Bij facturering via eFact in het kader van de derdebetalersregeling voert de mutualiteit verschillende controles uit op het ingediende factuurbestand.
De weigering "Dubbel nummer bij derdebetaler binnen hetzelfde jaar“ houdt in dat het bestand tijdens deze voorlopige controles is afgewezen.
Deze afwijzing betekent niet noodzakelijk dat dezelfde prestatie twee keer is gefactureerd.
Het geeft aan dat het zendingnummer dat voor facturering is gebruikt, al eerder is gebruikt bij een voorgaande verzending.
Belangrijk: zendingnummers moeten uniek zijn per arts en per jaar.
I. Wat is de reden voor deze weigering?
Deze fout treedt meestal op wanneer dezelfde arts in meerdere praktijken of meerdere databases werkt, hetzij in CareConnect of in een ander softwareprogramma.
In dat geval kan hetzelfde zendingnummer in meerdere databases zijn gebruikt. Wanneer een nieuwe facturering met ditzelfde nummer wordt uitgevoerd, kan de mutualiteit de verzending als een duplicaat identificeren en afwijzen.
Hoe los je het probleem op?
Voordat je de factuur opnieuw verzendt en opnieuw verwerkt, is het essentieel om de stappen hieronder uit te voeren. Zonder de nodige aanpassingen zal de factuur opnieuw worden afgewezen.
I. Controleer de gebruikte verzendnummers
Log in op de verschillende databases die door de arts worden gebruikt.
a- Als de arts meerdere CareConnect-databases gebruikt
Log in op de andere CareConnect-databases.
Ga naar de tarificatie.
Open tarificatie 2.0.
Ga naar het tabblad afgewerkt.
Controleer de reeds gebruikte zendingnummers, met name de laatste zendingnummers, die bovenaan de lijst in het tabblad afgewerkt zichtbaar zijn.
Noteer deze nummers zodat je ze kunt vergelijken met nummers die in andere databases worden gebruikt.
b- Als de arts een ander softwareprogramma gebruikt
Raadpleeg het andere softwareprogramma rechtstreeks om de verzendnummers te identificeren die al voor voltooide facturingen zijn gebruikt.
Als je niet weet waar je deze informatie kunt terugvinden, neem dan contact op met de ondersteuning van het andere softwareprogramma om de laatst gebruikte verzendnummers te controleren.
II. Wijzig het verzendnummer in de desbetreffende database
Ga terug naar de CareConnect-database waarin de afwijzing "Dubbel verzending door Derde Betaler" is opgetreden.
Ga naar de tarificatie.
Klik op Instellingen.
Open het tabblad zorgverlener instellingen.
Klik op het tabblad eFact.
Selecteer het huidige jaar (bijvoorbeeld: 2026).
Er wordt een lijst met mutualiteiten weergegeven met de laatst gebruikte zendingnummers in deze database.
Selecteer een zendingnummer dat verschilt van nummers die al in andere databases van de arts worden gebruikt. Zie deze sectie voordat u aanpassingen doet.
6. Voer vervolgens het nieuwe verzendnummer in voor alle mutualiteiten.
7. Klik op Opslaan om de wijziging op te slaan.
III. Plan een interval tussen gebruikte nummers
Wanneer de arts met meerdere databases werkt, wordt aanbevolen een verschil in te stellen tussen de zendingnummers die in elke database worden gebruikt.
Dit beperkt het risico dat hetzelfde nummer per ongeluk in verschillende databases opnieuw wordt gebruikt.
Voorbeeld:
Als het laatst gebruikte nummer in een andere database 221 is, wordt aanbevolen om bijvoorbeeld nummer 321 in de database met afwijzingen te gebruiken.
Een verschil van ongeveer 100 nummers maakt het mogelijk om de bereiken die in de verschillende gebruikte databases worden gebruikt beter te onderscheiden en het risico op hergebruik van hetzelfde nummer bij een herfacturatie na afwijzing te verminderen.
Samenvattend:
Zendingnummers liggen tussen 1 en 999.
Een zendingnummer moet uniek zijn voor dezelfde arts en hetzelfde jaar.
Zendingnummers worden jaarlijks op 1 januari opnieuw ingesteld. Het is belangrijk om de aanpassing in het begin van het jaar zelf uit te voeren.
Wanneer de arts meerdere databases gebruikt, controleer de zendingnummers die al in elk daarvan zijn gebruikt om duplicaten te voorkomen.
Deze verificatie wordt met name aanbevolen aan het begin van elk nieuw jaar.
Deze organisatie helpt nummer conflicten te voorkomen en vermindert het risico op afwijzing "Dubbel nummer bij derdebetaler binnen hetzelfde jaar“.