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eAgreement Light digitalise le transfert des accords vers les organismes assureurs wallons (OAW) et les organismes assureurs bruxellois (OAB) dans le secteur des MR-S et CSJ.
Objectifs principaux :
Simplifier les échanges avec les organismes assureurs
Réduire les délais de traitement
Améliorer la traçabilité des demandes
Aligner la facturation sur des données d’assurabilité actualisées
Réduire les risques liés à l’envoi papier (pertes ou retards de courrier)
Renforcer la sécurité et la protection des données à caractère personnel
Réduire les erreurs de facturation
Ce guide décrit pas à pas l’utilisation des eAgreements dans CareConnect Admin+ dans la phase 1.
1. Introduction eAgreement light
Préparation unique : Vérifier la configuration
Avant toute utilisation, certaines configurations doivent être vérifiées dans Configuration > Préférences :
Date de début eAgreement : date d’activation du service
Signataire eAgreements par défaut : intervenant de soins (souvent une infirmière)
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Ces paramètres s’appliquent aux eAgreements et à WalCareNet.
Paramètres de facturation (Wallonie)
Pour la facturation électronique, les options suivantes doivent être correctement activées :
Notes individuelles : mensuelles (En Wallonie, elles sont encore trimestrielles. Pour IrisCare, elles sont déjà correctement cochées.)
Supports magnétiques et scinder les individuelles en cas d’absence
Début Iris : active, (La date de début IRIS pour Bruxelles reste inchangée. Pour la Wallonie, il s’agit du début WalCareNet.)
Une configuration correcte évite les refus ou blocages par les mutualités.
Créer un nouvel eAgreement
Lors de l’admission d’un résident ou d’une modification de l’échelle KATZ, une demande d’accord doit être correctement préparée et documentée. Un eAgreement peut être créé :
via le dossier du résident, ou
via Catégories (méthode la plus rapide).
Ajoutez une nouvelle échelle via Catégories : clic droit « Ajouter un accord », puis imprimez les documents. Ces documents sont imprimés et soumis pour signature à l’infirmier(ère) responsable. Si des documents supplémentaires signés sont requis, tels qu’une attestation médicale, ceux-ci peuvent également être ajoutés au dossier. Une fois signés, tous les documents sont scannés et regroupés en un seul fichier PDF.
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2. Document PDF et envoi
Charger et vérifier le fichier PDF
Un eAgreement est prêt à l’envoi uniquement après le chargement du document. Le fichier PDF doit grouper l’ensemble de la demande, avec toutes les annexes complètes. Ce fichier PDF, y compris la pièce jointe Fihr, ne doit pas excéder 5 Mo.
Chargement
Accord eAgreements > Chargement
Sélection du PDF scanné ou généré
Sans document chargé, l’eAgreement n’apparaît pas dans la boîte d’envoi.
Vérification
Accord eAgreements > Visualisation
Ouverture et contrôle du PDF
Avant l’envoi, il est encore possible de :
supprimer le document,
modifier l’eAgreement.
Boîte d’envoi
Accès possible :
par résident : clic droit sur le résident > MyVSBNet / MyIrisCareNet / WalCareNet
globalement : Menu Interface > MyVSBNet / MyIrisCareNet / WalCareNet
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La période affichée est paramétrable (ex. 6 derniers mois).
Informations affichées
Type de communication
Statut
Référence interne
Identifiant du résident
Commentaire (mutualité, date, catégorie, scores)
Date de création (ajout dans la boîte d’envoi)
Date d’envoi
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Envoyer un eAgreement
Statuts possibles :
Non envoyé
À envoyer
Envoyé
Pas de réponse dans les 48 h
L’envoi n’est pas automatique. Il doit être lancé manuellement via Envoyer / Recevoir.
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3. Suivi, renvoi et automatisation
Suivi via le TACK
Après l’envoi, le système reçoit un code NIP (réponse d’Intermut). Cette réponse marque également de manière officielle la date et l’heure auxquelles la MR(s) ou CSJ a transmis le document.
Ensuite les mutualités envoient un TACK (Technical Acknowledgement of Communication), généralement dans les 48 heures.
Reçu sous forme de fichier XML
Succès : aucune erreur
Des messages d’erreur supplémentaires peuvent être transmis dans le même délai
Le filtre « pas de réponse dans les 48 h » permet d’identifier les dossiers sans retour.
⚠️ Points clés :
Le code NIP est la référence officielle. Elle déclenche la règle des 7 jours
Le TACK est un accusé de réception technique d’un message électronique. Il ne constitue pas une réponse à la demande d’accord elle-même.
Dans la phase 1, la décision relative à l’accord est toujours envoyée par courrier postal.
Renvoyer un eAgreement
Pour renvoyer un eAgreement :
Sélectionnez un envoi existant
Cliquez sur « Renvoi »
Une nouvelle ligne d’envoi est créée avec les mêmes données et le même PDF.
⚠️ Important
En cas d’oubli d’une annexe, l’ensemble de la demande doit être renvoyé, avec toutes les annexes complètes. Il n’est pas possible d’envoyer uniquement l’annexe manquante.
Modifier le signataire
Le signataire par défaut est automatiquement proposé.
Pour le modifier :
allez dans Catégories,
clic droit sur l’accord,
Adaptez le champ Signataire eAgreements.
eAgreements automatiques lors d’événements
Un eAgreement est automatiquement créé lors de :
décès,
sortie définitive,
absence (ex. hospitalisation).
Aucun chargement manuel de document PDF n’est requis.
Si l’événement est annulé avant l’envoi, l’eAgreement est automatiquement supprimé de la boîte d’envoi.
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