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1. Notion de stock et notion d’emplacement
2. Fonctionnement en délivrance
3. Encodage des codes barre
1. Choix de la sortie
2. Choix du moment de l’éjection
3. Gestion des réservés
4. Réception de commande
5. Affichage historique des achats récents du patient
6. Interface utilisateurs
7. Ordre des localisations
1. Approvisionnement d’une commande grossiste dans le robot
2. Approvisionnement d’une commande délégué
3. Fusion de commandes
4. Articles réservés
5. Changer la localisation en réception
6. Message erreur en réception hors robot
A. Principes
Lorsqu’on utilise un robot distributeur de médicaments, les articles présents dans ce robot doivent être gérés en localisation. Il y a deux grands principes à la gestion de stock via un robot.
1. Réception des commandes au robot
Lorsqu’on réceptionne une commande au robot, on augmente à la fois le stock de l’article et sa quantité localisée. L’article est alors retiré de la commande CareConnect Pharmacist
2. Retours au robot
Lorsqu’on fait un retour au robot, seule la quantité localisée robot augmente.
SAUF Si la quantité totale résultante dans le robot devient supérieure à la quantité dans Careconnect.
B. Stock d’un robot
Lorsqu’on utilise un robot, il faut maîtriser la notion de stock localisé. En effet, des articles peuvent se trouver à différents endroits, soit :
Espace client / Pharmacie
robot
….
Mais certains peuvent se trouver à plusieurs endroits comme :
Espace client/pharmacie ET robot
Ces emplacements sont définis au niveau de la fenêtre de codification Localisation des stocks.
1. Notion de stock et notion d’emplacement
Lorsqu’on utilise un robot, les articles présents dans le robot sont localisés dans un emplacement robot. C’est le robot qui définit la quantité présente de cet article dans le robot.
En signalétique article (via Signalétiques > Spécialité APB ou Article divers), sous l’onglet Stock, si la Gestion de la localisation n’est pas cochée, l’article n’est pas localisé.
Et si la case gestion des localisations est cochée, l’article est localisé et on voit l’endroit où il est localisé.
Il doit toujours y avoir une cohérence entre le stock global et le stock localisé (sauf pendant la délivrance de cet article).
Si une erreur apparaît, vous avez la possibilité de modifier le stock global et le stock localisé, à l’exception des emplacements Robot et Réservé.
Si vous pensez que le stock robot est faux, vous avez la possibilité à cet endroit de faire une synchronisation du stock avec le robot grâce au bouton synchroniser le stock robot.
Si le robot n’est pas activé, vous devez d’abord presser sur le bouton activer le robot. On peut aussi, à cet endroit, ajouter une localisation.
Pour ce faire, vous cliquez sur la zone bleue Localisation ensuite sur le bouton Nouveau
et vous remplissez les champs Localisation/Emplacement/Quantité et éventuellement Min et Max
si vous avez rentré par erreur un produit dans le robot, il est d’office localisé « robot » et il sera donc repris dans la commande des produits robot. Pour que ce ne soit plus le cas, vous le sortez du robot et vous décochez la localisation de stock dans la signalétique du produit, comme mentionné ci-avant.
ou en délivrance via le pavé Q.St. ou Empl. lors de l'appel du produit:
Vous décochez alors la gestion de localisation:
2. Fonctionnement en délivrance
Lorsqu’on délivre un article localisé, dès que vous le sélectionnez, il est retiré du stock de la localisation et ce n’est qu’au moment de la clôture de vente qu’il est enlevé du stock global.
Ce processus est identique à celui des dates de péremption.
Donc, si pendant une délivrance, vous allez dans le signalétique de l’article, vous verrez ce décalage entre la valeur du stock et celle de l’emplacement.
3. Encodage des codes-barres
Nous conseillons vivement d’associer un maximum les codes de types EAN13, EAN8, codes français de sorte que lorsqu’on les scanne, ils soient reconnus au niveau robot.
C. Paramétrage
1. Choix de la sortie
Lorsqu’on demande au robot d’éjecter un article on lui demande de l’éjecter via une sortie particulière.
Pour cela, en Configuration > Périphériques > Delivery robot, vous avez la possibilité écran par écran de choisir la sortie souhaitée.
Il faut introduire le numéro de la sortie, numéro fourni lors de l’installation du robot par le concepteur.
2. Choix du moment de l’éjection
Le paramètre 74 vous permet de choisir à quel moment on éjecte l’article du robot.
Il existe 4 possibilités :
A chaque encodage : déconseillée, éjecte trop d’articles non désirés (délivrance différée,…)
Au changement de section : conseillée, lorsqu’on passe d’une section de vente à une autre (libre/avance/ordonnance)
A la clôture de vente : plus lent
Au changement d’article: l’article est éjecté lorsqu’on encode le suivant.
3. Gestion des réservés
Il existe deux méthodes de travail avec les réservés : soit vous introduisez tous les articles dans le robot, même les réservés, soit vous continuez à les mettre à l’extérieur du robot.
Dans ce cas, il faut positionner le paramètre 78 sur oui pour la gestion des réservés.
4. Réception de commande
Nous conseillons de travailler en réception détaillée des commandes et donc de mettre le paramètre 31 sur réception détaillée
5. Affichage historique des achats récents du patient
Cette fonctionnalité peut vous permettre de gagner du temps à l’encodage.
Dès l’appel du patient, vous aurez déjà la possibilité de sélectionner les articles à délivrer.
Soit la fenêtre s’ouvre automatiquement à l’appel du patient (après avoir modifié le paramètre 105) ou vous l’ouvrez si nécessaire via le bouton hist.ach
ou hist.carte
si la carte ristourne été scannée dans la vente.
6. Interface utilisateurs
En vente et/ou vente sélection ajouter le bouton
7. Ordre des localisations
Les localisations sont définies via Codification > Utilisateurs > Localisations
Il faut que l’ordre de priorité des différents emplacements soit correctement défini.
Pex si l’espace client est 1 et que la cave est 2 alors le produit délivré sera retiré de la localisation espace client.
Cet ordre en localisation est important dans le cas du transfert inter-stock: les produits passent du robot vers l’espace client
D. Règles de délivrance
Si un article ne se trouve pas dans le robot, il ne sera jamais éjecté du robot.
Si un article n’est mentionné dans CareConnect Pharmacist que dans l’emplacement robot, il sera toujours éjecté du robot.
Si un article se trouve à la fois localisé dans le robot et ailleurs:
Si vous scannez le code-barres, il ne sort pas du robot et se décompte de la seconde localisation.
Si vous encodez au clavier le code ou la dénomination, il sort du robot.
Lorsque vous appelez un produit en délivrance, s’il est localisé par exemple dans le robot, cela se voit lors de la recherche dans la colonne EMPL.
Lorsque vous sélectionnez un article présent dans le robot, une icône, au niveau du pavé Quantité (Q.) représente le statut de la demande au robot
L’icône représentant le robot avec un point d’interrogation bleu signifie qu’une demande va être faite au robot pour éjecter cet article et ce en fonction du paramètre que vous avez choisi, changement d’article, de section, à la clôture.
L’icône représentant le robot avec un point d’interrogation vert signifie que la demande a été envoyée au robot pour éjecter l’article.
L’icône représentant le robot avec un v vert signifie que l’article a été éjecté du robot, c’est à cet instant que la quantité localisée robot diminue, et que le robot peut si nécessaire envoyer le gtin à CCP.
Si vous désirez forcer l’éjection d’un article du robot, dans ce cas, presser sur la touche :
Si vous avez le message :
Réactivez le robot via :
Comment travailler avec les articles qui se trouvent en espace client ou pharmacie et aussi dans le robot ?
Soit vous désirez que l’aspect de l’étagère ne change pas. Dans ce cas, prenez le produit pour le délivrer au patient et encodez-le manuellement (via le clavier). Le robot va éjecter le même article que vous pourrez remettre dans l’étagère
Dans l’autre cas, scannez le code barre et lorsque vous désirez réapprovisionner l’étagère, vous faites un transfert inter stock expliqué plus avant dans cette notice.
E. Commandes
1. Approvisionnement d’une commande grossiste dans le robot
Il ne faut pas que la commande soit ouverte dans Careconnect Pharmacist lorsqu’on la réceptionne au robot.
La commande possède un numéro, il est imprimé sur la feuille / le ticket de commande ou est visible dans le pavé de la commande ( Bon de commande n°) :
Au niveau de la console du robot, cliquez sur le bouton commande et introduisez le numéro de la commande en respectant scrupuleusement minuscules et majuscules. Ensuite scannez les produits.
Le stock du produit augmente ainsi que la quantité localisée dans le robot et le produit est décompté de la commande correspondante dans CCP.
Lorsqu’il y a plusieurs codes (cnk - EAN ou gtin), il est conseillé de scanner le gtin s'il y en a un et pas le CNK de sorte que lorsqu’on va le délivrer, il sera automatiquement envoyé du robot à CCP.
Si vous scannez un code EAN inconnu dans CCP, l’article ne pourra pas être introduit dans le robot. Retournez en délivrance dans CCP, associez le code EAN et vous pourrez alors le réceptionner dans le robot.
Si vous scannez un produit qui n’est pas présent dans la commande, il ne sera pas accepté par le robot.
Lorsque vous avez terminé d'introduire la commande, vous devez la clôturer sur la console du robot "fin de réception de commande".
Dès lors, si vous rappelez la commande dans CCP, vous verrez que tous les produits réceptionnés dans le robot le sont aussi dans CCP et ont disparu de l’écran d’approvisionnement.
Si la commande a été mise, par erreur, dans le robot en retour au robot et non en commande, les stocks ont déjà été modifiés dans CareConnect. Vous réceptionnez alors la commande ‘à approvisionner’ en non livrable
2. Approvisionnement d’une commande délégué
a. Vous utilisez le module des commandes délégués. La commande sera alors en commande à approvisionner avec un numéro de commande comme dans le cas d’une commande grossiste.
b. Vous n’utilisez pas le module commandes délégués alors :
Soit vous introduisez la commande dans les commandes « à commander » et vous la transmettez par téléphone, elle passera alors dans les commandes « à approvisionner » avec un numéro de commande.
Soit vous introduisez votre commande directement en retour au robot. Mais cette méthode est déconseillée, vous n’aurez alors pas de traçabilité de l’historique des commandes.
3. Fusion de commandes
Dans le cas d’une fusion de commande, il est important d’enregistrer la commande fusionnée, elle aura alors un numéro de commande que vous pourrez introduire au robot.
4. Articles réservés
Deux possibilités de travail :
Soit vous rentrez les réservés dans le robot. Dans ce cas, le paramètre 78 est positionné sur ‘’Non’’ et vous scannez ces articles avec les autres dans le robot
Soit vous désirez les laisser à l’extérieur du robot. Dans ce cas, vous avez mis le paramètre 78 sur ‘Oui’ et vous réceptionnez cet article dans CCP, hors robot, et pas via le robot. Il sera automatiquement associé à l’emplacement réservations et lors de la régularisation, ne sortira pas du robot.
Pour réceptionner la commande de réservés:
Soit vous approvisionnez d’abord les quantités de produits réservées dans CCP, hors robot, et vous enregistrez la commande. Ensuite, encodez le numéro de cette commande au robot afin d’approvisionner les produits destinés au stock.
Soit vous approvisionnez vos réservés à la volée en régularisant les réservations en délivrance. Les quantités restantes dans la commande de réservés seront alors les quantités à rentrer dans le robot.
Soit vous scannez vos bons de réservation en délivrance et vous réceptionnez à la volée avant de passer à l'approvisionnement du reste de la commande.
5. Changer la localisation en réception
Si vous désirez localiser un produit à 2 endroits càd une partie dans le robot et une partie sur une étagère dans la pharmacie. Dans ce cas approvisionnez les boîtes que vous désirez introduire dans le robot, directement dans le robot. Et ensuite approvisionnez les autres boîtes dans CCP en stipulant bien l’emplacement dans lequel vous désirez stocker ces boîtes.
Via la colonne Loc.:
La fenêtre suivante s’ouvre et vous complétez l’emplacement et la localisation ainsi que la quantité:
Cette fenêtre permet à la fois d’introduire ou de modifier la quantité qui sera introduite dans une localisation, mais permet aussi d’ajouter une localisation.
6. Message erreur en réception hors robot
Lorsque, lors de l'enregistrement de l'approvisionnement d'une commande de produits hors robot (ou commande de réservés), ce message apparaît :
Cela signifie que vous essayez de réceptionner une quantité qui devrait être réceptionnée dans le robot.
Soit vous modifiez la quantité à réceptionner hors robot (pex si 1 réservé et 1 autre pour le stock du robot) , soit vous le réceptionnez dans la localisation espace client/pharmacie (voir chap 5 )
F. Retour robot
1. Articles éjectés par erreur du robot
Le retour robot est une fonction spécifique du robot pour réintroduire des articles dans le robot sans toucher au stock s’ils sont déjà comptabilisés dans le stock global de CCP.
Exemple : lors de la délivrance, un article est éjecté du robot mais vous ne clôturez pas la vente, vous l’abandonnez.
Si le stock initial du produit était de 1 dans CCP et 1 dans le robot, après cette manipulation, le stock est toujours à 1 (l’article n’a pas été vendu) dan CCP, mais le stock robot est de 0 (il a été éjecté du robot).
On remettra la boîte alors dans le robot en retour.
A ce moment, le stock du produit ne change pas et le stock robot augmente de 1.
2. Article à localiser dans le robot
Imaginons un article non localisé que vous désirez introduire dans le robot, le stock de cet article est de 1.
Il suffit de scanner la boîte en retour au robot.
A ce moment, le stock de l’article reste de 1 mais maintenant il y en a 1 en localisation robot.
3. Exception
Si pour une raison ou une autre vous introduisez dans le robot une quantité supérieure au stock de l’article, alors CareConnect Pharmacist fait une correction automatique en augmentant le stock.
G. Transfert inter stock
Lorsque vous désirez déplacer un stock d’un endroit à un autre, vous devez utiliser le transfert inter-stock.
Il faut vérifier que le paramètre 125 est bien en réception Détaillée.
Prenons l’exemple d’un article dont vous avez 40 pièces dans le robot et vous désirez en mettre 20 dans la pharmacie.
Il faut que le produit soit préalablement géré dans les 2 localisations
Via Utilitaires > Gestion des stocks > Transfert inter stock
Dans la fenêtre qui s’ouvre, vous sélectionnez alors: vers le stock Pharmacie ou espace client du stock automate
Si la fenêtre ne s’est pas ouverte automatiquement vous cliquez sur le bouton F1 "nouveau transfert inter-stock"
Ensuite vous introduisez les articles désirés et leur quantité, dès l’enregistrement le stock de l’emplacement robot diminuera mais pas le stock global des différents articles.
Vous pouvez aussi fixer des seuils min et max par emplacement. Ce qui vous permet alors directement d’avoir une proposition de la quantité à transférer du robot vers la pharmacie/espace client.
Par exemple, vous avez 50 boîtes en stock global – Vous en mettez 15 sur une étagère derrière le comptoir et 35 dans le robot.
Si dans l’emplacement ‘pharmacie ou espace client’ vous définissez les seuils min à 5 et max à 15, lorsque votre stock descendra sous les 5 pièces, lorsque vous ouvrirez un transfert interstock, CCP vous proposera d’office de sortir du robot le nombre de pièces nécessaires pour remettre votre stock à 15 boîtes sur l’étagère.
H. Inventaire
Important: Il faut exécuter l’inventaire lorsqu’on ne travaille pas. Ceci évitera des différences et blocages de localisations
Il est aussi fort conseillé de faire un inventaire très régulièrement afin de pouvoir vérifier les erreurs plus rapidement.
C’est cet inventaire qui permet de relever les erreurs de stock par rapport au robot.
Via Utilitaires > Gestion des stocks > Inventaire complet robot.
Cliquez sur le bouton « inventaire » pour lancer l’inventaire
Lorsque l’inventaire est terminé, vous répondez oui à la question suivante:
Vous obtenez alors une fenêtre avec le comparatif du stock entre CareConnect Pharmacist et le robot :
Cette fenêtre vous affiche les différences de stock entre robot et CCP signalées par les icônes suivantes dans la colonne statut :
: Il y a une discordance entre le stock total et le stock localisé pour laquelle CCP propose une correction. Il adaptera la quantité dans la seconde localisation.
: Il y a une discordance entre le stock total et le stock localisé (pex dans le cas où l’article est uniquement localisé dans le robot mais que tout le stock ne s’y trouve pas)
Dans cet exemple, on voit que le stock de Dafalgan ped est de 6 mais seulement 2 sont localisés dans le robot.
Deux cas de figure :
Le stock global est de 2 dans ce cas modifier le 6 en 6, valider (6) et sauvegarder qté validée (7).
Le stock global est bien de 6, il y a donc 4 boîtes à localiser dans la pharmacie/espace client – en cliquant sur le pavé de localisation (1), puis sur Ajouter (2) et compléter la localisation pharmacie/espace client (3) , l’emplacement pharmacie/espace client (4) et la quantité (5).Et, cocher valider (6) et sauvegarder les quantités validées(7)
Vous pouvez imprimer le listing avec les discordances entre les stocks et les différentes localisations.
En cliquant sur imprimer’ ou imprimer sur…,
une fenêtre pop-up s’ouvre pour vous permettre de choisir le type de listing que vous souhaitez imprimer :
3 possibilités vous sont proposées:
Tous = imprimer toutes les discordances, donc les articles avec les statuts
et
Erreurs de stock = imprimer les discordances Stock – localisations, donc les articles avec le statut
: le plus important
Proposition automatique= imprimer les modifications proposées par CCP, donc les articles avec le statut
Cliquez sur Imprimer pour imprimer votre sélection.
I. Conseils OTC
Travailler avec un robot signifie que vous ne visualisez plus les produits en stock.
Il vous est donc conseillé de créer des conseils OTC afin de vous rappeler les produits utiles à votre conseil.
Pex : produits pour la sécheresse oculaire
J. Rapports
a. Invendus
Il est conseillé de vérifier plus régulièrement le rapport des produits invendus dans votre officine
Via Listes > Articles > Invendus
Afin de vous rendre compte des produits qui seraient oubliés dans le robot et que vous pourriez conseiller afin qu’ils n’arrivent pas pex à péremption.
Remarque: une fonction est prévue à cet effet aussi au niveau du logiciel du robot.
b. Articles en surstock
Le rapport des articles en surstock peut vous aider aussi à cibler les produits que vous auriez en surstock.
Il est accessible via Statistiques > Statistiques articles > Articles en surstock