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Il est tout à fait possible de créer des lettres de rappel de paiement dans CareConnect Physiotherapist.
Les lettres de rappel tiennent compte de la date d'échéance des factures. Il existe 4 degrés.
La lettre de rappel n'est générée qu'une seule fois et n'est pas enregistrée dans la base de données de votre logiciel.
Toutefois, il est possible de sauvegarder une copie au format PDF sur votre ordinateur.

Dans la roue dentée (2) du menu Tarification (1), cliquez sur Paramètres du cabinet (3) puis sur Correspondance (4).
Cliquez ensuite sur Nouveau modèle de rappel (5).
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Dans Général (1), enregistrez le nom de votre document (2) puis sélectionnez les infos du bénéficiaire (3) càd, soit les infos indiquées dans l'onglet prestataire de soins de votre logiciel, soit dans l'onglet cabinet ou alors des infos adaptées que vous complèterez manuellement.
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Configurez ensuite la boîte d'info (4), la boîte de l'expéditeur (5) et la boîte du destinataire (6).
L'icône situé à droite du 'I' (7) vous donne un aperçu de l'endroit à configurer.
Les marges X et Y vous permettent de placer correctement les informations sur le document.
Il vous est également possible de choisir les infos visibles ou non vous concernant (8).
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C'est dans la zone de contenu que vous allez éventuellement taper le texte que vous souhaitez et ce, en fonction des degrés du rappel.
Des modèles pré établis existent déjà. A vous d'en modifier le contenu s'ils ne vous conviennent pas.
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Les utilisateurs qui utilisent du papier virement, peuvent configurer la boîte de transfert (9) et (10).
Les utilisateurs qui n'utilisent pas ce genre de papier, et qui souhaitent utiliser l'espace pour l'impression des factures, peuvent désactiver sa visibilité (non visible) (11).
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N'oubliez pas de Sauvegarder (12) votre configuration.
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Il est possible de paramétrer le logiciel afin qu'il tienne compte des dates d'échéance des factures pour l'envoi d'un rappel.
Par défaut, les dates d'échéance sont de 30 jours pour les patients et de 90 jours pour les mutuelles mais il est tout à fait possible de les modifier.
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Cette modification diffère en fonction de la manière dont votre logiciel a été configuré.
Dans la roue dentée (2) du menu Tarification (1), sélectionnez soit, les Paramètres du cabinet (3) soit, les Paramètres du prestataire de soins (4) puis cliquez sur Facture (5). Modifiez ensuite les dates d'échéance enregistrées par défaut (6) et (7) et sauvegardez.
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Il est possible d'activer les lettres de rappel en fonction des dates d'échéance de la facture.
Comme la modification des dates d'échéance, l'activation diffère en fonction de la manière dont a été configuré votre logiciel.

Dans la roue dentée du menu Tarification, sélectionnez soit les Paramètres du cabinet, soit les Paramètres du prestataire de soins puis cliquez sur Facture (voir points 1, 2, 3, 4 et 5 ci-dessus).
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Dans la partie Rappel (6), au bas de l'écran, choisissez sur quel modèle de lettre vous souhaitez travailler (7) soit le modèle par défaut, soit le modèle personnalisé. Ensuite saisissez le seuil de la date d'échéance (8) afin d'activer la lettre de rappel (9).
N'oubliez pas de Sauvegarder (10).
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Dans cet exemple :

- La lettre de rappel 1 sera activée 0 jours après la date d'échéance de la facture
- La lettre de rappel 2 sera activée 14 jours après la date d'échéance de la facture
- La lettre de rappel 3 sera activée 28 jours après la date d'échéance de la facture
- ...
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Cliquez sur la feuille blanche (2) du menu Tarification (1) puis sur Créer des lettres de rappel (3).
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Sélectionnez le nombre minimum de jours (4) de retard de paiement et cliquez sur OK (5).
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CareConnect affichera le nom des patients (6) en retard de paiement.
Si aucune lettre de rappel n'a été envoyée au patient, le logiciel affichera automatiquement le degré de rappel 1 (7). Par contre, si un ou plusieurs rappel(s) a / ont déjà été envoyé(s) au patient, le logiciel affichera automatiquement le degré de rappel suivant (pour autant que cela ait été configuré dans les paramétrages).
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Il est possible toutefois de choisir le degré de rappel souhaité en modifiant l'onglet Message (7). Le modèle suggéré (8) permet d'utiliser soit le modèle par défaut, soit le modèle personnalisé. N'oubliez pas de cliquer sur Créer (9).
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