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Souhaitez-vous apporter des modifications à des visites déjà facturées et remboursées par la mutualité ? Ou souhaitez-vous facturer une visite supplémentaire pour une journée déjà facturée ?
Dans les deux cas, cela n’est possible que via une note de crédit.
La note de crédit
Avant de réaliser une note de crédit, veuillez vous assurer que :
Les journées concernées ont bien été acceptées et payées par la mutuelle, c'est-à-dire que le décompte vous est bien parvenu.
Les modifications à apporter auront une réelle incidence sur le montant de la journée.
Il est important d'apporter les corrections dans le dossier du patient avant d'effectuer la note de crédit comme par exemple corriger le forfait.
Créer la note de crédit
Dans un premier temps, veuillez relever correctement toutes les dates des prestations concernées par la note de crédit.
Ensuite, effectuez les manipulations suivantes :
Ouvrez le menu Facturation puis cliquez sur Factures - Mutualité - Envoyé.
Cliquez sur les trois points en bout de ligne du fichier concerné en fonction de la mutualité du patient et du mois de facturation.
Sélectionnez Créer une note de crédit.
Filtrez sur le nom du patient.
Plusieurs patients peuvent être sélectionnés au besoin.Cliquez sur la flèche à droite de son nom puis cochez les dates concernées.
Lorsque toutes les dates sont cochées, cliquez sur le bouton ICI situé dans l'encadré bleu, en haut à gauche de l'écran.
Une fenêtre contextuelle affiche le récapitulatif des dates sélectionnées ainsi que les montants.Cliquez sur OK. Votre note de crédit est à présent créée.
Le négatif et le positif se trouvent automatiquement dans les éléments facturables du menu Facturation.
Facturer les soins liés à une note de crédit
A l'exception de l'OA 300, les corrections ainsi apportées (positives et négatives) passeront avec la prochaine facturation sans aucune manipulation supplémentaire de votre part.
Par contre, l'Union 300 refuse la facturation du négatif et du positif sur le même envoi.
Le positif devra être mis en suspend.
Ouvrez le menu Facturation puis cliquez sur l'onglet A facturer - Interventions - Facturable.
Il est important de filtrer sur la période concernée par la note de crédit (de date à date).
Sélectionnez les dates concernées par la note de crédit puis cliquez sur le bouton En attente en bas de l'écran.
Les interventions du patient seront affichées dans les éléments non facturables.Dans le menu Facturation, cliquez sur Factures - Mutualité.
Le fichier 300 apparaît sur l'écran avec le montant en négatif.Cliquez sur les 3 points - Facturer et envoyer en bout de ligne pour envoi MyCareNet.
Le fichier négatif ainsi envoyé sera visible sous l'onglet Facture - Mutualité - Envoyé.
La mutualité déduira automatiquement ce montant de la prochaine facturation.
Attention, veuillez rendre de nouveau facturables les interventions du patient seulement après réception du décompte du fichier négatif.
Elles partiront avec le prochain envoi.
Notez qu'il y aura une différence entre le montant facturé et celui réellement perçu (déduction du négatif).