Lors d’une facturation en tiers payant via eFact, l’organisme assureur effectue plusieurs contrôles sur le fichier de facturation transmis.
Le rejet « Double envoi par Tiers Payant » correspond à un refus du fichier lors de ces contrôles préliminaires.
Ce rejet ne signifie pas nécessairement qu’une même prestation a été facturée deux fois.
Il indique que le numéro d’envoi utilisé pour la facturation a déjà été utilisé lors d’un envoi précédent.
Important : les numéros d’envoi doivent être uniques par médecin et par année..
I. Quelle est la raison de ce rejet ?
Cette erreur survient généralement lorsqu’un même médecin travaille dans plusieurs cabinets ou plusieurs bases de données, que ce soit dans CareConnect ou dans un autre logiciel.
Dans ce cas, un même numéro d’envoi peut avoir été utilisé dans plusieurs bases de données. Lorsqu’une nouvelle facturation est effectuée avec ce même numéro, l’organisme assureur peut identifier l’envoi comme un doublon et le rejeter.
Comment corriger le problème ?
Avant de renvoyer et de retraiter la facture, il est primordial de suivre les étapes décrites ci-dessous. Sans effectuer les adaptations nécessaires, la facture sera à nouveau refusée.
I. Vérifier les numéros d’envoi utilisés
Connectez-vous aux différentes bases de données utilisées par le médecin.
a- Si le médecin utilise plusieurs bases CareConnect
Se connecter aux autres Bases de données Careconnect
Accédez à Tarification.
Ouvrez Tarification 2.0.
Accédez à l’onglet Terminé.
Vérifiez les numéros d’envoi déjà utilisés, en particulier les derniers numéros d’envoi, visibles en haut de la liste dans l’onglet Terminé.
Notez ces numéros afin de pouvoir les comparer avec ceux utilisés dans les autres bases de données.
b- Si le médecin utilise un autre logiciel
Consultez directement l’autre logiciel afin d’identifier les numéros d’envoi déjà utilisés pour les facturations terminées.
Si vous ne savez pas où retrouver ces informations, contactez le support de l’autre logiciel afin de vérifier les derniers numéros d’envoi utilisés.
II. Modifier le numéro d’envoi dans la base concernée
Revenez dans la base CareConnect dans laquelle le rejet « Double envoi par Tiers Payant » a été rencontré.
Accédez à Tarification.
Cliquez sur Paramètres.
Ouvrez l’onglet Paramètres du prestataire de soins.
Cliquez sur l’onglet eFact.
Sélectionnez l’année en cours (par exemple : 2026).
Une liste des organismes assureurs s’affiche avec les derniers numéros d’envoi utilisés dans cette base de données.
Sélectionnez un numéro d’envoi différent de ceux déjà utilisés dans les autres bases de données du médecin. Voir cette rubrique avant d'adapter
6. Renseignez ensuite le nouveau numéro d’envoi pour toutes les mutuelles.
7. Cliquer sur Sauvegarder pour enregistrer le changement .
III. Prévoir un intervalle entre les numéros utilisés
Lorsque le médecin travaille avec plusieurs bases de données, il est recommandé de prévoir un écart entre les plages de numéros d’envoi utilisées dans chaque base.
Cette organisation permet de limiter le risque qu’un même numéro soit réutilisé accidentellement dans différentes bases de données.
Exemple :
Si le dernier numéro utilisé dans une autre base de données est 221, il est recommandé d’utiliser, par exemple, le numéro 321 dans la base concernée par les refus.
Un écart d’environ 100 numéros permet ainsi de mieux distinguer les plages utilisées dans les différentes bases de données utilisées et de limiter le risque de réutilisation d’un même numéro lors d’un renvoi après rejet.
Les numéros d’envoi sont compris entre 1 et 999.
Un numéro d’envoi doit être unique pour un même médecin et une même année.
Les numéros d’envoi sont réinitialisés au 1er janvier de chaque année.
Lorsque le médecin utilise plusieurs bases de données, vérifiez les numéros d’envoi déjà utilisés dans chacune d’elles afin d’éviter les doublons.
Cette vérification est particulièrement recommandée au début de chaque nouvelle année.
Cette organisation contribue à limiter les conflits de numéros et à réduire le risque de rejet « Double envoi par Tiers Payant ».