Les données que vous devez remplir lors de la création d'un nouveau dossier sont passées en revue ici. Remplir ces données avec précision est essentiel pour une administration et une facturation efficaces. Prenez le temps de saisir et de gérer ces données soigneusement. Les premières données à saisir lors de l'ouverture d'un nouveau dossier dans CC Admin se trouvent sous Outils / Paramètres.
Outils / Paramètres
Ici, vous configurez des éléments qui s'appliquent généralement à toute l'application.
Proposition
Sur le premier onglet, des paramètres par défaut intelligents ont été introduits lors de l'installation pour faciliter votre travail. Ces paramètres garantissent que des données importantes telles que le pays, la nationalité et la langue sont automatiquement proposées lors de la création d'un nouveau résident. Cela permet de gagner du temps et de réduire les risques d'erreurs. Vous pouvez facilement modifier ces propositions.
Langue de l'interface : La langue de l'interface détermine la langue dans laquelle vous utilisez CC Admin, vous permettant de personnaliser l'interface et de travailler confortablement dans la langue de votre choix.
Dernier résident : Si le code résident est un chiffre, vous pouvez noter ici le dernier numéro utilisé. Le dernier code résident utilisé est mémorisé par le système. Lors de la création d'une nouvelle fiche résident, le numéro suivant est automatiquement proposé, ce qui simplifie votre processus administratif et évite les erreurs.
Paramètres
L'onglet Paramètres propose des réglages essentiels tels que la structure par défaut des numéros de compte bancaire et des numéros de registre national. En cochant la case "Modulo 97", vous vous assurez que la structure du numéro de compte bancaire est vérifiée lors de l'enregistrement. Cela vous aide à éviter les erreurs et à utiliser uniquement des numéros de compte bancaire valides. Si vous laissez cette case décochée, vous pouvez également saisir un numéro de compte bancaire inexistant, offrant ainsi une certaine flexibilité lorsque cela est nécessaire.
Court séjour
Dans l'onglet Court Séjour, vous pouvez facilement décider si l'adresse de la liste d'attente est automatiquement transférée à la fiche résident lors de son admission. Cela évite les doubles saisies.
Attestation D
Cet onglet est crucial pour le traitement standard des prestations médicales et de kinésithérapie. Pour chaque nouvelle fiche résident, ces règles standards sont automatiquement proposées. Pour le traitement des prestations des kinésithérapies, il existe une option de contrôle supplémentaire : Prescription obligatoire pour prestations kiné. En cochant la case "Prescription obligatoire pour prestations kiné", vous obligez le système à remplir un numéro de prescription lors de la saisie de chaque prestation de kinésithérapie. Cela garantit que toutes les prestations sont saisies correctement et conformément aux prescriptions. Si vous ne cochez pas cette case, vous pouvez saisir des prestations de kinésithérapie sans numéro de prescription.
Corilus
L'onglet Corilus contient des informations essentielles pour Corilus en cas d'intervention par un collaborateur de Corilus.
Passons maintenant en revue les fichiers de base essentiels pour un fonctionnement fluide de votre administration et de votre facturation.
Fichiers / Données de configuration / Administration
Titres de civilité
CC Admin a déjà intégré les titres de civilité les plus courants. Si vous souhaitez ajouter de nouveaux titres, cela peut se faire via le bouton de création. L'utilisation d'une liste de base de titres de civilité corrects assure professionnalisme, uniformité et respect dans vos communications.
État civil
CC Admin a déjà intégré par défaut les options les plus courantes. Vous pouvez compléter cette liste selon vos besoins.
Origine – destination
Utilisez cette liste pour suivre d'où vient un résident lors de son admission et où il se rend en cas d'absence. Ces données sont également utiles pour établir des statistiques. Un enregistrement clair de l'origine et de la destination aide à la gestion logistique et à la planification stratégique de votre organisation.
Astuces importantes :
Cochez "absence à l'hôpital" pour une destination hospitalière. Cela permet une visualisation claire dans le calendrier.
N'indiquez jamais "Autreé, cela ne sera pas accepté par le VAZG.
Codes postaux
Tous les codes postaux belges sont inclus. Vous ne devez compléter ici que les codes postaux étrangers.
Pays
Ajoutez ici des pays lorsque vous saisissez des contacts ou des destinations à l'étranger. Veillez à ce que chaque code de pays ne soit enregistré qu'une seule fois.
Codes de langue
Le néerlandais et le français sont intégrés par défaut. Cela garantit que les documents comme les factures sont disponibles dans la langue souhaitée.
Parentés
Ici, vous saisissez les relations possibles que vous pouvez utiliser lors de la création de contacts et de personnes à charge. N'oubliez pas de compléter également le lien Kmehr.
Fichiers / Données de configuration / Institution
Dossier
C'est un fichier crucial que nous examinerons séparément par la suite.
Départements
Ce sont les différents services dont se compose votre maison de repos. Même si votre établissement n'est pas divisé en services, vous devez en créer au moins un. Cela est important pour une vue d'ensemble claire des résidents et l'aperçu dans le dossier de soins.
Types de chambres
Suivez ici la méthode standard : remplissez le code et la description. Ajoutez un code de facturation si la facturation est basée sur la chambre du résident.
Recommandation : Basez la facturation sur le résident lui-même et laissez le champ de code de facturation vide ici (voir plus loin sous les frais fixes).
Chambres
Créez une liste de toutes les chambres. Utilisez le numéro de chambre réel comme code. Sélectionnez ensuite le type et le service à partir des fichiers créés précédemment. Le champ d'information peut être utilisé pour décrire la chambre et les meubles présents. Nombre de lits : Indiquez le nombre de lits par chambre. Le programme numérote automatiquement les lits (A, B, C, etc.).
Attention : Après l'enregistrement, ce champ n'est plus visible, mais vous pouvez consulter les informations nécessaires dans le cadre des lits.
Fichiers / Données de configuration / Facturation
Codes de facturation
Consultez cette section pour des instructions détaillées sur la configuration et la gestion des codes de facturation.
Groupes de facturation
Ici, vous trouverez des directives pour configurer les groupes de facturation. Ces groupes aident à catégoriser et organiser différents types de facturation.
Journaux financiers
Cette section fournit des instructions détaillées pour la gestion des journaux financiers, un élément crucial pour le suivi de toutes les transactions financières et la garantie de la transparence de votre administration financière.
Journaux
CareConnect Admin est livré par défaut avec trois journaux. Pour la plupart des utilisateurs, cela suffit, sauf si vous travaillez avec Système I, où des journaux supplémentaires peuvent être nécessaires.
Types de débiteur alimentaire
Dans cette section, vous pouvez adapter le terme « Types de débiteur alimentaire » sur la facture à un terme plus approprié pour votre organisation. Cela offre flexibilité et clarté.
Indiquez si une personne est réellement à charge ou non. Cette distinction est particulièrement importante pour les CPAS et permet d'avoir une vue claire des contributions obligatoires et non obligatoires. Cela devient visible dans divers rapports et aperçus :
Aperçu de la facturation : Vous voyez un cadre avec la répartition du montant, du nombre de factures et de personnes. Les autres responsables d'entretien sont marqués du signe #.
Aperçu de la facturation par résident : La colonne « autres » a été ajoutée, tandis que la colonne « OHPL » contient uniquement les chiffres des véritables responsables d'entretien.
Débiteurs alimentaires : La distinction entre les responsables d'entretien et les autres responsables d'entretien est également marquée du signe #.
Priorité des débiteurs alimentaire : Dans Fichiers / Résidents / D.A., vous pouvez entrer la priorité définitive de la personne à charge.
Fichiers / CPAS
Dans le fichier des CPAS, vous notez toutes les organisations avec lesquelles vous collaborez. Les maisons de repos CPAS mentionnent également leur propre CPAS dans cette liste.
Informations générales
Adresse : Saisissez ici l'adresse complète du CPAS.
Contact : Notez le nom de votre contact au CPAS.
Langue : Sélectionnez la langue de communication avec ce CPAS.
E-mail : Saisissez l'adresse e-mail.
Numéro client : Ce numéro unique aide au transfert vers la comptabilité.
Numéro d'entreprise : Pour les CPAS, les mutuelles et les unions nationales, saisissez le numéro d'entreprise ici. Utilisez C12 si vous travaillez avec 'Hercules'.
Facture globale: Choisissez entre facture globale (case à cocher) ou facture détaillée (case non cochée). Avec une facture globale, les factures détaillées ne sont pas affichées, mais vous pouvez toujours imprimer des comptes individuels.
Données administratives
Pour chaque CPAS, vous pouvez saisir deux adresses : l'adresse de facturation et l'adresse administrative. En utilisant la touche de tabulation, la première adresse est automatiquement reportée aux autres endroits.
Codes de facturation
Si les résidents d'un certain CPAS doivent payer les mêmes suppléments fixes chaque mois, saisissez ces suppléments pour ce CPAS. Cela permet de gagner du temps et d'assurer la cohérence.
Procédure :
Accédez à l'onglet des codes de facturation.
Ajoutez toutes les codes de facturation pertinents pour ce CPAS via le bouton plus (en bas).
Ces suppléments sont automatiquement reportés sur la fiche résident.
Exemple : CPAS de Bruxelles
Tous les résidents du CPAS de Bruxelles paient chaque mois leurs frais de séjour, argent de poche et médicaments. Saisissez les codes de facturation respectifs dans l'onglet des codes de facturation. Ces lignes apparaissent automatiquement en rouge sur la fiche résident (onglet "code de facturation") dès qu'un résident appartient au CPAS de Bruxelles.
Fichiers / Organismes assureurs
Mutuelles
Créez une liste exhaustive de toutes les mutuelles avec lesquelles vous travaillez. Cela vous aide à facturer avec précision.
Utilisez la numérotation officielle : Nous recommandons fortement d'utiliser les numéros officiels des mutuelles comme code.
Numéro client : Ce numéro identifie la mutuelle lors de la transmission à la comptabilité.
Union nationale : Saisissez ici à quelle union nationale la mutuelle appartient.
Numéro d'entreprise : Saisissez la valeur 'C12' si vous travaillez avec Hercules.
Cases à cocher 'À charge de l'INAMI' et 'Autre' : Ces cases déterminent quels résidents comptent pour l'INAMI et pour le personnel. Cochez avec précision :
'À charge de l'INAMI' : Pour presque toutes les mutuelles, sauf pour les mutuelles d'outre-mer, les invalides de guerre et les marins.
'Autre' : Pour les mutuelles étrangères ayant un accord avec l'INAMI.
Coordonnées : Utilisez la touche tabulation pour saisir automatiquement les adresses en fonction des données administratives.
Unions nationales
Maintenez une liste à jour de toutes les unions nationales. CareConnect Admin vous aide à garder cette liste à jour via Corilus.
Étapes importantes :
Numéro d'entreprise : Saisissez la valeur 'C12' si vous travaillez avec Hercules.
Facture récapitulative par union nationale : Choisissez entre facture récapitulative (case à cocher) ou facture détaillée (case non cochée). Notez que si vous soumettez la facturation forfaitaire uniquement sur papier, la facture récapitulative doit être décochée pour toutes les unions nationales.
Caisses d'assurances de soins (Flandre)
CareConnect Admin propose une liste standard de toutes les caisses d'assurance de soins avec leurs adresses. Vous devez compléter une seule fois le champ à côté du code avec la caisse de soins correspondante.
Caisses de pension
Souhaitez-vous suivre par résident de quelle caisse provient la pension? Créez une liste de toutes les caisses de pension et conservez les informations administratives correctes dans ce fichier.
Fichiers / Collaborateurs
Dans le fichier des collaborateurs, vous notez toutes les informations importantes sur les médecins, kinésithérapeutes, infirmiers et autres avec lesquels vous travaillez. Cette liste comprend à la fois les indépendants et les salariés.
Fonctions
Ici, vous définissez les différentes fonctions au sein de votre établissement. Cela assure clarté et un aperçu structuré des tâches et responsabilités.
Groupes de fonctions
Les groupes de fonctions forment les catégories générales des fonctions. Cela aide à organiser les employés en fonction de leurs responsabilités et de leur domaine de travail.
Collaborateurs
Ici, vous saisissez les données administratives détaillées de vos employés, telles que l'adresse et le numéro de téléphone.
Informations sur les fonctions :
Groupe : Sélectionnez le groupe de fonctions approprié.
Fonction : Choisissez la fonction spécifique de l'employé.
Employé : Indiquez si la personne est salariée ou indépendante.
Réduction : Saisissez le pourcentage de réduction que le médecin ou kinésithérapeute verse au centre de soins résidentiels pour l'utilisation des installations.
Numéro INAMI : Assurez-vous que la structure de ce numéro est correcte (11 chiffres, y compris le code de qualification).
Tarif : Cela est discuté lors du traitement des prestations.
Reconnu (pour les kinésithérapeutes) : Indiquez s'il s'agit d'un kinésithérapeute reconnu.
Stagiaire (pour les médecins) : Cela permet de récupérer les honoraires et les tarifs de remboursement
Maître de stage: Associez chaque stagiaire à un maître de stage. Lorsque qu'une prestation est effectuée sous la supervision du maître de stage, le stagiaire peut appliquer les tarifs normaux, qui seront mentionnés sur les états D et les factures récapitulatives.
Paramètres du dossier
Nous passons maintenant aux paramètres du dossier. Il s'agit du fichier crucial dans lequel vous définissez les paramètres et réglages fixes relatifs à votre institution. Les données sont triées par onglet. Si vous disposez de plusieurs dossiers dans CareConnect Admin, vous devez les compléter pour chaque dossier. Un dossier bien configuré assure des processus administratifs fluides et des rapports précis.
Fichiers / Données de configuration / Institution / Dossier
Administration
Les informations administratives de cet onglet forment l'en-tête des factures.
Numéro d'agréation: Entrez ici votre numéro d'agréation (numéro PE ou CE). Cela est essentiel pour la reconnaissance officielle.
Numéro de compte bancaire pour les factures - mutualités: Indiquez le numéro de compte bancaire où les paiements doivent être effectues. Le même numéro peut être entré deux fois s'il est utilisé pour les deux types de paiements.
Numéro de compte bancaire pour médecins & kinés: Entrez des numéros de compte spécifiques pour les médecins et les kinésitherapeutes. Cela assure un remboursement précis par la mutualité. Si ces informations ne sont pas remplies, le numéro de compte de la mutualité, rempli ci-dessus, sera automatiquement utilisé.
INAMI
Numéro INAMI: Ce numéro unique est fourni par le INAMI pour les maisons de repos et les maisons de repos et de soins (MRS). Lorsque vous entrez votre numéro INAMI, laissez le champ du numéro d’enregistrement vide. Vous ne pouvez pas entrer de numéro RIZIV pour les résidences-services.
Numéro d’enregistrement : Si pas d'agrément, saisissez ici le numéro d'enregistrement.
Numéro GKB : Requis pour le traitement des forfaits des caisses de soins. Ce numéro est fourni par l'Assurance Soins de Santé flamande.
Numéro d'identification : Nécessaire par institution pour les états D et H.
Exploitant : Obligatoire à remplir en cas de dossier pour résidences-services.
Numéro BCE : Vous pouvez entrer ici le numéro d’entreprise. Attention : si vous utilisez eWZCfin, cela doit obligatoirement être rempli.
VAZG
Remplissez ici les informations du contact pour les courts séjours, l’initiateur et le responsable du fonctionnement quotidien. Ceci est nécessaire uniquement pour les courts séjours en Flandre pour les formulaires.
Personnel
Vous trouverez ici la norme légale que doit atteindre une institution en termes de personnel. Vous serez informé via le flux RSS lorsque des ajustements doivent être apportés.
Historique : Consultez les données antérieures du personnel et ajoutez de nouvelles normes avec le bouton vert "plus".
Équivalents temps plein (ETP) : Saisissez le nombre d’ETP par 30 résidents par catégorie.
Facturation globale
Jour d’admission/départ définitif/décès : Définissez comment et quand vous facturez ces jours dans votre facturation des résidents.
Jour d’admission : Si vous facturez le jour de l'admission, cochez cette case et saisissez l'heure. Si vous facturez le jour de l'admission pour tous les résidents, saisissez 23h59. Si vous ne facturez pas le jour de l'admission, décochez cette case et ne saisissez pas d'heure. .
Jour de départ définitif : Cochez cette option si vous facturez le jour du départ définitif et entrez l’heure. Si vous facturez par défaut le jour du départ définitif à tous les résidents, entrez 00h01. Vous pouvez également saisir un nombre de jours supplémentaires et un code de facturation. Ceci est une suggestion et peut être modifié lors de la saisie d'un départ définitif.
Traitement de l'absence : Déterminez si et comment vous accordez des réductions pour le jour de départ ou de retour d'un résident. L'absence elle-même (les jours entre le départ et le retour) est déterminée dans l'onglet absences.
Attention : Un départ définitif signifie que vous savez à l'avance que le résident ne reviendra pas. Par exemple, lors d'une admission dans une autre maison de repos, le début de l'aide d'un aidant proche. Une hospitalisation, un congé, etc. relèvent de l'absence, où le résident revient.
Facturation comptabilité
Indiquez d'abord si le dossier concerne un CPAS ou un dossier privé.
Sélectionner la comptabilité : Choisissez la comptabilité pour la transmission et consultez votre comptable.
Type I ou II : Déterminez votre méthode de comptabilisation, par code de facturation/coût (Type I) ou par payeur (Type II).
Paramètres de facturation
Ne modifiez en aucun cas les codes de facturation prévus ici. Consultez cependant la référence sur la facture en bas à droite.
Référence sur la facture : Assurez-vous d'une communication structurée pour les virements.
Paramètres de facturation 2
Date d'échéance : Configurez les dates d'échéance par type de facture, basées sur des jours ou des mois pour des délais de paiement clairs.
Paramètres généraux
Options d'impression : Configurez les options d'impression telles que l'en-tête, le numéro de chambre et les notes d'échéance.
Lits : Indiquez ici le nombre de lits agréés par type. Un historique est également enregistré.
Facturation des frais de séjour : Choisissez ici pour le mois de coût ou le mois suivant. Attention : Pour les établissements CPAS, cela doit obligatoirement être le mois de coût.
Impression des factures : Le total doit obligatoirement être affiché comme "contribution personnelle uniquement" pour être conforme à la loi sur la vie privée.
Total des tiers et CPAS sur la facture du résident : Cette case permet d'afficher le montant total des payeurs pour le résident. Attention : Cela DOIT être coché pour être conforme à la loi sur la vie privée.
Contact de facturation : Indiquez ici la personne que les résidents doivent contacter en cas de questions sur les factures.
Numéros de facture : Ces compteurs gèrent les numéros de facture.
Attention : Certaines institutions optent pour l'inclusion de l'année dans le compteur, par exemple 2022//// ; Dans ce cas, ce compteur doit être modifié à nouveau le 1er janvier.
Textes
Textes de la facture : Ajoutez des textes standards sur les factures et les fiches d'argent de poche. Il y a deux autres endroits où vous pouvez saisir un texte sur la facture :
Sur la fiche du résident (uniquement pour ce résident spécifique) ;
Au moment de l'impression : Ce texte apparaît sur toutes les factures imprimées à ce moment-là.
Texte de l'e-mail : Si vous envoyez vos factures par e-mail (sous licence), vous pouvez standardiser le texte accompagnant la facture ici.
Absences
Définir une réduction : Alors que l'onglet de facturation générale définit les règles de facturation pour chaque mouvement de calendrier, vous définissez ici simplement si des réductions sont appliquées pendant les périodes d'absence ou d'hospitalisation. Vous avez le contrôle sur toute la période, du jour du départ au jour du retour.
Prix
Ici sont gérés les prix forfaitaires et les quotas. Nous y reviendrons dans la facturation forfaitaire.
Jours fériés
Ajoutez les jours fériés variables manuellement.