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1. Modification de la durée de validité de la prescription à partir du 1/11/19
a) Nouvelle législation
A partir du 1er novembre 2019, la durée de la prescription (papier ou électronique) est limitée à 3 mois par défaut (flottants, de date à date) à partir de la date de prescription et ce, tant pour sa validité que pour son remboursement.
Par exemple, si la date de prescription est le 10/12/2019, celle-ci est valable jusqu’au 09/03/2019.
Le prescripteur peut raccourcir ou même prolonger la durée de validité de l’ordonnance jusque maximum 1 an, à partir de la date de prescription. Pour les prescriptions électroniques, cela ne sera techniquement possible qu'à partir du 01/03/2020 au plus tôt et au plus tard le 01/06/2020.
Pour rappel : Auparavant, vous pouviez délivrer un médicament prescrit sans limite dans le temps. Le remboursement était appliqué jusqu'à la fin du 3ème mois suivant la date de prescription.
Nouveaux modèles de la prescription et de la preuve de prescription électronique
La date de fin pour l’exécution sera affichée sur les nouveaux modèles de la prescription et de la preuve de prescription électronique.
Nouveau modèle de prescription papier
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Nouveau modèle de preuve de prescription électronique
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Les "anciens" modèles peuvent encore être utilisés jusqu'au 31 janvier 2020. Après cette date, la prescription ne sera plus valable.
Que deviendra une prescription faite avant le 1er novembre 2019 ?
Les prescriptions (papier ou électroniques) qui ont été créées avant le 1er novembre font l'objet d'une mesure transitoire.
Exécution
Par défaut délivrable jusqu’au 31 janvier 2020, sauf si une date ‘Délivrable à partir du….’ est précisée sur l’ordonnance. Alors l’ordonnance pourra être exécutée jusqu’à 3 mois après cette date.
Remboursement
Celui-ci restera le même qu'auparavant, c'est-à-dire jusqu'à la fin du 3ème mois suivant la date de prescription, sauf si une date ‘Délivrable à partir du….’ est précisée sur l’ordonnance. Alors l’ordonnance pourra être remboursée jusqu’à 3 mois après cette date.
Qu’en est-il des prescriptions ‘ancien modèle’ rédigées à partir du 1er novembre 2019 ?
Les nouvelles règles s'appliqueront aux prescriptions ‘ancien modèle’ qui sont rédigées à partir du 1er novembre. Alors l’ordonnance pourra être exécutée et remboursée jusqu’à 3 mois (de date à date) après la date de la prescription.
A partir du 1/11, l'option 'Exécutable à partir du ...' est remplacée par la "Date de fin pour l'exécution" sur les nouveaux modèles. En conséquence, vous ne pouvez plus tenir compte de la date ‘Exécutable à partir du... ".
Si cette date est encore renseignée sur un "ancien modèle" de prescription créé après le 1/11, vous devez l'ignorer et l’ordonnance pourra être exécutée et remboursée jusqu’à 3 mois (de date à date) après la date de la prescription.
b) Modifications dans CareConnect Pharmacist
Nouveau champ « Date de fin de l’exécution »
A partir du 1/11/2019, le champ « Date de fin de l’exécution » sera ajouté dans l'écran 'Entête section’.
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Prescription papier
Dans le cas d'une prescription papier, la date de fin d’exécution par défaut sera automatiquement proposée. En fonction des données de l’ordonnance vous serez peut être amené à modifier cette date (maximum 1 an à partir de la date de prescription). Cette date de fin d’exécution est très importante pour l’édition des délivrances différées.
Prescription électronique
Dans le cas d'une prescription électronique, la date de fin d'exécution provient du fichier Recip-e. Celle-ci n’est pas modifiable, le champ sera grisé.
Prescription (papier où électronique) faite avant le 1er novembre
Pour toutes les prescriptions effectuées avant le 1/11/2019 (les 'anciens' modèles), la date de fin d’exécution sera le 31/01/2020. Celle-ci n’est pas modifiable, le champ sera grisé. Dans le cas d'une date "Délivrable à partir de ....", la date de fin d’exécution sera recalculée automatiquement.
Délivrances différées
Pour les ordonnances rédigées à partir du 1/11/2019, il y aura 1 date au bas du document qui sera la date de validité de l’ordonnance. Il est donc important de vérifier la date de fin d’exécution dans le cas d'une ordonnance papier.
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Une fois la date d'expiration dépassée, ce "litige" sera supprimé des litiges du patient. C'est logique, parce que celui-ci ne peut plus être exécuté.
Lorsque vous scannez une délivrance différée expirée, vous recevrez le message suivant :
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Au bas du document de la délivrance différée, sa période de validité est également renseignée.
2. Seuil de secours - optimalisation
Depuis la version 51, vous pouvez utiliser le seuil de secours dans CareConnect Pharmacist pour les articles qui ont un fournisseur préférentiel. Cette fonctionnalité garantit que vous disposez d'un stock de secours, même si le fournisseur préférentiel ne livre pas quotidiennement ou si l'article est manquant chez le fournisseur préférentiel.
Lisez ici le manuel 'Comment travailler avec le seuil de secours?’.
La nouveauté dans cette mise à jour est que le programme tiendra compte du seuil de secours, même s’il y a des quantités commandées déjà envoyées au fournisseur préférentiel.
Càd que si le stock disponible est inférieur au seuil de secours, le programme passe quand même une commande au grossiste suivant, qui n'est pas le fournisseur préférentiel, pour atteindre le seuil de secours.
Vous pouvez donc être certain que vous:
disposez d’un "stock de secours", même si votre fournisseur préférentiel ne livre pas quotidiennement.
profitez au maximum des remises de votre fournisseur préférentiel, sans compromettre le service à votre patient
3. Changement législation honoraire d'urgence
A partir du 1er novembre, vous ne pourriez plus facturer au patient un honoraire d’urgence pour une ordonnance sans médicament remboursable.
Dans CareConnect Pharmacist, vous avez la possibilité d’ajouter automatiquement un honoraire d’urgence dans la délivrance. Cliquez ici pour la notice 'La pharmacie de garde'.
Si vous utilisez déjà cette fonctionnalité, il est nécessaire de régler ce paramètre sur ‘Si remboursé’.
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Pour les délivrances au comptant, vous ajoutez dorénavant manuellement l’honoraire d’urgence via le bouton ‘Hon. Urgence’
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4. Arrondissement obligatoire à partir du 1/12/19
Cliquez ici pour la notice ‘Comment arrondir dans CareConnect Pharmacist’
5. Affichage du statut de la vérification BeMVO
Un article ne peut être vérifié qu'après avoir scanné le code-barres 2D (GTIN). Dans CareConnect Pharmacist, la vérification a lieu dans les modules suivants :
l’approvisionnement de la commande
la délivrance
la facturation hors délivrance
la préparation d'une commande institution.
Si vous travaillez avec un robot, il n'y a pas de vérification lors de l’approvisionnement, seulement lors de la délivrance.
Désormais, l'état de la vérification sera affiché sur la ligne de l'article.
Lorsque la boîte a le statut ‘Actif’ chez BeMVO, cela est indiqué par un V vert dans le champ 'Type'. Cet article peut être délivré.
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S'il y a un problème de connexion à FMD (erreur technique, problème de login/mot de passe/certificat, utilisateur bloqué) ou si FMD renvoie un code d'erreur inconnu, celui-ci est indiqué par un point d'exclamation rouge.
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Une action est attendue de votre part s'il s'agit d'un problème de login, mot de passe, certificat, utilisateur bloqué. Un clic droit (ou un clic long dans le cas d'un écran tactile) vous montrera exactement ce que l'on attend de vous.
Si la boîte a le statut ‘Inactif’ chez BeMVO, celle-ci ne peut pas être délivré. Dans ce cas, le champ 'Type' devient rouge pour l'indiquer. Il y a aussi une croix rouge dans ce champ.
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Un clic droit (ou un clic long dans le cas d'un écran tactile) détaille ce statut.
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Si vous délivrez plusieurs emballages d'un même article, vous pouvez voir dans cette fenêtre quelle boîte reçoit un avis négatif de BeMVO.
Supposons que vous ayez plusieurs sections actives dans la délivrance, alors l'onglet de la vente comportant un article inconnu ou inactif se colorera rouge.
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Afin d'éviter la délivrance d'un article inconnu ou inactif en présence du patient, il est conseillé de vérifier les articles au moment de l’approvisionnement de la commande. Lisez ici la notice 'Comment approvisionner les commandes à l’aide d’une douchette'.
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En scannant le code-barres 2D lors de l’approvisionnement de la commande, la date d'expiration et le numéro de lot sont automatiquement enregistrés dans CareConnect Pharmacist. Vous pouvez gérer la date d'expiration beaucoup plus efficacement.
Lorsque vous clôturez une vente qui comprend un article rouge, CareConnect Pharmacist vous posera la question suivante :
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Soit vous prenez la responsabilité de délivrer cet article. Soit vous remplacez l'article dans la vente.
Le statut de la vérification au moment de la délivrance d'un article est sauvegardé. Vous pouvez le consulter via 'Contrôle ordonnance' ou 'Chargement vente'. Comme décrit ci-dessus, vous trouverez le statut dans la cellule 'Type' et avec un clic droit de la souris, vous obtiendrez plus de détails sur le statut.
6. Recip-e
a) Imprimer les données du Recip-e
Si vous ne disposez pas de la ‘Preuve de prescription électronique’, vous pouvez imprimer un ticket contenant les informations essentielles.
Cliquez pour ce faire sur le pavé ci-dessous en Délivrance, Contrôle ordonnance ou Chargement vente
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Dans l'écran qui s'ouvre, 2 boutons ont été ajoutés en bas de l’écran à droite
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En délivrance, le bouton « Imp recipe » vous permet d'imprimer les données de la prescription électronique sur l'imprimante ticket.
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En cliquant sur le bouton « Imp +recip », les données de toutes les prescriptions électroniques en délivrance seront imprimées 1 par 1 sur l'imprimante ticket.
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Prévision de l’impression
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Seules les données administratives essentielles sont imprimées :
Le RID (code BEP)
Le nom du patient et du prescripteur
La date de la prescription et le numéro de l’ordonnance
La date de fin de l’exécution
Les articles prescrits avec leur quantité
b) 'Intended name' après validation de la ligne de vente
Après validation de l’article prescrit par le médecin et suite aux recommandations de l’ASBL Recip-e, CareConnect Pharmacy affichera en bleu le nom de cet article (Intended name) dans la cellule ‘Nom’.
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Comme les prescripteurs utilisent une base de données produits (SAMV2) différente de celle des pharmaciens, il se pourrait que dans des cas très exceptionnels, le CNK du nom du médicament prescrit (intention thérapeutique) ne corresponde pas au CNK dans CareConnect.
Dans ces cas, après avoir scanné le code du médicament que vous allez délivrer, CareConnect Pharmacist proposera le pop-up suivant :
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Comme vous êtes censé de délivrer l'intention thérapeutique ("Intended name" en bleu), dans ce cas, cliquez sur "Remplacer".
Nous vous demandons également de signaler ces cas à l'APB afin qu'elle puisse les rectifier.
Il est inutile de le signaler à Corilus.
c) Enregistrement du logiciel du prescripteur
Lorsque vous faites un clic droit de la souris sur l'onglet de la prescription électronique en délivrance, un pop-up avec le contenu original de la prescription électronique s'ouvre.
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Le nom du logiciel et la version de la base de données SAMV2 (= Source Authentique du Médicament) seront aussi mentionnés si ces données sont connues.
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d) Date de fin de l'exécution
À partir du 1er mai au plus tôt, le prescripteur peut préciser une "Date de fin de l’exécution" de l’ordonnance. Celle-ci peut varier de 1 jour à 1 an. Sans information du médecin, cette date sera par défaut égale à 3 mois –-1 jour.
À partir de cette date, CareConnect Pharmacist prendra en compte cette ‘Date de fin de l’exécution’ saisie par le prescripteur.
Rappel : jusqu'au 1er mai, la ‘Date de fin de l’exécution’ de l’ordonnance sera toujours égale à 3 mois -1 jour à compter de la date de la prescription ou de la date « Délivrable à partir du… ».
e) Améliorations
A partir de cette version, la posologie d'un texte libre sera récupérée et affichée dans l’info-carte ‘Posologie’
De même, la posologie d’un Recip-e DCI sera aussi disponible dans cette info-carte
7. FMD
a) Le rachat en fonction de FMD
CareConnect Pharmacist ne vous empêche jamais de reprendre un article. Toutefois, dans certaines situations, le programme ne sait pas récupérer le code-barres 2D et le statut FMD ne peut pas être réactivé.
Rappel : Pour racheter un article, tapez ‘-1’ dans la barre de recherche puis scannez le code-barres 2D.
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Récupération du code-barres 2D
Lors du rachat d’un emballage, le code-barres 2D est toujours récupéré, sauf si l'emballage est racheté dans le mois suivant la délivrance. Le programme suppose que le code-barres 2D de l'emballage a déjà été tarifé.
Comme d’habitude, lors du rachat, un écran s'ouvre où vous devez confirmer ce que vous voulez faire. Ici, le programme vous informera si le code-barres 2D est récupéré ou non.
C’est le même principe que pour le CBU.
Réactivation du statut FMD
Le statut FMD d'un emballage passe automatiquement de "Inactif" à "Actif" lorsque vous rachetez l'article dans le même mois que la délivrance et lorsque le rachat intervient dans les 10 jours qui suivent la délivrance.
Le statut FMD d'un emballage ne passera pas de "Inactif" à "Actif" dans ces deux situations :
Lorsque le produit est racheté dans le mois qui suit la délivrance. Le programme suppose que le code-barres 2D a déjà été tarifé.
Lorsque le rachat a lieu dans le même mois que la délivrance, mais que plus de 10 jours se sont écoulés entre la date de délivrance et la date du rachat, ce qui est prévu par la loi.
Comme d’habitude, lors du rachat, un écran s'ouvre où vous devez confirmer ce que vous voulez faire. Si le statut FMD ne peut pas être changé, ceci sera communiqué. Quand l'article est à nouveau mis "Actif" sur le serveur BeMVO, cela ne sera pas explicitement mentionné dans cet écran.
b) Utilitaire pour modifier le statut FMD d'un emballage
Après la clôture d'une vente, tous les emballages qui ont été délivrés et qui ont le statut "Actif" sur le serveur FMD sont automatiquement décommissionnés. Cela signifie que le statut FMD de ces emballages passe de "Actif" à "Inactif" dans la base de données BeMVO.
Dans certains cas exceptionnels, vous pourrez être amenés à modifier le statut FMD d’un emballage manuellement.
Faites-le via Utilitaires > Gestion de stock > Modifier le statut FMD d’une boîte
L'écran suivant s'ouvre :
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Dans cet écran, (1) scannez le code-barres 2D de l’emballage pour lequel vous souhaitez modifier le statut. Les champs GTIN, Numéro de série, Péremption et N° de lot sont remplis automatiquement et vous pouvez ensuite modifier le statut. Il est aussi possible de remplir les 4 champs manuellement.
Tant que ces 4 champs ne sont pas remplis correctement, il est impossible de modifier le statut.
En fonction de (2) la réponse FMD, les actions possibles sont proposées :
Changer un statut de d’Actif à Inactif
Si le statut de l’article est "Actif", vous pouvez changer le statut en "Inactif" dans la zone (3). Pour ce faire, sélectionnez une des trois options :
Délivrance : vous avez délivré l'article et vous voulez le décommissioner
Destruction : Cet article sera détruit et ne pourra plus être utilisé pour la délivrance.
Remis aux autorités nationales : Vous avez remis cet article aux autorités pex. dans le cadre d’une inspection
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Une fois que le statut ‘Destruction’ a été associé à un emballage, ce statut ne peut plus être modifié.
Après avoir fait votre choix et (4) validé la fenêtre, le statut de l’emballage passe de ‘Actif’ à ‘Inactif’ avec la raison :
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Dans cet exemple, Remise aux autorités nationales (Echant.).
Changer un statut d’Inactif à Actif
Si son statut est ‘Inactif’, le programme choisira automatiquement l’action que vous pouvez entreprendre en fonction de la raison soit :
Reprise du produit : Vous avez racheté cet article
Annulation remis aux autorités nationales : vous annulez la remise aux autorités
Et suivez la même procédure que ci-dessus
Si FMD ne répond pas au bout de 30 secondes, vous en serez informé et vous devrez réessayer plus tard.
c) Données complémentaires dans le listing 'Articles vérifiés par BeMVO'
Dans CareConnect Pharmacist, vous pouviez déjà créer une liste de tous les codes-barres 2D scannés qui ont été envoyés à BeMVO pour la vérification (via Listes > Articles > Articles vérifiés par BeMVO)
Les données suivantes ont été ajoutées :
Numéro de lot
Date exp. : La date d’expiration
Description erreur : Lorsque FMD renvoie un code d'erreur (colonne Réponse), il est précisé ici
Rachat : Réactivation suite à un rachat
Rachat sans réactivation
La colonne "Utilisateur" n'est plus affichée, mais est disponible dans l'exportation vers Excel.
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8. TUH
a) Tarification TUH rétroactive
- Message quand il n'y a rien à tarifer
Lorsque vous voulez exécuter la tarification TUH rétroactive et qu’il n'y a pas de lignes à tarifer, vous serez informé immédiatement via un message. Comme cela, vous ne perdrez plus de temps.
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- Sélection multiple en cas de choix de l'institution et de patient
Lors de la sélection de l’institution, vous avez maintenant la possibilité de faire une sélection multiple. Ceci vous permet d'effectuer la tarification TUH pour une, toutes ou plusieurs institutions.
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C'est également le cas pour la sélection des patients
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b) Tarification TUH des schémas d'administration
- Ajout du filtre Département
Lorsque vous effectuez la tarification TUH, vous pouvez désormais filtrer par département.
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- Tri par ordre alphabétique des insitutions
Les institutions sont maintenant classées par ordre alphabétique, vous pourrez retrouver plus rapidement l’institution souhaitée.
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