in voorbereiding

3. Bestellingen ter validatie

4. Bestellingen te verzenden

5. Bestellingen te ontvangen ​

Daarnaast kan u ook een historiek van uw bestellingen raadplegen.

Via het startscherm heeft u toegang tot de meest gebruikte modules: ​

​

​

Via het menu heeft u toegang tot alle modules van het COS Systeem: ​

​

​

​

Op de volgende pagina's vindt u meer informatie over de verschillende workflows voor COS-bestellingen binnen uw groep: ​

​

U maakt een globale COS-bestelling aan in Pharmacy Group en laat de producten rechtstreeks leveren in de verschillende deelnemende apotheken. ​

​

​

U maakt een globale COS-bestelling aan in Pharmacy Group en laat de producten centraal leveren, bijvoorbeeld in één apotheek of in het depot. Na de centrale ontvangst stuurt u de producten door naar de verschillende apotheken. ​

​

​

U maakt een globale COS-bestelling aan in Pharmacy Group en laat de producten centraal leveren, bijvoorbeeld in één apotheek of in het depot. Na de centrale ontvangst stuurt u de producten door naar één apotheek of depot. Deze apotheek stuurt de producten op zijn beurt door (valideert ze) en factureert ze aan de andere apotheken. ​

​

Deze sectie beschrijft hoe u een COS-bestelling aanmaakt waarbij de artikelen rechtstreeks aan de deelnemende apotheken geleverd worden.
​

Volg hiervoor de volgende stappen: ​

1. Bij de aanmaak van een nieuwe bestelling selecteert u de apotheken die deelnemen aan de bestelling.

2. Bij de hoofding van de bestelling selecteert u de gegevens voor de bestelling (producent, periode, …).

Onderaan staat de optie "Automatisch verzenden naar de apotheek" standaard aangevinkt.

Hierdoor wordt de bestelling na het plaatsen automatisch naar de deelnemende apotheken doorgestuurd.

De apotheken zien enkel de hoeveelheden die voor hen bestemd zijn.

3. U kiest de verschillende artikelen en hoeveelheden en stelt uw bestelling samen.

4. U verzendt de bestelling (al dan niet met een voorafgaande publicatie naar de deelnemende apotheken) naar de producent. ​

Na het verzenden van de bestelling vindt u deze in CareConnect Pharmacy Group terug in de "Historiek van bestellingen". ​

De apotheek vindt deze bestelling terug in CareConnect Pharmacist onder "Besteld". ​

​

​

​

Hier kan u de volledige bestelling opslaan, waardoor de stock van deze artikelen in de apotheek verhoogd wordt. Aan deze workflow is geen facturatie gekoppeld: we gaan er bij deze flow van uit dat de producent rechtstreeks aan de apotheken levert en factureert.

​

Bij het aanmaken van een COS-bestelling met levering in het depot van de groep kiest u ervoor om de volledige bestelling op één locatie te laten leveren, bijvoorbeeld het depot van de groep.

Daar controleert u de bestelling en bevestigt u de ontvangen artikelen via CareConnect Pharmacy Group.

Na de centrale ontvangst worden de artikelen automatisch doorgestuurd naar de apotheken, zodat zij de artikelen ook in stock kunnen opnemen. ​

Om een COS-bestelling met levering in het depot van de groep aan te maken, volgt u de volgende stappen: ​

1. Bij de aanmaak van een nieuwe bestelling selecteert u de apotheken die deelnemen aan de bestelling.

2. Bij de hoofding van de bestelling selecteert u de gegevens voor de bestelling (producent, periode, …). Vervolgens vinkt u onderaan de optie "Automatisch verzenden naar de apotheek" uit. Hierdoor ontvangt u de bestelling na het plaatsen eerst centraal (via "2. COS – Bestellingen te ontvangen") om daarna de ontvangen hoeveelheden door te sturen naar de apotheken.

3. U kiest de verschillende artikelen en hoeveelheden en stelt uw bestelling samen.

4. U verzendt de bestelling (al dan niet met een voorafgaande publicatie naar de deelnemende apotheken) naar de producent. ​
​

Na het verzenden van de bestelling vindt u deze in CC Pharmacy Group terug onder "Bestellingen te ontvangen". Zodra de producten in het depot geleverd worden, kan u hier de ontvangen hoeveelheden ingeven.

Om deze hoeveelheden (in één of meerdere keren) door te sturen naar de lokale apotheken, kiest u voor "Acties" – "Hoeveelheid verzenden naar apotheken". ​

Telkens wanneer u in CC Pharmacy Group op "Hoeveelheid verzenden naar apotheken" klikt, komt er in CareConnect Pharmacist van de deelnemende apotheken onder "Besteld" een bestelling te staan met de hoeveelheden die voor deze apotheek bestemd zijn. ​

​

​

​

​

Hier kan u de volledige bestelling opslaan, waardoor de stock van deze artikelen in de apotheek verhoogd wordt. Aan deze workflow is geen facturatie gekoppeld: we gaan er bij deze flow van uit dat de producent in één depot levert, maar wel rechtstreeks aan de apotheken factureert. ​

​

Bij het aanmaken van een COS-bestelling met facturatie kiest u ervoor om de volledige bestelling te laten leveren aan één van de deelnemende apotheken. Deze apotheek verdeelt de bestelling vervolgens verder onder de andere deelnemende apotheken, met een automatisch gekoppelde inter-apotheek facturatie. ​

Om een COS-bestelling met facturatie aan te maken, volgt u de volgende stappen: ​

1. Bij de aanmaak van een nieuwe bestelling selecteert u de apotheken die deelnemen aan de bestelling.

2. Bij de hoofding van de bestelling selecteert u naast de gegevens voor de bestelling (producent, periode, …) ook welke van de deelnemende apotheken de facturerende apotheek zal zijn. Let op: enkel apotheken die met CareConnect Pharmacist werken (aangeduid als "Deze apotheek maakt deel uit van de groep" in "2. Fiches – Apotheken") kunnen facturerende apotheek zijn. Wanneer u een facturerende apotheek kiest, dient u ook de optie "Automatisch verzenden naar de apotheek" uit te vinken. Een COS-bestelling met facturatie wordt steeds eerst centraal ontvangen (via "2. COS – Bestellingen te ontvangen") om daarna de ontvangen hoeveelheden door te sturen naar de facturerende apotheek, die op zijn beurt doorstuurt naar de andere apotheken.

3. U kiest de verschillende artikelen en hoeveelheden en stelt uw bestelling samen.

4. U verzendt de bestelling (al dan niet met een voorafgaande publicatie naar de deelnemende apotheken) naar de producent.

​

Na het verzenden van de bestelling vindt u deze terug onder "Bestellingen te ontvangen". Zodra de producten geleverd worden, kan u hier de ontvangen hoeveelheden ingeven. Om deze hoeveelheden (in één of meerdere keren) door te sturen naar de lokale apotheken, kiest u voor "Acties" – "Hoeveelheid verzenden naar apotheken".

Dit brengt automatisch de volgende acties teweeg: ​

1. De volledige hoeveelheid van de ontvangen artikelen wordt doorgestuurd naar de facturerende apotheek. Dit is de hoeveelheid bestemd voor deze apotheek plus de hoeveelheden die doorgefactureerd worden naar de andere apotheken. In CC Pharmacist vindt u deze bestelling terug onder "Besteld". Hier kan u de volledige bestelling opslaan, waardoor de stock in deze apotheek tijdelijk te hoog zal staan.

2. Op hetzelfde moment ontvangt de facturerende apotheek een inter-apotheek bestelling van elke andere deelnemende apotheek, met de hoeveelheden die deze apotheek in COS had ingegeven. Ondertussen kunnen de andere apotheken al zien wat er zal binnenkomen door in de bestelmodule van CC Pharmacist te kijken bij "Geen antwoord". ​

Vervolgens voeren de verschillende apotheken de volgende acties uit in CC Pharmacist: ​

​

1. U slaat de volledige COS-bestelling op in de bestelmodule onder "Besteld".

Hierdoor wordt de stock van de apotheek voor deze artikelen verhoogd. ​

​

​

​

2. Via "Tools – Facturerings tools – Beheer facturen buiten aflevering" haalt u de inter-apotheek bestellingen van de andere apotheken op door te klikken op de knop "Bestellingen laden". ​

Zoek de gewenste bestelling op.

​

U opent de bestelling en valideert de artikelen die u aan deze apotheek zal leveren.

Daarna klikt u op "Opslaan". Vervolgens klikt u op "De bestelling valideren en het antwoord verzenden". ​

​

​

Op dit moment gaan de producten bij u uit stock en staan ze klaar voor facturatie. De apotheek waaraan u levert, ontvangt nu uw antwoord in CC Pharmacist. Haar bestelling gaat van "Geen antwoord" naar "Besteld", zodat zij de producten in stock kan nemen. ​

​

3. De facturerende apotheek maakt de factuur voor de andere apotheken op via "Administratie – Facturatie". ​

Voor de andere deelnemende apotheken wordt automatisch een inter-apotheek bestelling aangemaakt na registratie van de ontvangst van de artikelen in CC Pharmacy Group (zie hierboven).

De inter-apotheek bestelling staat steeds op naam van de producent zoals gekozen in de hoofding van de COS-bestelling. ​

​

​

Deze bestelling staat in de bestelmodule van CC Pharmacist tijdelijk onder "Geen antwoord", tot de facturerende apotheek de levering van de artikelen bevestigt.

Zolang de bestelling op "Geen antwoord" staat, hoeft u geen actie te ondernemen. ​

Na bevestiging door de facturerende apotheek gaat de bestelling automatisch van "Geen antwoord" naar "Besteld" in de bestelmodule van Greenock Pharmacy. Zodra de producten daadwerkelijk bij u geleverd zijn, kan u de bestelling opslaan zodat deze bij u in stock komen te staan.

​

Om een nieuwe COS-bestelling aan te maken, kan u vertrekken vanuit twee locaties in de applicatie:

CareConnect Pharmacy Group loodst u doorheen de verschillende stappen om een nieuwe bestelling aan te maken: ​

Nadien komt u in het bestellingsscherm, waar u een overzicht heeft van de artikelen en artikelen aan uw bestelling kunt toevoegen. ​

​

Tijdens de eerste stap van het aanmaken van een nieuwe COS-bestelling dient u de apotheken te selecteren voor wie u de bestelling wenst aan te maken. ​

Klik hiervoor links bovenaan op de knop "Apotheek toevoegen". Een nieuw scherm opent. ​

U selecteert apotheken door deze aan te vinken.

Bovenaan heeft u de optie om alle apotheken in één keer te selecteren. ​

Indien u de lijst met apotheken wenst te beperken, kan u de criteria aan de linkerkant gebruiken om de lijst te filteren. U kan gebruikmaken van de volgende criteria:

- Apotheek — naam van de apotheek

- APB-nummer — APB-nummer van de apotheek

- Type cluster — alle apotheken die tot een specifiek clustertype behoren

- Clusters — alle apotheken van een specifiek cluster ​

Indien u de gewenste apotheken heeft geselecteerd, klikt u op "Toevoegen" om ze toe te voegen aan de lijst met apotheken voor de nieuwe COS-bestelling.

Indien u geen wijzigingen wil aanbrengen, verlaat u dit venster met de knop "Annuleren". ​

​

Indien u een apotheek te veel heeft toegevoegd, kan u deze selecteren met het vinkje voor het APB-nummer van de apotheek. Klik daarna bovenaan op de knop "Acties" en kies voor "Verwijderen" om de geselecteerde apothe(e)k(en) te verwijderen.

Nadat u de lijst met apotheken heeft gekozen, gaat u verder naar stap 2 (hoofding van de bestelling instellen) met de knop "Volgende" onderaan het scherm. ​

​

Nadat u voor uw nieuwe COS-bestelling de apotheken heeft geselecteerd, dient u in deze tweede stap de hoofding voor uw bestelling in te stellen. ​

​

- Producent — hier kiest u het labo waarvoor u een COS-bestelling wenst aan te maken.

- Facturatie apotheek ​

Enkel indien u de workflow "COS-bestelling met facturatie" wenst te volgen, dient u hier een facturatie-apotheek aan te duiden. Opgelet: U kan enkel een apotheek kiezen die u in de vorige stap heeft geselecteerd. Daarnaast moet de apotheek, tijdens het aanmaken, in "Fiches – Apotheek" aangeduid zijn als "Deze apotheek maakt deel uit van de groep". Wanneer u een facturerende apotheek kiest, wordt de optie "Automatisch verzenden naar de apotheek" uitgevinkt. Na het verzenden van een bestelling met facturatie, ontvangt u deze eerst in CareConnect Pharmacy Group (zie "Bestellingen te ontvangen"). Vervolgens stuurt u de ontvangen hoeveelheden door naar de lokale apotheken.

Hier bepaalt u de manier waarop u de COS-bestelling zal versturen naar de producent.

Deze optie vinkt u enkel aan indien u werkt volgens de workflow "Centrale bestelling met levering in apotheken". ​

In deze stap stelt u de verkoopprognose voor uw nieuwe COS-bestelling in.

Zodra de criteria zijn ingevuld, kan de software u op basis van uw keuzes in dit venster een bestelvoorstel doen. Afhankelijk van uw keuzes geeft een vermelding onder "Berekeningsmodus" aan waarop het voorstel gebaseerd is. Klik op "Voltooien" wanneer u klaar bent. In "Bestellingen in voorbereiding" kunt u de bestelling vervolgens wijzigen. ​

​

Nadat u voor uw nieuwe bestelling de apotheken, de hoofding en de verkoopprognose heeft ingesteld, brengt CareConnect Pharmacy Group u naar het overzicht van de bestelling. ​

​

Standaard staan er geen artikelen in het voorstel van de bestelling. U dient rechts bovenaan de knop "Artikelen toevoegen" te gebruiken om artikelen toe te voegen aan het bestelvoorstel. Indien u een artikel uit het bestelvoorstel wenst te verwijderen, selecteert u het gewenste artikel en klikt u bovenaan op "Acties". Kies vervolgens voor de optie "Verwijderen". ​

​

Per artikel ziet u in het overzicht de volgende informatie: ​

- Naam artikel - CNK - Totale verkoop per jaar — totale verkoop voor alle geselecteerde apotheken - Periode totale verkoop — totale verkoop in de geselecteerde periode voor de verkoopprognose - Stock — het aantal artikelen dat in de geselecteerde apotheken in stock is - Retour — aantal artikelen dat zich in de geselecteerde apotheken in de retourmodule bevindt - Voorstel — het aantal artikelen dat u wenst te bestellen; zie verder op deze pagina voor meer info - Gratis stuks — hier geeft u in hoeveel stuks u gratis krijgt van dit artikel - Korting % — hier vult u de korting (in %) voor het artikel in - Reële aankoopprijs — wordt herberekend op basis van het aantal gratis stuks en de ingegeven korting ​

​

Afhankelijk van parameter 126 worden naast de bestelhoeveelheden standaard ook de financiële details en de verkoopprognose getoond of niet. ​

U kan deze gegevens steeds tonen of verbergen door links in het scherm, onder de hoofding "Tonen", de gewenste optie aan of uit te vinken. Deze wijziging ten opzichte van de parameter wordt voor uw gebruiker onthouden voor al uw bestellingen in voorbereiding voor de huidige dag. ​

Per artikel genereert CareConnect Pharmacy Group, op basis van de periode totale verkoop, de stock en de hoeveelheid in retour, een voorstel voor het totaal aantal te bestellen artikelen. ​

Dit aantal artikelen is steeds de som voor alle apotheken en kan altijd door de gebruiker gewijzigd worden. Indien u dit wijzigt in het overzicht van de artikelen, wordt de hoeveelheid automatisch verdeeld over de verschillende apotheken op basis van de statistieken. U kan deze verdeling bekijken door uw muis op de naam van het artikel te plaatsen (zonder te klikken). ​

​

U kan het voorstel ook per apotheek wijzigen door op de naam van het artikel te klikken. Het scherm met het detail van het artikel opent dan. ​

Daarnaast kan u op dezelfde manier het aantal gratis stuks toevoegen. Door deze toe te voegen in het overzichtsscherm, worden de gratis stuks volgens de statistieken verdeeld over de verschillende apotheken. Door het aantal gratis stuks toe te voegen in het detail van het artikel, kan u zelf kiezen waar deze hoeveelheden terechtkomen. ​

Om een gedetailleerder zicht te hebben op de statistieken van de artikelen, kan u aan de linkerkant van het scherm, onder de hoofding "Tonen", de optie "Verkoopprognose" aanvinken. ​

Per artikel kan u de verkregen korting (in %) toevoegen. Indien u aan de linkerkant van het scherm de financiële details heeft aangevinkt, kan u het kortingsbedrag ook in euro ingeven. Daarnaast ziet u de publieksprijs, de officiële aankoopprijs en de marge op het artikel. ​

Om aan meerdere artikelen tegelijk een korting toe te kennen, selecteert u de artikelen en klikt u bovenaan het scherm op "Acties", waarna u kiest voor "Korting toevoegen". Een pop-up opent waar u voor de geselecteerde artikelen de korting in % of in € kan toevoegen. U kan ook een aantal gratis stuks per artikel ingeven. ​

Aan de linkerkant van het scherm heeft u bovenaan steeds een zicht op de financiële gegevens van de gehele bestelling, in het onderdeel "Samenvatting bestelling". ​

Na het samenstellen van uw bestelling kan u aan de linkerkant van het scherm, bovenaan in het onderdeel "Samenvatting bestelling", kiezen voor verschillende acties. ​

​

​

1. Publiceren — een e-mail versturen naar de deelnemende apotheken, waarbij elke apotheek de optie krijgt om het bestelvoorstel te valideren of aan te passen. Hierdoor wordt de bestelling ook verplaatst naar "Bestellingen ter validatie".

2. Verzenden — de bestelling verzenden naar de apotheek volgens de ingestelde hoofding. Meer details over het verzenden van een bestelling via e-mail vindt u verderop in deze pagina.

3. Afdrukken — hier kan u verschillende overzichten van uw bestelling afdrukken.

4. Export — hier kan u de gegevens van uw bestelling in CSV-formaat exporteren. Indien u een exportbestand per apotheek maakt, staat het APB-nummer in een aparte kolom, zodat u het bestand gemakkelijker kan sorteren.

5. Annuleren — de volledige bestelling annuleren (verwijderen).

6. Verwijderen van artikelen met hoeveelheid 0 — wanneer er artikelen in de bestelling zitten waarvoor geen aantal stuks besteld wordt, toont CareConnect Pharmacy Group een melding wanneer u de bestelling wenst te verzenden. Met deze optie kan u al deze artikelen in één keer verwijderen.

7. Remove withdrawn articles — verwijdert alle artikelen met de status "geschrapt van de markt". ​

Een nieuw scherm opent, waarin standaard de artikelen van de producent tonen waarvan de stock beheerd wordt. Met de criteria aan de linkerkant kan u de lijst met artikelen aanpassen. U kan hiervoor gebruikmaken van de volgende zoekcriteria: ​

- Naam artikel / CNK — selecteer enkel artikelen met een bepaalde naam of CNK

- Producent — selecteer enkel artikelen van een bepaalde producent. Standaard wordt de gekozen producent uit de hoofding van de bestelling voorgesteld, maar deze kan naar wens gewijzigd worden

- Leverancier — selecteer enkel artikelen van een bepaalde leverancier

- De meest verkochte artikelen — selecteer enkel het opgegeven aantal meest verkochte artikelen. Indien u hiervan gebruik wenst te maken, dient u ook de criteria "Periode verkopen van" en "Periode verkopen tot en met" in te vullen

- Producten verkocht tijdens de laatste maanden — selecteer enkel producten verkocht tijdens het opgegeven aantal laatste maanden

- Producten nooit eerder verkocht opnemen — aan te vinken indien u ook artikelen wil opnemen die nog nooit werden verkocht

- Bewaartemperatuur — selecteer enkel producten die in een specifieke temperatuurszone bewaard moeten worden

- Producten die niet meer op de markt zijn — aan te vinken indien u ook artikelen wil zien die geschrapt zijn van de markt ​

Daarnaast heeft u nog enkele andere opties ter beschikking: ​

- Enkel producten tonen waarvoor de stock beheerd wordt — aan te vinken indien u enkel artikelen wil tonen waarvoor de stock beheerd wordt (aantal in stock > 1 of artikelen met een minimumdrempel > 0)

- Enkel producten tonen die reeds besteld werden voor dit labo — aan te vinken als u enkel artikelen wil zien die u al bij dit labo heeft besteld

- Verkoopsprognose tonen — toont de verkoopscijfers per artikel ​

​

Aan de hand van bovenstaande criteria kan u artikelen op de volgende manieren laden en selecteren: ​

- Een specifiek artikel aanvinken

- Alle artikelen op de huidige pagina selecteren

- Alle artikelen die aan de huidige zoekcriteria voldoen selecteren ​

​

​

Nadat u de gewenste artikelen heeft geselecteerd, klikt u links bovenaan op de knop "Artikelen toevoegen" om deze toe te voegen aan uw bestelling. ​

​

Opgelet: Het scherm om artikelen toe te voegen sluit niet automatisch, zodat u andere criteria kan selecteren om extra artikelen toe te voegen. Indien u alle gewenste artikelen heeft toegevoegd aan de bestelling, verlaat u het scherm via de knop "Annuleren" links bovenaan. ​

​

Door in het overzicht van de artikelen van een COS-bestelling op de naam van een artikel te klikken, opent het detail van dit artikel. U kan dit scherm verplaatsen om de gegevens op de achtergrond te raadplegen door bovenaan op de hoofding te klikken en het venster naar de gewenste plaats te verslepen. ​

​

Om naar een volgend artikel te gaan, hoeft u dit venster niet te sluiten: met de knoppen links onderaan kan u door de artikelen navigeren. CareConnect Pharmacy Group geeft hierbij steeds weer op welk artikel u zich bevindt, ten opzichte van het totale aantal artikelen. ​

Indien u door het navigeren naar een andere pagina zou moeten gaan in het overzicht van de artikelen, doet CareConnect Pharmacy Group dit automatisch voor u. Ook staat de selectielijn (blauw) steeds op het actieve artikel. ​

Om het scherm met het detail van het artikel te verlaten en terug te keren naar het overzicht van de artikelen, klikt u op de knop "Sluiten" of op "Esc".

Wanneer u tijdens het aanmaken van een nieuwe COS-bestelling in de hoofding heeft aangegeven om de bestelling via e-mail te verzenden, opent na de keuze voor "Verzenden" in het overzicht van de artikelen een nieuw venster. ​

Bovenaan dit scherm staat onder "Van" het e-mailadres ingevuld zoals opgegeven in de fiche van de groep ("Fiches - Groep"). ​

Indien voor de gekozen producent een e-mailadres werd ingegeven (via "Fiches - Leverancier"), wordt dit ingevuld onder "Aan". U kan dit e-mailadres echter altijd aanpassen of andere e-mailadressen invullen. Het is ook mogelijk om meerdere e-mailadressen in te geven; scheid deze dan met het ';'-teken. Naast het onderwerp van de e-mail kan u de optie aanduiden om een PDF-bestand met het detail van de bestelling aan de mail toe te voegen; verdere info hierover vindt u verder op deze pagina. De e-mail wordt volgens een standaardsjabloon opgesteld. U kan deze echter naar wens aanpassen. ​

Wanneer u ervoor kiest om een detail van de bestelling als PDF toe te voegen aan de bestelling, vindt u het volgende bestand als bijlage bij de verzonden e-mail terug. ​

​

De gegevens van de groep en de producent zijn deze zoals ingegeven in de respectievelijke fiches. De leverings- en betaaldata zijn deze zoals ingegeven in de hoofding van de bestelling. Het ordernummer bestaat uit een prefix, een volgnummer en een suffix. Het volgnummer wordt bepaald door CareConnect Pharmacy Group, maar u kan de prefix en suffix zelf instellen in de parameters. Ga hiervoor naar "Configuratie - Parameters" en pas respectievelijk parameter 206 en 207 aan. Daarnaast vindt u per apotheek een overzicht van de bestelde artikelen, met zowel de bestelhoeveelheden als de financiële gegevens. Onderaan het document vindt u een samenvatting van de volledige bestelling. ​

Bestellingen via het online platform van Pharmintouch kunnen sneller en efficiënter aangemaakt worden wanneer u gebruikmaakt van de COS. Hiervoor maakt u een bestelvoorstel aan dat u eventueel nog kan aanpassen of laten valideren, voordat het wordt opgeladen op de website van Pharmintouch. ​

U begint met het aanmaken van een nieuwe bestelling.

Indien feedback gewenst is van de deelnemende apotheken, moet u de bestelling eerst laten valideren.

Wanneer de bestelling is afgerond (via "Configuratie - Parameters - parameter 210" kan u met de actieknop aantallen kleiner dan 3 verwijderen), exporteert u de gegevens in CSV-formaat via de knoppen "Acties" - "Export" - "Afdrukvoorbeeld" in het menu. ​

In het geëxporteerde csv-bestand staan een aantal kolommen, waarvan enkel de kolommen "CNK" en "OrderedQTY" overgehouden moeten worden. Overbodige kolommen kan u schrappen door ze te selecteren met de rechtermuisknop en vervolgens op "Verwijderen" te klikken. ​

​

De bovenste rij bevat nog de hoofdingen. Deze zijn niet nodig en kan u verwijderen door de rij te selecteren met de rechtermuisknop en op "Verwijderen" te klikken. ​

Na de nodige aanpassingen slaat u het bestand op de gewenste locatie op. U kan nadien nog altijd wijzigingen in uw bestelling aanbrengen voordat u de bestelling definitief naar de apotheken verzendt. Let er bij het doorzenden wel op dat het type transmissie niet op "E-mail" staat, om te vermijden dat de bestelling ook naar het desbetreffende labo wordt gemaild. Na het aanmaken en opslaan van dit Excel-bestand, surft u naar de website van Pharmintouch. Na het inloggen kan u kiezen voor "Importeer nieuwe bestelling". Daar staat beschreven hoe u uw Excel-bestand kan opladen op hun platform.

​

De module "Bestellingen in voorbereiding" toont u alle COS-bestellingen die zijn aangemaakt, maar nog niet verstuurd naar de apothe(e)k(en) ter validatie of naar de leverancier. ​

In dit venster ziet u de bestellingen die u naar de apotheken hebt verzonden en die nog moeten worden gevalideerd.

U kunt uw zoekopdracht filteren op "Producent" en enkel de bestellingen weergeven waarvoor de "Valideringsperiode" is afgelopen.

De kolommen kunnen worden gesorteerd en tonen de volgende informatie:

- Het interne nummer van de bestelling

- De "Producent"

- De persoon die de bestelling aanmaakte en de datum waarop dat gebeurde

- De "Verzendingsdatum" van de bestelling

- De "Einddatum validering"

- De hoeveelheid "Artikelen"

- De "Antwoorden/Apotheken"

Klik op de "Producent" om de bestelling te openen, en op "Antwoorden/Apotheken" om de status van elk van de betreffende apotheken te bekijken (wie de bestelling heeft gevalideerd en wanneer, en welke hoeveelheid werd gevalideerd). ​

De knop "Acties" biedt de volgende mogelijkheden: ​

- "Publicatie afsluiten": hiermee sluit u de publicatie af die naar de apotheken werd verzonden. De apotheken kunnen de bestelling dan niet meer wijzigen of valideren.

- "Afdrukken": hiermee kunt u een afdrukvoorbeeld genereren, de bestelling afdrukken als overzicht "Volgens apotheek" of "Volgens artikel", of een algemeen overzicht van de bestelling afdrukken. ​

Nadat u de validering hebt afgesloten, komt de bestelling terecht bij "Bestellingen te verzenden".

​

In dit venster ziet u de bestellingen die door de apotheken werden gevalideerd en die naar de producent/leverancier moeten worden verzonden.

U kunt uw zoekopdracht filteren op "Producent" en zo enkel de bestellingen van die producenten weergeven. ​

De kolommen kunnen worden gesorteerd en tonen de volgende informatie:

- Het interne nummer van de bestelling

- De "Producent" - De persoon die de bestelling aanmaakte en de datum waarop dat gebeurde

- De "Verzendingsdatum" van de bestelling

- De hoeveelheid "Artikelen" - Het aantal "Apotheken"

- De voorgestelde en gevalideerde hoeveelheid ​

Klik op de "Producent" om de bestelling te openen, en op "Antwoorden/Apotheken" om de status van elk van de betreffende apotheken te bekijken (wie de bestelling heeft gevalideerd en wanneer, en welke hoeveelheid werd gevalideerd), samen met het "Aantal opmerkingen" en de totale bestelde hoeveelheid. ​

De knop "Acties" biedt de volgende mogelijkheden:

- "Verzenden": hiermee verzendt u de bestelling naar de betreffende apotheken.

- "Afdrukvoorbeeld": hiermee kunt u een afdrukvoorbeeld genereren. ​

​

Wanneer u tijdens het opmaken van een COS-bestelling (in de hoofding van de bestelling) heeft gekozen om deze niet automatisch naar de apotheek te verzenden (workflows "COS-bestelling met levering in depot" of "COS-bestelling met facturatie"), komt de bestelling na het verzenden terecht in "Bestellingen te ontvangen" in Greenock Central Web. ​

U opent deze module via het menu "COS - Bestellingen te ontvangen" of door op het startscherm op "Bestellingen te ontvangen" te klikken.

U ziet hier een overzicht van alle bestellingen die centraal (in 1 apotheek of depot) geleverd zullen worden. Zodra de producten geleverd zijn, opent u de betreffende bestelling en vult u de ontvangen hoeveelheden in. ​

​

In dit overzicht ziet u per bestelling de volgende gegevens: ​

- #: Ordernummer van de bestelling

- Producent

- Opgesteld door: naam van de gebruiker die de bestelling heeft opgesteld

- Verzonden door: naam van de gebruiker die de bestelling heeft verzonden

- Datum verzending van de bestelling: aangegeven datum in de hoofding van de bestelling voor het verzenden van de bestelling

- Verzonden op: effectieve datum van verzenden van de bestelling

- Artikelen: aantal verschillende referenties in de bestelling

- Apotheken: aantal apotheken waarvoor de bestelling werd opgesteld

- Hoeveelheid besteld: totaal aantal bestelde artikelen

- Leveringsdatum: leveringsdatum voor de bestelling, indien ingevuld in de hoofding van de bestelling

- Betalingsdatum: betalingsdatum voor de bestelling, indien ingevuld in de hoofding van de bestelling ​

Standaard worden alle openstaande bestellingen weergegeven, gerangschikt op "Verzonden op". Door op de kolomhoofding te klikken, kan u de bestellingen op een andere volgorde sorteren, bijvoorbeeld op "Leveringsdatum". ​

Aan de linkerkant van het scherm kan u de lijst filteren op "Producent". ​

Door op de naam van de producent op een bestellingsregel te klikken, opent u de bestelling om deze te ontvangen of aan te passen.

​

Door in de lijst van de te ontvangen bestellingen op de naam van de producent van een bestelling te klikken, opent u het detail van de bestelling om deze te ontvangen. ​

In dit scherm ziet u aan de linkerkant de financiële samenvatting van de bestelling, de hoofding van de bestelling en de gekozen verkoopprognose voor de bestelling. ​

Aan de rechterkant van het scherm vindt u het detail van de bestelling met alle artikelen. Standaard staan de artikelen op alfabetische volgorde gesorteerd, maar u kan ze naar wens sorteren door bovenaan op de gewenste kolomhoofding te klikken. ​

Per artikel worden de volgende gegevens weergegeven: ​

- Naam artikel: door op de naam van het artikel te klikken, opent u het detailvenster per apotheek waar u specifiek per apotheek wijzigingen kan doorvoeren (zie verder). Door met de muis op de naam te blijven staan zonder te klikken, kan u kort het detail bekijken.

- CNK

- Stock: stock van het artikel in de verschillende apotheken van deze bestelling

- Hoeveelheid te bestellen: totaal aantal stuks van het artikel dat besteld is

- Te ontvangen: aantal stuks dat nog te ontvangen is

- Ontvangen hoeveelheid: aantal stuks dat u nu ontvangt van de producent

- Ontvangen in apotheek: aantal stuks dat reeds ontvangen is en doorgestuurd naar de apotheken

- Gratis stuks: totaal aantal gratis stuks te ontvangen

- Gratis stuks te ontvangen: totaal aantal gratis stuks dat nog te ontvangen is

- Gratis stuks ontvangen: aantal gratis stuks dat u nu ontvangt van de producent

- Gratis stuks ontvangen in apotheek: aantal gratis stuks dat reeds in de apotheek ontvangen is ​

Bij (partiële) levering van de artikelen kan u deze registreren door de ontvangen hoeveelheid in te vullen. ​

Wanneer u de ontvangen hoeveelheid invult in het overzichtsscherm, verdeelt CareConnect Pharmacy Group deze automatisch over de verschillende deelnemende apotheken. U kan dit zelf wijzigen door op de naam van het artikel te klikken om naar het detail van dit artikel te gaan. Daar kan u de ontvangen hoeveelheid specifiek per apotheek aanpassen. ​

​

Nadat u de ontvangen hoeveelheden heeft geregistreerd, bevestigt u deze wijzigingen door links via de knop "Acties" te kiezen voor "Hoeveelheid verzenden naar apotheken". ​

Indien u de workflow "COS-bestelling met levering in het depot van de groep" volgt, worden de ontvangen hoeveelheden als bestelling naar de apotheken verstuurd, terug te vinden onder "Besteld" in de bestelmodule van CareConnect Pharmacist. Door deze bestelling te registreren, wordt de stock van de apotheek verhoogd. ​

Indien u de workflow "COS-bestelling met facturatie" volgt, wordt de volledige bestelling naar de facturerende apotheek verstuurd (terug te vinden bij "Besteld"). Deze facturerende apotheek ontvangt vervolgens ook automatisch inter-apotheekbestellingen van de andere apotheken, die hij dient te valideren. ​

Opgelet: telkens wanneer u kiest voor "Hoeveelheid verzenden naar apotheken", wordt voor de ontvangen artikelen een aparte bestelling naar de apotheken verstuurd. We raden aan om het gebruik van deze actie te beperken. ​

Nadat u alle geleverde artikelen heeft geregistreerd en deze naar de apotheken hebt verzonden, sluit u de bestelling af via "Acties" – "Bestelling sluiten". Zo wordt de bestelling verplaatst naar de historiek van bestellingen.

​

Via het menu "COS - Historiek bestellingen" kunt u uw eerdere bestellingen opnieuw opladen om ze na te kijken. ​

Aan de linkerkant vindt u enkele criteria om de lijst met resultaten te filteren: ​

- "Prepared between": Met deze optie kiest u de periode waarin de bestelling werd opgesteld. Standaard staat deze periode op "Deze Maand". Door op het veld te klikken, opent een kalender waarin u de periode op verschillende manieren kunt selecteren. ​

​

​

- Aan de linkerkant kunt u de gewenste periode uit de lijst selecteren ("Gisteren", "Deze Week", "Vorige Week", "Deze Maand", "Vorige Maand", "Dit Jaar", "Vorig Jaar") - In de velden bovenaan kunt u de begin- en einddatum kiezen - In de kalender kunt u de begin- en einddatum selecteren ​

Nadat u de periode op de gewenste manier hebt gekozen, klikt u op "Apply" om deze toe te passen. ​

- "Producent": Selecteer enkel bestellingen voor een bepaalde producent.

- "Opgesteld door": Selecteer enkel bestellingen die werden aangemaakt door een bepaalde gebruiker.

- "Verzonden door": Selecteer enkel bestellingen die werden verzonden door een bepaalde gebruiker.

- "Ontvangen door": Selecteer enkel bestellingen die werden ontvangen door een bepaalde gebruiker.

Opgelet: dit is enkel van toepassing op bestellingen die centraal werden ontvangen.