In deze gids leggen we stap voor stap uit hoe u deze functionaliteit kunt gebruiken.
Hoe activeert u de digitale facturatie?
De digitale facturatie is een extra, betaalde uitbreiding op de licentie. Wenst u meer informatie, neem contact op met uw account manager.
Ondersteunde bestandstypes: Word, JPEG, PDF, Excel, …
Algemene instellingen
Navigeer naar: Bestanden > Configuratiegegevens > Instellingen > Dossier.
Onder het tabblad Teksten vindt u een tekstvak E-mail. Hier kunt u een standaardtekst instellen voor de begeleidende e-mail bij de verzonden facturen.
Wilt u facturen in meerdere talen versturen? Stel de standaardtekst in verschillende talen in, zoals Nederlands en Frans.
Facturatie instellen per resident
Ga naar de residentenlijst.
Open een individuele residentenfiche en navigeer naar het tabblad Factuur.
Vul het e-mailadres in voor correspondentie.
Controleer of de betalingsregeling op ‘zelfbetalend’ staat. Facturen voor OCMW’s moeten namelijk via PEPPOL worden verstuurd.
Digitale facturatie in drie stappen
Facturen aanmaken
Facturen afdrukken
Controleer via een ‘preview’ of de datum en het factuurnummer correct zijn.
Klik vervolgens op E-mail in plaats van Print om de factuur digitaal te verzenden.
Facturen elektronisch verzenden
Navigeer naar Facturatie > Residenten > Elektronische Verzending
U komt in een nieuw scherm.
In de linkernavigatiebalk vindt u E-mail. Facturen staan hier in concept en zijn nog niet verstuurd.
Dubbelklik op een factuur om de begeleidende tekst in de e-mail aan te passen.
Onderaan ziet u een overzicht van de bijlagen. Hier kun je indien nodig extra documenten toevoegen of toegevoegde documenten bewerken.
Zolang de facturen in concept staan, kunnen ze nog worden aangepast of verwijderd.
Klaar om te versturen? Selecteer de facturen en klik op ‘Naar te versturen’.
Hoe werkt de verzending?
Facturen in het tabblad ‘Te versturen’ worden om de twee uur automatisch verwerkt en verzonden.
Wilt u toch nog een wijziging aanbrengen? Selecteer de factuur en zet deze terug naar ‘Concept’.
In het tabblad ‘Verstuurd’ kunt u controleren of de facturen daadwerkelijk zijn verzonden.
Extra opties
In het Factuur-tabblad van de residentenfiche kunt u meerdere e-mailadressen toevoegen (gescheiden door een puntkomma).
Toekomstige verbetering: Een overzichtslijst waarin u direct ziet welke facturen per e-mail of per post worden verzonden.
PEPPOL en OCMW’s
OCMW’s zijn verplicht om via PEPPOL te werken. Corilus biedt dit niet rechtstreeks aan, maar via onze partner Arco, een gecertifieerd Peppol-provider.
Aandachtspunten in CC Admin bij de facturatie naar een OCMW via Arco
Ga naar Bestanden > OCMW’s en controleer:
Of de optie ‘Elektronische factuur via externe partner’ is aangevinkt.
Of het juiste e-mailadres en boekhoudingsnummer zijn ingevuld.
In de residentenfiche, onder het tabblad OCMW, moet het correcte OCMW gekoppeld zijn.
Facturen worden via SMTP naar Arco gestuurd en ‘s nachts verwerkt.
Met deze handleiding kunt u eenvoudig aan de slag met digitale facturatie in CC Admin!