En tant que prestataire de soins de santé, vous percevez vos honoraires à la fois :
via les mutualités (remboursements par virement, généralement via eFact),
et via vos patients (montant partiel ou total, selon le mode de facturation choisi : eFact, eAttest, attestation papier ou paiements sans attestation de soins données).
EyeFile met à votre disposition différents rapports pour suivre ces revenus. Ils permettent notamment de vérifier les montants encaissés, d’identifier les consultations impayées et d’obtenir des récapitulatifs financiers mensuels ou annuels.
Aperçu des paiements
L’Aperçu des paiements est le point de départ principal pour toutes les fonctions liées aux revenus et aux paiements dans EyeFile. C’est l’écran le plus complet et le plus pratique pour :
Vérifier quotidiennement tous les paiements reçus, classés par mode de paiement (espèces, bancontact, virement, etc.) ;
Consulter le revenu total ou détaillé par médecin et/ou par site ;
Identifier rapidement les consultations impayées et accéder directement aux fonctions de rappel ou de configuration du paiement.
Vous pouvez ouvrir cet écran depuis l’accueil du programme, grâce au bouton Aperçu des paiements disponible en raccourci rapide
Dans l'écran Aperçu de tous les paiements :
Sélectionner l’utilisateur.
Filtrer par mode de paiement : espèces, bancontact, virement, etc.
Filtrer par site : possibilité de limiter l’affichage à un ou plusieurs sites.
Choisir la base de recherche : afficher les paiements selon la date de consultation ou la date de paiement.
Définir la période : sélectionner un intervalle de dates précis.
Activer les options de filtrage :
masquer les impayés,
masquer les consultations sans montant facturé,
masquer le nom du patient,
afficher uniquement les montants impayés.
Lancer la recherche en cliquant sur Chercher des paiements.
Consulter le résumé des paiements : à gauche, un récapitulatif affiche les montants totaux par mode de paiement ainsi que le total global.
Cliquez sur l’intitulé en haut de chaque colonne pour trier les résultats ou utilisez l’icône suivante pour appliquer un filtre plus précis :
Exporter les données vers Excel.
Exporter les prestations vers Excel
Vous pouvez ensuite accéder aux autres rapports financiers, dans la barre de menus, allez dans Gestion des données > Tarification.
Dans la liste affichée, chaque élément correspond à une fonction liée à la gestion financière et fiscale.
La première fonction présentée est Exporter vers Excel. Elle vous permet de générer un fichier détaillé reprenant vos prestations et paiements, en fonction des filtres que vous aurez définis.
Sélectionnez la période pour laquelle vous souhaitez exporter les prestations.
Choisissez si l’aperçu doit se baser sur la date de consultation ou la date de paiement.
Définissez si vous souhaitez afficher :
Toutes les consultations
Uniquement les consultations avec attestation
Uniquement les consultations avec un code de nomenclature de base
Uniquement les consultations avec actes techniques
Uniquement les consultations sans attestation
Cochez les options qui s’appliquent à votre recherche :
Totaliser les revenus
Sélectionner un mode de paiement précis
Afficher uniquement les consultations non soldées
Afficher les références
Afficher le nom de la combinaison utilisée
Afficher également les tâches liées à un patient
Afficher le nom du patient pour chaque consultation
Grouper par mode de paiement
Sélectionnez l’utilisateur concerné.
Limitez éventuellement l’affichage à un ou plusieurs sites.
Cliquez sur Démarrer pour générer l’export vers Excel.
Attestations et paiements par date de consultation
Cette fonction permet de visualiser et d’exporter la liste des attestations et paiements en fonction de la date de la prestation.
Vous pouvez définir la période de consultation sous différents formats :
AAA : une année complète (exemple : 2024 : toutes les prestations de l’année 2024).
MM/AAA : un mois spécifique (exemple : 06/2025 : toutes les prestations de juin 2025).
JJ/MM/AAAA : une date précise (exemple : 15/08/2025 : uniquement les prestations du 15 août 2025).
Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur l’intitulé en haut de chaque colonne pour trier les résultats ou utilisez l’icône suivante pour appliquer un filtre plus précis :
Exporter les données vers Excel.
Consultations impayées
Cette fonction permet d’afficher la liste des consultations pour lesquelles aucun paiement n’a encore été enregistré.
Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur l’intitulé en haut de chaque colonne pour trier les résultats ou utilisez l’icône suivante pour appliquer un filtre plus précis :
Pour chaque consultation affichée, vous pouvez Configurer le paiement ou Créer un rappel en cliquant sur :
Exportez les données vers Excel.
Journal des revenus par année
Génère un rapport récapitulatif des revenus pour une année précise.
Définir l’année souhaitée.
Sélectionner l’utilisateur concerné.
Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur l’intitulé en haut de chaque colonne pour trier les résultats, ou utilisez l’icône Filtre pour appliquer des critères de recherche plus précis.
Exporter les données vers Excel.
Vue d'ensemble par mois (non thérapeutique)
Vous pouvez affiner cette liste en cliquant sur l'icône :
Exporter les données vers Excel.
Afficher la liste des factures (non thérapeutique)
Un pop-up s'affiche, vous invitant à préciser la période pour laquelle vous souhaitez générer le résumé des factures. Vous pouvez spécifier cette période de différentes manières :
AAAA : pour afficher toutes les factures de l'année sélectionnée (ex. 2025)
MM/AAAA : pour afficher toutes les factures d'un mois précis (ex. 05/2025)
JJ/MM/AAAA : pour afficher les factures d'un jour spécifique (ex. 08/05/2025)
Vous pouvez affiner cette liste en cliquant sur l'icône :
Exporter les données vers Excel.