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Création d'un canevas :
La fenêtre est composée de différentes parties : 1. Une barre d'outils générale du module Liste des documents standards. pictogrammes de gauche à droite :
2. Liste des modèles existants. 3. Filtre (Catégorie, langue, etc..).
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En haut à droite (3), vous pourrez spécifier le tri à appliquer à la liste des documents. Vous pouvez trier les documents soit par langue soit par catégorie de document, si cette dernière a été complétée.
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Vous trouverez à gauche la liste de tous les modèles existants.
Le panneau de droite affiche les propriétés du document sélectionné dans la liste des modèles.
Ces propriétés reprennent le nom du modèle, sa catégorie, un code éventuel (réservé à l'administrateur système, code uniquement à remplir si une interface est mise en place entre Softalmo et le système de l'hôpital), le champ de fusion (qui sera utilisé pour placer le contenu du document dans un autre modèle (par exemple: le logo de l'hôpital)), si le transfert du document vers le système de l'hôpital est ou non autorisé, la langue du document, les destinataires par défaut du document (médecin traitant ou patient) et le type de document dans Softalmo (lettre de référence, attestation, lettre de rendez-vous ou bloc de texte).
La case à cocher Enregistrer les paramètres lors de la fermeture permet d'enregistrer le paramétrage de la fenêtre (disposition des colonnes, tri des documents...).
2. Créer un nouveau modèle
Cliquez sur
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dans la barre d'outils générale. Une page vierge Word s'affichera à l'écran. Commencez par compléter les propriétés de votre document (dans le panneau de droite) :
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Nom du document : il s'agit du nom qui apparaîtra dans la liste des modèles disponibles. Il est conseillé de donner un nom à votre document qui sera clair pour tous les utilisateurs. Évitez par exemple les noms de type compte-rendu 1, compte-rendu 2, préférez compte-rendu glaucome, compte-rendu diabète, etc.
Catégorie + code : la catégorie et le code sont des champs réservés à l'administrateur système de Softalmo. Ces champs peuvent être complétés si vous disposez d'une interface entre Softalmo et le système de l'hôpital et que vous désirez que les documents envoyés de Softalmo vers le système de l'hôpital via l'interface soient classés dans une certaine catégorie dans le système de l'hôpital. Ne complétez pas ces champs si vous ne savez pas exactement ce que vous devez y introduire.
Champ de fusion : spécifiez ici le code que vous souhaitez utiliser pour reprendre le contenu de votre document dans un autre. Ce code doit uniquement être spécifié pour les documents de type Bloc de texte (les en-têtes, le logo de votre service/cabinet...).
Permettre le transfert : cochez cette case si vous désirez autoriser le transfert du document vers le système de l'hôpital (si une interface est disponible). Cette case ne sera par exemple pas cochée si vous créez un document standard pour des lignes de conduite après une opération, un régime, etc.
Langue : spécifiez la langue de votre document.
Le médecin traitant du patient (défini dans sa fiche administrative) ou le patient peuvent par défaut être ajoutés en tant que destinataire principal ou secondaire d'une lettre. Il vous suffit de cocher l'option souhaitée.
Type de document : sélectionnez ici la fonctionnalité de votre modèle dans Softalmo :
* lettre de référence : il s'agit d'un document que vous pourrez utiliser dans le module Courrier d'un dossier patient de Softalmo
* attestation : il s'agit d'un document que vous pourrez utiliser dans le module Attestations d'un dossier patient de Softalmo
* lettre de rendez-vous : il s'agit d'un document que vous pourrez utiliser à partir de l'agenda de Softalmo (pour imprimer des cartes de rendez-vous, par exemple).
* bloc de texte : il s'agit d'un document de base dont le contenu peut être inséré dans un autre document standard. Cette fonction peut s'avérer utile lorsque vous désirez insérer un en-tête commun à toutes vos lettres en une seule manipulation.
Cliquez sur Sauvegarder le document dans le ruban Corilus de Word. Votre modèle est ainsi ajouté à la liste des modèles.
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Votre document n'attend désormais plus que vous !
Rédigez votre document sans tenir compte pour le moment des données patient. Construisez votre structure, mettez votre document en forme, insérez éventuellement le logo de votre établissement et laissez un blanc là où les données patient doivent être insérées. Des blocs de texte peuvent être ajoutés à votre lettre.
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Positionnez maintenant le curseur au premier endroit dans la lettre où vous devez insérer une donnée de Softalmo (dans notre exemple : la date du jour).
Cliquez ensuite sur l'onglet Ebauche :
[ IMAGE: 2023-06-15_14-41-08.png ]
L'onglet Ebauche apparaît à l'écran :
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Il s'agit des différentes données de Softalmo que vous pouvez reprendre dans un document.
Cette fenêtre est constituée comme une arborescence. Il existe 9 catégories de données : informations sur l'auteur du contact, les blocs de texte, la consultation, les informations sur le destinataire, les informations générales, les items (champs d'un écran de consultation) et écrans, les informations patient et les insertions spéciales.
Cliquez sur
[ IMAGE: icone PLUS.png ]
pour dérouler une catégorie et sur
[ IMAGE: icone MOINS.png ]
pour la réduire. Double-cliquez sur la donnée que vous désirez insérer dans le document.
La macro sera ainsi ajoutée au document : Gembloux, le <<Date>>
Comme vous le constatez, une macro est toujours entourée de doubles crochets << >>. Procédez ainsi pour toutes les données à reprendre de Softalmo. Si une macro trop longue modifie la mise en page de votre document, ne procédez pas à un changement de la mise en page de votre document. En effet, lorsque la macro sera remplacée par la donnée de Softalmo, la mise en page de votre document reprendra sa forme initiale.
Exemple :
a macro qui sera insérée dans le document si vous choisissez le rayon de la cornée OD sera : <<=Item('CONSTANTES_CORNEE_RAYON_OD')>>
Lorsque cette longue macro sera remplacée par la donnée du dossier patient, c'est tout simplement un chiffre qui sera affiché. Vous pouvez également rechercher une macro en saisissant votre recherche dans la barre de recherche. Tous les résultats de l'arborescence répondant à votre recherche seront affichés en jaune et vous pourrez ainsi facilement trouver la donnée que vous souhaitez insérer.
[ IMAGE: 09_1.png ]
Ci-dessous un exemple de modèle :
[ IMAGE: 10_1.png ]
Les données des examens ont été placées dans un tableau pour l'oeil droit et l'oeil gauche. Lorsque votre modèle est terminé, cliquez sur
[ IMAGE: Floppy Disk.png ]
pour enregistrer vos modifications. Il ne reste plus qu'à tester le nouveau modèle à partir d'un dossier patient !
3. Macros disponibles
Vous trouverez ci-dessous un aperçu des différentes données de Softalmo que vous pourrez reprendre dans un document :
[ IMAGE: 11_1.png ]
[ IMAGE: bloc texte.png ]
[ IMAGE: bloc texte_02.png ]
Les données des examens ont été placées dans un tableau pour l'oeil droit et l'oeil gauche. Lorsque votre modèle est terminé, cliquez sur pour enregistrer vos modifications.
Il ne reste plus qu'à tester le nouveau modèle à partir d'un dossier patient !
Auteur :
Cette partie de l'arborescence vous permet de reprendre toutes les données concernant l'auteur du contact à partir duquel vous générerez un document dans un dossier patient. La macro nom complet reprend aussi bien le nom que le prénom de l'auteur. Les données qui seront reprises dans le courrier sont celles qui auront été encodées dans le User Manager, le logiciel de gestion des utilisateurs de Softalmo.
Blocs de texte :
La partie Blocs de texte reprend tous les documents de type Bloc de texte qui ont été créés dans la liste des documents standards.
Consultation :
La macro Date vous permet de reprendre la date du contact (de la consultation) dans le document.
Destinataire :
Cette partie de l'arborescence vous permet de reprendre toutes les données des destinataires auxquels vous adressez le document.
N'oubliez pas d'insérer la macro Liste des destinataires si vous désirez que la mention du destinataire principal est des destinataires en copie apparaisse sur la lettre de chaque destinataire :
Titre + nom + prénom du destinataire
Rue + numéro
Code postal + Localité
Mention du destinataire principal et des destinataires en copie.
Ecrans :
Cette partie de l'arborescence vous permet de reprendre les données introduites au cours d'une consultation. Pour ajouter un item, déroulez le formulaire sur lequel se trouve les champs à reprendre dans la lettre.
Double-cliquez sur l'item que vous désirez insérer dans le document à l'endroit où se trouve votre curseur. Les formulaires affichés sont ceux de l'utilisateur enregistré qu'il peut compléter dans un dossier patient (nouveau contact).
Général :
Cette partie de l'arborescence vous permet d'insérer l'année, la date et l'heure de votre système, c'est-à-dire celles configurées dans Windows.
Items :
Les items représentent la plus grosse partie des macros. Il s'agit de tous les champs que vous pouvez compléter lorsque vous créez un nouveau contact dans un dossier patient et que remplissez des formulaires.
[ IMAGE: rtaImage (1).jfif ]
Astuce :
Il n'est pas toujours facile de savoir quels items sont présents sur un formulaire.
Pour le savoir, il suffit d'ouvrir un des écrans de consultation et de cliquer dans le champ que vous désirez reprendre (ou utiliser la branche Ecrans).
Dans notre exemple, Conduite à tenir est l'item TER (= identifiant de l'item)
Pour l'ajouter au document, soit vous le trouvez dans l'arborescence (Ophtalmologie >> Consultation), soit vous le recherchez via l'écran sur lequel il est placé, soit vous saisissez manuellement l'item : <<=Item('TER')>>
Une macro pour un item doit impérativement respecter la graphie suivante : <<=Item('identifiant de l'item')>>
Patient :
Vous trouverez dans cette branche de l'arborescence toutes les macros concernant le patient : aussi bien tout son dossier administratif que certaines données médicales.
La macro Nom complet (<<Patient.FullName>>) reprend le titre + le nom + le prénom du patient.
La macro Sexe (<<Patient.Gender>>) insère un "Monsieur" ou "Madame" en fonction du sexe du patient.
Les données médicales du patient que vous trouverez dans cette branche de l'arborescence sont les antécédents généraux et ophtalmologiques, la médication chronique et les prescriptions (soit du contact sélectionné, soit toutes les prescriptions générées à partir de Softalmo).
Spécial :
L'arborescence Spécial vous permet : d'ajouter une question à laquelle vous devrez répondre au moment de l'édition du courrier :
Lorsque vous insérez cette macro, le texte suivant sera introduit dans votre document standard : ##Entrez votre question ici##
Remplacez le texte "Entrez votre question ici" par la question à laquelle vous souhaitez répondre au moment de l'édition du courrier (attention : veillez à ne pas remplacer les ##) ##Type d'examen complémentaire à réaliser ?##
Au moment de l'édition du courrier, Softalmo vous demandera de répondre à la question. Votre réponse sera insérée à l'emplacement de la question.
d'introduire une valeur en fonction du sexe du patient :
Lorsque vous insérez cette macro, le texte suivant sera introduit dans votre document standard : @@CasePatientGender(Masculin,Féminin,Pas connu)@@
Remplacez les mots Masculin, Féminin, Pas connu respectivement par les valeurs à reprendre en fonction du sexe du patient (attention : veillez à ne pas remplacer le reste de la macro) @@CasePatientGender(votre patient né le ,votre patiente née le ,votre patient(e) né(e) le )@@
Au moment de l'édition du courrier, Softalmo vérifiera le sexe du patient dans sa fiche signalétique et affichera la réponse paramétrée adéquate.
4. Paramétrisation complémentaire possible
Il existe un paramétrage complémentaire possible que l'on peut appliquer aux macros pour que, quand aucune donnée n'a été remplie dans le dossier du patient, la partie de la lettre concernée n'apparaisse également pas à l'impression.
Exemple :
Voici ce qui a été introduit pendant la consultation :
[ IMAGE: 2023-06-15_14-12-27.png ]
Voici à quoi ressemble le modèle avant insertion des items :
[ IMAGE: 2023-06-15_14-13-50.png ]
Voici à quoi ressemble le modèle après insertion des items (sans paramétrisation des macros) :
[ IMAGE: 2023-06-15_14-15-08.png ]
Comme indiqué ci-dessus, ne tenez pas compte du décalage de la mise en page, tout se remettra en place lorsque vous générerez la lettre :
[ IMAGE: 2023-06-15_14-15-56.png ]
Seule la pression intraoculaire par applanation pour l'OD a été remplie, et elle est effectivement bien reprise dans la lettre.
Par contre, les 3 autres pressions intraoculaires n'ont pas été remplies pendant la consultation, mais apparaissent bien dans la lettre (avec une valeur 0).
Comment y remédier ?
Nous allons paramétrer la macro.
Reprenons notre modèle de lettre ci-dessus et paramétrisons les macros. Le plus simple est de d'abord placer les accolades, puis de déplacez les crochets pour que le suffixe et le préfixe soient automatiquement repris avec les bons espaces et les tabulations : @@CasePatientGender(Masculin,Féminin,Pas connu)@@
Remplacez les mots Masculin, Féminin, Pas connu respectivement par les valeurs à reprendre en fonction du sexe du patient (attention : veillez à ne pas remplacer le reste de la macro)
@@CasePatientGender(votre patient né le ,votre patiente née le ,votre patient(e) né(e) le )@@ Au moment de l'édition du courrier, Softalmo vérifiera le sexe du patient dans sa fiche signalétique et affichera la réponse paramétrée adéquate.
Macro de base : <<=Item('identifiant de l'item')>>
Macro élaborée : <<§Préfixe{=Item('identifiant de l'item')}Suffixe>>
Commencez par placer des accolades autour de ce qui se trouve au sein des crochets.
Entre les accolades et les crochets, il vous est désormais possible d'introduire des préfixes et des suffixes.
Ces préfixes et suffixes n'apparaîtront dans le document final que si l'item a été rempli dans le dossier du patient.
Ces préfixes et suffixes sont du texte libre et peuvent également contenir des espaces et des tabulations pour la mise en page.
Dans ces préfixes et suffixes, vous pouvez également ajouter le symbole du paragraphe § pour insérer un retour à la ligne.
Dans notre exemple ci-dessus, si l'item est rempli, il y aura un retour à la ligne, puis le préfixe, la valeur de l'item et le suffixe.
Reprenons notre modèle de lettre ci-dessus et paramétrisons les macros.
Le plus simple est de d'abord placer les accolades, puis de déplacez les crochets pour que le suffixe et le préfixe soient automatiquement repris avec les bons espaces et les
tabulations :
[ IMAGE: 2023-06-15_14-17-44.png ]
La lettre finale générée dans le dossier du patient :
[ IMAGE: 2023-06-15_14-19-20.png ]
Il n'est pour l'instant pas possible de créer une subdivision supplémentaire à ce paramétrage des macros (pour que "Air:" ne soit pas repris par exemple).
5. Utilisation des blocs de texte
Un bloc de texte est un type de document standard qui, dès qu'il est défini, peut être inséré dans un ou plusieurs autres document(s) standard(s), quel que soit leur type. Cette fonction peut s'avérer très utile lorsque vous désirez définir le même en-tête pour toutes vos lettres, par exemple. Dès que cet en-tête doit être modifié, vous aurez uniquement à modifier le bloc de texte pour que la modification soit appliquée à tous les documents dans lesquels vous aurez inséré ce même bloc de texte.
[ IMAGE: En tete verticale_01.png ]
Pour créer un modèle bloc de texte, suivez la procédure décrite au point 1.
Dans les Propriétés du document, donnez un nom à votre bloc de texte et un champ de fusion (attention : c'est ce code que nous utiliserons dans les autres documents standards). Sélectionnez Bloc de texte comme type.
Mettez votre bloc de texte en forme tel que vous désirez qu'il s'affiche dans le document final (taille, police et couleur, la position sera elle définie dans le document final). Le bloc de texte ne contiendra la plupart du temps que du texte libre
(ou une référence à un autre bloc de texte) ou des images (dans le cas d'un bloc de texte Logo, par exemple), et non des champs de fusion.
[ IMAGE: Carte de visite RDV CHU Corilus.png ]
Sauvegardez vos modifications.
Ouvrez un autre modèle dans lequel vous désirez insérer le bloc de texte que nous venons de créer.
Dans ce document, placez votre curseur à l'endroit où le bloc de texte doit être inséré et cliquez sur l'onglet Ebauche >> Blocs de texte.
Double-cliquez sur le bloc de texte voulu et la macro sera insérée dans votre document : <<St/Code_du_champ_de_fusion>>
Dans notre exemple, il s'agit donc de <<St/entete>>
[ IMAGE: 2023-06-16_13-58-28.png ]
Un modèle peut contenir plusieurs blocs de texte, nous pourrions donc très bien créer un bloc de texte "Logo", contenant le logo de l'établissement, et l'insérer dans les documents en utilisant <<St/logo>>.
Enfin, lorsque nous générons à présent une lettre à partir d'un dossier patient, nous constatons que les blocs de texte définis au préalable ont bien été insérés dans le document final.
[ IMAGE: 2023-06-16_14-01-16.png ]
[ IMAGE: Exclamation.png ]
Remarque :
Un document de type Bloc de texte est uniquement affiché dans la liste des documents standards (Options >> Documents standards), et non dans la liste des modèles disponibles que vous pouvez utiliser pour générer un courrier à partir d'un dossier patient, ce qui est logique puisque les documents de ce type servent de base à l'élaboration d'un autre modèle.
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