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1. Principe des commandes

a) Modification du stock en délivrance

b) Commandes

2. Les boutons du module des commandes

Le stock d'un article est modifié dans CareConnect Pharmacist lorsqu'une délivrance est clôturée (avec ou sans ticket). Aucune modification n'est apportée au stock lorsqu'un article est ajouté à une délivrance.

Les commandes sont créées automatiquement lorsque le module "A commander" est ouvert. Cela se fait sur base de 3 critères :

Le principe des seuils fonctionne dans CareConnect Pharmacist comme suit :

Lorsque le stock d'un article est inférieur au seuil minimum, une commande est placée pour que le stock atteigne le seuil maximal.

Vous pouvez modifier les seuils d'un article dans une commande ou une délivrance en cliquant sur le champ 'Q.St.' :

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Exemple 1 :

Les seuils minimum et maximum d'Amlor sont de 2. Vous disposez par défaut de 2 boîtes en stock. Vous enregistrez une délivrance pour Amlor, le stock passe à 1 :

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Le stock (1) est alors inférieur au seuil minimum (2), CareConnect Pharmacist passera donc une commande pour atteindre le seuil maximal (2). Une boîte sera donc commandée.

Exemple 2 :

Lorsque vous disposez de 5 boîtes de Dafalgan en stock, vous désirez en commander 10.

Configurez pour ce faire les seuils comme suit :

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Le stock (5) est inférieur au seuil minimum (6), la commande sera passée pour atteindre le seuil maximal (15). 10 boîtes seront donc commandées (15-5).

CareConnect Pharmacist établit une distinction entre la réserve et le stock disponible d'un article.

Lorsque vous réservez au cours d'une délivrance un article pour un patient, la réserve de cet article ne diminuera pas. Le stock disponible va lui diminuer, ce qui permettra de commander l'article.

Exemple :

Vous avez réservé au cours d'une délivrance d'Amoxicilline:

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Par défaut, vous ne disposez pas de cette spécialité en réserve, aucun seuil n'est configuré :

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Le stock disponible va baisser lorsque la délivrance sera clôturée, et une boîte de Clamoxyl sera alors commandée. La réserve n'est pas modifiée, elle reste à 0.

‘Suppléments à commander’ vous permet de commander une fois un article. Un supplément peut être ajouté lors d'une délivrance ou d'une commande à l'aide d'un clic dans le champ 'Q.St.' Vous pouvez si vous le souhaitez imprimer un ticket pour ce supplément en cliquant à droite sur le bouton 'Imp. tck'. :

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Exemple :

Un patient demande de commander la crème Widmer Acné plus, vous ne l'avez pas en stock par défaut. Vous décidez de ne pas modifier les seuils et de commander une fois cet article. Cliquez sur le bouton 'Q.St.' et introduisez la quantité suppémentaire w:

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Remarques !

Lorsque vous effectuez des modifications dans le module des commandes, il sera nécessaire de quitter la commande et de la rouvrir afin que les modifications soient appliquées.

Pour ajouter un supplément dans une délivrance, il ne sera pas nécessaire de quitter la vente. Introduisez l'article, ensuite le supplément et quittez la délivrance.

Lorsque que vous entrez dans le module « Commandes », la fenêtre ci-dessous vous est proposée :

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(1) La ligne de boutons en haut réfère à

Remarque importante :

S’il existe des commandes ‘En attente’, la fenêtre s’ouvre directement sur cet onglet, ces commandes doivent être traitées le plus rapidement possible pour éviter des non recommande d’articles et des erreurs de stock. (Voyez aussi la page 26)

(2) Sur la droite de votre écran vous avez les boutons suivants :

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(7) Les flèches situées à gauche et à droite de l’écran vous permettent de naviguer vers les types de commandes qui ne seraient pas affichés à l’écran.

(4) Sous chaque type de commande, vous trouverez l’ensemble des commandes appartenant à ce type, triées par ordre alphabétique pour les commandes délégués et par date pour les autres.

Dans notre cas ‘A approvisionner’ est actif, toutes les commandes ‘A approvisionner’ sont chargées.

En cliquant sur un des autres boutons (‘A cmd’, ‘Non env’, ‘En attente’, ‘Rép fourn.’), vous chargerez toutes les commandes appartenant à ce type.

(3) Si vous cliquez sur un type de commande à approvisionner (‘Commande normale, ‘Commande délégué’, ‘Commande Institution’,…), vous chargerez toutes les commandes appartenant à ce type :

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En cliquant sur une commande en particulier, vous chargerez uniquement celle-ci :

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3. A commander

Les commandes dans l’onglet ‘A commander’ seront triées de la manière suivante :

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Pour les commandes ‘A commander’, CareConnect Pharmacist chargera toujours toutes les commandes (principe de base de CareConnect Pharmacist) mais vous positionnera dans la commande sur laquelle vous avez cliqué :

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Dans ‘A commander’, les différents onglets vous donnent un aperçu de toutes les commandes qui doivent encore être envoyées. En cliquant sur un onglet, vous afficherez le détail d'une commande.

Les différents types peuvent être différenciés à l'aide des icônes des onglets :

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Lorsque les commandes ne sont pas envoyées automatiquement via l'agenda, les articles sont ajoutés à une liste commune. Le fournisseur devra être sélectionné lorsque la commande sera envoyée manuellement.

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Cette commande automatique sera envoyée à 15h à Febelco Sint-Niklaas. L'horloge vous indique qu'il s'agit d'une commande planifiée.

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Certains paramètres vous permettent d'indiquer que certains articles ne doivent pas être commandés temporairement, même lorsqu'ils devraient être commandés (stock endessous du seuil minimum, supplément ou réservation). Ces articles seront placés dans l'onglet 'Suspens'.

Vous pouvez également ajouter manuellement des articles dans cet onglet en modifiant le statut des articles (cf. plus loin dans le présent manuel d'aide).

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Produits manquants chez le fournisseur.

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Le paramètre 149 vous permet de configurer qu'après une certaine période, le statut passe de manquant à rupture. De cette façon, les produits qui sont manquants pendant longtemps se retrouvent sur une liste distincte et ne sont plus envoyés systématiquement au fournisseur.

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Cet icône indique les commandes des articles pour lesquels un fournisseur préférentiel est spécifié.

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Cette commande a été créée manuellement le 06/02/2014 à 13h50.

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Cet icône indique les commandes destinées à un délégué.

Il est possible d'attribuer un statut particulier à une spécialité. Voici les différentes possibilités :

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On établit une distinction dans CareConnect Pharmacist entre une commande normale et une commande délégué.

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Ces commandes sont créées automatiquement via les seuils, les réservations et les suppléments à commander. Il s'agit également de commandes qui sont envoyées et livrées une ou plusieurs fois par jour.

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CareConnect Pharmacist part du principe qu'une commande délégué ne sera pas livrée dans la journée après avoir passé la commande.

Remarque !

Lorsque le stock d'un article qui se trouve sur une commande délégué passe esous du seuil minimum, il sera automatiquement ajouté à la prochaine commande pour un grossiste. De cette manière, le stock est toujours suffisant.

Il est possible de configurer certains filtres pour un fournisseur ou une commande.

Vous pouvez ouvrir la fiche d'un fournisseur en cliquant en bas sur le nom du fournisseur:

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Ces filtres vous permettent de préciser quels produits peuvent ou non être commandés auprès de ce fournisseur. Vous pouvez sélectionner les filtres suivants :

Exemple : Seuls les produits ayant Belmedis comme fournisseur préférentiel peuvent être commandés auprès de Belmedis. Les produits manquants ne peuvent pas être commandés.

Cochez les options suivantes :

Vous pourrez également ouvrir la fiche du fournisseur via Fiches – Fournisseur et apporter ensuite vos modifications via l'onglet ‘Filtres’ :

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Pour modifier une seule fois les filtres pour une commande spécifique, cliquez dans les commandes sur le rectangle des filtres :

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Modifiez les filtres et confirmez en cliquant sur le V vert :

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Lors de la création manuelle d'une commande, une distinction est à nouveau établie entre une commande pour un grossiste et une commande délégué.

Créer manuellement une commande pour un grossiste

Introduisez le nom du grossiste dans la zone de recherche:

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Choisissez le fournisseur:

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un nouvel onflet de commande est alors créé:

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Les éléments suivants doivent obligatoirement être complétés :

Remarque : Le type de commande et le type de transmission sont automatiquement complétés en fonction du paramétrage dans la fiche du fournisseur.

Sélectionnez ensuite un ou plusieurs filtres.

Lorsque vous confirmez avec le V vert, un nouvel onglet sera ajouté :

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Vous pourrez si vous le souhaitez ajouter manuellement des produits en les scannant ou en les saisissant manuellement dans la barre de sélection du dessus.

Vous pouvez enregistrer la commande pour l'envoyer ultérieurement (Enregistrer) ou l'envoyer immédiatement (Envoyer) :

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Exemple :

Vous désirez envoyer manuellement les manquants et les produits en rupture de stock à Febelco Sint-Niklaas.

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Créer manuellement une commande pour un délégué

Cliquez en haut à droite dans les commandes sur le bouton F3 :

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Un nouvel onglet est immédiatement ajouté :

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Introduisez en haut le nom du fournisseur et introduisez manuellement les articles que vous désirez commander.

Vous pouvez également enregistrer cette commande et l'envoyer ultérieurement ou l'envoyer immédiatement.

Pour envoyer par exemple une note à un fournisseur, vous pouvez ajouter du texte libre dans une commande. Sélectionnez pour ce faire une commande et cliquez à droite sur le bouton "texte libre" :

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Introduisez une note et confirmez à l'aide du V vert :

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Lors de l'ajout d'un texte libre, une distinction est établie entre une commande planifiée et une commande non planifiée.

Lorsque vous ajoutez du texte libre à une commande planifiée, vous devrez envoyer immédiatement cette commande. Si vous n'envoyez pas immédiatement la commande, le texte libre sera supprimé lorsque vous quitterez la fenêtre des commandes.

Il existe plusieurs méthodes afin de transférer des articles vers un autre fournisseur que celui par défaut :

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Après avoir ajouté un fournisseur préférentiel ou un fournisseur prochaine commande, vous devrez quitter la commande pour que les modifications soient appliquées.

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Vous pourrez uniquement supprimer un article d'une commande créée manuellement. Sélectionnez les lignes concernées, cliquez à droite sur le bouton Supprimer et Enregistrer.

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Lorsque vous supprimez un article d'une commande planifiée, il sera à nouveau ajouté lors de la création automatique des commandes. Vous pourrez uniquement supprimer un article d'une commande planifiée en modifiant les seuils, les suppléments à commander ou les réservations.

Vous pourrez attribuer un fournisseur préférentiel à un article à partir de la délivrance ou de la commande. Cliquez pour ce faire sur le bouton 'Q.St.'

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Dans le champ fournisseur préférentiel, introduisez le fournisseur auprès duquel vous souhaitez commander l'article et confirmez à l'aide du V vert.

Vous pouvez également lier plusieurs articles simultanément à un fournisseur préférentiel.

Allez pour ce faire dans Utilitaires – Gestion commandes – Attribution à un fournisseur préférentiel.

Vous pourrez dans ce module générer une liste d'articles sur base des critères suivants et la lier immédiatement à un fournisseur préférentiel :

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Exemple 1 :

La gamme Vichy doit toujours être commandée auprès du délégué et doit par conséquent être liée au fournisseur L'Oréal Belgilux - Division Cosmétique Active. Procédez comme suit :

Introduisez ce qui suit dans l'onglet ‘Article’ en cliquez sur Charger :

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Tous les articles dont le nom commence par 'Vichy' seront affichés.

Cliquez en bas à gauche sur ‘Tout sélectionner/Désélectionner’ et ensuite sur "Ajouter à la sélection" :

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Sélectionnez le fournisseur et cliquez sur Sauver.

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Exemple 2 :

La gamme Louis Widmer est actuellement liée au fournisseur préférentiel Widmer Louis. Ce fournisseur préférentiel peut être supprimé pour toute la gamme :

Introduisez ce qui suit dans les critères de l'onglet ‘Fournisseur’ et cliquez sur Charger :

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Cliquez sur ‘Tout sélectionner/Désélectionner ’ et sur ‘Ajouter à la sélection’. La fenêtre suivante s'affiche à l'écran :

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Cliquez en haut sur "Effacer le fournisseur préférentiel" et ensuite sur 'Sauver' :

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4. En attente

Il se peut que vous ne retrouviez pas certaines commandes envoyées dans le module des commandes. Il se peut que ces commandes se trouvent dans le module 'En attente' :

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Plusieurs raisons peuvent expliquer ceci :

Allez pour ce faire dans le module 'En attente' et sélectionnez la commande concernée. Cliquez en bas sur le bouton des détails de la commande et modifiez la méthode d'envoi en "téléphone" :

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Confirmez à l'aide du V vert et cliquez à droite sur Envoyer.

Dans le module des commandes, sélectionnez la commande en effectuant un clic gauche sur l'onglet et sélectionnez ‘Non livrable’ :

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Cliquez ensuite sur Sauver. La commande se retrouvera dans les commandes à envoyer et pourra ainsi à nouveau être transmise au grossiste.

Allez dans le module 'En attente' et sélectionnez la commande concernée. Cliquez en bas sur le bouton des détails de la commande et modifiez la méthode d'envoi en "téléphone" :

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Confirmez à l'aide du V vert et cliquez à droite sur Envoyer. La commande se retrouvera dans les commandes envoyées et pourra être reprise en stock. Attention, la réponse du fournisseur ne sera pas traitée et devra être modifiée manuellement.

5. A approv

Par défaut, en entrant dans le module des commandes, CareConnect Pharmacist vous affiche toutes les commandes ‘A approvisionner’ (Sauf s’il existe des commandes ‘En attente’). Les commandes sont triées par type :

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Si vous cliquez sur un type de commande à approvisionner (‘Commande normale, ‘Commande délégué’, ‘Commande Institution’,…), vous chargerez toutes les commandes appartenant à ce type :

Ceci est surtout pratique pour fusionner des commandes ou pour rechercher une spécialité.

Dans ‘A approv’, vous aurez un aperçu de toutes les commandes envoyées à l'aide des différents onglets. En cliquant sur un onglet, vous afficherez le détail d'une commande.

Les différents types peuvent être différenciés à l'aide des icônes des onglets :

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Cet icône indique les commandes transmises à un grossiste. Vous retrouverez également la date et l'heure de l'envoi de la commande.

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Cet icône indique les commandes transmises à un délégué.

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Lorsque vous fusionnez plusieurs commandes, cet onglet sera ajouté.

(cf. plus loin dans le présent manuel d'aide)

Le paramètre 31 vous permet de configurer si la commande doit être réceptionnée globalement ou de manière détaillée.

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Vous pouvez ajouter à votre interface en approvisionnement de commande les deux boutons suivants qui vous permettront de modifier ponctuellement le mode de réception d’une commande :

vous permettra de passer d’une réception détaillée à une réception globale ;

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ce bouton est grisé si vous êtes en réception globale par défaut (paramètre 31)

vous permet de passer d’une réception globale à une réception détaillée ; ce

bouton est grisé si vous êtes en réception détaillée par défaut (paramètre 31)

Lorsque vous enregistrez une commande, vous pouvez facilement indiquer qu'un ou plusieurs article(s) n'a (ont) pas été livré(s). Sélectionnez les lignes concernées et cliquez sur le bouton 'Non livrable'. A cliquer :

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Le montant reçu et le montant à recevoir seront automatiquement remis à 0 :

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A la sauvegarde d'une commande, cet article ne sera pas repris en stock. Les articles dont le stock est inférieur au seuil minimum ou pour lesquels un supplément ou une réservation a été enregistré seront à nouveau commandés.

Astuce ! Vous pouvez également annuler toute la commande en sélectionnant l'onglet de cette commande et en cliquant sur Non livrable. Ainsi, le montant à recevoir et le montant reçu de tous les articles de la commande seront automatiquement remis à 0.

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d) Réponse du fournisseur
Lors de l'envoi d'une commande, le fournisseur enverra une réponse à CareConnect Pharmacist. Cidessous quelques exemples (pour ces exemples, le paramètre d'enregistrement est configuré sur 'réception globale') :
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• Avene après-soleil réparateur : Nombre commandé = nombre reçu, cet article sera livré.
• Avene lait nettoyant : Nombre commandé = nombre reçu, cet article sera livré.
• Avene trixera : cet article a été retiré du marché et ne sera pas livré.
• Spray solaire Avene : cet article n'est pas vendu par le fournisseur et ne sera pas livré. Vous pouvez modifier le statut en "Recommander". Cela signifie que l'article sera à nouveau commandé sans tenir compte du fournisseur préférentiel.
• Boreade : cet article n'est pas en stock chez le fournisseur.
• Galenco alphaprotect 250ml lotion nettoyante : la quantité livrée diffère de la quantité commandée. 1 seul produit a été livré, alors que 2 avaient été commandés. Cet article sera automatiquement recommandé car le stock est toujours inférieur au seuil minimum.
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• Galenco alphaprotect lait de toilette : cet article n'est pas disponible chez le fournisseur.
• Galenco baby atopic : cet article a été retiré du marché.
• Galenco baby care huile de bain : le produit est manquant mais est disponible dans une autre filiale. Cet article sera livré ultérieurement.
• Galenco lingettes humides : cet article n'est pas connu.
• Pantomed : cet article a été remplacé, un numéro de remplacement sera livré.
Certains paramètres vous permettent de configurer que les seuils d'un article soient automatiquement modifiés en fonction de la réponse des fournisseurs :
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Les choix suivants sont possibles :
• Aucune action particulière : le statut et les seuils de l'article restent inchangés.
• Bloquer toute commande : la commande de l'article est suspendue jusqu'à la prochaine vente. En cas de remplacement et de substitution, les seuils de l'article d'origine seront repris pour l'article de remplacement.
• Annuler la gestion en stock de ce produit : les seuils de l'article sont automatiquement mis à 0 – 0, le statut de l'article est modifié en 'annuler la gestion du stock’. Cet article ne sera par conséquent jamais plus commandé. En cas de remplacement et de substitution, les seuils de l'article d'origine seront repris pour l'article de remplacement.
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e) Création manuelle d'une commande
Le module ‘A approv’ vous permet également de placer manuellement une commande. Cliquez en haut à droite sur F1 et introduisez le nom du fournisseur. Un nouvel onglet est ajouté :
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Introduisez les articles et cliquez sur sauvegarder.
La commande a été enregistrée et le stock des articles a été modifié.
Cette fonction est utilisée lorsque vous commandez des articles par téléphone, par exemple. Les articles doivent être repris en stock, mais la commande ne doit plus être transmise au fournisseur.
f) Fusion de commandes
Si vous cliquez sur un type de commande à approvisionner (‘Commande normale, ‘Commande délégué’, ‘Commande Institution’,…), vous chargerez toutes les commandes appartenant à ce type :
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Vous pouvez fusionner des commandes en sélectionnant le bouton suivant dans les commandes envoyées :
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Rappel : ce bouton peut être ajouté via Configuration – Utilisateur dans le module ‘Livraisons’.
Lorsque vous fusionnez des commandes, la fenêtre suivante s'affiche à l'écran :
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Vous pouvez trier les données de cette fenêtre en cliquant sur le titre d'une colonne.
Cochez les commandes que vous désirez fusionner et confirmez à l'aide du V vert. CareConnect Pharmacist créera une nouvelle commande, vous reconnaîtrez cette commande à l'icône suivant :
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Cette commande reprend toutes les spécialités des commandes originelles et vous la retrouvez sous le bouton «Fusion de commande ».
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g) Introduction des dates de péremption à la réception de la commande
Il existe différents paramètres qui vous permettent de configurer la gestion des dates de péremption lorsque vous réceptionnez une commande.
Paramètres 67 et 79 : ces paramètres vous permettent de préciser que les dates de péremption doivent être contrôlées lorsque vous réceptionnez une commande. Une distinction est établie entre les produits vétérinaires et les autres produits :
​
Paramètre 80 :
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• Oui : CareConnect Pharmacist affiche la dernière date de péremption. Vous ne devrez pas introduire une nouvelle date de péremption pour chaque article.
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• Non : la dernière date de péremption n'est pas affichée. Vous devrez introduire une nouvelle date de péremption pour chaque article.
Paramètre 148 :
​
Ce paramètre fonctionne uniquement lorsque le paramètre 80 est configuré sur 'Oui'. Dans ce cas, une nouvelle date de péremption devra être introduite lorsque la dernière date de péremption est inférieure à 3 mois.
Exemple : Vous introduisez une date de péremption pour tous les articles, la dernière date de péremption est proposée par défaut et vous êtes obligés d'introduire une nouvelle date lorsqu'elle est inférieure à 3 mois.
​
• Akineton n'a pas de date de péremption, elle doit obligatoirement être complétée.
• Les dates de péremption pour Amlor et Dafalgan sont suffisamment éloignées, elles ne doivent pas être complétées.
• La date de péremption du Perdolan est inférieure à 3 mois, elle doit obligatoirement être complétée.
Vous ne pourrez pas accepter la commande tant que les dates de péremption d'Akineton et du Perdolan n’auront pas été complétées.
2 possibilités :
• Cliquez pour chaque article sur le champ "Date de péremption" :
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Introduisez la date de péremption correcte et confirmez à l'aide du V vert :
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• Cliquez à droite sur ‘Date de péremption’ :
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La liste de tous les articles de la commande est affichée :
​
Introduisez les dates de péremption et confirmez à l'aide du V vert.
Remarque !
Lorsque vous réceptionnez une commande article par article, vous ne pourrez introduire les dates de péremption qu'après avoir scanné les articles.
Les paramétrages ci-dessus ne fonctionnent que pour les articles pour lesquels la gestion des dates de péremption a été activée :
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Dès que vous introduisez une date de péremption pour un article, la gestion des dates de péremption sera automatiquement cochée.
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h) Impression d'étiquettes code-barres lors de la réception d'une commande
Lors de la réception d'une commande, vous pourrez imprimer une étiquette code-barres pour un ou plusieurs produits. Sélectionnez les articles pour lesquels une étiquette doit être imprimée en cliquant sur la ligne :
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Dans notre exemple, Aprovel, Centrum Select, Deanxit et Flixotide sont sélectionnés. Vous trouverez à droite le bouton "Etiq.".
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Lorsque vous cliquez sur ce bouton, une étiquette sera automatiquement ajoutée sur les lignes sélectionnées dans le champ Q.St. :
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Cliquez ensuite à gauche 2x sur l'onglet de la commande afin de désélectionner la commande.
​
Cliquez ensuite à droite sur le bouton 'Imp.‘ Etiq.' pour imprimer les étiquettes code-barres:

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Cette étiquette mentionnera le nom de la pharmacie, le prix public, le code-barres, le nom et le CNK du produit.

Astuce : si vous souhaitez imprimer des étiquettes pour toute la commande, sélectionnez en une fois toutes les lignes en cliquant à gauche sur l'onglet de la commande et en cliquant ensuite à droite sur 'Etiq.'.

CareConnect Pharmacist gardera en mémoire les produits pour lesquels une étiquette doit être imprimée. Lorsqu'un même produit sera à nouveau commandé, vous n'aurez plus qu'à cliquer sur le bouton "Imp. étiq.".

Lors de l’impression d’une liste à l’enregistrement d’une commande, seulement les articles approvisionnés seront imprimés. En effet, cette liste sert essentiellement à vérifier le stock d’un article lors de sa remise en stock.

Ces listes peuvent être imprimées à votre demande via les boutons ‘Imprimante ticket’ et ‘Imprimante A4’. Vous pouvez configurer ces boutons dans l’écran ‘Approvisionnements’. Ces listes peuvent également être imprimées automatiquement lors de l’enregistrement de la commande via le paramètre 53

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Dans le paramètres 65 vous indiquez sur quel type d’imprimante le listing est imprimé.

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