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Module de gestion de modèle de lettre
Créer un modèle PDF
Consulter les lettres envoyées
Création de lettres pour un contrat
Génération de lettres pour des actions groupées (renouvellements ou rappels)
Génération de lettres en masse
Module de gestion de modèle de lettre
Dans les paramêtres (
[ IMAGE: image.png ]
) ensuite cliquez sur
[ IMAGE: image.png ]
« Modèles de lettres ».
Grâce à ce module, l'utilisateur peut facilement créer ou modifier des modèles de lettres qui peuvent être utilisées lors du renouvellement ou du rappel de contrats.
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Cet écran fournit une vue d'ensemble de tous les modèles de lettres disponibles. L'utilisateur peut modifier un modèle de lettre existant ou créer un nouveau modèle via "Nouveau".
[ IMAGE: image.png ]
Dans l'écran modèle de lettre, l'utilisateur peut entrer un nom et une description pour le modèle de lettre. Un nouveau modèle peut être téléchargé en cliquant sur
[ IMAGE: image.png ]
.
En cliquant sur
[ IMAGE: image.png ]
le modèle un aperçu sera généré avec des exemples de données.
Lorsque vous créez un modèle de lettre, vous devez indiquer à quelle convention le modèle est lié. Vous devez sélectionner au moins une convention par modèle de lettre.
Sur la droite, vous trouverez un aperçu de toutes les variables qui peuvent être utilisées dans le modèle de lettre.
Créer un modèle PDF
De nouveaux modèles ou formulaires PDF peuvent être créés par l'utilisateur via Adobe Acrobat PRO (https://acrobat.adobe.com) ou via l'outil en ligne gratuit: https://www.pdfescape.com .
Les variables qui peuvent être utilisées sur les formulaires PDF peuvent être trouvées dans la gestion des modèles (encadré orange ci-dessus). Cet exemple se lance parfaitement avec l'outil gratuit PDFescape.
Étape 1: Télécharger le modèle
Créez une exportation PDF d'un document existant via Word ou un autre traitement de texte (par exemple une lettre de motivation). Téléchargez ce document sur le site Web PDFescape.
[ IMAGE: image.png ]
Étape 2: Ajouter des variables
L'utilisateur peut ajouter de nouveaux champs au PDF en cliquant sur le menu "Form Field Creation Tool" (Champ de formulaire (flèche orange ci-dessous). Ensuite cliquez sur "text", un champ de formulaire peut être directement placé sur le PDF (flèche verte ci-dessous).
[ IMAGE: image.png ]
Les propriétés du champ peuvent être ajustées en cliquant sur la flèche verte ci-dessous, le champ avec la flèche orange ci-dessous indique le nom de la variable.
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Il est très important qu'une variable soit utilisée à partir de la liste des variables disponibles (voir les images suivantes).
nom de la variable à introduire sur le document via escape pdf
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Traduction
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patient_firstname
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Prénom du patient
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patient_lastname
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Nom de famille du patient
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patient_adres_1
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Rue, numéro et boîte
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patient_adres_2
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Commune et code postal
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contract_startdate
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Début du nouveau contrat
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contract_type
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Type du nouveau contrat
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contract_group
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Groupe du nouveau contrat
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gmd_firstname
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Prénom du titulaire DMG
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gmd_lastname
|
Nom de famille du titulaire DMG
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gmd_riziv
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INAMI du titulaire DMG
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gmd_adres_1
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Rue, numéro et boîte du titulaire DMG
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gmd_adres_2
|
Commune et code postal du titulaire DMG
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patient_mutuality
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Mutualité du patient
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Étape 3: Télécharger le modèle
Cliquez sur l'icône de téléchargement pour télécharger le PDF
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Étape 4: Charger votre modèle de lettre sur Diabscan votre modèle
Via l'icône de téléchargement (flèche verte), le formulaire PDF peut être ajouté à un modèle de lettre. Un aperçu de la lettre peut être généré via l'icône de prévisualisation (flèche bleue ci-dessous).
[ IMAGE: image.png ]
Le modèle est maintenant prêt à être utilisé dans l'administration du contrat.
Consulter les lettres envoyées
Les lettres sont enregistrées par patient au niveau de la convention. Dans l'exemple ci-dessous, l'utilisateur se trouve dans la convention diabète (convention ombrée en rouge en haut), sous l'icône Lettres (
[ IMAGE: image.png ]
) vous trouverez les lettres qui ont été générées pour ce patient (flèche bleue) dans la convention sélectionnée, dans l'exemple ci-dessous la convention diabète.
[ IMAGE: image.png ]
A partir de cet écran, vous pouvez également générer des lettres basées sur les modèles liés à la convention. Pour ce faire, sélectionnez un modèle de lettre (encadré vert) et cliquez sur "Créer une lettre". Vous avez également la possibilité de publier cette lettre vers Helena.
Création de lettres pour un contrat
Il est également possible de générer une lettre avec un contrat. Certaines conventions exigent l'envoi d'un certain nombre de lettres (standard) avec la demande. Les lettres peuvent être générées sur la base des modèles de lettres liés à la convention. Plusieurs lettres peuvent être générées par contrat. Il est possible de consulter, télécharger ou supprimer ces lettres.
[ IMAGE: image.png ]
Génération de lettres pour des actions groupées (renouvellements ou rappels).
Les lettres ainsi créées sont désormais également stockées séparément avec le contrat du patient. Elles peuvent être consultées comme indiqué ci-dessus.
Génération de lettres en masse
Dans le menu Gestion, vous trouverez maintenant un module de gestion des lettres. Dans ce module, vous pouvez générer une lettre groupée pour un groupe de patients.
Sélectionnez le groupe de patients dans l'onglet Liste :
• Vous pouvez filtrer sur le mois dans lequel les contrats expirent.
• Vous pouvez filtrer sur la convention
• Vous pouvez filtrer sur le centre de convention
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Sélectionnez un ou plusieurs patients à l'aide des cases à cocher sur la droite, puis cliquez sur "Créer des lettres". Sélectionnez les modèles de lettres appropriés et générez les lettres. Le pdf contenant toutes les lettres générées se trouve sous l'onglet "Aperçu". Les lettres sont également enregistrées par patient sous la convention sélectionnée.