Envoi de factures via Peppol
Depuis le 1er janvier 2026 (avec une période de tolérance de 3 mois) toutes les factures émises entre entreprises assujetties à la TVA en Belgique (B2B) devront être transmises en format structuré, via le réseau Peppol.
Les factures adressées à des entités publiques (B2G) seront également transmises via ce réseau.
Depuis le patch 13 de la version 1.37, vous pouvez effectuer la configuration nécessaire pour l’envoi des factures via Peppol depuis CareConnect Pharmacist càd vérifier si les institutions/patients assujettis à la TVA ont bien un no BCE (voir ici)
Dans CareConnect Pharmacist, il sera uniquement possible d’envoyer des factures via Peppol.
La réception de factures via Peppol ne sera PAS possible ; celle-ci devra se faire via la plateforme de votre comptable.
Qu’est-ce que “B2B” et “B2G” ?
B2B (business-to-business) désigne les transactions entre 2 entreprises ou professionnels assujettis à la TVA.
B2G (business-to-government) concerne les transactions où une entreprise fournit un bien ou un service à une autorité publique ou administration.
Signalétique Pharmacie
Votre pharmacie sera reconnue par Peppol sur la base de votre numéro de compte bancaire figurant dans la signalétique pharmacie.
Vous pouvez le vérifier via Signalétiques- Pharmacie - onglet "comptes en banque"
Afin de permettre l’envoi des factures via Peppol, plusieurs champs ont été ajoutés dans la signalétique de l'institution - onglet "Administratif" :
Assujetti à la TVA : ce champ est coché par défaut.
Si l’adresse de facturation n’est pas assujettie à la TVA, décochez cette case.
Vous pouvez vérifier cette information soit en contactant votre client, soit en consultant le site de la BCE : https://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoeknummerform.html?lang=fr
BCE : ce numéro est utilisé par défaut pour l’identification de l’adresse de facturation lors de l’envoi via Peppol ( = les 10 chiffres du no de TVA)
Ce no a été complété automatiquement si le no de TVA était correctement encodé.
Faites une liste de toutes les adresses de facturation auxquelles vous avez facturé cette année.
Vous pouvez le faire rapidement et efficacement en suivant les étapes ci-dessous :
Via Exploitation - Facturation - Facturier par acheteurs
Sélectionnez le critère "Période" : pex 01/01/2025 au 31/12/2025.
Imprimez cette liste et indiquez les adresses de facturation qui doivent être envoyées via Peppol.
Identifiant Peppol : ce champ est uniquement pertinent lorsque l’adresse de facturation comprend plusieurs départements (par exemple, dans le cas de grandes communes).
Indiquez ici l’ID Peppol spécifique du département concerné.
S’il n’existe pas de départements distincts, ce champ peut rester vide.
Ne pas utiliser Peppol : cochez cette case si vous ne souhaitez pas envoyer de factures via Peppol pour cette adresse de facturation spécifique.
Si la case n’est pas cochée et que l’envoi via Peppol échoue (par exemple, si le destinataire n’est pas enregistré sur Peppol car il n’est pas encore tenu de l’utiliser), une alerte indiquera que la facture n’a pas pu être envoyée.
Pour éviter ces alertes inutiles, nous vous recommandons de cocher cette case lorsque le destinataire n’utilise pas Peppol.
Vous avez accès aux mêmes informations en délivrance:
TVA:
Assujetti à la TVA : cette case est cochée par défaut.
Si un numéro de TVA est encodé (et non un numéro BCE), le système tentera tout de même d'envoyer via Peppol, sauf si vous indiquez que Peppol ne doit pas être utilisé cf « Ne pas utiliser Peppol ».
Si l'adresse de facturation n'est pas assujettie à la TVA, décochez la case.
Vous pouvez demander ces informations à votre patient ou consulter le site web de la BCE https://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoeknummerform.html?lang=fr
BCE:
En Belgique, Peppol utilise le numéro CBE comme base pour vérifier si un numéro de TVA valide est présent.
En Belgique, le numéro BCE se compose généralement du numéro de TVA sans le préfixe « BE ».
Depuis le patch 13, le numéro CBE est coplété automatiquement sur base du numéro de TVA encodé dans la signalétique, à condition qu'il soit valide (10 chiffres).
Attention : nous l'avons fait UNIQUEMENT pour les adresses en Belgique !
Peppol ID/ numéro GLN
Un Peppol ID est le numéro d’identification utilisé au sein du réseau Peppol pour envoyer et recevoir des documents électroniques.
Un numéro GLN est un numéro unique qui identifie une pharmacie ou un site. En Belgique, un GLN commence généralement par 54 (code pays Belgique).
Lors de l’envoi de factures Peppol à une MR/MRS (Maison de repos et de soins) disposant d’un seul numéro de TVA mais de plusieurs départements, il est essentiel d’utiliser l’adresse Peppol spécifique ou le code unique du département (souvent un numéro GLN).
Bien que le numéro de TVA soit identique, ces codes de département permettent, via le réseau Peppol, d’assurer la bonne distribution des factures.
Demandez à la MR/MRS le numéro GLN correct ou le Peppol ID par département afin d’éviter des erreurs de facturation.
Exemple de numéro GLN :
GLN : 5412345000008 (toujours combiné avec le schéma 0088 comme Peppol ID)
– le schéma suivi du numéro GLN doit être introduit comme Peppol ID : 0088:5412345000008
Ne pas utiliser Peppol : cochez cette case si vous ne souhaitez pas envoyer les factures via Peppol pour cette adresse de facturation spécifique.
Si la case n'est pas cochée et que l'envoi via Peppol échoue (par exemple parce que le destinataire n'est pas enregistré auprès de Peppol ou n'est pas encore tenu d'utiliser le réseau),
un message d'avertissement s'affiche pour vous informer que la facture n'a pas pu être envoyée.
Pour éviter ces messages, nous vous recommandons de cocher la case lorsque le destinataire n'utilise pas Peppol.
Signalétique patient dans CareConnect Pharmacist
Vous avez accès aux mêmes informations en délivrance:
Onglet facturation
Un nouvel élément a été ajouté dans cet onglet :
Numéro de commande client obligatoire : cette option n’est pas cochée par défaut.
Si vous souhaitez qu’un numéro de bon de commande soit requis lors de la création d’une facture, vous devez cocher cette option.
Un numéro de commande client correspond au numéro de devis que le pharmacien reçoit du client pour faire le lien avec la facture.
Signalétique institution /patient:
Vous avez accès aux mêmes informations en délivrance:
où encoder le numéro de commande en délivrance?
Sélectionnez la fenêtre "Total" en bas à gauche de l'écran
Et complétez le numéro:
Si le numéro n'a pas été encodé au préalable et qu'il est obligatoire (voir signalétique institution ici), cliquez sur le message d'erreur suivant:
et la fenêtre précédente s'ouvrira.
Via Utilitaires > Gestion des articles > Matrice des marges
ou via:
Cliquez sur le nom du pharmacien en haut à droite de l'écran et ensuite sur configuration:
Complétez l'adresse mail de la pharmacie dans "Ma Pharmacie" (1)
puis sauvegarder (2) et Confirmer les changements
Complétez l'onglet "Entité juridique" en configuration de l'application
Pour introduire le BCE (= 10 chiffres du no TVA sans les lettres BE), cliquez sur mettre à jour le BCE et complétez les informations 1 et 2 avant de sauvegarder 3:
Une fois Peppol activé, il n'est plus possible de supprimer des factures.
Vous devez établir une note de crédit pour cette facture.
Comment envoyer des factures ?
Via Exploitation - Facturation - Facturation
Après avoir sélectionné les critères, lorsque vous sélectionnerez une des options
Clôturer la facture
Imprimer / Envoyer par Peppol
Impression sur …/ Envoyer par Peppol
la facture sera automatiquement envoyée via peppol si elle doit l'être et une fenêtre contextuelle apparaîtra:
Factures envoyées avec succès
Récapitulatif des factures envoyées avec succès via Peppol.
Avertissements (facture enregistrée mais non envoyée)
Factures clôturées comptablement mais non envoyées via Peppol.
Cette fenêtre affiche un message indiquant la raison.
(pex numéro d'identification manquant – vous pouvez encodez le no en signalétique et renvoyer la facture via Peppol.)
Erreurs critiques (facture non enregistrée)
Les factures non générées suite à une erreur technique. (ce cas sera rare, mais pourrait arriver si par exemple le cloud n’est pas accessible, ou Digiteal est en panne,..).
Dans ce cas il faudra ré-essayer plus tard.
Si l'adresse mail du comptable est renseignée dans la partie "Entité juridique" de la pharmacie alors un mail reprenant le pdf de la facture lui sera envoyé en même temps.
Dans le cas où une facture n'a pas été envoyée ou doit être renvoyée via peppol suite pex à une modification, vous avez la possibilité de la renvoyer après correction via Exploitation > Suivi des factures
Vous remplissez les critères désirés, après avoir décoché le critère "ne pas tenir compte de la date de début" et encodé la date de début de période désirée
Cochez la/les factures à renvoyer:
et Ensuite vous cliquez sur "Envoyer par Peppol"
Lorsqu'une facture a été éditée, envoyée ou non via Peppol, il n'y a plus la possibilité de l'effacer.
Pour modifier une facture erronée, il faut éditer une note de crédit:
via Exploitation > Suivi des factures
Choisissez le(s) critère(s) nécessaire(s)
et
cochez "Payées" pour avoir accès à toutes les factures éditées.
Ensuite cochez
"Créer une note de crédit" sur la ligne de la facture à modifier avant de "Créer note de crédit "
Les informations se retrouvent alors de nouveau dans les ventes à facturer et vous pouvez refaire une facture après modification.
Un numéro de facture est créé pour la note de crédit et elle est envoyée sur peppol si la facture originale a été envoyée sur peppol.