Lorsque vous avez créé et vérifié les factures, il est important de les clôturer. Ce processus "gèle" les factures, ce qui les rend non modifiables. En effet, les modifications apportées à une facture déjà envoyée ne sont pas autorisées.
La clôture des factures peut se faire de deux manières :
Clôture sans transfert : adaptée si aucune connexion directe avec un programme de comptabilité n’existe ou si les factures ne doivent pas être transférées à la comptabilité.
Transfert vers la comptabilité : à utiliser lorsqu’il existe une connexion directe avec un programme de comptabilité.
Vous trouverez plus de détails dans les sections suivantes.
1. Clôture des factures sans transfert
Si vous n’avez pas de lien avec un programme de comptabilité, vous pouvez clôturer les factures dans CareConnect Admin. Cela empêche toute modification des factures.
Étapes à suivre :
Accédez à : Facturation > Clôturer (sans transfert).
Sélectionnez les paramètres souhaités :
Vérification :
Clôture :
Type : choisissez le type de factures (par exemple, factures résidentielles).
Mois/Année de facturation et Période : indiquez le mois de facturation à clôturer.
Numéros de factures : précisez les numéros de factures ou laissez "0" pour inclure toutes les factures.
Cliquez sur le bouton Aperçu. Le programme vérifie les éventuelles erreurs.
En cas d’erreurs, un rapport détaillé indique les problèmes et les factures concernées.
Si aucune erreur n’est détectée, un aperçu des factures et du journal auxiliaire s’affiche.
Cliquez sur Transfert pour finaliser la clôture.
2. Transfert des factures vers la comptabilité
Avec un lien vers un programme de comptabilité, vous pouvez transférer les factures directement en générant un fichier à importer dans le logiciel comptable.
Étapes à suivre :
Accédez à : Facturation > Transfert vers [programme comptable].
Sélectionnez les paramètres souhaités :
Vérification :
Transfert :
Type : choisissez le type de factures (par exemple, factures résidentielles).
Mois/Année de facturation et Période comptable : indiquez le mois de facturation et, le cas échéant, la période comptable.
Numéros de factures : précisez les numéros ou laissez "0" pour inclure toutes les factures.
Cliquez sur Aperçu. Le programme vérifie les éventuelles erreurs.
En cas d’erreurs, un rapport détaillé indique les problèmes détectés.
Si aucune erreur n’est détectée, un aperçu des factures et du journal auxiliaire s’affiche.
Cliquez sur Transfert pour initier le transfert.
3. Vérification des suppléments non facturés
Lors du transfert, CareConnect Admin vérifie s’il existe des données non facturées dans le système. En cas de données non facturées, un message apparaît et une liste peut être imprimée. Cela ne bloque pas le transfert, qui peut être finalisé.
Option supplémentaire :
Imprimez un aperçu via : Impression > Facturation Résidents > Après Facturation > Suppléments non facturés.
4. Liste de ventilation
Dans votre dossier, vous pouvez opter pour un type spécifique d’enregistrement selon vos préférences :
Type I : Enregistrement par coût ou code de facturation. (Ceci est le paramètre par défaut du logiciel.)
Type II : Enregistrement par payeur.
Lorsque vous sélectionnez un type, les données sont automatiquement enregistrées selon ce choix lors du transfert.
Souhaitez-vous enregistrer les données selon l’autre type également ?
Utilisez la liste de ventilation pour obtenir un aperçu des données afin de les enregistrer manuellement selon l’autre type. N’oubliez pas de contrepasser le montant total pour éviter une double comptabilisation du chiffre d’affaires.
Étapes à suivre :
Accédez à : Facturation > Liste de ventilation.
Sélectionnez les paramètres souhaités :
Aperçu et traitement :
Mois/Année de facturation : indiquez le mois et l’année de facturation.
Numéros de factures : spécifiez les numéros ou choisissez "Tous" pour inclure toutes les factures.
Le programme propose automatiquement le type qui n’a pas été utilisé pour le transfert automatique.
Utilisez la liste pour enregistrer manuellement les données et effectuez les contrepassations nécessaires pour éviter une double comptabilisation.