🔗 Bronartikel (Salesforce): Klik hier
3.1. Berichten filteren en sorteren
3.2. Inhoud bericht
3.3. Status bericht wijzigen
3.4. Antwoorden op een bericht
5.1. Reservatie voor een artikel in voorraad
5.2. Reservatie voor een artikel dat moet besteld worden
5.3. Ontvangst bestelling gereserveerd artikel
5.4. Aflevering reservatie
5.5. Heropenen aflevering
1. Toegang tot Helena-functionaliteiten via CareConnect Pharmacist
Om toegang te krijgen tot de functionaliteiten van Helena, heeft u een actieve eHealth-sessie nodig. Is dit niet het geval, dan moet u een eHealth-token aanvragen.
Klik in "Aflevering" rechts bovenaan op de knop "Helena".
Er opent een kader met de lijst van Helena-reservaties.
Met een klik op de knop "Helena" opent Helena in een webbrowser. De eerste keer komt u terecht in het profiel van de apotheek (zie punt 2).
Eens het profiel van de apotheek is ingevuld, komt u onmiddellijk terecht in de "Inbox".
U wijzigt de taal door links onderaan het scherm op de knop "Settings" te klikken,
waarna u de gewenste taal aanvinkt.
2. Profiel van de apotheek
Dit hoofdstuk beschrijft hoe u het profiel van de apotheek invult. Om een digitale identiteit te hebben op het patiëntenplatform Helena is het belangrijk om uw profiel volledig in te vullen.
Klik hiervoor links onderaan op de naam van de apotheek en klik daarna op "Profiel".
Vervolgens opent er zich een scherm met de volgende tabbladen: - Algemene informatie - Openingstijden - QR Code
Hier vult u alle gegevens van de apotheek in.
Rechts op het scherm vindt u de informatie over het type abonnement. Helena Pro is inbegrepen in uw abonnement.
In het veld "Boodschap van de apotheek" kan u een bericht ingeven. Deze boodschap wordt aan uw patiënten getoond bij de gegevens van "Mijn apotheek" in Helena.
Om het apotheeklogo toe te voegen, klikt u op de knop "Bladeren" in het veld "Logo". Vervolgens kiest u uw logo vanuit een lokale map op uw computer.
Enkel afbeeldingen van het type .jpg, .jpeg en .png worden ondersteund.
Van zodra u de gewenste afbeelding heeft geselecteerd, kan u het logo verplaatsen om het correct te positioneren in de daarvoor voorziene ruimte. U kan de afbeelding ook vergroten of verkleinen met het scrollwiel van de muis.
Eens dit gebeurd is, klikt u op de knop "Opslaan" rechts onderaan het scherm. Het logo wordt dan getoond zoals het in Helena zal worden weergegeven.
Bent u niet tevreden met het resultaat, herhaal dan deze procedure door opnieuw uw logo te selecteren via de knop "Bladeren".
Sla alle wijzigingen op via de knop "Opslaan" rechts bovenaan het scherm. De gegevens worden dan weergegeven in Helena bij de contactgegevens van "Mijn Apotheek". Zolang de naam van de apotheek niet is ingevuld, opent het programma telkens deze pagina.
Klik op de knoppen onder "Open/Gesloten" om aan te geven op welke dagen de apotheek geopend is.
Open
Gesloten
Wanneer het icoon groen is, kan u uw openingstijden invullen voor voormiddag en namiddag. Klik op het veld en selecteer de gewenste tijd. Het interval bedraagt 15 minuten.
Is de apotheek doorlopend open? Geef dan de tijden in bij de eerste periode en laat de tweede periode leeg.
Klik vervolgens rechtsboven op "Opslaan". In Helena zijn deze openingstijden zichtbaar voor de patiënten die zich met uw apotheek verbonden hebben.
Dit is de unieke QR-code waarmee patiënten zich kunnen verbinden met uw apotheek in Helena.
Via een rechtermuisklik kan u deze afbeelding opslaan op uw computer. Selecteer hiervoor "Afbeelding opslaan als…".
3. Helena Inbox
In de Helena Inbox worden alle ontvangen berichten per status chronologisch weergegeven, met de nieuwste berichten altijd bovenaan. Deze pagina vernieuwt zich automatisch elke 30 seconden, u hoeft ze dus niet manueel te vernieuwen.
Per lijn ziet u de datum waarop de reservatie ontvangen is, de patiënt, de RID-code, het rijksregisternummer van de patiënt en de status van de reservatie.
Via de knop
kopieert u de tekst, zodat u deze bij aflevering in CareConnect Pharmacist via de toetsencombinatie Ctrl+V in de zoekbalk kan plakken.
Deze sectie legt uit hoe u berichten in het Postvak kan sorteren en filteren.
Kolommen sorteren
In het Postvak kan u de gegevens in elke kolom sorteren. Klik hiervoor op de pijltjes in de hoofding van de gewenste kolom.
U kan ook meerdere kolommen tegelijkertijd sorteren. Hou hiervoor de Shift-toets ingedrukt wanneer u op het sorteericoon van een andere kolom klikt.
Standaard worden de kolommen "Status" en "Ontvangen" gesorteerd, zodat de berichten met de status "Nieuw" bovenaan staan in chronologische volgorde. Daarna volgen de berichten met de statussen "Besteld", "Klaar" en "Afgeleverd" in chronologische volgorde.
Door rechts bovenaan op de knop "Resetten" te klikken, maakt u de sortering(en) ongedaan.
U kan in het Postvak tegelijkertijd gegevens sorteren en filteren.
Gegevens filteren
Door een zoekterm in te geven in het zoekveld in de hoofding van elke kolom, stelt u een filter in.
Zo worden enkel de gegevens weergegeven die overeenstemmen met de opzoeking.
Op die manier kan u bijvoorbeeld enkel de berichten weergeven die aan de volgende voorwaarden voldoen:
op een bepaalde datum ontvangen zijn
afkomstig zijn van een bepaalde patiënt
een bepaalde RID-code hebben
een bepaalde status hebben
U kan gerust meerdere filters tegelijk instellen, bijvoorbeeld om alle berichten met de status "Klaar" van een bepaalde patiënt te zien.
Door rechts bovenaan op de knop "Resetten" te klikken, maakt u de filtering ongedaan.
U kan in het Postvak tegelijkertijd gegevens filteren en sorteren.
Klik op een bericht om het te openen:
U vindt hier (1) de naam en het rijksregisternummer van de patiënt terug.
In zone (2) vindt u de reservatie van de patiënt terug, samen met de eventuele opmerking die de patiënt toevoegde. Wanneer het om een elektronisch voorschrift gaat, wordt hier de RID-code weergegeven. Verzond de patiënt een afbeelding van een verpakking, dan wordt deze hier weergegeven. Klik op de afbeelding om ze te vergroten, en klik nogmaals om ze weer te verkleinen.
Bij (3) vindt u de status van deze reservatie terug. Een nieuw bericht krijgt automatisch de status "Nieuw".
Opmerking: de patiënt krijgt bij elke statuswijziging een e-mail en/of een melding in Helena.
U kan de status van de reservatie wijzigen door op de knop "Status wijzigen" te klikken.
U heeft de volgende opties:
Wanneer u het gereserveerde artikel dient te bestellen, selecteert u de status "Besteld".
Is de reservatie klaar voor afhaling, dan selecteert u de status "Klaar".
Nadat de patiënt de reservatie heeft afgehaald, past u de status aan naar "Afgeleverd". Zo behoudt u een goed overzicht van wat er nog dient afgehaald te worden.
U kan ook beslissen om een reservatie te weigeren door de status "Afgekeurd" te selecteren. Een Recip-e dat u de status "Afgekeurd" geeft, wordt teruggeplaatst op de Recip-e-server en is weer beschikbaar voor aflevering in alle apotheken.
De statuswijzigingen worden chronologisch onder het bericht weergegeven.
Opmerking: deze statuswijziging kan de patiënt ook zelf doorvoeren in Helena.
Om een antwoord te sturen, klikt u rechts bovenaan op de knop "Bericht versturen".
Er opent zich een tekstveld waar u een bericht kan invoeren.
Om te verzenden klikt u op de knop "Versturen".
Op die manier kan u bijvoorbeeld een weigering toelichten aan de patiënt of informatie bezorgen over correct gebruik.
De patiënt ontvangt een melding in Helena en/of een e-mail met een link naar dit bericht in Helena.
Opmerking: patiënten kunnen niet via Helena op uw bericht antwoorden. Gebruik dit medium dus niet om vragen te stellen.
Dit verzonden bericht komt ook bij de geschiedenis van de reservatie te staan.
Om terug te keren naar het Postvak klikt u ofwel op de knop "Postvak" linksboven in het scherm,
ofwel klikt u op het pijltje links van "Bericht en geschiedenis" bovenaan.
4. Reservaties via Helena
Bij een nieuwe reservatie verschijnt er een rode bol op de knop "Helena" in aflevering, met daarin een aanduiding van het aantal reservaties met de status "Nieuw".
Elke 5 minuten wordt de Inbox automatisch gecontroleerd op berichten met de status "Nieuw".
Gezien de controle elke 5 minuten gebeurt, kan het zijn dat de rode bol nog enkele minuten wordt weergegeven nadat u de reservatie(s) hebt verwerkt.
Met een klik op de knop "Helena" opent het scherm met de reservaties.
De gereserveerde voorschriften worden alfabetisch gerangschikt per patiënt. Bovenaan het scherm staat een zoekfunctie.
Naast de zoekfunctie wordt met rode tekst aangegeven hoeveel reservaties er gebeurden op basis van een foto.
Als het voorschrift niet meer beschikbaar, vervallen is, of geen correcte RID heeft, wordt dit aangegeven. Deze RID's kunt u niet selecteren om af te leveren.
Om deze te verwijderen uit dit overzicht, kunt u ze de status "Afgekeurd" geven via de Inbox van Helena (zie punt 3.3.).
4.2. Import reservaties in aflevering
Vink per patiënt de gereserveerde voorschriften aan die u wilt importeren in de aflevering en klik bovenaan het scherm op "OK".
U dient de reservaties patiënt per patiënt af te werken. Het is niet mogelijk om de voorschriften van meerdere patiënten in één aflevering te verwerken.
De geselecteerde voorschriften worden geïmporteerd in de aflevering en de producten (behalve bereidingen en eigen tekst) worden automatisch op "Gereserveerd niet betaald" gezet.
Hierdoor wordt het voorschrift op "InProcess" gezet op de server van Recip-e, om het alvast tijdelijk te blokkeren.
Zolang er geen enkel artikel effectief is meegegeven aan de patiënt, blijft het voorschrift op "InProcess" staan op de Recip-e-server. Wanneer u bijvoorbeeld een duur artikel heeft besteld voor deze reservatie, bent u zeker dat de patiënt dit voorschrift niet in een andere apotheek kan afhalen.
Zie punt 5 voor de afwerking van de reservatie van een elektronisch voorschrift.
De reservaties via een afbeelding worden niet weergegeven in deze lijst; u vindt ze terug in de Inbox van Helena.
Met een klik op de lijn van de reservatie ziet u de foto.
Stap 1
Open het bericht in uw Postvak en kopieer het rijksregisternummer van de patiënt door op de knop
naast het rijksregisternummer te klikken.
Stap 2
Ga naar "Aflevering" in CareConnect Pharmacist en maak een klantenbestelling aan via de knop "Aanmaken klantenbestelling" rechts bovenaan.
Stap 3
Plak het rijksregisternummer met de toetsencombinatie Ctrl+V in de zoekbalk.
Stap 4
Breng het gereserveerde artikel in de klantenbestelling in en werk deze verder af.
Klik hier voor de handleiding Klantenbestelling
Stap 5
Wanneer het artikel op voorraad is, past u de status van de reservatie in uw Postvak aan naar "Klaar". Moet het artikel besteld worden, zet de status dan op "Besteld". Zodra het artikel in de stock is opgenomen, wijzigt u de status naar "Klaar".
Stap 6
Wanneer de patiënt de reservatie komt ophalen, regulariseert u de klantenbestelling.
Pas de status van de reservatie in uw Postvak aan naar "Afgeleverd".
De geselecteerde voorschriften worden geïmporteerd in de aflevering en de producten (behalve bereidingen en eigen tekst) worden automatisch op "Gereserveerd niet betaald" gezet.
Wanneer het artikel met de status Gereserveerd niet betaald voorradig is, zal de status van de Helena-reservatie na het afsluiten van de aflevering automatisch aangepast worden naar Klaar. De patiënt krijgt hiervan een e-mail en/of een melding in Helena.
Als het artikel met de status Gereserveerd niet betaald niet in voorraad is, wordt het besteld. Na het afsluiten van de aflevering wordt de status van de Helena-reservatie automatisch aangepast naar Besteld. De patiënt krijgt hiervan een e-mail en/of een melding in Helena.
Wanneer het gereserveerde artikel geleverd en opgenomen wordt in de voorraad, opent bij het opslaan zoals gebruikelijk het onderstaande scherm. Via het icoon "Helena" ziet u welke artikelen gereserveerd werden via Helena, zodat u deze apart kan houden.
Na het opslaan van de bestelling wordt de status van de Helena-reservatie automatisch aangepast naar Klaar. De patiënt krijgt hiervan een e-mail en/of een melding in Helena. Dit is ook het geval wanneer u het artikel vanuit de aflevering opneemt in de voorraad. Klik hiervoor in het scherm "Stockanomalie" op de knop van de bestelling waarin het artikel zit.
Van zodra de reservatie geregulariseerd is in CareConnect Pharmacist, krijgt het voorschrift de status Afgeleverd in Helena en op de server van Recip-e, zodat het niet een tweede keer afgeleverd kan worden.
Als u achteraf nog een aanpassing doet aan een aflevering van een Helena-reservatie, houdt CareConnect Pharmacist geen rekening met eventuele status-aanpassingen. Dit dient u manueel te doen.
U wordt hiervan op de hoogte gebracht met de volgende melding bij het afsluiten van de aflevering:
6. Delen lokaal medicatieschema met uw patiënt
Bij de visualisatie van het medicatieschema via de knop "Rapport visualiseren" rechts op het scherm
is de knop "Helena" toegevoegd.
Wanneer u op deze knop klikt, wordt het lokale medicatieschema verzonden naar de Helena-account van uw patiënt. U ontvangt dan de volgende melding rechts onderaan het scherm:
De patiënt krijgt hiervan geen e-mail en/of melding in Helena. Dit medicatieschema vindt de patiënt terug in zijn Helena-account via "Samenvattingen" - "Medicatieschema".
De datum en de naam van "Mijn Apotheek" worden weergegeven, zodat de patiënt kan zien waar het medicatieschema vandaan komt. Dit kan de apotheek, de voorschrijver of Vitalink zijn. Wanneer de patiënt op het medicatieschema klikt, wordt het gevisualiseerd in de lay-out die u selecteerde op het moment van verzenden. In CareConnect Pharmacist heeft u de keuze tussen de lay-outs "Medicatieschema" of "Medicatieschema Vitalink".
Voorbeeld van de lay-out "Medicatieschema" in Helena:
Door te klikken op "Open document", opent het schema in pdf-formaat en kan de patiënt dit afdrukken of downloaden.
7. Delen aankoophistoriek met uw patiënt
Na activatie van het Helena Pro-abonnement wordt bij de eerstvolgende aflevering de aankoophistoriek van de voorbije 12 maanden van de patiënt automatisch doorgestuurd naar zijn Helena-account.
Elke nieuwe aflevering wordt toegevoegd aan de aankoophistoriek van de patiënt. De dag erop is de nieuwe informatie beschikbaar voor de patiënt in zijn Helena-account.
De patiënt krijgt hiervan geen e-mail en/of melding in Helena. Deze aankoophistoriek vindt de patiënt terug in Helena onder "Mijn apotheek" - "Aankopen".
Rechts op het scherm kan de patiënt filteren op artikelen met of zonder voorschrift en ook een periode selecteren.
8. Helena promoten bij uw patiënten
Voor de promotie bij uw patiënten bieden we een gratis digitaal Helena-promopakket aan. Dit pakket bestaat uit enkele animatievideo's, beelden, logo's, voorbeeldteksten en meer.
Dit pakket is ideaal om promotie te maken op uw website, op informatieschermen in de apotheek, op sociale mediakanalen en meer.
Volg ook zeker de Facebookpagina van Helena Care - België om berichten te delen in uw netwerk.
U kunt ook uw Helena QR-code afdrukken onderaan het kassaticket. Ga hiervoor naar "Fiches" - "Apotheek" en vink in het tabblad "Ticket" de optie "QR code Helena toevoegen aan alle tickets" aan.
Sla uw wijzigingen op via de knop "Opslaan" bovenaan het scherm.
Standaard wordt de volgende informatie toegevoegd onder de streepjescode van elk kassaticket.
Tip: u kunt de voettekst van het ticket ook aanpassen om meer duiding te geven.
Ga naar "Fiches" - "Apotheek", tabblad "Ticket".
In het veld "Voettekst" kan u een tekst naar keuze invoeren. Doe dit - indien nodig - zowel in het Nederlands als in het Frans.
Sla uw wijzigingen op via de knop "Opslaan" bovenaan het scherm.
Voorbeeld: