Suite aux réponses des mutualités à vos demandes de facturation, il se peut que vous deviez effectuer des corrections sur les envois. Le guide ci-dessous vous guidera à travers la procédure de correction
1. Types de refus distincts :
Tout d'abord, il est important de déterminer le type de refus avant d'effectuer les modifications.
Refus partiel
: Une partie de la facture envoyée a été refusée. Vous devrez créer une note de crédit et refacturer pour effectuer les modifications nécessaires.
Refus total
: La facture entière a été refusée. En principe, aucune note de crédit n'est nécessaire et vous pouvez immédiatement procéder à une refacturation.
Cliquez ici pour un aperçu de la refacturation après un refus total.
2. Corrections en cas de refus partiel
:
2.1 Création des notes de crédit pour les montants refusés :
Via l'écran des notifications, vous pouvez directement créer des notes de crédit si vous le souhaitez. Cliquez sur l'icône de crayon et sélectionnez "Non accepté". Dans l'écran qui s'ouvre, vous verrez un aperçu de toutes les demandes refusées. Vous pouvez sélectionner les résidents et cliquer sur création. Pour les résidents sélectionnés, une ligne sera créée dans l'écran des corrections de la facturation Iriscare..
2.2 Création de la refacturation :
Avant d'envoyer la refacturation, il est important de comprendre pourquoi la facturation a été refusée en premier lieu. Consultez nos directives dans le suivi de la facturation Iriscare. Après l'analyse nécessaire, vous devez apporter les modifications nécessaires au dossier avant de soumettre à nouveau la facturation. Une fois que vous avez fait le nécessaire, vous pouvez procéder à la refacturation.
Allez vers Facturation – Iriscare – Corrections
Sélectionnez le mois et l'année pour lesquels vous souhaitez effectuer les corrections et cliquez sur OK.
Dans le nouvel écran, vous verrez un aperçu des résidents:
Pour lesquels une note de crédit a été créée via l'écran "aperçu”.
Pour lesquels des corrections ont déjà été effectuées pour cette période
.
En bas à gauche, vous avez 3 icônes sur lesquelles vous pouvez cliquer:
Rouge - : Créer une note de crédit pour un ou plusieurs résidents
Vert+ : Créer une refacturation pour un ou plusieurs résidents
Bouton de régularisation gris : Créer une note de crédit complète et une refacturation d'une facturation.
Cliquez sur le bouton vert pour sélectionner les résidents pour lesquels vous souhaitez établir une refacturation après les modifications nécessaires. Vous pouvez sélectionner plusieurs résidents en maintenant la touche Ctrl enfoncée ou via Shift-clic pour effectuer une longue sélection en une seule fois.
.
Cliquez sur Enregistrer pour créer les lignes de refacturation pour les résidents sélectionnés.
L'aperçu dans l'écran contient maintenant les résidents:
Pour lesquels une note de crédit a été créée via l'écran "aperçu".
Pour lesquels des corrections ont déjà été effectuées pour cette periode.
Pour lesquels une ligne a été créée pour la refacturation.
Avant de continuer, vous pouvez spécifier dans cet écran la période à créditer/refacturer pour le(s) résident(s). Si la période entière doit être créditée/refacturée, vous ne devez rien faire. Pour sélectionner une période spécifique,
vous pouvez double-cliquer sur la ligne de crédit/refacturation du résident, ce qui ouvrira un nouvel écran.
En sélectionnant/désélectionnant les jours, vous pouvez modifier la période pour laquelle une note de crédit ou une refacturation sera créée. Les jours soulignés sont les jours sélectionnés et seront pris en compte pour les étapes suivantes. Cliquez sur "Enregistrer" pour confirmer les modifications apportées.
2.3 Création des notes de crédit et de la refacturation:
Création de notes individuelles
Comme pour la facturation standard, procédez comme suit : Sélectionnez les résidents pour lesquels vous souhaitez créer des notes individuelles et cliquez sur le bouton "Création". Vous serez automatiquement dirigé vers l'aperçu des notes individuelles.
Création des notes récapitulatives:
Sélectionnez les notes individuelles et cliquez sur création de notes de frais groupées. Vous serez automatiquement redirigé vers l'écran suivant avec un aperçu des:
Notes de crédit, par mut.
Refacturations, par mut.
Comme pour la facturation, vous pouvez encore apporter des modifications au contenu de la facture en supprimant des résidents. (Pour ajouter des résidents, vous devez revenir à la première étape et recommencer, le numéro de facture sera conservé). Cliquez sur Continuer pour confirmer et créer définitivement les factures et les notes de crédit.
Envoi des notes de crédit et de la refacturation
IMPORTANT: Une note de crédit ne doit être envoyée aux mutualités que si un montant a été effectivement payé par erreur. Si vous créez une note de crédit pour équilibrer la comptabilité, cette note de crédit ne doit pas être envoyée à la mutualité. Cochez toutes les parties que vous souhaitez envoyer aux mutualités, elles seront disponibles dans l'aperçu "Facturation électronique" avec l'icône C+ et C-.
3. Refacturation des factures entièrement refusées 
:
Un envoi totalement refusé peut être annulé et, après modification, être à nouveau proposé tout en conservant le numéro de facture.
Annulation de l'envoi :
Naviguez vers "Facturation – Iriscare – Facturation électronique", sélectionnez le mois où la facture a été envoyée et cliquez sur OK. Ouvrez l'onglet "Annulation d'envoi" et sélectionnez l'envoi souhaité. Cliquez sur Supprimer pour annuler l'envoi..
Correction de la facturation:
Naviguez vers "Facturation – Iriscare – Facturation", sélectionnez le mois de facturation souhaité, décochez l'option "facture" et cliquez sur OK. Sélectionnez tous les résidents et cliquez sur l'onglet "Envoi". Les envois annulés peuvent être décochés dans cet écran, afin qu'ils soient disponibles pour apporter les modifications nécessaires. Via l'onglet "Note récap.", vous pouvez supprimer un, plusieurs ou tous les résidents de la facture. Exemples de modifications possibles après refus de facturation:
Refus total en raison d'une marge d'erreur >5% dans l'envoi + aucune modification possible pour le moment:
Supprimez dans l'aperçu de la note de frais groupée les résidents responsables de l'erreur et cliquez sur Continuer. Suivez ensuite la procédure habituelle pour la facturation Iriscare.
Refus total en raison d'une marge d'erreur >5% dans l'envoi + modifications possibles. Par exemple, demande effectuée avec un mauvais forfait :
Supprimez dans l'aperçu de la note de frais groupée les résidents responsables de l'erreur. Apportez les modifications nécessaires dans les dossiers administratifs et revenez à l'écran de facturation. Recommencez pour cette mutualité à partir de l'étape 1, afin que les modifications apportées soient prises en compte dans la facture établie. Notez que le numéro de facture reste inchangé. Cliquez sur Continuer pour finaliser les modifications. Suivez ensuite la procédure habituelle pour la facturation Iriscare.