Algemeen voorbeeld van de workflow in EyeFile
Aanmelden patiënt (aan de balie of secretariaat)
Lees de elektronische identiteitskaart van de patiënt in via EyeFile.
De patiënt wordt opgezocht en de gegevens bijgewerkt.Indien geen eID beschikbaar is, kan de patiënt opgezocht worden via naam/adres/geboortedatum/consultatiedatum.
Selecteer de gevonden patiënt in de getoonde lijst en dubbelklik op de patiënt.
Het overzicht van de consultaties opent, dit overzicht kan je eventueel aanpassen via het tandwieltje rechts bovenaan.
Als je links onder dubbelklikt op de naam of foto van de patiënt kan je de persoonlijke gegevens van de patiënt verder bewerken of aanvullen (adres, telefoon, email, verzekerbaarheid opzoeken, …).
Een nieuwe consultatie (op huidige datum) kan aangemaakt worden, de patiënt kan automatisch in de wachtzaal gezet worden van de dokter, op wiens naam de consultatie staat.
Na het klikken op nieuwe consultatie, krijg je een pop-up scherm waarin je de arts kan selecteren en ook het vinkje zetten om de patient in de wachtzaal van deze arts te plaatsen.
Eventueel een wachtzaal tekst invullen en dan op select drukken.
De nieuwe consultatie kan eventueel al gedeeltelijk aangevuld worden en de resultaten van de eerste onderzoeken (autorefractor, tonometrie, gezichtsveld, …) kunnen ingelezen worden.
De consultatie kan afgesloten worden via ‘Sluit dossier/andere patiënt‘
Als je terug bij het hoofdscherm bent, is de patiënt ook zichtbaar in de wachtzaal, met eventueel een status kleur/tekst.
Het is mogelijk meerdere wachtzalen onder elkaar te tonen. Je kan patiënten verslepen naar een andere wachtzaal.
Consultatie bij de dokter
Na de registratie van de patient op het secretariaat (via de stappen hierboven), ziet de dokter de patiënt verschijnen in de EyeFile wachtzaal, en opent van daaruit het dossier.
De nieuwe consultatie (die reeds aangemaakt werd op het secretariaat), kan nu geopend worden op de PC van de dokter. In een open patiëntendossier (afbeelding hierboven), kan je dubbelklikken op een consultatie om deze te openen.
De consultatie wordt verder aangevuld door de dokter. Verschillende tools zijn beschikbaar om een consultatie sneller in te vullen:
Automatisch invullen van verschillende velden via Autoconsult.
Veelgebruikte termen snel invoegen, of afkortingen (mnemonics) of sneltoetsen gebruiken.
Je kan zelf instellen welke tabbladen zichtbaar zijn in de consultatie om in te vullen.
Verschillende brieven, medicatie/bril voorschriften kunnen aangemaakt worden. Het is mogelijk om eigen briefsjablonen te maken en automatisch te laten invullen door EyeFile.
De gefactureerde prestaties worden ingevuld op één of meerdere prestatiebriefjes, gekoppeld aan deze consultatie. De prestatiecodes worden ingevuld via de knop ‘Prestaties‘ , links in de consultatie. Elke dokter kan een eigen set van combinaties aanmaken, om snel een prestatiebriefje in te vullen.
De consultatie wordt afgesloten met ‘Sluit dossier/uit wachtzaal‘. Op die manier verschijnt de patiëntnaam als doorstreept in de wachtzaal, en is het zichtbaar voor de collega’s dat de consultatie is afgesloten.
Afrekenen van de consultatie met de patiënt
Er zijn verschillende mogelijkheden om een consultatie af te rekenen en de bedragen bij te houden in EyeFile:
Optie 1: Vanuit een geopende consultatie: Afrekenen vanuit de consultatie zelf.
Optie 2: Snellere manier indien de consultatie reeds is afgesloten: Afrekenen vanuit de wachtzaal.