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Le module Courrier vous permet de gérer toute la correspondance du patient : rapport de consultation pour le médecin traitant, renvoi du patient chez un confrère pour des examens complémentaires,
demande de labo, etc.
Ce module peut également être utilisé pour imprimer des lignes de conduite à respecter avant une opération, par exemple.
Dès qu'un canevas (un exemple de texte et de mise en page standard) a été créé, vous pouvez l'utiliser autant de fois que vous le désirez dans un dossier patient. Les données administratives et
médicales du patient peuvent automatiquement être reprises dans un courrier, vous faisant ainsi gagner du temps.
La particularité de ce module Courrier est qu'en une seule manipulation, vous allez pouvoir générer une lettre (en apportant une seule fois vos modifications) et l'imprimer pour plusieurs destinataires
simultanément. Une seule version de la lettre sera donc enregistrée dans la base de données de Softalmo.
1. Présentation générale
Pour ouvrir le module Courrier dans un dossier patient, cliquez sur l’icône
[ IMAGE: icone_courrier.png ]
dans la barre d’outils horizontale. La première fois que vous lancez le module courrier, le démarrage peut prendre un certain temps, le temps que les différents composants soient placés dans la mémoire de l'ordinateur.
[ IMAGE: 01_1.png ]
La fenêtre principale du module courrier est composée de différentes parties :
- Une barre d'outils des fonctionnalités du module courrier. Lorsque vous placez le curseur de la souris sur l'un des icônes, une info-bulle s'affiche pour vous donner davantage d'informations sur la fonctionnalité.
Exemple :
[ IMAGE: info-bulle-exemple.png ]
[ IMAGE: icone-new.png ]
Créer un nouveau document.
[ IMAGE: icone_modif.png ]
Ouvrir le document sélectionné dans la liste de tous les documents (pour le consulter ou le modifier).
[ IMAGE: icone_croix-rouge.png ]
Supprimer le document sélectionné de la liste de tous les documents.
[ IMAGE: icone-floppy-disk.png ]
Enregistrer les modifications apportées au document actif.
[ IMAGE: icone_print01.png ]
Imprimer le document actif sur l'imprimante par défaut pour tous les destinataires.
[ IMAGE: icone-imprimer.png ]
Imprimer le document pour un destinataire à sélectionner dans la liste.
[ IMAGE: icone-mail-vert.png ]
Ajouter un destinataire au document.
[ IMAGE: icone-add-dr.png ]
Ajouter le médecin traitant du patient en tant que destinataire du document.
[ IMAGE: icone-add-patient.png ]
Ajouter le patient en tant que destinataire du document.
[ IMAGE: icone-V.png ]
Valider le document actif (pour transfert de la version finale) (remarque : le document doit être enregistré avant de pouvoir le valider).
[ IMAGE: icone-interdit.png ]
Invalider le document.
[ IMAGE: icone-transfert.png ]
Transférer le document (au système de l'hôpital via une interface) (remarque : le document doit
être enregistré avant de pouvoir le transférer).
[ IMAGE: iconemedibridge.png ]
Envoyer le document via Medibridge à un ou plusieurs destinataires. (système habituel : création d'un fichier .rep + .adr). - Uniquement fonctionnel en Belgique.
[ IMAGE: icone hector.png ]
Envoyer le document via Hector à un ou plusieurs destinataires. (création d'un .XML). - Uniquement fonctionnel en Belgique.
[ IMAGE: icone histo doc.png ]
Afficher l'historique du document.
- La liste de tous les documents créés : cette partie affiche la liste de tous les documents jamais créés dans le dossier du patient.
Pour chaque document, les informations suivantes sont reprises : la date de création, l'auteur, le nom du document, et le destinataire principal.
Pour modifier l'ordre des colonnes, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé sur le titre d'une colonne, faites-la glisser à l'endroit souhaité et relâchez la souris.
Pour enregistrer cette disposition des colonnes, cochez la case Enregistrer les paramètres lors de la fermeture. Ainsi, ils seront sauvegardés à la fermeture du module Courrier.
Si vous désirez trier la liste des documents par Date, par exemple, cliquez sur le titre de la colonne Date pour trier les documents par ordre chronologique (tri par défaut à l'ouverture du module
Courrier). Cliquez à nouveau sur Date pour trier les documents par ordre antichronologique.
- Un panneau reprenant les propriétés du document sélectionné dans la liste des documents :
- Patient : nom et prénom, date de naissance et sexe du patient
- Général : date, type de document, nom du canevas utilisé, auteur du document, statut et remarque éventuelle (courrier dicté, par exemple)
- Destinataires: nom et prénom des destinataires du courrier
- Contact : date et heure du contact auquel la lettre est liée + auteur et prescripteur
- Admission : numéro de l'admission, de dossier administratif, patient hospitalisé ou non (+ date et heure d'entrée)
- Historique du document : date et heure de création, de sauvegarde, de validation, de transfert du document.
2. Accéder au module Courrier
Vous pouvez accéder au module Courrier de plusieurs manières :
a) Dans un dossier patient, cliquez sur l'icône
[ IMAGE: icone_courrier.png ]
. La fenêtre principale du module Courrier s'affichera à l'écran. Le contact par défaut auquel un nouveau document sera lié est le dernier contact (le contact le plus récent). Dans ce cas, l'auteur du document par défaut sera le prescripteur relié au contact. Si aucun prescripteur n'a été attribué au contact, c'est l'auteur du contact qui sera l'auteur du document. Si aucun contact n'a été créé pour ce patient dans Softalmo, l'utilisateur enregistré dans Softalmo sera l'auteur du document.
b) Dans un dossier patient, utilisez les touches de raccourci <Ctrl> + <T> ou allez dans le menu Modules >> Lettres envoyées pour afficher la fenêtre principale du module Courrier.
c) Dans le résumé des consultations d'un dossier patient, sélectionnez un contact dont vous désirez reprendre les données dans une lettre. Cliquez sur l'icône
[ IMAGE: word.png ]
pour obtenir directement la fenêtre de sélection d'un modèle de document (cfr Créer un nouveau document)
[ IMAGE: 2023-07-04_15-35-03.png ]
d) Dans l'aperçu d'un formulaire dans un dossier patient, cliquez sur
[ IMAGE: word.png ]
pour reprendre les données de ce formulaire dans une lettre. La fenêtre de sélection d'un modèle de document s'affichera à l'écran et vous pourrez ainsi générer votre courrier (cfr Créer un nouveau document)
[ IMAGE: word2.png ]
e) Dans l'aperçu des documents déjà créés (Général >> Lettres) dans un dossier patient, cliquez soit sur [Nouveau] ou sur
[ IMAGE: icone-new.png ]
pour créer un nouveau document relié au dernier.
[ IMAGE: 2023-07-04_15-42-57.png ]
3. Créer un nouveau document
[ IMAGE: Click new doc.png ]
<= Dans la fenêtre principale du module Courrier, cliquez sur l'icône Nouveau Document (si vous avez accédé au module courrier via la méthode a) ou b) décrite ci-dessus).
Si vous avez utilisé la méthode c), d) ou e) décrite ci-dessus, la fenêtre ci-dessous s'affichera directement à l'écran. Elle vous permet de sélectionner le modèle de document sur lequel vous désirez baser votre lettre. La date introduite par défaut est la date système de votre ordinateur.
Pour la modifier, cliquez sur la flèche pour afficher le calendrier ou saisissez-la dans le champ Date.
L'auteur par défaut d'un document est le prescripteur du contact auquel le document est relié. Si aucun prescripteur n'a été attribué au contact, c'est l'auteur du contact qui sera l'auteur du document. Si aucun contact n'a été créé pour ce patient dans Softalmo, l'utilisateur enregistré dans Softalmo sera l'auteur du document. Cliquez sur la flèche si vous désirez modifier l'auteur.
Le champ Remarques vous permet d'ajouter une note au document qui s'affichera par la suite dans les propriétés du document.
Sélectionnez le modèle sur lequel vous désirez baser votre lettre à l'aide d'un clic de la souris.
Si vous désirez ajouter un destinataire à la lettre, cliquez sur [Destinataire], ou cliquez directement sur [OK] pour ouvrir la fenêtre de traitement de texte.
Le bouton [Annuler] vous permet de revenir à l'écran principal et d'annuler la création d'un nouveau document.
[ IMAGE: 03_1.png ]
La fenêtre ci-dessous s'affiche lorsque vous cliquez sur Destinataire.
Elle vous permet d'accéder à différentes bases de données (cliquez pour ce faire sur la flèche à droite du champ Médecins) :
- l'équipe de soins du patient (définie dans sa fiche administrative)
- le carnet d'adresses des médecins
- les patients.
Le principe de la recherche d'un destinataire est similaire à celle de la recherche d'un patient.
Lorsque vous sélectionnez un nom dans la liste, un panneau latéral s'affiche et reprend les informations principales de la personne.
Dans la liste des résultats de la recherche, double-cliquez sur un destinataire pour l'ajouter à la liste des destinataires, ou sélectionnez un destinataire puis cliquez sur
[ IMAGE: fleche bas.png ]
pour le faire passer dans la liste des destinataires.
[ IMAGE: 04_1.png ]
Le premier destinataire que vous ajoutez à la liste des destinataires obtient le statut de Destinataire principal.
Si vous désirez le modifier, cliquez sur la flèche dans le champ et sélectionnez CC.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur [OK] pour ouvrir la fenêtre de traitement de texte.
[ IMAGE: 05_1.png ]
L'outil de traitement de texte s'affichera à l'écran. Vous pourrez ainsi prévisualiser votre courrier et éventuellement y apporter des modifications.
Les différents champs du canevas utilisé seront remplacés par les données du dossier patient. Seules les adresses des différents destinataires choisis ne seront pas remplacées. Ce n'est qu'au moment de l'impression que l'emplacement de l'adresse sera remplacé par l'adresse des différents destinataires. (Cfr Impression d'un document).
Lorsque vous avez terminé, enregistrez vos modifications en cliquant sur Sauvegarder le document (ou, en fonction de ce que vous souhaitez faire, Sauvegarder et fermer le document ou Sauvegarder, imprimer et fermer
le document).
Après avoir enregistré le courrier, vous pourrez valider le document et/ou le transférer vers le système de l'hôpital. (attention, en fonction de la configuration de votre site, il se peut que ces icônes ne soient pas visibles).
La barre de zoom au bas de la fenêtre vous permet d'agrandir ou de réduire l'affichage du courrier. Cliquez sur + ou - pour adapter l'affichage ou déplacez le bouton vers la gauche ou vers la droite à l'aide de la souris.
Le panneau latéral vous donne un aperçu des propriétés du document:
- le patient concerné
- les propriétés générales du document : la date de création, le canevas utilisé, l'auteur du document ainsi que son statut (provisoire, validé), et les remarques éventuelles du document.
- Les destinataires du document (via les icônes
[ IMAGE: icone_modif.png ]
et
[ IMAGE: icone_croix-rouge.png ]
vous permettent de modifier les destinataires ou de les supprimer)
- Le contact de Softalmo sur lequel se base le courrier (ce sont donc les données de ce contact qui seront reprises dans le courrier)
- L'admission concernée
- L'historique du document: date et heure de création, de modification, de validation, etc.
Si le document a été validé, le panneau latéral s'affiche en orange.
[ IMAGE: 06_1.png ]
[ IMAGE: 07_1.png ]
4. Ruban Corilus dans Word
Un ruban supplémentaire Corilus a été ajouté dans Word et vous permettra d'effectuer les différentes manipulations décrites ci-dessous.
La mise en page d'un courrier ne sera pas traitée dans le présent manuel, nous vous renvoyons pour ce faire au manuel de l'utilisateur de Microsoft Office Word.
Le ruban Corilus dans Word se présente comme suit :
[ IMAGE: 08_1.png ]
Sauvegarder le document => Enregistrer le document Word.
Sauvegarder et fermer le document => Enregistrer et fermer le document Word.
Sauvegarder, imprimer et fermer le document => Enregistrer, imprimer le document pour tous les destinataires spécifiés et fermer le document Word.
Imprimer rapidement => Impression du document sur l'imprimante par défaut pour tous les destinataires spécifiés.
Imprimer le document => Impression du document pour un destinataire au choix. Cliquez sur le bouton pour sélectionner le destinataire pour lequel vous souhaitez imprimer le document.
Aperçu du document avant impression => Visualiser le document avant de l'imprimer. Ce bouton vous permet de sélectionner une autre imprimante que celle définie dans Softalmo et de spécifier les pages à imprimer.
Ajouter un destinataire au document => Ajouter un destinataire au document : un médecin, un membre de l'équipe de soins ou le patient.
Ajouter le médecin traitant => Ajouter le médecin traitant spécifié dans la fiche signalétique du patient en tant que destinataire du document.
Ajouter le patient comme destinataire => Ajouter le patient à la liste des destinataires du document.
Valider le document => Valider le document. Lorsque le document est validé, le panneau des propriétés devient orange et ne peut plus être modifié, sauf s'il est invalidé.
Invalider le document => Invalider le document afin de modifier un document validé.
Transférer => Envoyer le document vers le système de l'hôpital. (attention, ceci dépend de la configuration de votre site).
Envoyer via Medibridge => Envoyer le courrier pour un ou plusieurs destinataire(s) au choix via le protocole Medibridge. - Uniquement fonctionnel en Belgique.
Envoyer via Hector => Envoyer le courrier pour un ou plusieurs destinataire(s) au choix via le protocole Hector. - Uniquement fonctionnel en Belgique.
Historique du document => Afficher l'historique du document (date et heure de création, de modification, de validation...).
5. Validation d'un document
Le principe de la validation de documents est le suivant : le secrétariat prépare par exemple des courriers (protocoles opératoires, etc), le médecin les relit, apporte éventuellement des corrections,
enregistre le document, le valide puis le transfère vers le système de l'hôpital ou vers une application externe.
La validation de documents est une option qui est ou non activée selon la configuration de votre site.
En fonction de la configuration du site, seuls certains utilisateurs habilités ont le droit de valider-invalider les documents. Cette option ne sera donc pas utilisable par les utilisateurs ne disposant pas des droits nécessaires.
[ IMAGE: 09_1.png ]
Pour valider un document, il faut obligatoirement qu'il ait été enregistré au préalable.
Cliquez ensuite sur
[ IMAGE: valider.png ]
pour le valider.
Vous constaterez que le statut de la lettre sera modifié dans les propriétés (Version finale) et que le panneau latéral s'affichera en orange.
[ IMAGE: validation general.png ]
Pour valider un document, il faut obligatoirement qu'il ait été enregistré au préalable.
Cliquez ensuite sur pour le valider.
Vous constaterez que le statut de la lettre sera modifié dans les propriétés (Version finale) et que le panneau latéral s'affichera en orange.
[ IMAGE: invalider.png ]
[ IMAGE: Exclamation.png ]
Ces modifications seront enregistrées dans l'historique du document :
[ IMAGE: 010_1.png ]
[ IMAGE: Exclamation.png ]
Un document validé ne peut en principe plus être modifié. Le panneau latéral s'affiche en orange et vous indique que le document est verrouillé. Si vous désirez tout de même modifier le document validé, invalidez-le en cliquant sur
[ IMAGE: invalider.png ]
6. Transfert d'un document
Transférer un document permet d'envoyer le courrier que vous venez de créer vers le système de l'hôpital ou une application externe (en fonction de la configuration de votre site) et permettre ainsi un échange de données de Softalmo vers le système de l'hôpital.
Pour transférer un document, il doit obligatoirement avoir été enregistré au préalable.
[ IMAGE: Exclamation.png ]
Le document ne doit pas nécessairement être validé, toutefois il est vivement conseillé (si la validation est activée sur votre site) de transférer au système de l'hôpital uniquement la version finale du document, soit la version validée par un utilisateur référent.
[ IMAGE: 2023-06-30_15-03-48.png ]
Cliquez sur
[ IMAGE: icone-transfert.png ]
pour envoyer le document vers le système de l'hôpital ou une application externe.
Si le document n'est pas validé : une version provisoire sera envoyée. Si le document est validé : la version finale du document sera envoyée.
7. Destinataires d'un document
Il existe plusieurs manières d'ajouter un destinataire à une lettre.
- soit via le wizard lorsque vous créez une nouvelle lettre ;
- soit à l'aide des icônes de la barre d'outils du module Courrier :
[ IMAGE: icone-mail-vert.png ]
Ajouter un destinataire au document
[ IMAGE: icone-add-dr.png ]
Ajouter le médecin traitant du patient en tant que destinataire du document
[ IMAGE: icone-add-patient.png ]
Ajouter le patient en tant que destinataire du document
Lorsque vous cliquez sur
[ IMAGE: icone-add-dr.png ]
, le médecin traitant mentionné dans la fiche administrative du patient sera automatiquement ajouté à la liste des destinataires.
Lorsque vous cliquez sur
[ IMAGE: icone-add-patient.png ]
, le patient sera ajouté à la liste des destinataires du document.
La fenêtre ci-dessous s'affiche lorsque vous cliquez sur
[ IMAGE: icone-mail-vert.png ]
:
[ IMAGE: 11_1.png ]
Elle vous permet d'accéder à différentes bases de données (cliquez pour ce faire sur la flèche à droite du champ Médecins) :
- l'équipe du soins du patient (définie dans sa fiche administrative)
- le carnet d'adresses des médecins
- les patients.
Le principe de la recherche d'un destinataire est similaire à celle de la recherche d'un patient.Lorsque vous sélectionnez un nom dans la liste, un panneau latéral s'affiche et reprend les informations principales de la personne.
Dans la liste des résultats de la recherche, double-cliquez sur un destinataire pour l'ajouter à la liste des destinataires, ou sélectionnez un destinataire puis cliquez sur
[ IMAGE: fleche bas.png ]
pour le faire passer dans la liste des destinataires.
[ IMAGE: image.png ]
[ IMAGE: 12_02.png ]
Le premier destinataire que vous ajoutez à la liste des destinataires obtient le statut de Destinataire principal.
Si vous désirez le modifier, cliquez sur la flèche dans le champ et sélectionnez CC.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur [OK] pour fermer cette fenêtre.
Si vous désirez supprimer ou modifier les destinataires après les avoir ajoutés selon l'une des méthodes précitées, affichez les propriétés du document.
Cliquez sur
[ IMAGE: icone_modif.png ]
pour modifier le destinataire et le remplacer par un autre.
Cliquez sur
[ IMAGE: icone_croix-rouge.png ]
pour supprimer le destinataire.
8. Impression d'un document
Pour imprimer un document, sélectionnez dans le ruban Corilus de Word ou dans la barre d'outils du module Correspondance l'une des options marquées en rouge ci-contre.
Sauvegarder, imprimer et fermer le document : impression du document pour tous les destinataires sur l'imprimante paramétrée par défaut. Le document sera enregistré et fermé.
Imprimer rapidement : impression du document pour tous les destinataires sur l'imprimante paramétrée par défaut. Le document ne sera pas fermé.
Imprimer le document : cliquez sur la flèche pour sélectionner le(s) destinataire(s) pour le(s)quel(s) vous souhaitez imprimer le courrier sur l'imprimante paramétrée par défaut.
[ IMAGE: 13_1.png ]
- Via le ruban de Word :
[ IMAGE: 14_1.png ]
- Via la barre d'outils du module Correspondance :
[ IMAGE: 15_1.png ]
Aperçu avant impression: via ce bouton, vous pourrez sélectionner le(s) destinataire(s) pour le(s)quel(s) vous souhaitez imprimer le courrier sur l'imprimante de votre choix. Vous pourrez également spécifier les pages à imprimer via Aperçu et impression :
[ IMAGE: 16_1.png ]
Ce n'est qu'au moment de l'impression que tous les champs concernant les destinataires seront remplacés par Softalmo.
Dans l'exemple ci-dessous, les champs en rose seront donc remplacés par les valeurs en jaune au moment de l'impression du courrier :
Courrier 1 :
[ IMAGE: 17_1.png ]
Courrier 2 :
[ IMAGE: 18_1.png ]
Courrier 3 :
[ IMAGE: 19_1.png ]
[ IMAGE: 20_1.png ]
9. Historique d'un document
L'historique du document permet de consulter les différentes modifications apportées au document.
[ IMAGE: 21_1.png ]
[ IMAGE: 22_1.png ]
Pour afficher l'historique d'un document ouvert ou d'un document que vous avez sélectionné dans la fenêtre principale du module Courrier, cliquez sur Historique du document dans la barre d'outils ou sur Historique du document dans le ruban de Word.
Une barre d'informations reprend la date, le type de document et l'auteur du document que vous avez sélectionné.
Les informations reprises dans l'historique sont :
- la date et l'heure de la modification ;
- le type de modification (création, enregistrement, impression, validation, invalidation, transfert) ;
- l'utilisateur qui a apporté la modification;
- le nom du poste de travail sur lequel la modification a été faite ;
- les éventuels destinataires du courrier
- les destinataires pour lesquels le courrier a été imprimé.
Vous pouvez trier les événements par ordre chronologique (tri par défaut) ou antichronologique en cliquant sur le titre de la colonne Date.
Cliquez sur [Fermer] pour fermer l'historique du document.