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Qu’est-ce que le contrôle du MemberData ? Pourquoi est-il important ?
Le contrôle de l’assurabilité (également appelé MDA – Member Data Facet Assurability) permet aux maisons de repos et de soins de vérifier électroniquement le statut d’assurance des résidents sur la base de leur numéro de registre national.
Il permet d’identifier la mutualité d’affiliation, de vérifier la validité de l’assurance et d’évaluer le niveau de couverture à l’aide des codes CT1/CT2.
Pourquoi est-ce essentiel ?
Garantir une affiliation correcte à une mutualité
Facturer correctement les prestations médicales
Éviter les refus, les erreurs administratives et les retards de paiement
Sans assurance valide, aucun remboursement n’est possible, ce qui peut entraîner une perte financière.
Le MDA offre une fiabilité allant jusqu’à 99,9 %, nettement supérieure à celle de l’ancienne vignette de mutualité.
Valeur ajoutée pour les maisons de repos
Plus de sécurité
Moins de suivi manuel
Moins de risques financiers
Dénomination régionale
Flandre : Contrôle de l’assurabilité
Bruxelles & Wallonie : MDA – Member Data Facet Assurability
Disponibilité
Bruxelles : recommandé depuis avril 2023
Wallonie : disponible depuis janvier 2025, recommandé à partir du 1er mars 2026
Le fonctionnement est organisé par région, mais reste quasi identique sur le plan opérationnel.
Place dans les services électroniques et types de demandes
Le contrôle de l’assurabilité fait partie des trois services électroniques destinés aux maisons de repos, accessibles via :
MyVSBNet (Flandre)
IrisCareNet (Bruxelles)
WalCareNet (Wallonie)
Les trois services sont :
Contrôle de l’assurabilité (MDA)
Échange électronique des accords
Facturation électronique mensuelle
Quand le contrôle est-il nécessaire ?
La majorité des résidents sont assurés, mais certaines exceptions existent, notamment :
invalides de guerre
résidents Fedasil
régimes d’assurance spécifiques
patients en revalidation
résidents provenant de pays voisins
Types de demandes
Demande synchrone (un résident, réponse immédiate)
À utiliser :
lors de l’admission d’un nouveau résident
en cas de changement de mutualité ou de codes CT1/CT2
avant l’introduction d’une demande d’accord (ex. modification de l’échelle de Katz)
Demande asynchrone (plusieurs résidents)
À utiliser :
mensuellement avant la facturation
pour s’assurer que toutes les factures sont envoyées à la bonne mutualité
Une facture refusée demande plus de temps de traitement que ce contrôle effectué en amont.
Procédure dans CC Admin+ et suivi
Demande asynchrone (contrôle mensuel)
Allez dans Interfaces → MyVSBNet / IrisCareNet / WalCareNet
Sélectionnez Demande assurabilité facturation
Cochez « Tous » (à partir de la version 2.9.1)
→ Si cette option n’est pas cochée, seuls les résidents à facturer apparaissent ; les résidents sans demande d’accord ou de facturation sont absents.Cliquez sur Démarrer
Ouvrez l’aperçu des messages, sélectionnez la demande et cliquez sur Envoyer/Recevoir
La réponse est reçue dans un délai de 48 heures (maximum 72 heures).
Suivi des réponses
Ouvrez à nouveau Interfaces → MyVSBNet / IrisCareNet / WalCareNet → MyVSBNet / IrisCareNet / WalCareNet (pas la demande elle-même)
Cliquez activement sur Envoyer/Recevoir pour récupérer les réponses
Signification des flèches
Flèche verte → message prêt et/ou envoyé
Flèche grise → pas encore de réponse
Flèche bleue → réponse reçue
Ligne d’erreur rouge → erreur (ex. numéro de registre national introuvable)
Le logiciel détecte automatiquement les problèmes et affiche un avertissement avec un numéro de référence.
Seule la ligne concernée doit être ouverte en détail.
Reportez la mutualité et les codes CT1/CT2 dans la fiche du résident.
Demande synchrone (un résident)
Allez dans Demande assurabilité facturation
Ouvrez l’onglet Détail
Décochez async
Cliquez sur Démarrer
La réponse s’affiche immédiatement
Planification mensuelle recommandée
1er du mois : contrôle de l’assurabilité
Jour 3–4 : envoi de la facturation
Cette méthode de travail permet d’éviter les retards et les refus lors de la facturation