🔗 Source article (Salesforce): Click here
eAgreement light digitaliseert de overdracht van akkoorden naar de Waalse verzekerningsinstellingen en de Brusselse verzekeringsinstellingen binnen de sector van de woonzorgcentra en centra voor dagverzorging.
Belangrijkste doelstellingen:
Vereenvoudigen van de uitwisseling met de verzekeringsinstellingen
Verkorten van de verwerkingstermijnen
Verbeteren van de traceerbaarheid van aanvragen
Afstemmen van de facturatie op actuele verzekerbaarheidsgegevens
Verminderen van risico’s verbonden aan papieren verzending (verlies of vertraging van post)
Versterken van de veiligheid en bescherming van persoonsgegevens
Verminderen van facturatiefouten
Deze handleiding beschrijft stap voor stap het gebruik van eAgreements in CareConnect Admin+
1. Introductie eAgreement Light
Eenmalige voorbereiding: configuratie controleren
Ga naar Configuratie > Voorkeuren en controleer:
Startdatum eAgreement: datum waarop eAgreements worden geactiveerd
Standaardondertekenaar eAgreements: zorgverlener (meestal een verpleegkundige)
Deze instellingen zijn van toepassing op zowel IrisCareNet als WalCareNet.
Facturatie-instellingen (Wallonië)
Voor elektronische facturatie moeten de volgende opties correct zijn ingesteld:
Individuele nota’s: maandelijks (In Wallonië zijn deze momenteel nog trimestrieel. Voor IrisCare zijn ze reeds correct aangevinkt.)
Magnetische dragers en individuele nota’s splitsen bij afwezigheid
Start Iris: actief
(De IRIS-startdatum voor Brussel blijft ongewijzigd. Voor Wallonië betreft dit de start van WalCareNet.)
Een correcte configuratie voorkomt weigeringen of blokkeringen door de mutualiteiten.
Een nieuw eAgreement aanmaken
Bij de opname van een resident of een wijziging van de KATZ-schaal moet een akkoordaanvraag correct worden voorbereid en gedocumenteerd.
Een eAgreement kan worden aangemaakt:
via het residentendossier, of
via Categorieën (snelste methode).
Voeg een nieuwe schaal toe via Categorieën: rechtsklik op ‘Akkoord toevoegen’ en druk de documenten af. Deze documenten worden ter ondertekening voorgelegd aan de verantwoordelijke verpleegkundige. Indien bijkomende ondertekende documenten vereist zijn, zoals een medische verklaring, kunnen deze eveneens aan het dossier worden toegevoegd.
Na ondertekening worden alle documenten gescand en samengevoegd tot één enkel PDF-bestand.
2. PDF-document en verzending
PDF-bestand opladen en controleren
Een eAgreement is pas klaar voor verzending nadat het document is opgeladen. Het PDF-bestand moet de volledige aanvraag bevatten, inclusief alle bijlagen. Dit PDF-bestand, inclusief de Fihr, mag maximaal 5 MB groot zijn.
Opladen
Akkoord eAgreements > Opladen
Selecteer het gescande of gegenereerde PDF-bestand
Zonder opgeladen document verschijnt het eAgreement niet in de verzendbox.
Controle
Akkoord eAgreements > Visualisatie
Open en controleer het PDF-bestand
Vóór verzending is het nog mogelijk om:
het document te verwijderen,
het eAgreement te wijzigen.
Verzendbox
Toegang mogelijk:
per resident: rechtsklik op de resident > MyVSBNet / MyIrisCareNet / WalCareNet
globaal: Menu Interface > MyVSBNet / MyIrisCareNet / WalCareNet
De weergegeven periode is instelbaar (bv. laatste 6 maanden).
Getoonde informatie
Type communicatie
Status
Interne referentie
Identificatie van de resident
Opmerking (mutualiteit, datum, categorie, scores)
Aanmaakdatum (toegevoegd aan verzendbox)
Verzenddatum
eAgreement verzenden
Mogelijke statussen:
Niet verzonden
Te verzenden
Verzonden
Geen antwoord binnen 48 uur
De verzending gebeurt niet automatisch en moet manueel worden gestart via de knop Verzenden / Ontvangen.
3. Opvolging, herverzending en automatisering
Opvolging via TACK
Na verzending ontvangt het systeem een NIP-code (antwoord van Intermut).
Dit antwoord markeert officieel de datum en het tijdstip waarop het WZC of de CVD het document heeft verzonden.
Vervolgens sturen de mutualiteiten een TACK (Technical Acknowledgement of Communication), meestal binnen 48 uur.
Ontvangen als XML-bestand
Succes: geen fouten
Eventueel bijkomende foutmeldingen binnen dezelfde termijn
Met de filter ‘geen antwoord binnen 48 uur’ kunnen dossiers zonder reactie worden opgespoord.
⚠️ Belangrijke aandachtspunten
De NIP-code is de officiële referentie en activeert de 7-dagenregel
De TACK is een technische ontvangstbevestiging en geen inhoudelijk antwoord op de akkoordaanvraag
In fase 1 wordt de beslissing over het akkoord altijd per post verzonden
eAgreement opnieuw verzenden
Om een eAgreement opnieuw te verzenden:
Selecteer een bestaande verzending
Klik op ‘Herverzenden’
Er wordt een nieuwe verzendregel aangemaakt met dezelfde gegevens en hetzelfde PDF-bestand.
⚠️ Belangrijk
Wanneer een bijlage werd vergeten, moet de volledige aanvraag opnieuw worden verzonden, inclusief alle bijlagen.
Het is niet mogelijk om enkel de ontbrekende bijlage te verzenden.
Ondertekenaar wijzigen
De standaardondertekenaar wordt automatisch voorgesteld.
Om deze te wijzigen:
ga naar Categorieën,
rechtsklik op het akkoord,
pas het veld Ondertekenaar eAgreements aan.
Automatische eAgreements bij gebeurtenissen
Een eAgreement wordt automatisch aangemaakt bij:
overlijden,
definitief vertrek,
afwezigheid (bv. hospitalisatie).
In deze gevallen is geen manuele upload van een PDF-document vereist. Wordt de gebeurtenis geannuleerd vóór verzending, dan wordt het eAgreement automatisch uit de verzendbox verwijderd.