Configuration -CCP et Cloud - Peppol

Nouveaux champs dans la signalétique institution

Afin de permettre l’envoi des factures via Peppol, plusieurs champs ont été ajoutés dans la signalétique de l'institution / patient sous l'onglet "Administratif"

Assujetti à la TVA : ce champ est coché par défaut.
Si l’adresse de facturation n’est pas assujettie à la TVA, décochez cette case.

Vous pouvez vérifier cette information soit en contactant votre client, soit en consultant le site de la BCE : https://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoeknummerform.html?lang=fr

BCE : ce numéro est utilisé par défaut pour l’identification de l’adresse de facturation lors de l’envoi via Peppol ( = les 10 chiffres du no de TVA)
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En Belgique, Peppol utilise le **numéro BCE/KBO** pour vérifier qu’un numéro de TVA valide est présent.

Depuis la version P13, nous avons essayé de remplir automatiquement le numéro BCE en fonction du numéro de TVA saisi, à condition de pouvoir détecter un numéro BCE valide dans le champ TVA.

Attention : cette fonctionnalité ne concerne que les adresses en Belgique !

Pour vous faciliter la tâche, créez un aperçu de toutes les adresses de facturation que vous avez utilisées l’année dernière.
Vous pouvez le faire rapidement et efficacement via les étapes suivantes :

Pour ces adresses de facturation, vous pouvez déjà récupérer le numéro BCE et/ou, si le client le demande spécifiquement, le Peppol ID.

Identifiant Peppol/ Numéro GLN:

Un Peppol ID est le numéro d’identification utilisé dans le réseau Peppol pour envoyer et recevoir des documents électroniques.
Un numéro GLN est un numéro unique identifiant une pharmacie ou un site physique. En Belgique, un GLN commence généralement par `54` (code pays Belgique).

Exemple :

GLN : 5412345000008
Peppol ID (GLN) : 0208:5412345000008
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Si le destinataire vous fournit un **GLN**, vous devez le saisir dans le champ **Peppol ID** sous la forme : `0208:<numéro GLN>`.
C’est toujours le destinataire de la facture qui demande l’envoi vers un GLN spécifique.
En outre, le **numéro BCE/KBO** ou le **numéro de TVA** du destinataire doit également être renseigné.

Ne pas utiliser Peppol : cochez cette case si vous ne souhaitez pas envoyer de factures via Peppol pour cette adresse de facturation spécifique.

Si la case n’est pas cochée et que l’envoi via Peppol échoue (par exemple, si le destinataire n’est pas enregistré sur Peppol car il n’est pas encore tenu de l’utiliser), une alerte indiquera que la facture n’a pas pu être envoyée.
Pour éviter ces alertes inutiles, nous vous recommandons de cocher cette case lorsque le destinataire n’utilise pas Peppol.

Lors de l’envoi d’une facture via Peppol, le système vérifie d’abord l’identifiant Peppol, puis le numéro BCE.

Si ces champs ne sont pas complétés, le numéro de TVA sera utilisé automatiquement.

Signalétique institution:

Signalétique patient:

Nouveauté dans l’onglet Facturation : Numéro de commande d’achat obligatoire

Une nouvelle fonctionnalité a été ajoutée à l’onglet Facturation : Numéro de commande d’achat obligatoire.
Cette option n’est pas cochée par défaut.

Si vous souhaitez qu’un numéro de bon de commande soit requis lors de la création d’une facture, vous devez cocher cette option.

Un numéro de commande client correspond au numéro de devis que le pharmacien reçoit du client pour faire le lien avec la facture.

Vous pouvez également activer cette option en délivrance → onglet Facturation.

Encodage du numéro de commande d’achat en délivrance

Si, dans la signalétique institution , il a été indiqué que le numéro de commande client est obligatoire et que vous ne l’avez pas rempli, un message bloquant apparaît:

Sélectionnez ce message et vous êtes redirigé vers la fenêtre Détail total:

encodez alors le numéro de commande client et confirmez.

Sur la facture

Le numéro de commande que vous encodez lors de la délivrance est mentionné sur la facture.

Sécurisation du numéro de commande d’achat

Selon les droits d'accès utilisateur, le numéro de commande client peut être désactivé.
Seul un utilisateur administrateur peut modifier les droits d'accès pour la délivrance sans numéro de commande client via Droits d'accès.
Si vous n'êtes pas connecté en tant qu'administrateur, cette option n'apparaîtra pas en Délivrance.
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Cela peut être configuré via : Configuration > Droits d'accès > onglet Délivrance > Autoriser la clôture de vente sans numéro de commande client

Depuis la version 1.41 du Cloud, vous avez la possibilité de finaliser l'activation Peppol.

Via Utilitaires > Gestion des articles > Matrice des marges

OU via:

Sélectionnez votre nom en haut à droite et cliquez sur Configuration:

Complétez l'adresse mail de la pharmacie dans "Mon profil"

Complétez l'onglet "Entité juridique" en configuration de l'application

Pour introduire le BCE (= 10 chiffres du no TVA sans les lettres BE), cliquez sur mettre à jour le BCE et complétez les informations 1 et 2 avant de sauvegarder 3:

Le guide Identifiant Peppol vous permet de trouver le numéro KBO de votre pharmacie.

Configuration Cloud pour les groupes

En tant qu’administrateur d’un groupe de pharmacies, vous devez vous connecter à l’environnement Cloud de votre groupe via pharma.careconnect.be.
Connectez-vous avec votre eID et sélectionnez le groupe.

Cliquez sur votre nom en haut à droite et sélectionnez Configuration.

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Vous arrivez sur l’écran Général.
Allez dans Configuration application – Entité juridique.
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Définir les valeurs par défaut pour les pharmacies

Sélectionnez l’adresse e-mail via le menu déroulant.
Vous ne pouvez sélectionner que les adresses e-mail déjà encodées via "Mon Groupe > Coordonnées de contact
Si vous ne voyez pas l’adresse e-mail correcte ici, vous devez d’abord l’ajouter dans "Mon Groupe".

Sélectionnez l'adresse. Ici aussi, le même fonctionnement s’applique que pour l’e-mail.

Si aucun numéro BCE n’a encore été défini pour les pharmacies de votre groupe et que toutes les pharmacies du groupe disposent du même numéro BCE, vous pouvez définir le numéro BCE par défaut.

Si les pharmacies de votre groupe disposent de numéros BCE différents, nous vous invitons à consulter les paramètres individuels de la pharmacie.

Cliquez sur le bouton Définir le BCE.

Introduisez l’adresse e-mail du comptable si vous souhaitez que toutes les factures envoyées via Peppol soient également transmises automatiquement au comptable.
Cette adresse e-mail peut être encodée manuellement.
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Si l'adresse mail du comptable est renseignée dans la partie "Entité juridique" de la pharmacie alors un mail reprenant le pdf de la facture lui sera envoyé en même temps.

Dans un 1er temps, seules les factures envoyées via Peppol seront envoyées en parallèle au comptable.

Sélectionnez la langue.

Activez Peppol en faisant glisser le curseur vers la droite.

Utilisez le bouton « Appliquer les valeurs par défaut à toutes les pharmacies » uniquement si toutes les pharmacies de votre groupe utilisent le même numéro BCE et la même adresse e-mail.

Paramètres individuels de la pharmacie

Si les pharmacies au sein du groupe disposent chacune d’un numéro BCE différent, vous pouvez le configurer en bas des valeurs par défaut par pharmacie.

Si les pharmacies de votre groupe utilisent des numéros BCE différents, le message suivant s’affichera :
« Les pharmacies utilisent différents numéros de BCE. Le numéro de BCE par défaut ne peut pas être modifié. »
Dans ce cas, vous devrez encoder les numéros BCE individuellement :

Si vous êtes administrateur d’un groupe, vous verrez en bas des valeurs par défaut une liste de toutes les pharmacies faisant partie du groupe.

Cliquez sur le petit triangle à côté de chaque pharmacie pour consulter ses données.

​BCE

E-mail du comptable

Attention
Effectuez cette opération individuellement pour chaque pharmacie concernée.

N’oubliez pas ensuite de cliquer sur le bouton " Sauvegarder les paramètres" en haut à droite

Modifier les paramètres pour les factures électroniques

Ici, vous pouvez indiquer si les pharmacies du groupe peuvent modifier les paramètres Peppol ou simplement les consulter.

Allez sur l’écran Général

Sélectionnez Sécurité & accès > Droits d’accès > Entité juridique