Hoe schrijf ik een nieuwe bewoner in?
Navigeer in het portaal naar het onderdeel residenten en klik op de knop 'Resident Inschrijven' in de rechter bovenhoek. Eens je daarop klikt beland je op het scherm dat nieuwe bewoners inschrijven mogelijk maakt: links een handige lijst van de bewoners die in ontwerp staan, rechts de in te vullen gegevens over de nieuwe bewoner (of bewoner in ontwerp) die je wil activeren.
Om een nieuwe bewoner aan te maken dien je eerst diens naam, voornaam en rijksregisternummer in te geven. Eens deze gegevens ingevuld zijn, kan je via de bewaren-knop het inschrijfproces starten. De bewoner verschijnt nu ook tussen de bewoners in ontwerp in de lijst op de linkerkant.
Mocht je, om welke reden dan ook, het inschrijfproces willen onderbreken kan je steeds de ingevulde gegevens bewaren en later de opname verder afronden. Dat kan door onderaan op 'Bewaren' te klikken.
Het bewonersdossier omvat 8 secties:
Je kan elke sectie invullen in de orde die je het beste uitkomt. Maar vooraleer je een bewoner kan activeren moeten de verplichte velden ingevuld zijn. Om na te gaan welk veld verplicht is druk je op de oranje knop rechtsboven in het veld. De verplichte velden krijgen dan een rode kleur. Eens je de verplichte velden hebt ingevuld verandert de oranje knop naar het groen.
Hieronder bespreken we kort elke sectie.
Persoonlijke gegevens
In de sectie 'Persoonlijke gegevens' merkt u dat de naam, voornaam en het rijksregister rechtstreeks overgenomen worden vanuit het vorige scherm.
Wat dient u dan nog in te vullen?
Aanspreking: staat u toe om aan te geven hoe de bewoner aangesproken wenst te worden. Er zijn daar drie verschillende mogelijkheden: via een roepnaam of koosnaam, via de voornaam of eerder via formele aanspreking. Indien de bewoner ervoor kiest via een roepnaam aangesproken te worden, dient deze nog ingevuld te worden.
Nationaliteit.
Taal: De taal van de bewoner kan daar aangegeven worden. Alsook de moedertaal van de bewoner. Studies tonen aan dat bewoners met dementie vaak terugvallen op de moedertaal.
Als laatste in deze sectie kan u nog extra informatie toevoegen, informatie die 'goed om weten' is. Eens u alle verplichte velden hebt ingevuld kan u de sectie opslaan en naar het volgende deel navigeren. De volgende sectie is die van de sociale gegevens.
Sociale gegevens
De persoonlijke gegevens groepeert informatie rond een persoon en diens levenswijze. Alle verplichte velden lichten op eens je op de oranje knop rechtsboven in het scherm klikt. Deze knop kan je trouwens steeds aanvinken bij elke sectie.
In deze sectie zijn er drie verplichte velden voor je de resident kan finaliseren:
De burgerlijke stand: hier registreer je de burgerlijke stand van een bewoner.
De voorafgaande thuissituatie: Hier geef je even aan of de bewoner alleen woonde, met een partner, kind of andere.
De voorafgaande huisvesting: Hier geeft u even mee in welke type huisvesting die persoon woonde voor die naar de residentie kwam.
Na het ingeven van deze informatie heeft u alle informatie nodig voor het aanmaken van de bewoner voor deze sectie vervolledigd. Voor we naar de volgende sectie gaan bespreken we eerst nog even de optionele velden die hier nog kunnen ingegeven worden:
Levensbeschouwing groepeert alle mogelijke religieuze of spirituele voorkeuren
Voedingsvoorkeuren
Voorkeur voor het opstaan en gaan slapen
Vergeet niet op te slaan voor je naar de volgende sectie navigeert.
Contactpersonen
In de sectie contactpersonen kan je zowel persoonlijke als professionele contactpersonen toevoegen aan en bewoner. Om deze sectie te finaliseren dient er ten minste een dokter toegevoegd te worden aan de professionele kring van een bewoner.
Laat ons eerst beginnen met de sociale kring. Om een persoonlijk contact toe te voegen, klik je op de kleine '+' dat zich bevindt op dezelfde regel als 'sociale kring'. Als je op de + klikt opent er een formulier waarmee je een nieuw contactpersoon kan toevoegen. Verplichte gegevens hier zijn: een naam, voornaam, telefoonnummer, en de type van relatie (bijv. dochter of schoonzoon).
Er zijn ook nog enkele optionele gegevens die toegevoegd kunnen worden:
Wettelijke rol: geef hier in of de contactpersoon naast de familiale relatie nog een rol vervult (bijv. bewindvoerder)
Adres van de contactpersoon. Let op! Dit veld dient ingevuld te worden eens deze contactpersoon ook een factuur zal betalen.
Email
Eventuele opmerkingen
Of de gegevens gebruikt mogen worden voor CRM doeleinden (bijv. het versturen van nieuwsbrieven naar deze contactpersoon)
Eens je de gegevens ingevuld hebt, klik op 'Contact bewaren'. Zo wordt dat contactpersoon toegevoegd aan de sociale kring van die bewoner. Als je nog contactpersonen wil toevoegen, herhaal dan bovenstaande stappen. Om een contact aan te passen volstaat het om op het contact te klikken en de informatie die je wil aanpassen te wijzigen.
Indien je een professioneel contact (bijvoorbeeld dokter, kinesist etc.) wil aanmaken, klik da op het '+' icoon rechts van de lijn 'professionele kring'. Je kan daar dan een professionele contactpersoon opzoeken uit de lijst van externe medewerkers. U kan daar niet enkele dokters toevoegen, maar alle andere externe medewerkers die aan die lijst zijn toegevoegd. Een dokter dient altijd aan een bewoner gekoppeld te zijn.
indien u een professioneel contact wil toevoegen die nog niet in de lijst zit, dan zal u die moeten toevoegen via 'externe medewerkers'. Eens die is toegevoegd kan u deze ook toevoegen in de professionele contacten van een bewoner en kan deze sectie opgeslagen worden.
Medische gegevens
In deze sectie krijgt u de mogelijkheid de medische gegevens van een persoon te vervolledigen. De drie verplichte velden zijn hier: de KATZ score, de datum van indicatiestelling en de bloedgroep van die persoon.
Daaronder vindt u nog heel wat optionele gegevens:
De mini-mental state examination (MMSE): De MMSE wordt gebruikt voor het meten van de diesoriëntatiegraad maar hij kan functies als oriëntatie, geheugen, concentratie, taal, eupraxie (cognitieve functies) screenen.
Diagnoses: Wanneer u op het + icoon klikt kan u een diagnose en datum toevoegen bvb:
Medische voorgeschiedenis: Wanneer u op het + icoon klikt kan u voorgeschiedenis toevoegen.
Vaccinaties: Via het + icoon voegt u de vaccinaties (en tijdstip) van alle vaccinaties die een persoon kreeg toe.
Allergieën: Allergieën kan u hier toevoegen.
Medische hulpmiddelen
Eens toegevoegd kan u ook deze sectie opslaan.
Opname gegevens
Voor opname gegevens zijn volgende velden verplicht in te vullen: kamernummer, bedtype, mutualiteit.
Wanneer u het kamerveld aanklikt kan u makkelijk aangeven naar welke kamer deze bewoner verhuist. Bij het bedtype geeft u aan of het over een ROB of RVT gaat en bij de mutualiteit kan u makkelijk zoeken op nummer of naam van mutualiteit.
U kan ook nog (optioneel) aangeven of het over een opname na ongeval gaat.
Vroegtijdige zorgplanning
De vroegtijdige zorgplanning is een delicaat proces waarbij we onmogelijk kunnen veronderstellen dat dit in eerste instantie ingevuld wordt. Daarom alle velden voor vroegtijdige zorgplanning optioneel zijn. Zo kan dit deel vervolledigd worden wanneer u als zorgverlener voelt dat dit gesprek gevoerd kan worden.
Alle velden zijn optioneel. Voor sommige delen laten we toe een document aan te hechten. Alle documenten die u hier toevoegt verschijnen automatisch in het documentendossier van de bewoner.
Levensgeschiedenis en doelen
Bij de levensgeschiedenis en doelen kan je tal van informatie omtrent het levensverhaal van je bewoner opslaan.
Bewoner activeren
Indien u alle verplichte velden ingevuld hebt dan bent u nu klaar om en bewoner op te nemen/te activeren.
In deze sectie ziet u de lijst van onderdelen die u hebt ingevuld. Naast elk onderdeel zou en groen vinkje moeten staan. Indien dat niet het geval is wil dit zeggen dat de verplichte velden in dat onderdeel niet ingevuld zijn. Keer dan even terug naar die sectie en vul aan.
Om de opname te finaliseren dient u nog twee vinkjes te voorzien (1) dat de bewoner de organisatie toelaat diens gegevens gebruikt om de juiste zorg toe te dienen en (2) of er fotos mogen getrokken worden ter optimalisatie van de zorg (bijv. wondzorgfotos).
Nog even datum en uur meegeven wanneer de bewoner komt inwonen en op 'activeren' klikken.