Importation d'articles divers

Importation d'articles divers

1. Le principe de l’importation des articles divers

2. Création du fichier pour importation

a) Dénomination

b) Numéro EAN, CIP, CNK ou code groupe

c) Fabricant & Concessionnaire

d) Catégorie d’inventaire

e) Catégorie APB

3. Ouvrir un fichier d’importation

4. Enregistrer les articles importés

5. Importer des articles divers existants

Il est indispensable de disposer d’une licence Office Excel pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité !

L’utilitaire d’importation des articles divers permet de créer des articles divers sur base d’un fichier Excel.

Cette fenêtre se trouve en Utilitaires/Gestion des articles/Importations d’articles divers :

La fenêtre d’importation s’ouvre avec 3 possibilités :

Afin de réaliser l’import des articles avec un fichier correct, en sélectionnant

l’utilisateur a la possibilité de sélectionner un seul article divers qui servira d’exemple pour compléter le fichier par la suite.

Dans la fenêtre qui suit, il suffit d’encoder le CNK d’un article divers (1) et de cliquer sur ‘Rechercher’ (2) :

L’encodage d’un CNK n’est pas obligatoire pour créer le fichier. En travaillant avec un exemple, vous voyez directement quelle structure utiliser pour encoder vos données dans le fichier.

Si la CNK est connu, le nom de l’article divers est montré.

Dans le cas où le CNK n’est pas connu, vous voyez cette phrase.

(3) Ensuite cliquez sur ‘Canevas du fichier d’import’ pour créer un fichier qui servira de canevas pour encoder les autres articles.

Le fichier Excel s’ouvre avec le titre des colonnes décrivant les données devant se trouver en dessous et l’exemple choisi :

Données à remplir le fichier d’importation

Vous pouvez compléter le fichier avec les différents articles à créer ou à modifier (une ligne par article). Le tableau ci-dessous décrit le contenu des colonnes :

​

L’article doit obligatoirement avoir une dénomination en français ET en néerlandais de maximum 50 caractères.

Les numéros EAN, CIP, CNK et code groupe permettent d’identifier de manière unique un article via un code plutôt que via la dénomination, il est donc vivement conseillé d’utiliser un de ces codes.

Le code EAN doit être de 8 ou 13 chiffres. Le code CIP doit être de 7 chiffres.

Le code CNK est un code de 7 chiffres ; s’il n’y a pas de CNK officiel pour un article, il faut associer un code groupe à l’article.

Le code groupe est un code de maximum 20 chiffres.

Le fabricant et le concessionnaire doivent déjà exister dans la base de données Greenock (en Signalétique/Fournisseur), le nom indiqué doit correspondre exactement au nom long indiqué dans la signalétique du fournisseur :

Pour un même article, le fabricant et le concessionnaire peuvent être identiques.

Si la catégorie d’inventaire est précisée, elle doit être cohérente avec le taux de TVA. Si la catégorie APB est indiquée, il n’y a pas besoin d’indiquer la catégorie d’inventaire, elle sera déduite de la catégorie APB.

La première colonne est le code de la catégorie d’inventaire qui doit être indiquée dans le fichier dans le champ ‘InvCatCode’:

Si la catégorie d’inventaire est vide, il est préférable d’indiquer une catégorie APB, sinon, l’article sera associé à la catégorie APB ‘indéterminé’.

Si la catégorie d’inventaire est indiquée, il ne faut pas indiquer de catégorie APB.

La première colonne est le code de la catégorie ABP qui doit être indiquée dans le fichier dans le champ ‘ApbCatCode’

Une fois que le fichier est complété, vous devez l’enregistrer sur le disque dur, il sera directement sauvegardé au format csv.

Lorsque le fichier est prêt, on peut alors cliquer sur :

Cela va ouvrir une fenêtre de recherche dans laquelle il faudra sélectionner le dossier dans lequel se trouve le fichier (1), sélectionner le fichier (2) et cliquer sur ‘ouvrir’ (3).

L’import des articles ne peut se faire qu’à partir d’un fichier CSV.

S’il y a des erreurs ou des données manquantes dans le fichier :

Après que vous cliquez ‘OK’ vous avez un aperçu dans laquelle une remarque est indiquée ligne par ligne via un point d’exclamation. La raison de la remarque est mentionnée dans la dernière colonne:

Tant qu’il y a des lignes avec des erreurs, il ne sera pas possible d’enregistrer les articles.

Lorsque tous les articles sont affichés sans erreurs, on peut alors cliquer sur :

Les articles sont alors créés comme articles divers.

L’écran suivant indique que l’import a réussi :

Lors de l’ouverture du fichier, une vérification va être réalisée afin de détecter si certains articles existent déjà. Cette vérification est basée sur les codes des articles présents dans le fichier : CNK, CIP, EAN ou code groupe.

Lorsque le programme détecte qu’un article divers existe déjà, une icône

l’indique.

Lors de l’enregistrement (via le bouton « Enregistrer les articles »), un message demande de

confirmer la mise à jour de l’article :

Lorsqu’un article est mis à jour, il n’y a que les dénominations Françaises et Néerlandaises, le prix d’achat et le prix public qui sont mis à jour, les autres informations restent inchangées.

Il ne sera pas possible de créer un article divers si une spécialité APB ou un vrac existe avec le même CNK. Si le code d’un article est utilisé plusieurs fois dans Greenock, un message bloquant sera affiché lors de l’ouverture du fichier car il n’est pas possible de savoir lequel mettre à jour.

Si on veut importer un article sans code mais dont la dénomination existe déjà dans Greenock, la ligne sera considérée comme bloquante afin de ne pas créer plusieurs fois le même article.