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Les types de rendez-vous peuvent être configurés dès qu’il y a plus d’un type de rendez-vous dans l’agenda.
Cela permet de garder une vue d’ensemble claire et d’optimiser l’efficacité grâce aux couleurs et durées configurées automatiquement.
Configuration des types de rendez-vous
Dans Helena Pro Calendar, deux types de rendez-vous peuvent être configurés :
Fonctionnalités supplémentaires pour vos rendez-vous
Pré-sélection automatique d’un type de rendez-vous lors de la prise de rendez-vous (pratique aussi pour le (télé)secrétariat).
Configuration spécifique pour le type « Visite à domicile ».
Configuration spécifique pour le type « Téléconsultation ».
Utilisation d’un même code dans plusieurs agendas avec le même type de rendez-vous.
Configurer les types de rendez-vous
Accédez aux paramètres d’un agenda via l’icône en forme d’engrenage à gauche. Les types de rendez-vous sont configurés séparément pour chaque agenda.
Cliquez sur l’onglet « Types de rendez-vous ».
Cliquez sur le bouton « + Ajouter un type de rendez-vous ».
Saisissez le nom du type de rendez-vous.
Indiquez la durée moyenne de ce type de rendez-vous.
Cliquez sur « Enregistrer » pour sauvegarder le type.
💡 Astuce : Indiquez aussi la traduction du nom via le bouton « Avancé ». Cela permet, par exemple, aux patients francophones de voir la bonne appellation. (Cela dépend des réglages dans l’onglet « Site web »).
Via le bouton "Avancé", vous pouvez choisir si le type est visible en ligne :
✅ « Activer dans la réservation en ligne pour vos patients » est coché : le type de rendez-vous sera visible et sélectionnable sur le site.
⛔ « Activer dans la réservation en ligne pour vos patients » est décoché : le type ne sera pas visible par les patients.
Personnaliser :
Attribuez une couleur au type de rendez-vous. Lorsqu’il est sélectionné, la couleur s’affichera automatiquement dans l’agenda. Il reste possible de modifier la couleur manuellement si nécessaire.
Définissez si aucun e-mail ou SMS ne doit être envoyé pour ce type (les patients ne recevront alors pas de confirmation ou de rappel).
Par langue activée, un champ texte est disponible. Vous pouvez y ajouter un message spécifique qui sera envoyé uniquement pour ce type de rendez-vous.
Joindre un document (ex. formulaire à compléter par le patient avant le rendez-vous). Ce fichier sera automatiquement inclus dans les mails liés à ce type de rendez-vous.
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