🔗 Source article (Salesforce): Click here
3.1. Berichten filteren en sorteren
3.2. Inhoud bericht
3.3. Status bericht wijzigen
3.4. Antwoorden op een bericht
5.1.. Reservatie voor een artikel in voorraad
5.2.. Reservatie voor een artikel dat moet besteld worden
5.3. Ontvangst bestelling gereserveerd artikel
5.4. Aflevering reservatie
5.5. Heropenen aflevering
1. Toegang tot Helena-functionaliteiten via CareConnect Pharmacist
Om toegang te krijgen tot de functionaliteiten van Helena, heeft u een actieve eHealthsessie nodig. Indien dit niet het geval is, moet er een eHealth token aangevraagd worden.
Klik in aflevering op de knop Helena rechts bovenaan.
[ IMAGE: rtaImage ]
Er opent een kader met de lijst van Helena reservaties.
[ IMAGE: rtaImage ]
Met een klik op Helena opent Helena in een webbrowser. De eerste keer komt u terecht in het profiel van de apotheek (zie punt 2).
Eens het profiel van de apotheek is ingevuld, komt u onmiddellijk terecht in de Inbox.
[ IMAGE: rtaImage ]
U wijzigt de taal door op de knop Settings te klikken links onderaan het scherm.
[ IMAGE: rtaImage ]
en u vinkt de gewenste taal aan.
[ IMAGE: rtaImage ]
2. Profiel van de apotheek
Om een digitale identiteit te hebben op het patiëntenplatform Helena is het belangrijk om uw profiel in te vullen.
Klik hiervoor links onderaan op de naam van de apotheek en klik daarna op Profiel.
[ IMAGE: rtaImage ]
Vervolgens opent er zich een scherm met 3 tabbladen: Algemene informatie, Openingstijden en QR Code.
2.1. Algemene informatie
[ IMAGE: rtaImage ]
Hier vult u alle gegevens in van de apotheek.
Rechts van het scherm vindt u de informatie van het type abonnement. Helena Pro is inbegrepen in uw abonnement.
In het veld Boodschap van de apotheek kan u een bericht ingeven. Deze boodschap wordt weergegeven voor uw patiënten bij de gegevens van Mijn apotheek in Helena.
[ IMAGE: image.png ]
Om het apotheeklogo toe te voegen, klikt u op de knop Bladeren in het veld Logo. Vervolgens kan u uw logo kiezen vanuit een lokale map op uw computer.
[ IMAGE: image.png ]
Enkel afbeeldingen van het type .jpg, .jpeg en .png worden ondersteund.
Van zodra u de gewenste afbeelding heeft geselecteerd, kan u het logo verplaatsen om het correct te positioneren in de daarvoor voorziene ruimte. Het is ook mogelijk om de afbeelding te vergroten of te verkleinen. Dit doet u via het scrollwiel op de muis.
[ IMAGE: image.png ]
Eens dit gebeurd is, klikt u op de knop Opslaan rechts onderaan het scherm. Het logo wordt dan getoond zoals het zal worden weergegeven in Helena.
[ IMAGE: image.png ]
Bent u niet tevreden met het resultaat, herneem dan deze procedure door opnieuw uw logo te selecteren via de knop Bladeren.
Sla alle wijzigingen op via de knop Opslaan rechts bovenaan het scherm. De gegevens worden dan weergegeven in Helena bij de contactgegevens van Mijn Apotheek. Zolang de naam van de apotheek niet is ingevuld, zal het programma telkens deze pagina openen.
[ IMAGE: image.png ]
2.2. Openingstijden
[ IMAGE: image.png ]
Klik op de knoppen onder Open/Gesloten om aan te geven op welke dagen de apotheek geopend is.
[ IMAGE: image.png ]
Open
[ IMAGE: image.png ]
Gesloten
Wanneer het icoon groen is, kan u uw openingstijden invullen voor voormiddag en namiddag. Klik op het veld en selecteer de gewenste tijd. Het interval is 15 minuten.
Is de apotheek doorlopend open? Geeft dan de tijden in in de eerste periode en laat de 2e periode leeg.
Klik vervolgens op Opslaan rechtsboven. In Helena zijn deze gegevens zichtbaar voor de patiënten die zich geconnecteerd hebben met uw apotheek.
2.3. QR-code
[ IMAGE: image.png ]
Dit is de unieke code waarmee de patiënten zich kunnen connecteren met uw apotheek in Helena.
Via een rechtermuisklik kan u deze afbeelding opslaan op uw computer. Selecteer hiervoor Afbeelding opslaan als….
3. Helena Inbox
In de Inbox worden alle ontvangen berichten per status chronologisch weergegeven. De nieuwe berichten staan altijd bovenaan. Deze pagina vernieuwt zich automatisch elke 30 seconden. U hoeft dit dus niet manueel te vernieuwen.
Per lijn ziet u de datum waarop de reservatie ontvangen is, de patiënt, de RID code, het rijksregisternummer van de patiënt en de status van de reservatie.
Via de knop
[ IMAGE: rtaImage ]
wordt de tekst gekopieerd, zodat deze in aflevering in CareConnect Pharmacist in de zoekbalk via de toetsencombinatie Ctrl+V kan geplakt worden.
Kolommen sorteren
In het Postvak kan u de gegevens in elke kolom sorteren. Klik hiervoor op de pijltjes in de hoofding van de gewenste kolom.
[ IMAGE: rtaImage ]
U kan ook meerdere kolommen tegelijkertijd sorteren. Hou hiervoor de Shift-toetst ingedrukt wanneer u op het sorteericoon van een andere kolom klikt.
Standaard staan de kolommen Status en Ontvangen gesorteerd. Zodat de berichten met de status Nieuw bovenaan staan in chronologische volgorde. Vervolgens staan de berichten met de statussen Besteld, Klaar en Afgeleverd in chronologische volgorde.
Door rechts bovenaan op de knop Resetten te klikken, maakt u de sortering(en) ongedaan.
[ IMAGE: image.png ]
U kan tegelijkertijd gegevens sorteren en ook filteren.
Gegevens filteren
Door een zoekterm in te geven in het zoekveld in de hoofding van elke kolom, stelt u een filter in.
[ IMAGE: rtaImage ]
Zo worden enkel de gegevens weergegeven die overeenstemmen met de opzoeking.
Op die manier kan u bijvoorbeeld enkel de berichten weergeven die:
op een bepaalde datum ontvangen zijn
afkomstig zijn van een bepaalde patiënt
een bepaalde RID code hebben
een bepaalde status hebben
U kan gerust meerdere filters instellen om bv alle berichten met de status Klaar te zien van een bepaalde patiënt.
Door rechts bovenaan op de knop Resetten te klikken, maak u de filtering ongedaan.
U kan tegelijkertijd gegevens filteren en sorteren.
3.2. Inhoud bericht
Klik op een bericht om het te openen:
[ IMAGE: rtaImage ]
U vindt hier (1) de naam en rijksregisternummer van de patiënt terug.
In zone (2) vindt u de reservatie van de patiënt terug en de eventuele opmerking die hij/zij toevoegde.
Wanneer het een elektronisch voorschrift betreft, wordt hier de RID weergegeven. Verzond de patiënt een afbeelding van een verpakking, dan wordt deze hier weergegeven. Klik op de afbeelding om te vergroten. Klik nogmaals om opnieuw te verkleinen.
Bij (3) vindt u de status van deze reservatie terug. Een nieuw bericht heeft automatisch de status Nieuw.
3.3. Status bericht wijzigen
[ IMAGE: knowledge Aandacht.png ]
De patiënt krijgt bij elke statuswijziging een e-mail en/of een melding in Helena.
U kan de status van de reservatie wijzigen door op de knop Status wijzigen te klikken.
[ IMAGE: rtaImage ]
U heeft volgende opties:
[ IMAGE: image.png ]
Wanneer u het gereserveerde artikel dient te bestellen, selecteert u de status Besteld.
Is de reservatie klaar voor afhaling, dan selecteert u Klaar.
Nadat de patiënt de reservatie heeft afgehaald, past u de status aan naar Afgeleverd, zo behoudt u een goed overzicht van wat er nog dient afgehaald te worden.
U kan ook beslissen om een reservatie te weigeren, selecteer dan de status Afgekeurd. Een Recip-e dat u de status Afgekeurd geeft, wordt terug op de recip-e server gezet en is weer beschikbaar voor aflevering in alle apotheken.
De statuswijzigingen worden chronologisch weergegeven onder het bericht.
[ IMAGE: rtaImage ]
[ IMAGE: knowledge Aandacht.png ]
Deze statuswijziging kan de patiënt ook zelf doen in Helena.
3.4. Antwoorden op een bericht
Om een antwoord te sturen, klikt u rechts bovenaan op Bericht versturen.
[ IMAGE: rtaImage ]
Er opent zich een tekstveld waar u een bericht kan invoeren.
[ IMAGE: rtaImage ]
Om te verzenden klikt u op de knop Versturen
Op die manier kan u bijvoorbeeld een weigering toelichten naar de patiënt toe of informatie bezorgen omtrent een correct gebruik,…
De patiënt ontvangt een melding in Helena en/of een e-mail met een link naar dit bericht in Helena.
[ IMAGE: knowledge Aandacht.png ]
Patiënten kunnen niet antwoorden op uw bericht via Helena. Gebruik bijgevolg dit medium niet om vragen te stellen.
Dit verzonden bericht komt ook bij de geschiedenis van de reservatie te staan
[ IMAGE: image.png ]
Om terug te keren naar het Postvak klikt u ofwel op de knop Postvak links boven het scherm
[ IMAGE: image.png ]
ofwel klikt u op het pijltje links van Bericht en geschiedenis bovenaan
[ IMAGE: image.png ]
4. Reservaties via Helena
Bij een nieuwe reservatie verschijnt er een rode bol op de knop Helena in aflevering, met daarin een aanduiding van het aantal reservaties met de status Nieuw.
[ IMAGE: image.png ]
Elke 5 minuten wordt de Inbox automatisch gecontroleerd op berichten met de status Nieuw.
[ IMAGE: knowledge Aandacht.png ]
Gezien de controle elke 5 minuten gebeurt, kan het zijn dat de rode bol nog enkele minuten wordt weergegeven nadat u de reservatie(s) hebt verwerkt.
Met een klik op Helena opent het scherm van de reservaties.
De gereserveerde voorschriften worden alfabetisch gerangschikt per patiënt. Bovenaan het scherm staat een zoekfunctie.
Naast de zoekfunctie wordt met een rode tekst aangegeven hoeveel reservaties er gebeurden op basis van een foto.
[ IMAGE: rtaImage ]
[ IMAGE: knowledge Aandacht.png ]
Als het voorschrift niet meer beschikbaar is, vervallen is of als het geen correcte RID is, wordt dit weergegeven. Deze RID’s kan u niet selecteren om af te leveren.
Om deze te verwijderen uit dit overzicht, kan u deze de status Afgekeurd geven via de Inbox van Helena (zie punt 3.3.).
[ IMAGE: 3.png ]
4.2. Import reservaties in aflevering
[ IMAGE: rtaImage ]
Vink per patiënt de gereserveerde voorschriften aan, die u wenst te importeren in de aflevering en klik bovenaan het scherm op OK.
[ IMAGE: knowledge Aandacht.png ]
U dient de reservaties patiënt per patiënt af te werken. Het is niet mogelijk om de voorschriften van meerdere patiënten in 1 aflevering te verwerken.
De geselecteerde voorschriften worden geïmporteerd in aflevering en de producten (behalve bereidingen en eigen tekst) worden automatisch in Gereserveerd niet betaald gezet.
Hierdoor wordt het voorschrift InProcess geplaatst op de server van Recip-e, om het alvast tijdelijk te blokkeren.
[ IMAGE: rtaImage ]
Zolang er geen enkel artikel effectief meegegeven is aan de patiënt, wordt het voorschrift ‘InProcess’ geplaatst op de Recip-e server. Wanneer u bijvoorbeeld een duur artikel heeft besteld voor deze reservatie, bent u zeker dat de patiënt dit voorschrift niet in een andere apotheek kan afhalen.
Zie punt 5 voor de afwerking van de reservatie van een elektronisch voorschrift.
[ IMAGE: rtaImage ]
De reservaties via afbeelding worden niet weergegeven in de lijst, deze vindt u terug in de Inbox van Helena.
[ IMAGE: rtaImage ]
Met een klik op de lijn van de reservatie ziet u de foto.
[ IMAGE: rtaImage ]
Stap 1
Open het bericht in uw Postvak en kopieer het rijksregisternummer van de patiënt door op de knop
[ IMAGE: rtaImage ]
te klikken naast het rijksregisternummer.
Stap 2
Ga naar Aflevering in CareConnect Pharmacist en maak een klantenbestelling aan via de knop Aanmaken klantenbestelling rechts bovenaan.
[ IMAGE: rtaImage ]
Stap 3
Plak het rijksregisternummer via de toetsencombinatie Ctrl+V in de zoekbalk.
Stap 4
Breng het gereserveerd artikel in in de klantenbestelling en werk deze verder af.
Klik hier voor de handleiding Klantenbestelling
stap 5
Wanneer het artikel voorradig is, past u de status van de reservatie in uw Postvak aan naar Klaar. Dient het artikel besteld te worden, plaats de status dan op Besteld. Wanneer het artikel is opgenomen in de stock, wijzigt u de status naar Klaar.
[ IMAGE: image.png ]
stap 6
Wanneer de patiënt de reservatie komt ophalen, regulariseert u de klantenbestelling.
Pas de status van de reservatie in uw Postvak aan naar Afgeleverd.
De geselecteerde voorschriften worden geïmporteerd in aflevering en de producten (behalve bereidingen en eigen tekst) worden automatisch in Gereserveerd niet betaald gezet.
Wanneer het artikel, met de status Gereserveerd niet betaald, voorradig is zal de status van de Helena reservatie, na het afsluiten van de aflevering, automatisch aangepast worden naar Klaar.De patiënt krijgt hiervan een e-mail en/of een melding in Helena.
Als het artikel, met de status Gereserveerd niet betaald, niet in voorraad is, zal het besteld worden. Na het afsluiten van de aflevering wordt de status van de Helena reservatie automatisch aangepast naar Besteld.
De patiënt krijgt hiervan een e-mail en/of een melding in Helena.
Wanneer het gereserveerde artikel wordt geleverd en opgenomen in de voorraad, opent bij het opslaan zoals gebruikelijk het onderstaande scherm. Via het icoon Helena ziet u welke artikelen werden gereserveerd via Helena. Zodat u deze apart kan houden.
[ IMAGE: 6.png ]
Na het opslaan van de bestelling wordt de status van de Helena-reservatie automatisch aangepast naar Klaar.
De patiënt krijgt hiervan een e-mail en/of een melding in Helena.
Dit is ook het geval wanneer u het artikel vanuit aflevering opneemt in de voorraad. Klik hiervoor in het scherm Stockanomalie op de knop van de bestelling waarin het artikel zit.
[ IMAGE: 7.png ]
Van zodra de reservatie is geregulariseerd in CareConnect Pharmacist, krijgt het voorschrift de status Afgeleverd in Helena en op de server van Recip-e, zodat het geen tweede keer kan afgeleverd worden.
Als u achteraf nog aanpassing doet aan een aflevering van een Helena reservatie, zal CareConnect Pharmacist geen rekening houden met eventuele status-aanpassingen. Dit dient u manueel te doen.
U wordt hiervan op de hoogte gebracht met volgende melding bij het afsluiten van de aflevering:
[ IMAGE: 8.png ]
6. Delen lokaal medicatieschema met uw patiënt
Bij de visualisatie van het medicatieschema via de knop Rapport visualiseren rechts van het scherm
[ IMAGE: rtaImage ]
is de knop Helena toegevoegd.
[ IMAGE: 10.png ]
Wanneer u hierop klikt, wordt het lokale medicatieschema verzonden naar de Helena-account van uw patiënt. U ontvangt volgende melding rechts onderaan het scherm:
[ IMAGE: 11.png ]
De patiënt krijgt hiervan geen e-mail en/of geen melding in Helena.
Dit medicatieschema vindt de patiënt terug in zijn Helena via Samenvattingen - Medicatieschema.
[ IMAGE: 12.png ]
De datum en de naam van Mijn Apotheek worden weergegeven, zodat de patiënt kan zien waar het medicatieschema vandaan komt. Dit kan de apotheek, de voorschrijver of Vitalink zijn.
Wanneer de patiënt hierop klikt, wordt het medicatieschema gevisualiseerd in de lay-out die u selecteerde op het moment van verzenden. In CareConnect Pharmacist heeft u de keuze tussen de lay-outs Medicatieschema of Medicatieschema Vitalink.
Voorbeeld lay-out Medicatieschema in Helena
[ IMAGE: 13.png ]
Door te klikken op Open document, opent het schema in .pdf-formaat en kan de patiënt dit afdrukken of downloaden.
7. Delen aankoophistoriek met uw patiënt
Na activatie van het Helena Pro abonnement wordt bij de eerstvolgende aflevering de aankoophistoriek (12 maanden) van de patiënt automatisch doorgestuurd naar zijn Helena account.
Elke nieuwe aflevering wordt toegevoegd aan de aankoophistoriek van de patiënt. De dag erop is de nieuwe info beschikbaar voor de patiënt in zijn Helena account.
De patiënt krijgt hiervan geen e-mail en/of een melding in Helena.
Deze aankoophistoriek vindt de patiënt terug in Helena onder Mijn apotheek - Aankopen.
[ IMAGE: 14.png ]
Rechts van het scherm kan de patiënt filteren op artikelen met of zonder voorschrift en ook een periode selecteren.
[ IMAGE: 15.png ]
8. Helena promoten bij uw patiënten
Voor de promotie bij uw patiënten bieden we een gratis digitaal Helena promo pakket aan. Dit pakket bestaat uit enkele animatievideo's, beelden, logo's, voorbeeldteksten, ...
Dit pakket is dus ideaal om promotie te maken op uw webite, informatieschermen in de apotheek, sociale media kanalen,...
Volg ook zeker de facebookpagina van Helena Care - België om berichten te delen in uw netwerk.
U kan ook uw Helena QR-code afdrukken onderaan het kassaticket. Om dit te doen gaat u naar Fiches - Apotheek en in het tabblad Ticket vinkt u QR code Helena toevoegen aan alle tickets aan.
[ IMAGE: rtaImage ]
Sla uw wijzingen op via de knop Opslaan bovenaan het scherm.
Standaard wordt volgende informatie toegevoegd onder de streepjescode van elk kassaticket.
[ IMAGE: rtaImage ]
[ IMAGE: knowledge tip.png ]
Wanneer u dit wenst kan u ook de voettekst van het ticket aanpassen om meer duiding te geven.
Ga naar Fiches - Apotheek, tabblad Ticket.
In het veld Voettekst kan u een tekst naar keuze inbrengen. Doe dit - indien nodig - zowel in het Nederlands als in het Frans.
[ IMAGE: rtaImage ]
Sla uw wijzingen op via de knop Opslaan bovenaan het scherm.
Voorbeeld:
[ IMAGE: image.png ]