Eigen artikelen importeren
1. Het principe van eigen artikelen importeren Om deze functionaliteit de kunnen gebruiken heeft u Office Excel nodig! De tool ‘Diverse artikelen importeren’ werd ontwikkeld om eigen artikelen te importeren op basis van een Excel-bestand. U kan deze functie terugvinden via Tools / Beheer artikelen / Diverse artikelen importeren:
In het venster dat geopend wordt, zijn er bovenaan 3 keuzemogelijkheden:
- ‘Openen bestand’: Een reeds aangemaakt bestand openen. - ‘Artikelen opslaan’: Eigen artikelen aanmaken op basis van het geïmporteerde bestand. - ‘Lay-out import bestand’: Een bestand aanmaken op basis van een voorbeeld. 2. Een importbestand aanmaken
Om een correct bestand aan te maken, kan u een bestaand artikel selecteren waarop u zich kan baseren om het bestand aan te vullen.
Klik hiervoor op de knop ‘Lay-out import bestand’:
Geef in het venster dat geopend wordt de CNK van het bestaand artikel (1) in en klik op ‘Zoeken’ (2).
Het is niet verplicht om een CNK in te geven. Wanneer u wel werkt met een voorbeeld CNK, heeft u een beter zicht welke gegevens waar precies moeten worden ingevuld in het bestand.
Wanneer de CNK gekend is, ziet u over welk artikel dit precies gaat.
Wanneer de CNK niet gekend is, krijgt u hiervan een melding.
(3) Klik nadien op ‘Lay-out van import bestand’ om een voorbeeldbestand te maken.
Er wordt een Excel bestand geopend met hierin de titel van de kolommen en het eerder geselecteerde voorbeeld:
In te vullen gegevens van het importbestand
U kan dit bestand aanvullen met de artikelen die u wenst toe te voegen of te wijzigen (1 lijn per artikel).
Onderstaande tabel beschrijft de verschillende kolommen in het Excel bestand:
a) Benaming
Het artikel dient een Nederlandstalige en Franstalige naam te hebben van maximaal 50 karakters.
b) EAN - , CIP - , CNK - en groepscode
Met de EAN-, CIP-, CNK- en groepscode kan u een artikel op een unieke wijze identificeren op basis van een code. Dit is aangeraden in plaats van enkel met een benaming te werken.
De EAN code bestaat uit 8 of 13 cijfers.
De CIP code bestaat uit 7 cijfers.
De CNK code bestaat uit 7 cijfers; indien er geen officiële CNK code is, dient u een groepscode te linken aan het artikel.
De groepscode bestaat uit maximaal 20 cijfers.
c) Producent en concessionaris
De producent en concessionaris moeten reeds gekend zijn in de databank van Greenock ( via Fiches / Leverancier )
De naam die u ingeeft, moet exact dezelfde zijn als de naam in de fiche van de leverancier:
Voor eenzelfde artikel mogen de producent en de concessionaris identiek zijn.
d) Inventariscategorie
Als de inventariscategorie vermeld wordt, moet u rekening houden met het BTW tarief. Wanneer u het APB tarief vermeldt, hoeft u geen inventariscategorie meer te vermelden. Greenock zal zich baseren op het APB tarief om de inventariscategorie te kennen.
In de eerste kolom vindt u de code terug die u dient in te geven in het veld ‘InvCatCode’ :
InvCatCode
|
Inventariscategorie Frans
|
Inventariscategorie Nederlands
|
10
|
Spécialités (non génériques)
|
Specialiteiten (geen generics)
|
102
|
Spécialités 21 %
|
Specialiteiten 21 %
|
11A
|
Accessoire
|
Accessoire
|
11B
|
Bandage - Pansement
|
Bandagisterie - Verband
|
11C
|
Cosmétique
|
Cosmetisch
|
11D
|
Diététique - Nutrition
|
Dieet - Nutritie
|
11E
|
Hygiène
|
Hygiene
|
11F
|
Pesticide à usage agricole
|
Bestrijdingsmid. landbouwk.
|
11G
|
Dispositif médical
|
Medisch hulpmiddel
|
11H
|
Homéopathie
|
Homeopathie
|
11I
|
Stomie - incontinence
|
Stomie - incontinentie
|
11K
|
Biocide
|
Biocide
|
11M
|
Matière première
|
Grondstof
|
11O
|
Divers Grp 11
|
Andere Grp 11
|
13A
|
Accessoire
|
Accessoire
|
13B
|
Bandage - pansement
|
Bandagisterie - verband
|
13D
|
Diététique - nutrition
|
Dieet - nutritie
|
13E
|
Hygiène Grp 13
|
Hygiëne Grp 13
|
13G
|
Dispositif médical
|
Medisch hulpmiddel
|
13H
|
Homéopathie
|
Homeopathie
|
13I
|
Stomie - incontinence
|
Stomie - incontinentie
|
13O
|
Divers Grp 13
|
Andere Grp 13
|
13S
|
Spécialité Grp 13
|
Specialiteit Grp 13
|
15
|
Spécialités chères
|
Dure specialiteiten
|
15+
|
Spéc. chères avec marge compl.
|
Dure spec. met bijk. marge
|
15C
|
Spéc. chères G. av.marge compl
|
Dure spec. G. met bijk. marge
|
15G
|
Spéc. chères génériques
|
Dure spec. generics
|
15T
|
Spec très chères avec marge
|
Zeer dure spec. met winstmarge
|
15U
|
Spec très chères G. av.marge
|
Zeer dure G.spec. winstmarge
|
18
|
Spécialités très chères
|
Heel dure specialiteiten
|
18G
|
Spécialités très chères G.
|
Heel dure specialiteiten G.
|
19
|
Spécialités génériques
|
Specialiteiten generics
|
31A
|
Accessoire
|
Accessoire
|
31B
|
Bandage - Pansement 21 %
|
Bandagisterie - Verband 21 %
|
31C
|
Cosmétique
|
Cosmetisch
|
31D
|
Diététique - Nutrition 21 %
|
Dieet - Nutritie 21 %
|
31E
|
Hygiène
|
Hygiene
|
31G
|
Dispositif médical
|
Medisch hulpmiddel
|
31H
|
Homéopathie
|
Homeopathie
|
31I
|
Stomie - incontinence
|
Stomie - incontinentie
|
31K
|
Biocide
|
Biocide
|
31M
|
Matière première
|
Grondstof
|
31O
|
Divers Grp 31
|
Andere Grp 31
|
32A
|
Accessoire
|
Accessoire
|
32B
|
Bandage - pansement
|
Bandagisterie - verband
|
32C
|
Cosmétique
|
Cosmetisch
|
32D
|
Diététique - nutrition
|
Dieet - nutritie
|
32E
|
Hygiène
|
Hygiëne
|
32G
|
Dispositif médical
|
Medisch hulpmiddel
|
32H
|
Homéopathie
|
Homeopathie
|
32M
|
Matière première
|
Grondstof
|
32O
|
Divers Grp 32
|
Andere Grp 32
|
V6
|
Spec vétérinaires
|
Veterinair spec.
|
e) APB categorie
Wanneer het veld van de inventariscategorie leeg is, geeft u best een APB categorie in, anders zal het artikel aan een onbepaalde APB categorie gekoppeld worden.
Wanneer u een inventariscategorie ingegeven heeft, hoeft u geen APB categorie in te vullen.
In de eerste kolom vindt u de code terug die u dient in te geven in het veld ‘ApbCatCode’:
ApbCatCode
|
APB categorie Frans
|
APB categorie Nederlands
|
|
Indéterminé
|
Onbepaald
|
A
|
Accessoire
|
Accessoire
|
B
|
Bandage - pansement
|
Bandagisterie - verband
|
C
|
Cosmétique
|
Cosmetisch
|
D
|
Diététique - nutrition
|
Dieet - nutritie
|
E
|
Hygiène
|
Hygiëne
|
F
|
Pesticide à usage agricole
|
Bestrijdingsmiddel landbouw
|
G
|
Dispositif médical
|
Medisch hulpmiddel
|
H
|
Homéopathie
|
Homeopathie
|
I
|
Stomie - incontinence
|
Stomie - incontinentie
|
K
|
Biocide
|
Biocide
|
M
|
Matière première
|
Grondstof
|
O
|
Divers
|
Andere
|
P
|
Divers
|
Divers
|
R
|
Réactif
|
Reactief
|
S
|
Spécialité
|
Specialiteit
|
T
|
Moyen diagnostique
|
Diagnostisch middel
|
V
|
Médicament vétérinaire
|
Veterinair geneesmiddel
|
Bewaar dit bestand op een door u gekozen locatie zodra u het aangevuld hebt. Dit zal automatisch in een CSV formaat opgeslagen worden. 3. Een importbestand openen U kan dit bestand openen door op de volgende knop te klikken:
Er wordt een venster geopend. Hierin selecteert u eerst de juiste locatie (1), daarna selecteert u het bestand (2) en klikt u op openen (3):
Het importeren van diverse artikelen kan enkel gebeuren op basis van een CSV bestand. Wanneer er in het bestand fouten zitten of het ontbrekende gegevens bevat, krijgt u volgende melding:
Nadat u op ‘OK’ klikt, krijgt u een overzicht waarin lijn per lijn via een rood uitroepteken wordt aangegeven wat een probleem is. De reden van de opmerking vindt u in de laatste kolom:
Zolang er lijnen met foutmeldingen zijn, zal u de artikelen niet kunnen opslaan.
4. Geïmporteerde artikelen opslaan Wanneer alle artikelen correct ingegeven zijn, kan u deze artikelen opslaan. Klik hiervoor op de volgende knop:
De artikelen worden op dit moment aangemaakt als eigen artikelen (Artikel divers). Het volgende scherm geeft aan dat de import geslaagd is:
5. Bestaande eigen artikelen importeren Wanneer u het bestand opent, wordt er een controle gedaan om te zien of bepaalde artikelen reeds bestaan. De controle gebeurt op basis van: CNK code, CIP code, EAN code of groepscode. Op het moment dat het programma een reeds bestaand artikel detecteert in het bestand, wordt dit aangeduid met het volgende icoon
De reden van deze opmerking vindt u in de laatste kolom:
Wanneer u dit wil opslaan ( via de knop ‘Artikelen opslaan’ ), volgt er een melding om de bijwerking te bevestigen:
Wanneer u deze functionaliteit gebruikt om een bestaand eigen artikel bij te werken, zal er enkel rekening worden gehouden met de naam van het artikel ( Nederlands en Frans ), de aankoopprijs en de publieksprijs. Met de andere velden wordt geen rekening gehouden en die blijven dus ongewijzigd.
Het is niet mogelijk om een eigen artikel te creëren wanneer er reeds een specialiteit of een chemicalie bestaat met hetzelfde CNK nummer.
Wanneer de code van een artikel meerdere malen wordt gebruikt in Greenock, zal dit artikel aanzien worden als blokkerend. Aangezien Greenock niet kan weten welk artikel precies moet geüpdatet worden.