🔗 Source article (Salesforce): Click here
In dit overzicht loodsen we u door alle taken voor het correct afsluiten van het boekjaar:
1. Inventaris
U vindt de inventaris in het menu Rapporten > Inventaris
[ IMAGE: image.png ]
Standaard wordt het sluiten van de inventaris automatisch aan het einde van elke maand uitgevoerd; dit is de reden waarom Inventaris afsluiten grijs wordt weergegeven. Dit is een advies van Corilus om te voorkomen dat u vergeet om de inventaris af te sluiten.
De inventaris wordt beschikbaar op de eerste dag van de maand (bv. 01/01), na de eerste verkoop. Deze inventaris kan worden afgedrukt of geëxporteerd naar Excel-, PDF- of HTML.
De standaard methode om de inventaris af te sluiten kan aangepast worden via parameter 118. Deze parameter kan u aanpassen via Configuratie - Parameters applicatie
[ IMAGE: image.png ]
[ IMAGE: knowledge Aandacht.png ]
indien u overschakelt naar manuele afsluiting van de inventaris, worden eerder opgeslagen bestanden gewist. Dit heeft ook als gevolg dat u de mogelijkheid verliest om voorraadverliezen te valoriseren als gevolg van een prijsupdate. U neemt dan ook de verantwoordelijkheid om zelf uw inventaris af te sluiten op het gepaste tijdstip en datum.
Wilt u om een of andere reden uw voorraad op een ander tijdstip van het jaar valideren, raden wij u aan om dit te doen via Rapporten > Artikelen > Toestand van de voorraad.
[ IMAGE: image.png ]
Onderaan de lijst staat een globale valorisatie van uw voorraad.
a. Automatisch (standaard)
Vanaf de eerste ingegeven verkoop van de volgende maand is de inventaris van de vorige maand beschikbaar via Inventaris afdrukken (gedetailleerd) of via Samenvatting inventaris afdrukken (slechts één pagina)
[ IMAGE: image.png ]
Standaard stelt CareConnect Pharmacist de datum van de laatste opgeslagen inventaris voor.
b. Manueel (niet aangeraden door Corilus)
Het is mogelijk om de inventaris handmatig af te sluiten om deze later te kunnen gebruiken in overige rapporten of om af te drukken.
Wanneer u Inventaris afsluiten kiest, voert u een datum in.
[ IMAGE: image.png ]
Als u een datum in het verleden invoert, wordt de voorraad van vandaag weergegeven met de prijzen die op die datum zijn toegepast. Voorbeeld van een inventaris:
[ IMAGE: image.png ]
U kan bovenaan de inventaris exporteren naar Excel-, PDF- of HTML-bestand. Als dit menu grijs is, dient u in te loggen met een gebruiker die de rechten heeft (beveiliging) om rapporten te exporteren.
[ IMAGE: image.png ]
Parameter 119 geeft het aantal dagen aan dat voorraadbewegingen worden opgeslagen :
[ IMAGE: image.png ]
[ IMAGE: knowledge Aandacht.png ]
Wanneer u ervoor kiest om een inventaris handmatig af te sluiten, worden de automatisch gegenereerde bestanden verwijderd.
c. Automatisch doorsturen van de inventaris
Het regelmatig doorsturen van de inventaris naar FTP, sFTP of per mail kan geregeld worden door een taak in de agenda. U kunt deze doorsturen onder de vorm van een Pdf of als Excel document.
Voor meer uitleg hierover ga naar de handleiding Inventaris
2. Facturatie
a. Nummering van facturen van het huidige boekjaar tot het volgende
Indien u wenst dat de verkopen van het huidige boekjaar een factuurdatum en factuurnummer hebben in het boekjaar dat ze verkocht werden, vergeet dan niet om alle facturen van vóór 31 december om middernacht af te sluiten. Als u geen tijd heeft om het voor deze datum te doen, dan dient u de datum van de factuur manueel wijzigen. Dit kan u doen via het tabblad Parameters bij de criteria van uw facturatie.
[ IMAGE: image.png ]
[ IMAGE: knowledge Aandacht.png ]
Indien u een factuur maakt in het volgende boekjaar, schakelt de automatische teller over naar dat jaar en is het niet langer mogelijk om facturen te maken met factuurdatum en nummer in het vorige boekjaar. Sluit de factuur die u wenst te dateren op het huidige boekjaar dus af vooraleer u een factuur maakt in het nieuwe boekjaar.
Vanaf de eerste factuur, wordt de teller automatisch 20XX000001.
b. Controleer facturen die nog niet zijn afgedrukt
We raden u aan om met het rapport Te factureren verkopen te werken. U vindt dit rapport bij Administratie > Facturering.
[ IMAGE: image.png ]
Selecteer het datumbereik van het begin (vink Geen rekening houden met begindatum aan) tot 31/12 om te controleren of er nog facturen dienen afgesloten te worden.
[ IMAGE: image.png ]
Deze lijst geeft u alle klanten voor wie er nog steeds verkopen zijn waarvan de factuur nog niet is afgedrukt.
3. Vervallen producten
Vergeet niet om de vervallen producten van het jaar te valoriseren. Hiervoor zijn er twee manieren :
Ofwel via de module retour
Ofwel via de module facturatie
a. Via de module retour
U geeft de vervallen producten in via een (fictieve) groothandel Vervallen.
(Nieuwe groothandel creëren doet u via de Fiches - Leverancier)
[ IMAGE: image.png ]
Via dit venster heeft u enerzijds de optie Schrappen (= een totaal verlies) en anderzijds Terugzenden om een valorisatie van het verlies te hebben.
Vervolgens drukt u volgende lijsten af via Rapporten - Artikelen
Valorisatie verlies (in geval van schrappen)
Valorisatie prijsverschil retours (in geval van terugzenden)
[ IMAGE: image.png ]
Duid in de Criteria de juiste datum aan en kies de leverancier Vervallen
[ IMAGE: image.png ]
Naar de handleiding Retourmodule
b. Via de module facturatie buiten stock
Vergeet de factuur Vervallen niet af te drukken.
Naar de webinar Facturatie buiten aflevering
4. Kortingen
Via Rapporten - Kortingen :
Directe kortingen per klant
Kortingen op kaart
Vrijgave van kortingen op kaart
Resterend saldo van de rekeningen op een bepaalde datum
[ IMAGE: image.png ]
a. Directe kortingen per klant
Dit rapport geeft u voor elke klant of facturatieadres de lijst met toegekende directe kortingen en dit voor de geselecteerde periode.
b. Kortingen op kaart
Geeft u de lijst met kortingen die op de kaarten zijn gezet met onderaan de lijst een totaal per btw-tarief (dit staat u toe om de verdeling te berekenen op 6 en 21%)
c. Vrijgave van kortingen op kaart
Deze lijst geeft u de totale hoeveelheid kortingen die u aan patiënten hebt gegeven, samen met de naam van de patiënt.
d. Resterend saldo van de rekeningen op een bepaalde datum
Via deze lijst kan u nagaan hoeveel kortingspunten nog op de rekeningen/kaarten staan op 31/12.
Deze valorisatie hangt ook af van parameter 56 :
[ IMAGE: image.png ]
Als u het aantal maanden verlaagt, neemt het puntenaantal op de kaarten af.
5. Schulden
U kan op 31/12 ook een rapport opvragen met openstaande schulden via Rapporten - Schulden / Onafgewerkt:
[ IMAGE: image.png ]
a. Globale valorisatie van openstaande schulden
Dit geeft u een valorisatie van alle openstaande schulden vanaf de geselecteerde startdatum.
[ IMAGE: image.png ]
b. Gedetailleerde valorisatie van openstaande schulden
Deze lijst geeft u alle details van bovenstaande tabel.
c. Lijst van schulden / onafgewerkt per…
Geeft u de gedetailleerde lijst van schulden per patiënt / familie of per voorschrijver.
Ter herinnering, via het tabblad Type schuld kan u aangeven welke schulden u wil visualiseren (bijvoorbeeld voorschrift verschuldigd, krediet,…)
[ IMAGE: image.png ]
[ IMAGE: image.png ]
[ IMAGE: knowledge tip.png ]
Maak er een gewoonte van om op het einde van elke maand na te gaan of de schulden Attest ontbreekt ondertussen kunnen geregulariseerd worden. Ga hiervoor naar de schuldfiche van de patiënt, vink de schulden Attest ontbreekt aan en klik op de V rechts onderaan het scherm. CareConnect Pharmacist consulteert Hoofdstuk IV. Is er nog geen informatie aanwezig over het attest, verlaat de aflevering. Is er wel al een attest beschikbaar, regulariseer de schuld dan.
6. Verschuldigde attesten voor MAF-patiënten op het einde van het jaar
Situatie:
Als u in het volgende kalenderjaar een schuld Attest ontbreekt van het vorige kalenderjaar regulariseert voor een patiënt die op het moment van de aflevering genoot van het MAF-statuut (en dit wellicht niet opnieuw heeft op het moment van regulariseren), zal het volledige voorschrift aan remgeld gerekend worden. MyCareNet wordt namelijk opnieuw geconsulteerd op dat moment.
U kan dit vermijden door op het einde van het jaar deze verkooplijnen niet als Attest ontbreekt aan te duiden, maar hiervoor een Uitgestelde aflevering te maken. Vervolgens regulariseert u deze uitgestelde aflevering in een nieuwe verkoop en hier duidt u aan dat het attest ontbreekt.
De rest van het voorschrift wordt dan getarifeerd met het MAF-statuut.
En bij de regularisatie van het ontbrekende attest, wordt enkel deze attestplichtige specialiteit gehertarifeerd aan remgeld.
U kan een rapport opvragen van de verkopen aan MAF-tarief via Rapporten - Verkopen - Verkooplijnen.
[ IMAGE: image.png ]
[ IMAGE: image.png ]
Bij het criterium Terugbet. Selecteer u MAF
[ IMAGE: image.png ]
[ IMAGE: knowledge tip.png ]
Vraag uw patiënten om voorschriften zodat u vóór 31 december de verschuldigde voorschriften aan MAF-tarief kan regulariseren.
[ IMAGE: knowledge Aandacht.png ]
Bij een regularisatie na 1 januari zullen deze producten aan remgeld gerekend worden!
In hetzelfde rapport Verkooplijnen kan u ook specifiëren dat u enkel de verkooplijnen aan MAF-tarief wil zien op een verschuldigd voorschrift. Hiervoor gebruikt u een 2e criterium Type verkoopsectie en vinkt u VS ontbreekt aan.
[ IMAGE: image.png ]