Certaines prestations réalisées en cabinet ophtalmologique n’ont pas de but thérapeutique : examens pour permis de conduire, certificats pour pilotes, soins esthétiques, etc. Ces actes ne sont pas remboursés par les mutualités, ne peuvent pas être facturés via eAttest ou eFact, et doivent souvent être soumis à la TVA (21 %) selon votre statut fiscal.
Dans EyeFile, vous pouvez encoder ces prestations de manière distincte, appliquer automatiquement la TVA si nécessaire, et générer des documents justificatifs pour le patient. Ce manuel vous guide étape par étape pour bien gérer ces prestations et générer un aperçu fiscal complet.
Qu’est-ce qu’une prestation non thérapeutique
Pour savoir avec certitude si une prestation peut être considérée comme non thérapeutique, il est recommandé de consulter votre cercle professionnel ou association médicale de référence.
Les prestations non thérapeutiques sont des actes médicaux sans finalité curative, qui ne sont pas remboursés par l’INAMI. On y retrouve notamment :
Les examens chauffeur
Les certificats pour pilote ou aptitudes sportives
Certains soins esthétiques
Les consultations à but administratif
Même si vous bénéficiez d’une exonération de TVA, il est important d’enregistrer ces prestations correctement dans EyeFile.
💡 Conseil : Votre comptable peut vous indiquer si vous devez facturer la TVA, en fonction de votre volume annuel et de votre statut fiscal.
Gérer l'application automatique de la TVA
Consultez votre comptable en cas de doute sur l’application de la TVA sur vos prestations.
Selon votre statut fiscal, vous pouvez activer ou désactiver le Régime d’exonération de TVA pour les petites entreprises dans EyeFile. Cette option détermine si la TVA doit être automatiquement ajoutée aux prestations non thérapeutiques.
Pour configurer cette option :
Ouvrez le menu Gestion de données
Sélectionnez Utilisateur
Cliquez sur Modifier un utilisateur
Activez ou désactiver l’option : Régime d'exonération de TVA pour les petites entreprises
Cliquez sur OK
Si l’exonération est désactivée :
EyeFile ajoute automatiquement 21 % de TVA au tarif total
Le montant de TVA apparaît dans l’aperçu de l’attestation
Les montants HTVA et TVAC sont indiqués sur les factures et reçus imprimés
⚠️ Cette configuration est individuelle : Chaque utilisateur doit ajuster ce paramètre selon sa situation
Créer ses propres codes de prestation (prestations non remboursables)
Dans EyeFile, Il est également possible de créer un code non officiel (qui ne relève pas de la législation sur la transparence).
Ouvrir l'écran de consultation dans EyeFile.
Cliquez sur Tarification.
Sélectionnez l'onglet "Prestations supplémentaires / Supplément"
Cliquez pour ajouter des prestations supplémentaires (suppléments, examens non remboursés, etc.).
Dans le champ Code, entrez un identifiant clair (ex. : CHAUFFEUR)
Définissez le tarif souhaité (ex. : 100 €)
Dans Description, indiquez par exemple : Examen médical pour chauffeur
Cliquez sur Enregistrer
Vous pouvez utiliser les boutons suivant pour gérer ces prestations :
pour créer de nouveaux codes de nomenclature
pour modifier
pour supprimer
En double-cliquant sur le nom de la prestation, celle-ci est ajoutée à l'attestation
La prestation supplémentaire (suppléments, examens non remboursés…) apparaîtront dans "Autres prestations" et seront incluses dans le calcul du tarif total.
Cochez la case "Prestations non thérapeutique"
Cochez la case "Facture (à un contact externe)" ou un autre document si vous souhaitez générer une facture ou un justificatif de paiement
Ce code peut être intégré à une combinaison de prestations pour un accès plus rapide.
Cliquez pour sauvegarder cette combinaison, y compris, par exemple, le document à imprimer et le montant saisi. Il vous sera demandé de choisir un nom pour cette combinaison.
💡 Ces combinaisons seront triées par ordre alphabétique, donc en commençant leur nom par un chiffre, vous pouvez les faire apparaître en tête de liste.Utilisez éventuellement ce bouton pour effacer complètement la note.
Cette combinaison est mémorisée. Vous pourrez la réutiliser rapidement à l’avenir.
Chaque utilisateur peut créer ses propres combinaisons, les modifier, les copier vers un autre utilisateur ou les partager avec toute l’équipe.
Pour plus de détails, consultez le manuel :
Créer une prestation non thérapeutique dans EyeFile
Lors de la création d’une prestation, vous pouvez indiquer qu’elle est non thérapeutique. Voici comment procéder :
Dans l'écran de consultation, cliquez sur Tarification
Complétez les codes de prestations souhaité, sélectionnez une combinaison existante ou créez une nouvelle combinaison
Cochez la case Prestation non thérapeutique
Les prestations non thérapeutiques ne peuvent pas être envoyées via eAttest ou eFact. EyeFile permet toutefois d’imprimer un document alternatif.
Cochez l'une des options suivante pour générer un document alternatif, par exemple :Facture (à un contact externe) si vous souhaitez générer une facture
Document justificatif si vous souhaitez générer un reçu
Cliquez sur Règlement sans attestation
Consulter les prestations soumises à la TVA
Pour vérifier les prestations soumises à la TVA dans une période donnée :
Allez dans le menu Gestion de données
Cliquez sur Fiscalité
Cliquez sur Aperçu des paiements
Il est possible de filtrer par :
Utilisateur
Mode de paiement
Site
Afficher les paiements basés sur :
Date des consultation (le rapport contiendra les attestations dont la date de consultation tombe dans la période sélectionnée)
Date des paiements (le rapport contiendra les attestations qui ont été payées en partie ou en totalité dans la période choisie).
Déterminez la période souhaitée
Vous pouvez cocher les cases suivantes pour adapter les informations selon vos besoins :
Masquer les impayés
Afficher uniquement les montants impayés
Masquer les consultations sans montant facturé
Par défaut, les noms des patients soient visibles, pour que les rapports soient anonymisés, il suffit de cocher « Masquer le nom du patient ».
Cliquez sur Chercher des paiements
Dans le tableau situé en bas de l'écran, vous trouverez la liste de tous les bordereaux de prestations. Vous pouvez affiner cette liste en cliquant sur l'icône
[ IMAGE: rtaImage ]
en haut de chaque colonne
Filtrez la colonne TVA (%) pour voir les prestations à 21 %
Filtrez la colonne Combinaisons pour retrouver des prestations spécifiques
Générer un aperçu fiscal
EyeFile propose plusieurs rapports utiles à des fins comptables :
Allez dans le menu Gestion de données
Cliquez sur Fiscalité
Choisissez une des options :
Vu d'ensemble par mois (non thérapeutique)
Afficher la liste des factures (non thérapeutique)
Vue d'ensemble par mois (non thérapeutique)
Vous pouvez affiner cette liste en cliquant sur l'icône en haut de chaque colonne
Cliquez pour ouvrir un fichier xls avec Excel, Open Office ou Numbers. Cela dépend du programme par défaut défini sur votre ordinateur.
Ces documents récapitulent toutes les prestations non thérapeutiques avec ou sans TVA. Ils peuvent être transmis à votre comptable ou intégrés à votre déclaration.
Afficher la liste des factures (non thérapeutique)
Un pop-up s'affiche, vous invitant à préciser la période pour laquelle vous souhaitez générer le résumé des factures. Vous pouvez spécifier cette période de différentes manières :
AAAA : pour afficher toutes les factures de l'année sélectionnée (ex. 2025)
MM/AAAA : pour afficher toutes les factures d'un mois précis (ex. 05/2025)
JJ/MM/AAAA : pour afficher les factures d'un jour spécifique (ex. 08/05/2025)
Vous pouvez affiner cette liste en cliquant sur l'icône en haut de chaque colonne
Cliquez pour ouvrir un fichier xls avec Excel, Open Office ou Numbers. Cela dépend du programme par défaut défini sur votre ordinateur.
Ces documents récapitulent toutes les prestations non thérapeutiques avec ou sans TVA. Ils peuvent être transmis à votre comptable ou intégrés à votre déclaration.