🔗 Source article (Salesforce): Click here
Depuis CareConnect Pharmacist, vous pouvez demander des ordonnances à un médecin sous forme papier ou électronique.
Pour une demande électronique, les prescriptions sont envoyées de manière sécurisée au médecin via Helena Pro. Lorsque le médecin les approuve et les renvoie, elles sont disponibles dans MRS Recip-e, où les avances concernées peuvent être régularisées.
La procédure comprend trois étapes :
Vérifier l'activation de Helena Pro Inbox.
Créer et envoyer la demande d'ordonnances.
Traiter les prescriptions reçues et régulariser les avances via MRS Recip-e.
1. Vérifier l'activation de Helena Pro
Pour pouvoir demander des prescriptions électroniquement auprès d'un médecin, Helena Pro Inbox doit être activé.
Si Helena Pro Inbox n'est pas encore activé, procédez d'abord à son activation avant d'effectuer une demande électronique.
consultez le manuel Comment activer Helena Pro Inbox?
2. Demander des ordonnances
Pour préparer une demande, allez dans :
Listes → Impression des ordonnances
Vous pouvez générer les demandes d'ordonnances sur base de :
Avances
Schémas d'administration
Schémas de médication
Définir la période
La période dépend du type de demande sélectionné.
Sur base des avances : indiquez la date de début et la date de fin de la période durant laquelle les avances ont été créées.
Sur base des schémas d'administration ou de médication : indiquez la date permettant de définir la période allant d'aujourd'hui jusqu'à la date souhaitée.
Paramètres d'impression et d'envoi
Vous pouvez ensuite définir plusieurs paramètres.
Filtre article
Spécialités TUH
Tous les articles
Filtre Multidose
Multidose
Non Multidose
Pas de filtre
Date de prescription
Par défaut, aucune date n'est indiquée sur la prescription. Vous pouvez, si nécessaire, choisir une date spécifique.
Mode d'envoi des prescriptions
Les prescriptions peuvent être :
imprimées ;
envoyées électroniquement ;
exportées.
Par défaut, l'impression et l'envoi électronique sont cochés.
Déjà imprimées/Envoyées
Cochez cette option si vous souhaitez également recharger des prescriptions qui ont déjà été imprimées ou envoyées.
Imprimer plusieurs articles par prescription
Cette option est cochée par défaut. Elle ne s'applique toutefois pas aux envois électroniques.
Définir l'ordre de tri
Les prescriptions peuvent être triées par :
Prescripteur/Département
Département/Prescripteur
Affiner la sélection
Vous pouvez également sélectionner les prescriptions selon différents critères :
Institution : recherchez l'adresse de facturation de l'institution et, si nécessaire, le département.
Patient : utilisez ce critère si vous souhaitez charger les prescriptions d'un patient spécifique.
Prescripteur : permet notamment de sélectionner les patients selon leur médecin de famille ou leur dernier prescripteur. Le médecin est renseigné dans le dossier du patient sous l'onglet Famille/Prescripteur.
Article : la recherche peut être effectuée à partir de la dénomination, du CNK ou d'un code scanné.
3. Vérifier le mode de transmission du prescripteur
Le mode utilisé pour transmettre les demandes peut être défini dans la signalétique du prescripteur.
Dans l'onglet Identification du prescripteur, vous pouvez choisir entre :
l'impression des prescriptions ;
la demande électronique via Helena Pro ;
l'export des prescriptions vers une plateforme externe.
Lorsque Demande de prescriptions électroniques est cochée, l'option Retour des prescriptions électroniques est automatiquement activée.
4. Charger les prescriptions à demander
Par défaut, les critères Période, Paramètres d'impression et Trier sont activés.
Sélectionnez ensuite au minimum les critères nécessaires concernant l'institution, le patient et/ou le prescripteur, puis cliquez sur Appliquer.
Si vous cliquez sur Appliquer sans avoir sélectionné d'institution, de patient ou de prescripteur, le logiciel affiche un message d'avertissement.
Après avoir cliqué sur Appliquer, la liste des prescriptions correspondant à votre sélection s'affiche.
Toutes les prescriptions sont cochées par défaut.
Pour chaque ligne, vous pouvez notamment consulter :
l'institution et éventuellement le département ;
le prescripteur ;
le patient ;
la quantité ;
l'article ;
la date de prescription, si celle-ci a été définie ;
l'indication permettant de savoir si la prescription doit être demandée via Recip-e.
5. Envoyer ou imprimer les demandes
Plusieurs possibilités sont disponibles.
Impression/Envoi ordonnances A4
Si l'option Recip-e est cochée, les demandes concernant les avances sont envoyées électroniquement via Helena Pro.
En cas d'impression, deux prescriptions sont imprimées sur une feuille A4.
Impression/Envoi formulaire
Si l'option Recip-e est cochée, les demandes concernant les avances sont également envoyées électroniquement via Helena Pro.
En cas d'impression, l'ordonnance peut être imprimée sur papier au format d'une ordonnance standard.
Imprimer liste A4
Cette option imprime un récapitulatif des articles pour lesquels une prescription est encore due.
Confirmer l'impression
Après l'impression, le logiciel vous demande si les prescriptions ont été correctement imprimées.
Cliquez sur Yes si l'impression est correcte. Les prescriptions disparaissent alors de la liste des prescriptions à imprimer/envoyer.
Cliquez sur No si l'impression n'a pas été effectuée correctement. Vous pourrez ainsi les imprimer ou les envoyer à nouveau.
6. Régulariser les avances avec MRS Recip-e
Lorsque le médecin approuve les prescriptions électroniques, celles-ci sont renvoyées et deviennent disponibles dans MRS Recip-e.
En délivrance, le bouton MRS Recip-e se trouve dans le coin supérieur droit de l'écran.
Lorsqu'une nouvelle prescription a été approuvée par le prescripteur, une étoile rouge apparaît afin de vous signaler qu'une prescription est disponible.
7. Les quatre onglets de MRS Recip-e
Les prescriptions sont réparties dans quatre onglets.
Ordonnances reçues
Contient les prescriptions approuvées par le médecin.
C'est depuis cet onglet que la régularisation automatique peut être effectuée.
Ordonnances refusées
Contient les prescriptions refusées par le médecin.
Ordonnances supplémentaires
Contient les prescriptions approuvées par le médecin mais déjà régularisées sur une autre prescription.
Erreurs
Contient les prescriptions présentant une erreur qui empêche leur régularisation.
8. Informations disponibles pour une ordonnance
Pour chaque ordonnance, vous pouvez notamment consulter :
RID
Prescripteur
Date avance : date de création de l'avance
Date réception : date de réception de l'ordonnance du médecin
CNK
Multidose : l'icône Multidose apparaît si applicable
TUH : l'icône TPE apparaît si applicable
Oxygène : l'icône Oxygène apparaît si applicable
Nom de l'article
Commentaire
Manuel : cette case est cochée lorsque l'ordonnance doit être régularisée manuellement
Vous pouvez rechercher les prescriptions par institution, département et/ou patient.
En cochant Ordonnances à régulariser manuellement, seules les prescriptions nécessitant une régularisation manuelle sont affichées.
9. Utiliser les filtres
Patients décédés
Les possibilités sont :
Décédés
Non décédés
Pas de filtre
Une demande électronique ne peut pas être créée via Impression des ordonnances pour un patient décédé.
Il est cependant possible qu'un patient décède entre le moment où la demande est envoyée et celui où le médecin approuve la prescription. Dans ce cas, la prescription approuvée apparaît dans Ordonnances reçues, mais elle ne peut pas être régularisée automatiquement.
Le filtre permet d'identifier ces patients afin de pouvoir demander manuellement l'ordonnance nécessaire à leur régularisation.
Oxygène
Les possibilités sont :
Uniquement
Ne pas afficher
Pas de filtre
Ce filtre permet d'identifier les prescriptions concernant l'oxygène.
Une ordonnance pour l'oxygène peut être demandée via une ordonnance manquante avec un texte libre reprenant la description de l'oxygène et les CNK des produits.
Important : une ordonnance pour l'oxygène ne peut pas être régularisée automatiquement.
Produits PMI+TUH
Ce filtre concerne uniquement les ordonnances supplémentaires.
Ces prescriptions peuvent être délivrées puisqu'elles n'ont pas d'impact financier sur le patient.
10. Actions disponibles dans MRS Recip-e
Auto start
Cette action est disponible uniquement dans Ordonnances reçues.
Auto start lance la régularisation automatique des prescriptions dues. Le système tente ainsi de lier les prescriptions reçues aux avances correspondantes.
Auto stop
Cette action est également disponible uniquement dans Ordonnances reçues.
Auto stop arrête le processus de régularisation automatique.
Créer lien
Cette action est disponible uniquement dans Ordonnances supplémentaires.
Lorsque vous cliquez sur Créer lien, le logiciel vérifie si les ordonnances supplémentaires peuvent être associées à des avances encore en suspens.
Si une régularisation est possible, les prescriptions concernées sont transférées vers Ordonnances reçues. Elles pourront ensuite être traitées par la régularisation automatique.
Supprimer
Vous pouvez supprimer :
les ordonnances refusées ;
les ordonnances supplémentaires ;
les ordonnances en erreur.
Une prescription présente dans « Ordonnances reçues » ne peut pas être supprimée.
À retenir
Pour demander et régulariser électroniquement une ordonnance :
Assurez-vous que Helena Pro Inbox est activé.
Allez dans Listes → Impression des ordonnances.
Définissez la période et les critères souhaités.
Vérifiez que le prescripteur est configuré pour la demande électronique via Helena Pro.
Sélectionnez les prescriptions et envoyez la demande.
Lorsque le médecin approuve les prescriptions, une étoile rouge apparaît sur le bouton MRS Recip-e.
Ouvrez MRS Recip-e → Ordonnances reçues.
Utilisez Auto start pour lancer la régularisation automatique des prescriptions pouvant être liées aux avances.
Les situations qui ne permettent pas une régularisation automatique doivent être traitées manuellement.