Aperçu de la facturation électronique
Dans CareConnect Admin, vous créez et envoyez des factures électroniquement aux mutualités via WalCareNet ou IriscareNet, selon la région. Le flux de facturation est quasiment identique pour les deux systèmes.
Vous utilisez cette fonction lorsque vous passez de la facturation trimestrielle sur papier à l’envoi électronique mensuel.
L’envoi électronique réduit les délais de traitement, augmente la précision et remplace totalement les documents papier.
Pour garantir un envoi correct, les paramètres de base doivent être correctement configurés :
Date de début de la facturation électronique (1er avril ou 1er octobre 2026)
Liaison de chaque mutualité avec la bonne union nationale
Données exactes des résidents : NISS, mutualité, CT1/CT2
Une facturation correcte est essentielle pour le financement de votre établissement. Le processus comporte 5 étapes fixes :
Vérification de l’assurabilité
Création des notes individuelles
Création des notes de frais collectives
Clôture des factures
Envoi électronique
Sur l’écran Notifications, vous suivez ensuite les factures envoyées ainsi que les réponses des mutualités.
Étapes pour la facturation WalCareNet et IriscareNet
1. Vérifier l’assurabilité
Ouvrez Facturation > WalCareNet > Facturation.
Sélectionnez le mois.
Cliquez sur OK.
Sélectionnez tous les résidents.
Cliquez sur Contrôle d'assurabilité.
Attendez les réponses (maximum 72 heures).
Ouvrez la Liste d’actions (Facturation > WalCareNet > Liste d’actions des documents) pour vérifier et corriger les notifications.
Ouvrez la fiche du résident, allez dans Mutualité > Historique, puis ajoutez une nouvelle ligne avec les CT1/CT2 corrects.
Marquez l’action comme traitée dans la liste. Une liste vide signifie que tous les dossiers sont en ordre.
2. Créer les notes individuelles
Retournez dans Facturation > WalCareNet > Facturation.
Sélectionnez le mois et cliquez sur OK.
Sélectionnez tous les résidents à facturer.
Ne sélectionnez pas les résidents sans accord.
Cliquez sur Créer pour générer les notes individuelles.
Vérifiez le contenu dans la partie inférieure de l’écran.
Utilisez l’icône d’impression si vous souhaitez sauvegarder une copie.
3. Créer les notes récapitulatives
Enregistrez les notes individuelles.
L’écran des notes récapitulatives s’ouvre automatiquement (sans numéro de facture à ce stade).
Sélectionnez les notes souhaitées.
Cliquez sur Créer note récapitulative.
Vérifiez le contenu par l'union nationale.
Supprimez les résidents non facturables en les sélectionnant et en cliquant sur la croix en bas à droite.
Sélectionnez toutes les notes récapitulatives et cliquez sur Continuer.
4. Clôturer les notes récapitulatives
Ouvrez l’aperçu des envois.
Cochez chaque note pour la clôturer.
Une note cochée est verrouillée et prête à l’envoi.
5. Envoi électronique
Ouvrez Facturation > WalCareNet > Facturation électronique.
(Cet écran reprend les notes fraîchement clôturées et les éventuelles corrections des mois précédents.)Sélectionnez le mois.
Sélectionnez toutes les notes récapitulatives clôturées.
Cliquez sur Envoyer.
CareConnect Admin envoie toutes les enveloppes et enregistre automatiquement l’historique d’envoi.
Points d’attention et exceptions
Ne facturez jamais un résident sans accord de la mutualité. Laissez-le en attente jusqu’à régularisation.
Une enveloppe par union nationale et par mois est obligatoire.
Vérifiez l’assurabilité chaque mois avant la facturation.
Utilisez la fonction Consultation Memberdata avant une admission pour éviter les erreurs.
Corrigez toujours les CT1/CT2 manuellement via l’historique.
Vous pouvez annuler temporairement une enveloppe clôturée via Annulation d’envoi si une erreur est détectée.
Les résidents exclus peuvent être facturés ultérieurement dès que l’accord est disponible.
Consultez quotidiennement la Liste d’actions des documents pour détecter les mises à jour mutualistes.
L’écran Facturation > WalCareNet > Notifications affiche toutes les enveloppes envoyées et les réponses des mutualités.
Suivez toujours la même procédure pour IriscareNet et WalCareNet : les étapes sont identiques.