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a. Statut MyCareNet d'un patient
b. Demander l'assurabilité d'un patient
c. Création manuelle d'un nouveau patient
d. Avance et régularisation d’avance
e. Contrôle ordonnance
f. MyCareNet non accessible
2. Avance de spécialités
3. Modifier le type d’une vente
4. Délivrance d’une ordonnance vétérinaire
5. Ordonnance administrative
6. Délivrance en DCI (dénomination commune internationale) et Substitution
7. Impression d’un BVAC – Annexe 30
a. Créer une délivrance différée
b. Réimprimer une délivrance différée
c. Remplacer la spécialité d’origine d’une délivrance différée
1. Délivrance sur ordonnance
Fonctionnement pratique dans la délivrance
a. Statut MyCareNet d'un patient
Lorsque vous sélectionnez un patient dans la délivrance, et que vous vendez un produit remboursé, le statut MyCareNet du patient s'affichera dans le bas de la fenêtre :
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Il existe différentes icônes qui permettent d'afficher le statut MyCareNet d'un patient :
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L'assurabilité du patient a été contrôlée aujourd'hui via MyCareNet et il est en ordre.
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L'assurabilité du patient a été contrôlée aujourd'hui via MyCareNet et il n'est PAS en ordre.
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CareConnect Pharmacist demande l’assurabilité du patient.
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MyCareNet génère une erreur
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L'assurabilité du patient a été contrôlée ces 30 derniers jours via MyCareNet et il est en ordre.
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L'assurabilité du patient a été contrôlée il y a plus de 30 jours via MyCareNet et il était en ordre à ce moment-là.
b. Demander l'assurabilité d'un patient
Dès que vous introduisez dans la délivrance un produit remboursé sur prescription, CareConnect Pharmacist vérifiera l'assurabilité du patient via MyCareNet. Attention: l'attente d'une réponse de MyCareNet peut prendre quelques secondes. La réponse positive éventuelle reste valable pendant 30 jours.
Exemple 1 : Patient existant
Lors de l’encodage d’une ordonnance, la dernière couverture connue du patient va apparaître. L’icône représente l’origine de la couverture connue. Dans cet exemple, l’assurabilité a été demandée il y a moins de 30 jours et le patient était en ordre à ce moment-là.
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Ensuite, si on ajoute une spécialité remboursable dans la prescription, une demande d’assurabilité va être envoyée à MyCareNet, une icône indique que la demande est en cours. La spécialité sera tarifiée en fonction de la couverture connue.
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Lorsqu’on reçoit une réponse de MyCareNet, l’icône est adaptée et l’ordonnance est éventuellement re-tarifée.
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Exemple 2 : Nouveau patient
Lors de la création d’un nouveau patient, par exemple avec sa carte d’identité électronique, il va apparaître comptant car aucune couverture n’est connue pour ce patient.
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Si on encode une spécialité remboursable sur l’ordonnance, une demande d’assurabilité va être effectuée auprès de MyCareNet. L’ordonnance va être tarifiée au prix plein en attendant une réponse.
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Si on reçoit une réponse positive, l’icône est adaptée et l’ordonnance est ré-tarifée.
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Exemple 3 : Patient crée manuellement
On crée un nouveau patient et on indique son numéro NISS dans sa signalétique (onglet administratif).
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Lorsqu’on scanne une spécialité remboursable, on va interroger MyCareNet, l’ordonnance sera tarifée au comptant.
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Si on reçoit une réponse de MyCareNet signalant que le patient n’est pas assuré, la ligne reste au comptant et l’icône est adaptée.
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c. Création manuelle d'un nouveau patient
Démarrez une délivrance sur prescription et introduisez en haut le nom du patient. Sur le côté droit de l'écran cliquez sur Nouveau
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Dans l'onglet Administratif, introduisez le numéro NISS du patient.
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Confirmez en cliquant en-dessous sur le V noir pour enregistrer les modifications.
Remarque : Dans certains cas (nouveaux-nés…), le numéro NISS n’est pas (encore) connu. Introduisez dès lors le numéro de la mutuelle et le numéro d'inscription du patient auprès de sa mutuelle. A remplir dans l'onglet Couvertures
Lorsque vous introduisez une spécialité remboursée, l'assurabilité sera contrôlée via MyCareNet. En outre, le nom correct du patient sera renvoyé par MyCareNet et automatiquement corrigé dans la signalétique du patient.
d. Avance et régularisation d’avance
Il n’est pas autorisé d’interroger MyCareNet lors de l’encodage d’une avance, on se basera donc sur les données d’assurabilité connues du patient pour pouvoir faire l’avance au prix mutuelle. Par contre, l’assurabilité du patient sera vérifiée lors de la régularisation de l’avance.
e. Contrôle ordonnance
Lors de la vérification des ordonnances en contrôle ordonnance, les icônes d’assurabilité des patients apparaissent, MyCareNet ne sera donc pas réinterrogé.
f. MyCareNet non accessible
Lorsque MyCareNet n’est pas accessible (par exemple en cas de panne internet ou lorsque le pharmacien ne s’est pas connecté), on va se baser sur les couvertures connues du patient pour éventuellement appliquer le remboursement.
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Si on ne reçoit pas de réponse de MyCareNet rapidement, CareConnect Pharmacist va passer en mode ‘MyCareNet déconnecté’, c’est-à-dire qu’il va utiliser les données d’assurabilité connues pour éventuellement proposer un remboursement.
2. Avance de spécialités
Cliquez sur le bouton F3:
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Introduisez la carte E-ID ou cherchez le patient:
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Dans le pavé couverture sociale vous voyez le mot Avance, et vous constatez qu’aucun numéro de prescription n’est généré.
Si “Inami actif” est sélectionné, l’avance se fera au prix mutuel
Remarque: Via le paramètre 26 vous pouvez choisir la tarification par défaut que vous désirez appliquer lors d’une avance de spécialités.
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Si vous cliquez sur le pavé « couverture sociale », vous pourrez modifier votre choix par défaut via la fenêtre ci-dessous :
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Décochez la couverture:
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Enregistrez avec le V noir.
Vous voyez que la tarification Inami actif est remplacée par une tarification au comptant
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Scannez vos différents produits
Note: Si vous modifiez la tarification après avoir scanné plusieurs spécialités, CareConnect Pharmacist recalcule automatiquement le montant à payer par le patient (inami->comptant,actif->assuré préférentiel, comptant->inami…)
Clôturez la vente.
3. Modifier le type d’une vente
Vous pouvez modifier à tout moment le type d’une vente et le basculer d’ordonnance vers vente libre ou avance et vice versa
Pour ce faire ,il vous suffit de cliquer sur le pavé « couverture sociale » et choisir via la fenêtre de la page suivante votre option (cadre rouge)
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Confirmez avec le V noir
4. Délivrance d’une ordonnance vétérinaire
Pour qu’une prescription apparaisse dans l’ordonnancier vétérinaire, il faut qu’elle soit associée à un médecin vétérinaire.
Débutez une vente sur ordonnance (F2) et introduisez le nom du patient.
Encodez le nom du vétérinaire :
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En général, surtout juste après votre migration vers CareConnect Pharmacist, la base de données des médecins vétérinaires est peu garnie. Il vous faudra donc souvent créer les médecins vétérinaires en procédant de la manière suivante :
Vérifiez si vous êtes bien dans l’onglet “prescripteur” et cliquez à droite sur le bouton créer:
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Remplissez la signalétique du vétérinaire et dans le champ profession indiquez vétérinaire
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Enregistrez avec le V noir
Vous retrouvez à présent votre vétérinaire dans le pavé médecin en bas de votre écran
Si le vétérinaire est déjà dans la base de données médecins, vous ne devez pas créer un nouveau médecin mais seulement rentrer dans la signalétique du vétérinaire en cliquant sur le pavé médecin et sélectionner comme profession : vétérinaire
Pour tous les produits délivrés sur une ordonnance vétérinaire, CareConnect Pharmacist vous demandera leur numéro de lot et leur date de péremption comme exigé par la loi à la fin de la vente si ceux-ci n’ont pas été renseignés lors de la réception des commandes.
Une délivrance différée pour un produit sur une ordonnance vétérinaire a une durée de validité de 6 mois.
5. Ordonnance administrative
Via le bouton Mode bureau dans l’écran d’accueil de la délivrance ,
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on peut créer une ordonnance administrative.
Cela signifie que la vente est enregistrée dans l’ordonnancier, passe éventuellement en tarification mais ne génère aucun mouvement de stock ni de caisse.
Comme pour une ordonnance classique, on sélectionne le patient, le médecin et les spécialités.
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et on clôture via le bouton Enregistrer
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6. Délivrance en DCI (dénomination commune internationale) et Substitution
Si en délivrance sur une vente sur ordonnance, vous encodez dans la zone de recherche de CareConnect Pharmacist Amoxi 500 et que vous cliquez sur le bouton DCI, plusieurs options vous sont proposées:
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En cliquant sur une des propositions, vous choisissez la dose et la forme (ex : oral solide) des spécialités qui vous serons affichées dans l’écran suivant :
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La liste des spécialités qui vous sont proposées peut être triée sur le stock, le PP, la forme, la marge bénéficiaire… en cliquant sur le titre de la colonne. D’autres colonnes peuvent être affichées en cliquant sur la flèche vers la droite.
A côté du prix public des spécialités, vous apercevrez le symbole euro en rouge ou en vert.
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Le symbole en vert vous montre les spécialités remboursées si le médecin a prescrit en DCI. Le symbole en rouge est affecté aux spécialités non remboursées si le médecin a prescrit en DCI. Ces spécialités devront donc être payées entièrement par le patient et donc sans intervention de l’INAMI.
Si vous cliquez sur une spécialité de cette liste, elle sera envoyée en délivrance et flaguée en DCI :
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Si vous choisissez une spécialité affectée d’un symbole rouge, CareConnect Pharmacist vous demandera de répondre à la question suivante :
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A cet instant, si vous désirez délivrer une spécialité moins chère, vous pouvez demander à CareConnect Pharmacist d’ouvrir à nouveau la fenêtre de substitution. Dans le cas contraire, vous délivrerez la spécialité au prix plein.
Si vous choisissez de substituer, l’icône de substitution apparaîtra à côté du nom de la spécialité.
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Si vous commencez par scanner une spécialité, vous pouvez ajouter si nécessaire le flag DCI en sélectionnant la ligne du produit et ensuite cliquez sur le bouton DCI.
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Si vous avez scanné un produit avec un symbole rouge, après avoir ajouté le flag DCI, l’écran suivant apparaît :
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N.B. Lors du processus de substitution d’antibiotiques ou d’antimycosiques, nous pouvons indiquer Objection Thérapeutique. Dans ce cas, la spécialité ‘Chère’ sera remboursée par l’INAMI.
Le moment où le question sur la substitution est posée est fonction du paramètre 146 En cas de substitution possible:
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Par défaut, le paramètre est placé sur Ouvrir la fenêtre de substitution si la spécialité n’est pas indiquée comme la moins chère
L’écran de substitution s’ouvrira immédiatement si une spécialité chère est délivrée et qu’aucune Objection thérapeutique n’ait été renseignée.
Poser directement la question (de refus de substitution) si la spécialité n’est pas indiquée comme la moins chère’: CareConnect Pharmacist pose de suite la question pour savoir si on veut ouvrir la fenêtre de substitution. Ce paramètre a été développé pour les pharmaciens qui reçoivent beaucoup d’ordonnances avec une objection thérapeutique.
Toujours ouvrir la fenêtre de substitution : lors de la délivrance d’un antibiotique ou d’un antimycosique, la fenêtre de substitution s’ouvre toujours même si l’on encode une spécialité moins chère ( euro vert). Ce paramètre est utilisé par les pharmaciens qui veulent chaque fois vérifier le stock et la marge des spécialités qu’ils vont délivrer.
Lors de la régularisation d’une délivrance différée, CareConnect Pharmacist tiendra compte de ces paramètres.
Lors de la délivrance d’une Avance, Corilus conseille de délivrer cette spécialité au prix plein car il se pourrait que lors de la régularisation de cette avance, la spécialité ne soit plus remboursée.
Quand vous faites une Avance d’un antibiotique ou d’un antimycosique, CareConnect Pharmacist ouvrira l’écran de substitution.
7. Impression d’un BVAC – Annexe 30
a. Avant la clôture d’une vente
Si vous désirez imprimer un BVAC/ANNEXE 30 pour tous les produits se trouvant sur une ordonnance, sélectionnez la vente complète en cliquant sur l’onglet situé sur la gauche de l’écran puis cliquez sur le bouton BVAC ou 704
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L’icône 704F ou BVAC apparaît dans la zone ‘info’ de chaque produit de l’ordonnance
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Les documents demandés seront imprimés à la clôture de la vente.
Lors d’une délivrance, si on souhaite imprimer un BVAC ou une Annexe 30 pour un produit de l’ordonnance, sélectionnez la ligne du produit et cliquez sur le bouton BVAC ou 704F :
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L’icône BVAC ou 704F apparaît dans la zone Info du produit.
Le document sera imprimé à la clôture de la vente.2
En cliquant dans la zone Info, vous pourrez sélectionner ou désélectionner la demande d’un BVAC ou Annexe 30 via la fenêtre suivante :
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b. Via chargement vente
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En chargeant une vente et en suivant les méthodes décrites ci-dessus, vous pourrez demander un BVAC ou Annexe 30 pour les produits sélectionnés. Cliquez sur ticket pour imprimer le document.
c. Via contrôle ordonnance
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Vous pouvez imprimer un duplicata des divers documents en cliquant sur Enr. + Imp.
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et en choisissant le type de document à imprimer dans la fenêtre ci-dessous.
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Quittez par le V noir.
8. Produits comptoir
a. Ventes
Les produits comptoir sont caractérisés par l’icône suivante :
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Vous recherchez p.ex. l’Ether en délivrance :
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Vous pouvez trier les produits affichés à l’écran en cliquant sur type.
L’écran suivant apparaît :
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La première ligne est un produit comptoir identifiable à son icône.
En cliquant sur cette ligne, CareConnect Pharmacist vous propose une fenêtre vous permettant de choisir la quantité à délivrer et la possibilité de compter un récipient au patient.
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Note!
Il n’y a jamais de mises à jour automatique du prix des produits comptoir. Le pharmacien titulaire en fonction des prix d’achats établira un prix public pour tous ces produits.
Si la quantité à délivrer n’est pas répertoriée dans la fenêtre, CareConnect Pharmacist adaptera automatiquement le prix via une règle de trois.
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b. Modifier les prix comptoir
Via Signalétique > Tarif comptoir :
Recherchez le produit et cliquez sur appliquer
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Sélectionnez en haut le produit pour lequel vous voulez modifier les prix:
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Dans l’onglet prix , remplissez les différentes cases et cliquez sur sauver.
c. Créer un article comptoir
Via Signalétiques > Tarif comptoir : cliquez sur le bouton Créer
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Complétez les différents champs (Identification, Synonymes, Prix..) de votre nouvelle signalétique et quitter en sauvant.
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9. Délivrance différée
a. Créer une délivrance différée
Encodez dans l’écran vente toutes les spécialités prescrites y compris celle pour laquelle vous voulez éditer une délivrance différée.
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Si nous désirons créer une délivrance différée, cliquez dans la zone quantité.
La fenêtre suivante apparaît :
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Mettre la quantité à 1 dans le champ ‘délivrance différée’ et enregistrez via le V noir.
L’écran suivant apparaît :
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Entrez la date de l’ordonnance.
Confirmez avec le V noir.
Vous apercevrez dans la zone quantité l’icône correspondant à la délivrance différée.
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Le document sera imprimé à la clôture de la vente.
b. Réimprimer une délivrance différée
Vous pouvez réimprimer une délivrance différée de 2 manières différentes:
Via délivrance
Recherchez le patient dans la délivrance et chargez ses litiges via messages
Dans l’écran des litiges, si vous cliquez sur l’icône ticket, vous réimprimez la délivrance différée
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Via contrôle ordonnance
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Recherchez une prescription via Contrôle ord et introduisez vos différents critères:
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Dans l’écran ci-dessous, vous constatez que le produit a fait l’objet d’une délivrance différée:
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Si vous désirez la réimprimer, cliquez sur le bouton sauver + impr.
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Cochez dans la fenêtre ci-dessous Impression formulaire de délivrance différée et quittez par le V noir et une copie du formulaire sera imprimée.
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c. Remplacer la spécialité d’origine d’une délivrance différée
Lors de la régularisation d’une délivrance différée, vous pouvez remplacer la spécialité originale en appliquant la méthode suivante :
Scannez le code-barres de la délivrance différée ou recherchez là via les litiges du patient
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Cliquez sur la ligne de la spécialité à substituer et scannez la boite du produit remplaçant
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Vous apercevez que la spécialité originale a été remplacée, le signe = vous montre qu’une substitution a eu lieu. Clôturez à présent la vente.
10. Contrôle des ventes
a. Chargement vente
Via le bouton Charger Vte’
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On peut ouvrir toutes les délivrances qui n’ont pas encore été régularisées ou modifiées.
Les modifications apportées aux ventes auront une influence sur la caisse et les stocks.
b. Contrôle ordonnance
Via le bouton Contrôle Ordo
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Ce bouton permet un contrôle de toutes les ventes numérotées pour y apporter éventuellement des modifications. Ex : imprimer un BVAC, ajouter un DCI,… soit des modifications administratives. Suite à celles-ci, la caisse et les stocks ne seront pas modifiés.
c. Chargement bureau
Via le bouton Charger Bureau
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Toutes les ventes peuvent être chargées et filtrées suivant différents critères comme par exemple : Rechercher par type de section de vente
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Suivant vos critères, l’écran suivant vous est proposé :
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Tous les types de vente y sont répertoriés et en cliquant sur une vente vous pourriez y apporter toutes les modifications nécessaires. Celles-ci ne modifieront ni la caisse, ni les stocks.
Cas concret : Modifier une avance en vente libre
Soit une avance pour un Zyrtec et celui-ci réservé non payé. Après la régularisation de celui-ci, vous n’aurez plus accès à la vente via Charger Vte. Via Charger bur. vous pourrez modifier le type de vente avance en vente libre. Le litige sera effacé de la mémoire du patient et ni le stock, ni la caisse n’auront été modifiés.