EyeFile intègre l'agenda en ligne de Progenda ( https://www.Progenda.be ) pour le suivi des rendez-vous.
Progenda peut être utilisé pour permettre aux patients de prendre rendez-vous en ligne via votre site Web. Vous pouvez également envoyer des rappels de rendez-vous par SMS/e-mail.
Un aperçu complet des fonctionnalités peut être trouvé sur le site Web .
Lors de l'utilisation de Progenda, les fonctionnalités suivantes sont intégrées à EyeFile :
Les patients que vous créez ou ouvrez dans EyeFile sont également automatiquement synchronisés avec Progenda, afin qu'ils puissent être sélectionnés pour prendre rendez-vous.
En cliquant sur un rendez-vous dans Progenda, le dossier du patient s'ouvre directement dans EyeFile.
Ouvrir Progenda depuis EyeFile
Il existe plusieurs façons d'ouvrir le calendrier Progenda depuis EyeFile :
Lors de l'ouverture d'un dossier patient, vous pouvez utiliser le bouton 'Rechercher / prendre rdv' dans EyeFile (dans la colonne de gauche) pour ouvrir Progenda et rechercher le patient dans le calendrier en ligne. De cette façon, vous pouvez créer un nouveau rendez-vous ou rechercher des rendez-vous existants.
Vous pouvez cliquer sur le menu du haut sur l'option 'Agenda'. Si plusieurs sites sont possible vous pourrez sélectionner le bon cabinet pour accéder à son agenda.
L'ouverture de l'agenda peut se faire également en utilisant le raccourci Alt+A .
Lors de la connexion dans EyeFile, une fois arrivé dans l'écran principal, vous pouvez également ouvrir l'agenda en cliquant sur l'icône du calendrier au niveau de la salle d'attente.
Ouvrir un dossier patient dans EyeFile depuis Progenda
Après avoir ouvert l'agenda une deuxième fenêtre/icône apparaîtra en bas de votre écran
Dans cette fenêtre vous verrez votre agenda dans Progenda avec vos rendez-vous comme l'exemple ci-dessous:
Vous pouvez cliquer sur un rendez-vous pour en afficher les détails et les modifier si nécessaire.
Une fois Progenda ouvert comme ci-dessus, vous pouvez cliquer sur le rendez-vous dans Progenda pour afficher les détails du rendez-vous.
Cliquez ensuite sur le lien avec cette icône pour rechercher le dossier de ce patient dans EyeFile.
Si le rendez-vous est ouvert dans Progenda, vous pouvez également cliquer ici:
Il est possible de réduire automatiquement la fenêtre du calendrier afin qu'il n'y ait pas de chevauchement avec EyeFile, pour cela aller dans 'Options --> paramètres'
Puis dans les 'Paramètres généraux' --> Activer l'option 'Fermer l'agenda quand on ouvre un patient'
Entrer un nouveau rendez-vous
Si vous avez un dossier patient est ouvert, vous pouvez créer un nouveau rendez-vous en cliquant dans le menu de gauche sur 'Rechercher / Prendre RDV'. Cela ouvrira directement l'agenda.
Une fois dans l'interface Progenda --> sélectionner le créneau horaire voulu puis dans la fenêtre qui s'ouvre vous pouvez chercher un patient existant ou cliquez sur une des options de la barre bleu
Le nom du patient à partir duquel l'appel vers l'agenda a été réalisé vous est présenté
Vous avez la possibilité de copier le nom (1)
Vous avez la possibilité de copier le nom dans la barre de recherche ('Patient existant') automatiquement.
! Progenda doit être ouvert à partir d'EyeFile pour que cela fonctionne
Actions sur le rendez-vous provenant de Progenda
Lorsque vous cliquez sur le lien dans le rendez-vous Progenda
Le bandeau suivant apparaîtra en bas dans EyeFile :
Vous pouvez:
Placer en salle d'attente : Par défaut, la salle d'attente du médecin en lien avec le rendez-vous en ligne est présélectionnée. Le texte d'état dans la salle d'attente est pré-rempli avec les informations du rendez-vous en ligne.
Créer une nouvelle consultation : une nouvelle consultation est créée au nom du médecin issu du rendez-vous en ligne. Si nécessaire, le texte d'état dans la salle d'attente sera également complété avec les informations du rendez-vous en ligne.
Exemple:
Si le patient du rendez-vous n'a pas été trouvé dans EyeFile, ce message n'apparaîtra pas.
Il n'est pas toujours possible de lier directement le rendez-vous en ligne à un patient existant dans EyeFile (par exemple en cas de nouveaux patients qui prennent rendez-vous en ligne et qui ne sont pas encore connus dans EyeFile, ou l'orthographe du nom dans Eyefile et dans le rendez-vous en ligne ne correspond pas).
Dans ce cas, EyeFile affichera une notification et vous pourrez confirmer si le patient trouvé correspond au rendez-vous :
Si une nouvelle consultation est créée pour ce patient, un pouce apparaîtra également à côté du rendez-vous dans le calendrier Progenda.
Via le champ 'Statut', vous pouvez marquer le rendez-vous dans le calendrier comme 'Vu' , 'No Show' ou 'cancelled'. Une indication supplémentaire apparaîtra à côté du rendez-vous dans Progenda.
Chargement d'une liste de travail depuis Progenda
La liste de travail vous permet d'afficher tous les patients qui sont prévu lors de la consultation. Vous pouvez ouvrir cette liste avec le raccourci clavier : 'Ctrl+Alt+W', ou en cliquant sur le bouton ci-dessous dans la salle d'attente.
Une fois cette liste ouverte vous pouvez charger les rendez-vous du jour depuis Progenda en cliquant sur le bouton ci-dessous. Vous aurez la possibilité de le faire par médecin/agenda.
Une fois la liste de travail complétée, détaillons les options possibles disponible par un clic-droit sur un patient ou en cliquant sur le 'couteau suisse' (à noter que vous pouvez double-cliquer sur le patient pour ouvrir sa fiche directement):
Modifier le titre: Vous pouvez ajouter un texte libre au rendez-vous (1)
Placer dans la salle d'attente: Utiliser cette option pour assigner une salle d'attente au patient
Ouvrir le dossier patient: Utiliser cette option pour ouvrir son dossier (ou faite un double-clic)
Créer une nouvelle consultation: Créer une nouvelle consultation sans passer par une salle d'attente:
Supprimer un élément de la liste de travail: Supprimer un rendez-vous de la liste de travail chargé dans EyeFile depuis Progenda
Vider complètement la liste de travail: Effacer toute votre liste de travail
Au niveau du bouton Progenda vous avez également quelques options --> cliquez sur la flèche vers le bas pour les voir:
Export Excel: Exportez le calendrier de Progenda pour un jour spécifique vers Excel. (Vous pouvez ensuite l'imprimer à partir d'Excel si nécessaire).Open Progenda: ouvrir l'agenda séparément.Cocher: Vous pouvez activer l'option 'Ne pas montrer le patient s'il est déjà dans la salle d'attente'
Configuration Progenda - EyeFile
Veuillez nous contacter pour configurer correctement la synchronisation entre Progenda et EyeFile.
Si votre inscription dans Progenda est terminée, un lien entre Progenda et EyeFile nécessitant un token de sécurité doit être créé.
Pour cela vous devez vous rendre en tant qu'administrateur du compte Progenda dans les 'Paramètres --> Synchronisation --> Synchroniser mon agenda'
Vous pouvez ensuite créer vous-même un jeton, par exemple lui donner le nom « EyeFile » puis cliquer sur 'Ajouter'. Un jeton sera créer et devra être saisi dans EyeFile (veuillez noter que vous ne verrez le code qu'une seule fois).
Garder la fenêtre ci-dessous ouverte le temps de faire la configuration dans EyeFile.
Une fois en possession de ce token nous pouvons procéder à la configuration dans EyeFile. Pour cela ouvrez les paramètres du programme:
Puis dans 'Logiciels externe' --> sélectionner 'Progenda'
Voici l'explication de cette fenêtre:
Cochez la case 'Utiliser Progenda' pour en faire votre agenda principal
E-mail et mot de passe de l'utilisateur: Rentrez les informations de login et mot de passe que vous utilisez normalement pour vous connecter à Progenda
Entrez le "Center ID", "l'email" et le "Token" qui a été créé à l'étape ci-dessus.
Une fois ses paramètres rentrés, vous pouvez cliquer sur le bouton pour vérifier la connexion sur Progenda.
Vous pouvez rentrer le ou les "Calendar ID(s)" par utilisateur en les recherchant à l'aide du bouton « + ». Ceux-ci sont nécessaires pour charger automatiquement l'agenda depuis Progenda. Si vos identifiants sont correcte une liste s'affichera reprenant les calendriers disponibles.
Une fois terminé , cliquez sur « OK » en bas, puis redémarrez EyeFile.
Si vous rencontrez des difficultés n'hésitez pas à nous contacter.