Binnen EyeFile kan je brieven genereren aan de hand van sjablonen.
Deze sjablonen kan je aanpassen of zelf volledig nieuwe maken aan de hand van tags.
Vaste brief sjablonen
Je kunt in EyeFile een brief aanmaken volgens een vast sjabloon via deze knoppen aan de linkerkant van het consultatiescherm.
Een contextmenu laat je ook toe om sneller vaak gebruikte briefsjablonen te selecteren en opnieuw te openen.
Via de onderstaande knop, links in een consultatie, kun je het menu snel openen:
In het vak vind je enkele vaste, vaak gebruikte briefsjablonen.
Via de knop kun je een sms versturen.
In het vak vind je de meest recent gebruikte briefsjablonen.
Het is mogelijk om voor elke arts een standaard briefsjabloon in te stellen. Daarnaast kun je ook een eigen sjabloon instellen voor een operatierapport of een afwezigheidsattest.
Tags gebruiken om briefsjablonen aan te passen
Bij het aanmaken van briefsjablonen kun je speciale tags gebruiken, een soort programmeertaal die door EyeFile wordt herkend. Met deze speciale tags kun je ervoor zorgen dat EyeFile automatisch waarden uit het dossier invult in je brief of bericht.
Neem contact met ons op voor hulp bij het aanmaken van je briefsjablonen!
Je kunt een briefsjabloon aanpassen via het menu bovenaan in EyeFile:
Help → Brieven en attesten → Een brief uit de bibliotheek aanpassen
Via deze weg wordt het briefsjabloon geopend in Word op je pc, en kun je de opmaak aanpassen en opnieuw opslaan via Word.
In het briefsjabloon zijn er drie soorten velden mogelijk:
Algemene velden: om automatisch persoonlijke gegevens van de patiënt, arts of ontvanger van de brief in te vullen.
Consultatievelden: om automatisch gegevens uit de consultatie in te vullen.
Door de gebruiker gedefinieerde velden: om een waarde te kiezen die wordt ingevoegd bij het aanmaken van de brief.
Algemene velden
Voor de actieve gebruiker in EyeFile:
<UserName>
<UserSpecialism>
<UserStreetAndNumber>
<UserZIPAndCity>
<UserZIP>
<UserCity>
<UserTelephone>
<UserRizivNumber>
<UserFirstName>
<UserLastName>
<UserTitle>
<UserCompanyName>
<UserKBONumber>
<UserBankAccount>
<UserEmail>
<UserContactPerson>
Voor de ontvanger van de brief:
<RecipientTitle>
<RecipientName>
<RecipientAdditionalName>
<RecipientStreetAndNumber>
<RecipientZIPAndCity>
<RecipientCountry>
<RecipientFirstName>
<RecipientTelephone>
<RecipientHospitalID>
<RecipientPolicyNumber>
<RecipientKBONumber>
<RecipientHospitalGroupName>
Voor de patiënt:
<PatientName>
<PatientDateOfBirth>
<PatientStreetAndNumber>
<PatientZIPAndCity>
<PatientCountry>
<PatientNationality>
<PatientSex>
<PatientTelephone>
<PatientCellPhone>
<PatientEmail>
<PatientNationalNumber>
<GeneralAntecedents>
<OphtalmologicalAntecedents>
<FamilyAntecedents>
<Allergies>
<MutualityName>
<MutualityNumber>
<MutualityInscriptionNumber>
<PatientHospitalID>
<PatientEyeFileID>
<BarCode_PatientHospitalID>
<PatientPhoto>
<PatientAge>
Voor de consultatie:
Consultatie – Algemeen | Consultatie – Planning tab | Consultatie – Operation tab |
<ConsultationDate> | Planning rechts: | <!OperationType!> |
Consultatievelden om automatisch te laten invullen in een briefsjabloon
Voor de huisarts:
<GPName>
Voor de verwijzer:
<RefererName>
Voor de specialist:
<SpecialistName>
<SpecialistStreetAndNumber>
<SpecialistZIPAndCity>
<SpecialistFirstName>
Voor de supervisor:
<SupervisorName>
<SupervisorTitle>
<SupervisorFirstName>
<SupervisorLastName>
<SupervisorSpecialism>
Allerlei:
<ActualDate>
<ActualTime>
<CCName>
<Header>
<MedicationListFull>
<GlassesHistory>
Voor gebruik samen met prestatiebriefjes:
<AttestPrestationCodesList> : alle prestatiecodes op het huidige prestatiebriefje.
<AttestPrestationCodesListFull>: alle prestatiecodes op het huidige prestatiebriefje met omschrijving en tarief.
<PrestationCodesListFull> : alle prestatiecodes op alle prestatiebriefjes in de consultatie.
<ConsultationTotalAmount>: het totale bedrag in de consultatie (van alle prestatiebriefjes in de consultatie).
<AmountInvoice>: het bedrag op het huidige prestatiebriefje.
<VATAmount>: het bedrag van de BTW op het huidige prestatiebriefje.
<TransferReferenceStructured>: een gestructureerde referentie genereren voor een overschrijving, uniek per consultatie.
<TransferReferenceStructuredPatientID>: een gestructureerde referentie genereren voor een overschrijving, uniek per patiënt dossier.
<PatientTotalOpenAmount>: Het openstaande bedrag samengeteld voor alle consultaties.
<CustomInvoiceNumber>: Een eigen oplopende nummering voor de facturen.
Velden uit de consultatie
Het is mogelijk om via EyeFile de waarde van zo goed als elk veld in sjablonen taal te laten bereken.
Open daarvoor een consultatie, om het even welke. Druk daarna in het hoofdmenu bovenaan op Extra en dan op Toon Consultatieveld definities.
Klik het instructievenster weg, en dubbelklik daarna op het tekstveld dat je graag in je brief wil verwerken.
EyeFile zal daarna de waarde tonen die je moet verwerken in je brief. Maar voor het gemak heeft EyeFile die waarde ook direct op het klembord / clipboard gezet. Met andere woorden, je kan direct in je brief plakken, en je zal de juiste waarde onmiddellijk hebben.
Eigen gedefinieerde velden
Het is mogelijk om volledig vrije velden toe te voegen aan de brief. Bij aanmaak van een brief zal EyeFile eerst vragen welke waarden ingevuld moeten worden.
Er zijn 4 soorten velden die gebruikt kunnen worden:
Keuzelijst: <L:info_tekst:keuze_1|keuze_2|…|keuze_n :L>
vb. <L:Te opereren oog:linkeroog|rechteroog|beide ogen:L>
Bij aanmaak van het sjabloon, kan men kiezen uit een vooraf gedefinieerde lijst.Datum: <D:info_tekst:D> (eventueel kan er een aantal dagen bijgeteld worden bij de datum, zie voorbeeld)
Bij aanmaak van het sjabloon, kan men een datum kiezen.Tijd: <H:info_tekst:H> Bij aanmaak van het sjabloon, kan men een tijdstip kiezen.
Vrije tekst: <T:info_tekst:T>
Bij aanmaak van het sjabloon, kan men een vrije tekst ingeven.Aankruisveld: <B:info_tekst:B> (wordt afgeprint als ‘O’ of ‘X’)
Bij aanmaak van het sjabloon, kan men iets aanvinken of niet.
Bij dit voorbeeld zien we hoe het .docx sjabloon er uit ziet. Vervolgens kan je vanuit EyeFile kiezen om dit briefsjabloon aan te maken.
Er verschijnt dan een menu om de velden zelf in te vullen in het document. Met de knoppen onderaan kan je het ingevulde document openen in Word, of printen, of als PDF opslaan. Het ingevulde document wordt tevens opgeslaan in het patiëntendossier.
Het brief sjabloon werd uiteindelijk ingevuld zoals hiernaast.
Een hoofding of voettekst voor brieven importeren
Het is mogelijk om automatisch een hoofding of voettekst aan de brief toe te voegen.
Hiervoor moet één van onderstaande velden op de juiste plaats in het brief sjabloon staan:
<LetterHead>
Het bestand letterhead.jpg moet aanwezig zijn in de folder met EyeFile brieven. Dit .jpg bestand is dan een afbeelding van de hoofding. Typisch wordt dit in de document header gebruikt die Word dan automatisch herhaalt of niet op elke pagina.
<RtfHeader>
Het bestand RtfHeader.rtf moet aanwezig zijn in de folder met EyeFile brieven. Dit .rtf bestand bevat de tekst en opmaak van de hoofding. Typisch wordt dit in de document header gebruikt die Word dan automatisch herhaalt of niet op elke pagina.
<RtfFooter>
Het bestand RtfFooter.rtf moet aanwezig zijn in de folder met EyeFile brieven. Dit .rtf bestand bevat de tekst en opmaak van de voettekst. Typisch wordt dit in de document footer gebruikt die Word dan automatisch herhaalt of niet op elke pagina.
<Rtf:file.rft> of <Rtf+:file.rtf>
Je kan een eigen bestandsnaam meegeven als file.rft om te importeren in de brief (het bestand moet in .rft formaat staan). Via <Rtf:>wordt het bestand één keer ingevoegd in het sjabloon, typisch wordt dit in de document header/footer gebruikt die Word dan automatisch herhaalt of niet op elke pagina.
Via <Rtf+:> kan je hetzelfde rft bestand meerdere keren invoegen in de brief.
Indien speciale opmaak nodig is, of de briefhoofding moet niet bovenaan staan, is het aangeraden om de hoofding in elk sjabloon apart toe te voegen.
Je kan ook gebruik maken van ‘Gekoppelde afbeeldingen’ in Word (Afbeeldingen – Invoegen …). Op deze manier link je een afbeelding in het Word bestand aan een netwerk locatie waar de afbeelding beschikbaar is. Deze netwerk locatie moet dan wel altijd bereikbaar zijn, op alle EyeFile PCs.
