🔗 Source article (Salesforce): Click here

1. Algemene werking Recip-e

a. Met het ‘Bewijs van elektronisch voorschrift’ of de RID
​b. Rechtstreeks bij Recip-e
​c. Break the glass procedure
​d. Visi-flag

2. Meldingen

a. Controle reeds afgeleverd elektronisch voorschrift
​b. Onregelmatigheden

3. Online reservaties

a. Via Helena
​b. Via mijngezondheid.be of de app Mijn geneesmiddelen

4. Een elektronisch voorschrift afleveren

a. Creatie patiënt of voorschrijver
​b. Voorgeschreven artikelen
​c. Gegevens van de arts en de gebruikte software
​d. Controle en validatie van de voorgeschreven producten
​e. Gereserveerd betaald of niet betaald
​f. Artikel niet afleveren
​g. Het product vervangen
​h. Voorschrift op stofnaam
​i. Magistrale bereiding
​j. Vrije tekst
​k. Artikel geschrapt van de markt
​l. Melding van de arts (derdebetalersregeling van toepassing, diabetes conventie,..)
​m. Keuzemogelijkheid posologie
​n. Commentaren voor de tarificatie
​o. Venster barcode validatie
​p. Afdruk picking lijst
​q. Afdruk openstaande voorschriften voor de patiënt

5. Bij overmacht: een Recip-e achteraf linken aan een voorschrift
​6. Regularisatie van schulden

a. Schuld van een reeds afgeleverd artikel
​b. Automatische regularisatie van een schuld ongedaan maken

7. Nazicht voorschrift
​8. Archivering van de elektronische voorschriften

a. Status service archivering (RAOTD)
​b. Status archivering van een elektronisch voorschrift
​c. Wat te doen bij mislukte archivering

9. Update Status elektronisch voorschrift aanpassen

​
​

De bewijzen van elektronisch voorschrift hebben een barcode (RID) die kan gescand worden in CareConnect:
​
​

​
U kan de barcode (de RID) van een elektronisch voorschrift ook manueel ingeven in het zoekveld bovenaan het scherm.
​
Deze code start altijd met BEP. U brengt de letters ofwel allemaal als hoofdletter in, ofwel als kleine letter.
​
​

​
Nadat u de volledige code heeft ingebracht wordt het Recip-e automatisch opgevraagd.
​
De letter O wordt nooit gebruikt in deze code, dus 0 wijst altijd op het cijfer nul en niet op de letter.
​
Nadat u de barcode heeft gescand of ingetypt, verschijnt er linksboven uw afleveringsscherm een bewegend icoontje om aan te geven dat het elektronische voorschrift wordt opgevraagd op de Recip-e server.
​
​

​

Vanaf 1 juni 2021 is het mogelijk om een elektronisch voorschrift af te leveren zonder het Bewijs van elektronisch voorschrift of RID.
​
Bovenaan het afleverscherm staat er een knop Recip-e.
​
​

​
Na het ingeven van de patiëntnaam in aflevering, controleert CareConnect Pharmacist of er een therapeutische relatie is. Wanneer dit het geval is, wordt de Recip-e server geconsulteerd. Er verschijnt een vraagteken in de knop Recip-e. Wanneer de connectie is geslaagd, komt er een groene V in het icoon.
​
​

​
Mocht er een connectieprobleem zijn met de Recip-e server, dan verschijnt er een uitroepteken in het icoon.
​
​

​

Is er geen therapeutische relatie? Dan verschijnt geen groene V in de knop.

​

​
Wanneer u op de knop klikt, ontvangt u volgende melding
​
​

Om de therapeutische relatie te registreren leest u vervolgens de E-id van de patiënt of scant u de ISI+ kaart. Het programma consulteert daarna direct de Recip-e server. Indien de patiënt zijn E-id niet mee heeft, kan je via de Break the glass procedure ook zonder therapeutische link met de patiënt zijn voorschriften oproepen op de Recip-e server.

Voor meer uitleg over deze procedure zie puntje 1 c. Break the glass
​
​
Klik op de knop Recip-e rechts bovenaan het scherm eens de groene V verschenen is:
​
​

​
In functie van de VISI-flag (zie punt 1 d) krijgt u al dan niet een overzicht van alle openstaande voorschriften van de patiënt.
​
Wanneer er geen elektronische voorschriften beschikbaar zijn, krijgt u volgende melding:
​
​

​
Wanneer er voorschriften beschikbaar zijn, staan deze chronologisch gesorteerd op datum van aanmaak, van nieuw naar oud.
​
​

​
In dit overzicht vindt u per patiënt volgende gegevens terug per elektronisch voorschrift. De RID, de voorschrijf- en vervaldatum, de naam en telefoonnummer van de voorschrijver. Wat de voorgeschreven medicatie betreft, wordt de startdatum van de therapie weergegeven alsook de CNK, de hoeveelheid en de benaming.
​
​

​
​

U kan de volgorde van de kolommen aanpassen. Klik op de hoofding van een kolom, hou ingedrukt en sleep de kolom naar de gewenste plaats.
​
Vanuit dit scherm kan u ook de voorschriften opvragen voor de personen waarvoor deze patiënt een mandaat heeft.
​
Klik hiervoor op de knop Ophalen
​
​

​
Van zodra de mandaten zijn opgehaald, klikt u op het pijltje om ze te visualiseren.
​
​

​
Wanneer de patiënten (nog) niet gekend zijn in CareConnect Pharmacist, wordt het INSZ-nummer weergegeven. Zijn de patiënten wel gekend, worden de naam en voornaam weergegeven.
​
Vink het vakje aan bij de patiënt(en) voor wie u de openstaande voorschriften wil opvragen en klik op Toepassen. In het overzicht van de voorschriften worden ook de voorschriften van deze patiënt(en) weergegeven.
​
​

​
Bovenaan het scherm heeft u een zoekfunctie. Zo kan u filteren over alle kolommen heen. Geef hier bijvoorbeeld de naam van de voorschrijver of het artikel in. Zo vindt u snel de voorschriften terug die aan deze voorwaarde voldoen.
​
Door op Wissen te klikken maakt u de opzoeking ongedaan.
​
​

Klik op de hoofding van de gewenste kolom om deze alfabetisch, chronologisch,… te sorteren.
​
​

Wanneer u in de hoofding op het icoon van de filter klikt,
​
​

​
kan u de kolom filteren op bepaalde gegevens binnen deze kolom.
​
​

​
Het overzicht wordt afgedrukt op A4-formaat.
​
Afdrukvoorbeeld
​
​

​

Ofwel drukt u dit document af nà de aflevering van de gewenste voorschriften. Ofwel drukt u dit af vóór de aflevering en maakt u de afgeleverde RID’s onleesbaar of u stempelt ze af zodat de patiënt weet dat deze reeds is afgeleverd of noteert u bij de Opmerking dat dit voorschrift reeds afgeleverd is op datum x.
​
​

​

Op de ticketprinter worden alle benodigde specialiteiten en hun hoeveelheid op 1 ticket
​
Afdrukvoorbeeld
​
​

​

​

Indien u ineens alle voorschriften in aflevering wil brengen, gebruik dan de knop Alles selecteren
​
​

Het voorschrift wordt aangemaakt in aflevering.
​
​

​
Van zodra het Recip-e is opgeladen verschijnt links onderaan in aflevering de RID code.
​
​

​
Voor de geldigheid van het voorschrift houdt het programma rekening met de einddatum van de uitvoerbaarheid.
​
​

​
Wanneer u een voorschrift manueel heeft ingegeven (de Recip-e server was bijvoorbeeld tijdelijk niet bereikbaar), kan u achteraf aan dit voorschrift de code (RID) van het elektronisch voorschrift linken via Nazicht voorschrift. Op die manier krijgt dit elektronisch voorschrift de status Afgeleverd op de Recip-e server (het kan dus geen 2e keer afgeleverd worden) en het wordt ook gearchiveerd
​
​

Een nieuw kader opent

​

​

Kies optie 2 en gebruik de noodprocedure voor uitzonderlijke gevallen. Vervolgens geeft u een reden op waarom u gebruik maakt van deze noodprocedure via een vooraf ingevulde tekst of via een eigen tekst.

​

Tracht achteraf zo snel mogelijk om de therapeutische relatie met de betreffende patiënt toch in orde te brengen.

Met de dematerialisatie doet ook de VISI-flag zijn intrede in functie van de privacy van de patiënt. De VISI-flag bepaalt per elektronisch voorschrift voor welke apotheek/apotheken dit zichtbaar is via de knop Recip-e in aflevering.

Standaard staat de VISI-flag Open. Dit betekent dat het voorschrift zichtbaar is voor elke apotheek in België.

De huisarts of de patiënt kan de VISI-flag ook aanpassen naar Toe. Dit is mogelijk via respectievelijk de software van de huisarts of via mijngezondheid.be. In dit geval is het voorschrift voor geen enkele apotheek zichtbaar via Recip-e.
​
Afleveren kan enkel op basis van de RID van het voorschrift. Het is dus aangewezen dat de voorschrijver het Bewijs van elektronisch voorschrift afdrukt en meegeeft aan de patiënt.

Als laatste is het ook mogelijk dat de patiënt het voorschrift zichtbaar maakt voor 1 apotheek. Dit gebeurt via mijngezondheid.be.
​
Enkel voor die apotheek is het voorschrift zichtbaar via Recip-e. Andere apotheken kunnen het voorschrift enkel afleveren op basis van de RID.
​
​

Eens de aflevering is afgesloten, stuurt CareConnect de informatie door naar de Recip-e server dat dit voorschrift werd afgeleverd. Op die manier wordt vermeden dat ze meerdere malen wordt afgeleverd. In het geval u een elektronisch voorschrift scant dat reeds werd afgeleverd in uw apotheek, krijgt u onderstaand scherm te zien. In deze melding wordt verwezen naar het voorschriftnummer.
​
​

​
Opmerking: ook in het geval u bijvoorbeeld via heropenen aflevering alle artikelen zou verwijderen, wordt dit voorschrift steeds aanzien als reeds afgeleverd en kan u het bijgevolg geen 2e maal gebruiken.
​
​

Bij onregelmatigheden stuurt Recip-e een foutmelding terug na het scannen van de Recip-e barcode (RID).
​
​

​
​

Wanneer u een foutmelding krijgt van het type ERR100028 raden wij u aan om dit voorschrift niet af te leveren. Het voorschrift is namelijk in behandeling geweest in een andere apotheek.
​
Volgende opties zijn mogelijk:

In het geval u nog een ander type foutmelding krijgt, kan u de foutmelding best doorsturen naar servicedesk@recipe.be met vermelding van de RID (barcode van het Recip-e), de software van de voorschrijver en uw contactgegevens.
​
​

De patiënt kan voorschriften reserveren bij zijn voorkeursapotheek via Helena (helena.care ). Het voordeel is dat u een melding krijgt in aflevering bij een nieuwe reservatie en dat u de patiënt op de hoogte kan houden wanneer de reservatie klaar is voor afhaling.
​
Helena is een beveiligde omgeving voor alle medische documenten. Dankzij Helena is het mogelijk om op een veilige manier te communiceren tussen patiënt en zorgverleners (apotheek, huisarts, tandarts, specialist, kinesist,…). Als patiënt kan je eenvoudig en gratis registreren op dit platform. Een vlotte en efficiënte communicatie tussen patiënt en zorgverleners gegarandeerd!
​
Meer info vindt u op de site info.helena.care
​
​Werking voor de apotheek
In de handleiding Connectie met Helena beschrijven we op pagina 11 hoe u een Helena-reservatie verwerkt in aflevering.
​
Op deze pagina vindt u alle praktische informatie terug voor een vlotte start met Helena in de apotheek en hoe u Helena kan promoten bij uw patiënten.
​
​Werking voor de patiënt

Hij/zij dient hiervoor de eerste keer aan te melden met zijn eID, itsme of via een activatiecode van zijn huisarts. Vervolgens maakt de patiënt een pincode aan en vervolledigt zijn / haar account (emailadres, GSM-nummer, geboortedatum,…. ). Dankzij de pincode heeft de patiënt de volgende keer makkelijker toegang tot zijn Helena-account.
​
Naar de handleiding Hoe kan ik mijn account activeren en gemakkelijk aanmelden in Helena?

Via de QR-code van de apotheek kan de patiënt uw apotheek instellen als ‘Mijn apotheek’ in Helena.
​
Naar de handleiding Hoe kan ik connecteren met mijn apotheek in Helena?

Van zodra de patiënt uw apotheek heeft ingesteld als Mijn apotheek, kan hij/zij makkelijk voorschriften reserveren bij u. De patiënt kan ook een afbeelding van het gewenste artikel verzenden om dit te reserveren.
​
Naar de handleiding Hoe kan ik een voorschrift of producten reserveren bij mijn apotheek?

Wanneer de apotheek de status van de reservatie aanpast, wordt de patiënt hiervan ook geïnformeerd via een notificatie in Helena en/of een e-mail
​
Naar de handleiding Hoe volg ik de status op van mijn reservatie?
​
​
​b. Via "Mijngezondheid.be" of via de App "Mijn geneesmiddelen"

De patiënt kan voorschriften reserveren bij een apotheek naar keuze via de website mijngezondheid.be of via de app Mijn geneesmiddelen.

Indien de patiënt zijn Helena account achteraf opent, zal hij/zij deze reservaties ook hier terugvinden en bijpassende info krijgen bij het desbetreffende voorschrift.

Voor meer informatie omtrent deze reservatie wordt de patiënt gevraagd om contact op te nemen met de betrokken apotheek.
​
​

​

In de apotheek krijgt u hiervan geen melding, maar u kan de reservaties opvragen via Tools > Beheer Recip-e > Status wijzigen van Recip-e.

​

​
In het scherm dat zich vervolgens opent, heeft u het zoekcriterium Reservaties.
​
​

​
U brengt hier de datum in sinds wanneer u de reservaties wil opvragen en u klikt op Laden.
​
In het tabblad Reservations vindt u vervolgens de voorschriften terug die werden gereserveerd in uw apotheek.
​
​

​
Om de reservatie te verwerken in de aflevering, selecteert u de volledige RID met behulp van de muis
​
​

​
U gebruikt de toetsencombinatie CTRL + c om de code te kopiëren.
​
Naar de handleiding Connectie met Helena (pagina 11)
​
​

a. Creatie patiënt of voorschrijver
In het geval de voorschrijver of de patiënt niet gekend zijn, zullen deze gecreëerd worden. Wanneer de specialisatie van voorschrijver wijzigt, wordt dit aangepast.
​
De patiënt wordt aangemaakt via volgend scherm:
​
​

​
​Opmerking: Wanneer de voorschrijver wordt aangemaakt, kan het zijn dat de naam weergegeven wordt als Dr. Xxx. Het is aangeraden om Dr. te verwijderen uit de naam om een manuele opzoeking in de toekomst te vereenvoudigen.
​
​
​b. Voorgeschreven artikelen
Wanneer u een elektronisch voorschrift scant zullen de voorgeschreven artikelen in het rood verschijnen met de voorgeschreven hoeveelheid, maar zonder prijs en korting.
​
Deze artikelen zijn niet noodzakelijk de artikelen die u effectief gaat afleveren, aangezien u ook substitutie kan toepassen.
​
​

​
​Tip: Wanneer de rode tekst niet goed leesbaar is, kan u deze ook aanpassen naar het blauw. U doet dit via parameter 241.
​
De rode lijn geeft aan dat de aflevering van de specialiteit nog dient bevestigd te worden. Hiervoor kan u op verschillende manieren te werk gaan.

​
​c. Gegevens van de arts en de gebruikte software
Aangezien de gegevens van de arts niet meer weergegeven worden op het bewijs van elektronisch voorschrift, zal het programma alle informatie van de arts overnemen van het Recip-e. Deze informatie worden weergegeven met het icoon ​​​​​ernaast.
​
Weergave in aflevering:
​
​

​
1. Telefoonnummer ontvangen via Recip-e.
2. Telefoonnummer manueel ingegeven in de fiche van de arts.
​
In de fiche van de voorschrijver worden de gegevens van het Recip-e weergegeven met het specifieke icoon:
​
​

​
3 extra adrestypes kunnen toegevoegd worden: Andere, Vakantie en Instelling:
​
​

​
Wanneer u een rechtermuisklik doet op het tabblad van het elektronisch voorschrift in aflevering, opent zich er scherm met de originele inhoud van het Recip-e.
​
​

​
Hier vermelden we ook de naam van de software en de versie van de SAMV2-databank (Source Authentique du Médicament) wanneer deze gegevens gekend zijn.
​
​

​
​d. Controle en validatie van de voorgeschreven producten
Wanneer u een barcode scant (GTIN, UBC, CNK, EAN, CIP of groepscode) dat overeenkomt met een artikel op het voorschrift, wordt de lijn gevalideerd en weet u dat het artikel is afgeleverd. Deze specialiteiten worden nu weergegeven in het zwart met de correcte prijs, stock en de eventuele korting.
​
​

In het blauw wordt de naam van het artikel (Intended name) weergegeven. Aangezien de voorschrijvers een andere productendatabase (SAMV2) gebruiken dan de apothekers, kan het in heel uitzonderlijke gevallen voorkomen dat de CNK van het voorgeschreven artikel (therapeutische intentie) niet overeenkomt met het CNK in CareConnect.
​
In deze uitzonderlijke gevallen zal u – na het scannen van het artikel dat u aflevert - volgende melding krijgen:
​
​

​
Aangezien u wordt verondersteld om de therapeutische intentie (Intended name in het blauw) af te leveren, klikt u in dit geval op Vervangen
​
Wij vragen u om deze gevallen ook te rapporteren aan Recip-e zodat zij dit kunnen rechtzetten.
Het heeft geen zin om dit te melden aan Corilus.
​
U kan dit melden per e-mail naar servicedesk@recipe.be met vermelding van de RID (barcode van het Recip-e), de software van de voorschrijver, de SAMV2 versie en uw contactgegevens.
​
U kan de lijn ook valideren door de code van het artikel in het zoekvenster in te geven. Om fouten in aflevering te vermijden, dienen ook de artikelen die geen GTIN/UBC hebben, gescand te worden.
​
Wanneer een voorgeschreven artikel zich in de robot bevindt, wordt de verkooplijn automatisch gevalideerd (zwarte tekst) en het symbool van de robot in het veld ‘Aantal’ geeft aan dat dit uitgeworpen zal worden.
​
​

​
Wanneer uw parameter 74 staat op uitwerpen bij wijzigen sectie is het belangrijk dat u voorschrift per voorschrift gaat behandelen. Anders zullen alle producten direct uitgeworpen worden en heeft u geen mogelijkheid om een product direct uit te stellen.
​
Wanneer u toch alle voorschriften steeds direct na elkaar wil scannen wijzigt u best parameter 74 naar bij afsluiten van verkoop
​
​

​
Wanneer een artikel niet voorradig is, ziet u een rood vraagteken in het veld Aantal. Dit geeft aan dat het scherm stockanomalie zal geopend worden.
​
​

Door in dit veld te klikken, opent u zelf het stockanomalie scherm en wanneer u het artikel aanduidt als gereserveerd betaald / niet betaald, afgeleverd niet betaald, uitgesteld of hernieuwing, zal de lijn ook gevalideerd worden. Het overeenkomstige symbool wordt ook weergegeven.
​
​

​

Wanneer u de voorraad gaat aanpassen, zorgt dit er niet voor dat de lijn zal gevalideerd worden. U dient nog steeds een overeenstemmende code te scannen.

​e. Gereserveerd betaald of niet betaald
​

Een elektronisch voorschrift behoudt de status ‘InProcess’ als alle artikelen gereserveerd betaald of niet betaald zijn.
​
Wanneer het bestelde artikel niet beschikbaar is bij de groothandel, kan u de RID terug vrijgeven voor de patiënt. De patiënt kan de RID dan wel opnieuw gebruiken bij een andere apotheek.
​
Om de RID opnieuw vrij te geven, schrapt u de aflevering van het elektronisch voorschrift via ‘Heropenen aflevering’. De status van de RID wordt opnieuw op ‘Notdelivered’ geplaatst op de Recip-e server.
​
​

Dit is enkel mogelijk indien er van dit voorschrift nog geen andere artikelen zijn afgeleverd. Wanneer er minstens 1 artikel op het voorschrift is afgeleverd, krijgt het zoals gebruikelijk de status ‘Delivered’ op de Recip-e server.
​
​f. Artikel niet afleveren
Wanneer de patiënt een voorgeschreven artikel niet wenst, kan u het artikel verwijderen door de lijn te selecteren en vervolgens op Verwijderen te klikken. Deze lijn krijgt vervolgens de vermelding niet afgeleverd.
​
​

Wanneer de patiënt zijn mening herziet en dit artikel toch wil, kan u het artikel gewoon scannen en zal de lijn automatisch gevalideerd worden. In geval van een magistrale bereiding of een vrije tekstlijn klikt u opnieuw op de verkooplijn om deze te valideren.
​
Via heropenen aflevering is het echter nog niet mogelijk om een verwijderde lijn opnieuw te activeren. In dit geval dient u een bijkomende lijn toe te voegen op het voorschrift.
​
​

​
​ g. Het product vervangen
Het is mogelijk om een ander artikel af te leveren dan de voorgeschreven specialiteit.
​
​

Bijvoorbeeld: De patiënt heeft reeds in het verleden een doos van Sandoz gekregen en de arts heeft nu een doos van hetzelfde geneesmiddel maar van het merk EG voorgeschreven dan zal deze informatie als volgt weergegeven worden:
​
​

Dit is enkel informatief, u kan nog steeds zelf kiezen welke verpakking u op dit moment wenst af te leveren
​
Wanneer u een artikel scant dat zich niet op het elektronisch voorschrift bevindt en ook niet overeenkomt met de cluster van één van de voorgeschreven artikelen zal CareConnect een venster openen met de vraag of u het artikel wil toevoegen, een niet gevalideerd artikel wil vervangen door dit artikel, een schuld wilt creëren of het artikel wilt verkopen als een vrije verkoop of niet afleveren:
​
​

​
​h. Voorschrift op stofnaam
Bij een voorschrift op stofnaam (VOS) verschijnt het VOS icoon met de naam van de overeenkomstige cluster. De lijn is niet gevalideerd vermits CareConnect niet weet welk artikel u gaat afleveren.
​
​

Wanneer u de GTIN/UBC van een artikel scant dat overeenkomt met de cluster, zal de lijn gevalideerd worden.
​
​

Wanneer u op de naam klikt, opent het VOS cluster scherm en ziet u alle artikelen die tot diezelfde cluster behoren.
​
​

Bovenaan het scherm ziet u links de opgegeven cluster en rechts vindt u de ingegeven posologie terug. Daaronder vindt u de lijst met alle specialiteiten uit dezelfde cluster volgens de SAM2 databank.
​
Het is mogelijk om de beschikbaarheid van een product bij uw groothandel of andere apotheken binnen uw groep te controleren (afhankelijk van de geconfigureerde knoppen). Dit doet u door te klikken op het nummer van de lijn en vervolgens op de gewenste groothandel rechts van het scherm.
​
​

​
Nadat u het gewenste product uit de cluster geselecteerd heeft, verschijnt de lijn in het rood aangezien de GTIN/UBC nog steeds moet gescand worden.
​
De lijn zal pas gevalideerd worden als u de GTIN/UBC scant.
​
​

​
​i. Magistrale bereiding
Wanneer een arts een magistrale bereiding voorschrijft, komt deze binnen als een vrije tekst. Deze lijn is niet gevalideerd en ziet er als volgt uit:
​
​

U klikt op de beschrijving en vervolgens opent het scherm waarin u de galenische vorm dient in te geven:
​
​

​
Na het ingeven van de correcte galenische vorm, ziet u de magistrale bereiding staan als vrije tekst. Deze kan u laten staan of verwijderen.
​
​

​
Vervolgens brengt u de juiste chemicaliën in. Wanneer u vervolgens de magistrale bereiding valideert, zal ook de lijn gevalideerd worden en ziet u de correcte prijs.
​
​

​
In het geval van kompressen of magistrale bereidingen die een specialiteit bevatten, zal de lijn automatisch aangepast worden naar een magistraal wanneer u de verpakking scant. (afhankelijk van de regels voor aflevering in de fiches).
​
​j. Vrije tekst
Wanneer u een voorschrift ontvangt met een vrije tekstlijn, kan u deze valideren door deze ofwel te vervangen door een artikel door de lijn te selecteren en het artikel te scannen. Ofwel door te klikken op de naam, de tekst aan te passen en de correcte prijs in te vullen.
​
​

​
​k. Artikel geschrapt van de markt
Wanneer het voorgeschreven artikel geschrapt is van de markt wordt dit vermeld na de naam van het artikel:
​
​

​
​
​l. Melding van de arts (derdebetalersregeling van toepassing, diabetes conventie,..)
​
Indien de arts een melding meestuurt met het Recip-e via het correcte veld in zijn software, zal deze weergegeven worden in het Terugbetalingsscherm als informatieve tekst:
​
​

Als deze melding niet verschijnt, kan je de juist informatie misschien vinden bij de posologie of in het kadertje dat opent wanneer je met de rechter muisknop klikt ter hoogte van het voorschriftnummer.
​
​

​

​m. Keuzemogelijkheid posologie
Wanneer er meerdere posologieën beschikbaar zijn, kan u zelf beslissen welke posologie u gebruikt voor een voorgeschreven artikel. Hetzij de posologie van Recip-e, de bewaarde posologie uit de historiek van de patiënt of PosoArt.
​
Via parameter 244 kan u instellen om dit posologiescherm automatisch te openen.
​
​

​
Wanneer u een artikel valideert waarvoor een posologie beschikbaar is (van Recip-e, uit de historiek of via PosoArt), opent onderstaand scherm.
​
​

​
In dit tabblad Detail ziet u 2 verschillende mogelijke posologieën voor een artikel weergegeven volgens prioriteit: Recip-e, posologie ingegeven in dezelfde verkoop voor hetzelfde artikel, posologie uit de patiënthistoriek of PosoArt posologie.
​
U kan kiezen welke van de twee posologieën u wil gebruiken.
​
​

​
Wanneer u een posologie selecteert zal deze weergegeven worden in de zone Gepersonaliseerde posologie. In dit veld kan u de posologie nog aanpassen, deze wordt dan weergegeven als een manuele posologie. Enkel bij een vrije tekst of een magistrale bereiding kan u deze zone niet gebruiken, aangezien er geen link is met een artikel en dit dus niet opnieuw kan voorgesteld worden bij een volgende aflevering.
​
De indicatie en de gebruiksinstructies voor de patiënt worden op het etiket afgedrukt als u deze aanvinkt.
​
​

​
Het veld Farmaceutische zorg geeft u de mogelijkheid om bijkomende informatie toe te voegen. Wanneer deze informatie reeds ingegeven is voor de patiënt of indien deze via PosoArt ingegeven werd, zal u deze informatie steeds terugvinden in dit veld. Door het veld te selecteren drukt u deze informatie ook af op het etiket.
​
​

​
Meer informatie over de werking van dit scherm vindt u terug in de handleiding Medicatieschema op pagina 9.
​
​n. Commentaren voor de tarificatie
Voor elke lijn van een elektronisch voorschrift kan u een commentaar ingeven die gearchiveerd zal worden via RAOTD en die de tariferingsdienst kan lezen. De kolom Commentaar Recip-e is standaard vóór de kolom van de GTIN/UBC geplaatst. Via Configuratie > Volgorde van kolommen in de touch schermen, kan u deze kolom van plaats veranderen.
​
​

Om een commentaar aan een artikel toe te voegen, klikt u in het veld Commentaar Recip-e (dit veld is enkel beschikbaar bij elektronische voorschriften).
​
Volgend venster opent:
​
​

In dit venster kan u een voorgestelde commentaar van het APB kiezen (1) of kan u onderaan in het veld vrije tekst zelf een commentaar toevoegen (2).
​
In de eerste zone volstaat het om de gewenste lijn(en) aan te vinken:
​
​

In de tweede zone, kan u zelf een tekst intypen:
​
​

Na de validatie van dit venster verschijnt de gekozen commentaar bij de verkooplijn van het desbetreffende product:
​
​

Deze commentaren kunnen aangepast worden zolang de verkoop niet is afgesloten. Na het afsluiten van de verkoop zijn deze commentaren ook gearchiveerd.
​
Wanneer u een verkoop heropent (via heropenen aflevering of nazicht voorschrift) worden de commentaren ook weergegeven. Wanneer u het scherm voor de commentaren opent, ziet u alle aangevinkte commentaren. Het is niet meer mogelijk om deze commentaren te wijzigen aangezien deze al verstuurd zijn naar RAOTD. Het is steeds mogelijk om een commentaar toe te voegen.
​
​

Het is niet mogelijk om een commentaar toe te voegen aan een artikel dat niet op het Recip-e stond. In het geval van een zorgtraject, schrapt u de ontvangen lijn ( dit is een vrije tekstlijn) en voegt u het commentaar aan de verwijderde lijn toe.
​
​o. Venster barcode validatie
Wanneer u een verkoop wil afsluiten zonder dat alle lijnen van het elektronisch voorschrift gevalideerd zijn, zal dit venster openen.
​
Hier dient u de barcode (2D, UBC of CNK) van de overeenkomstige artikelen te scannen. Wanneer u de artikelen in dit venster scant zullen de lijnen in aflevering ook gevalideerd worden.
​
​

Wanneer u hier een GTIN/UBC scant die niet overeenkomt met een lijn in de verkoop, zal hier een melding van weergegeven worden die u erop wijst dat dit niet correct is.
​
​

Deze melding zorgt niet voor validatie van de verkooplijn, maar houdt u ook niet tegen om dit scherm verder te valideren. U dient deze foute barcode niet te verwijderen maar u kan dit scherm verder valideren door op de V te klikken.
​
​Opmerking: het is niet mogelijk om producten in dit venster te substitueren. Het is altijd mogelijk om op Geen code te klikken. Hiermee zal de lijn ook gevalideerd worden.
​
​p. Afdruk picking lijst
Wanneer u geen ‘Bewijs van elektronisch voorschrift’ heeft, kan u vanuit CareConnect Pharmacist op 2 manieren een ticket afdrukken met hierop de essentiële informatie.

Selecteer de voorschriften die u wenst af te leveren en klik op de knop ‘Pickinglijst’ bovenaan het scherm.
​
​

​
Op de ticketprinter worden alle benodigde specialiteiten en hun hoeveelheid afgedrukt
​
Afdrukvoorbeeld
​
​

Klik hiervoor op onderstaande knop in Aflevering, Nazicht voorschrift of Heropenen aflevering
​
​
​
In het scherm dat zich vervolgens opent, zijn 2 knoppen toegevoegd rechts onderaan
​
​

​
Via de knop ‘Afdr Recip’ drukt u op de ticketprinter de gegevens af van het elektronisch voorschrift dat geselecteerd is in aflevering.
​
​

​
​
Via de knop ‘Afdr +recip’ worden de gegevens van alle elektronische voorschriften in aflevering 1 voor 1 afgedrukt op de ticketprinter.
​
​

​
Afdrukvoorbeeld
​
​

​
Enkel de essentiële administratieve gegevens worden afgedrukt:

Via Configuratie > Beveiliging kan u instellen vanaf welk minimum beveiligingsniveau deze knoppen actief zijn. Standaard staat dit niveau op “0=Iedereen”.
​
U doet dit via het tabblad “Knoppen”. De functies heten respectievelijk “Afdruk gegevens Recipe” en “Meerdere Recipe”.
​
​

​

Via de toetsencombinatie “CTRL” + “ f ”, opent er zich een zoekveld. Zo kan u makkelijk bepaalde functies terugvinden. Klik eerst op de hoofding “Functie” en gebruik dan de toetsencombinatie.
​
Wanneer een medewerker niet voldoende rechten heeft om deze knop(pen) te gebruiken, opent zich volgend scherm zodat een andere medewerker zich kan inloggen.
​
​

​

​q. Afdruk openstaande voorschriften voor de patiënt
Nadat u in aflevering klikt op de knop Recip-e,
​
​

​
opent de lijst van de openstaande elektronische voorschriften. Klikt u op de knop ‘Lijst met RIDs’ bovenaan het scherm om een overzicht af te drukken op A4-formaat.
​
​

​
Afdrukvoorbeeld
​
​

​

Ofwel drukt u dit document af nà de aflevering van de gewenste voorschriften. Ofwel drukt u dit af vóór de aflevering en maakt u de afgeleverde RID’s onleesbaar of u stempelt ze af zodat de patiënt weet dat deze reeds is afgeleverd of noteert u bij de ‘Opmerking’ dat dit voorschrift reeds afgeleverd is op datum x.
​

5. Bij overmacht: een Recip-e achteraf linken aan een voorschrift

Wanneer u een voorschrift manueel heeft ingegeven (de Recip-e server was bijvoorbeeld tijdelijk niet bereikbaar), kan u achteraf aan dit voorschrift de code (RID) van het elektronisch voorschrift linken. Op die manier krijgt dit elektronisch voorschrift de status Afgeleverd op de Recip-e server (het kan dus geen 2e keer afgeleverd worden) en het wordt ook gearchiveerd.
​
In Nazicht voorschrift selecteert u het gewenste voorschrift. (u kan filteren op datum, patiënt, voorschrijver,…)
Het voorschrift wordt geopend en u scant de RID (barcode) van het Recip-e
​
Van zodra CareConnect Pharmacist het elektronisch voorschrift heeft opgehaald bij de Recip-e server, verschijnt een pop-up met de originele inhoud van het Recip-e. Zo kan u controleren of hetgeen afgeleverd was, wel degelijk hetgeen is dat werd voorgeschreven.
​
​

​
In het geval de patiënt meerdere bewijzen van elektronisch voorschrift heeft en u de verkeerde heeft gescand, kan u het correcte Recip-e scannen. De gegevens zullen automatisch worden aangepast.
​
Als alles correct is, slaat u deze aanpassingen op. Het Recip-e is nu gelinkt aan het voorschrift.
​
​Opgelet: u kan dit niet meer ongedaan maken
​
Wanneer u de pop-up heeft gesloten, dan kan u deze opnieuw weergeven door rechts te klikken (of lang te klikken bij een touch scherm) op de sectie van het elektronisch voorschrift links van uw scherm.
​
​

​
Wanneer u verkeerdelijk een Recip-e scant van een andere patiënt, krijgt u volgende foutmelding
​
​

​
U klikt op OK en in het scherm dat zich vervolgens opent, kan u het correcte Recip-e scannen of intypen en vervolgens valideren met de V.
​
​

​
​

6. Regularisatie van schulden

a. Schuld van een reeds afgeleverd artikel
Wanneer de patiënt een verschuldigd voorschrift, een klaargemaakt klantenbestelling of een klaargemaakte homebestelling heeft in zijn schuldenfiche, zal dit weergegeven worden wanneer u een elektronisch voorschrift scant dat dit artikel bevat. De schuld zal automatisch geregulariseerd worden.
​
De lijn zal ook direct gevalideerd worden omdat u geen verdere manipulaties meer dient te doen voor dit artikel. U ziet het gepaste icoon in het veld Type en de datum van de creatie van de schuld.
​
Bijvoorbeeld een verschuldigd voorschrift:
​
​

Bijvoorbeeld een klantenbestelling :
​
​

Een Homebestelling verloopt analoog.
​
​b. Automatische regularisatie van een schuld ongedaan maken
​
Wanneer u de regularisatie van een lijn wil tenietdoen, kan u dit steeds doen door in de schuldenfiche van de patiënt de lijnen uit te vinken.

7. Nazicht voorschrift

In Nazicht voorschrift kan een voorschrift opgezocht worden op basis van zijn voorschriftnummer of RID code.
Via andere criteria kan je enkel handgeschreven of gewijzigde Recip-e te bekijken. Je kan ook kiezen om enkel voorschriften die een 1e aflevering bevatten op te roepen.
​

​

Je kan nog extra filters toevoegen opdat CareConnect Pharmacist enkel welbepaalde voorschriften zou tonen:

De methode om voorschriften te controleren is aangepast in het kader van het gebruik van Recip-e. U dient zich niet meer te baseren op het papieren voorschrift (dat uiteindelijk enkel nog als bewijs van voorschrift dient) maar op de informatie verkregen van de Recip-e server.
​
Ter herinnering, de elektronische voorschriften worden weergegeven met het icoon:

dus

Volgende elementen dienen gecontroleerd te worden bij elektronische voorschriften:

​

​
​

In de kolom Type, duidt het icoon aan dat deze lijn elektronisch voorgeschreven is
​

De naam van de voorgeschreven specialiteit
​

De naam van de voorgeschreven specialiteit indien deze verschilt van de afgeleverde specialiteit
​

(Gearchiveerde) Commentaar
​

UBC / GTIN
​
Voorbeelden :
​
​

​
Deze lijn van het Recip-e toont aan dat er een doos van Abacusis voorgeschreven maar dat er een doos van HCT is afgeleverd
​
​

​
Deze lijn van het Recip-e toont aan dat het artikel niet is afgeleverd aan de patiënt (de lijn is verwijderd)
​
​

​
Deze lijn van het Recip-e toont aan dat het afgeleverd artikel volledig hetzelfde is als datgene dat de arts heeft voorgeschreven
​
​

​
Deze lijn toont een artikel die niet voorgeschreven zijn op het elektronisch voorschrift. (geen icoon).

​

8. Archivering van de elektronische voorschriften

a. Status service archivering (RAOTD)
​
Via Help > info kan u de status verschillende services zien waarvoor uw apotheek geabonneerd is.
​
​

​
De RAOTD oplossing zorgt ervoor dat u als apotheker langdurig elektronische voorschriften kan archiveren. De gemandateerde tarificatiedienst heeft hierdoor de mogelijkheid om de nodige controles uit te voeren.
​
Deze service dient steeds op Activated te staan, behalve indien u werkt met ’De Westvlaamse tariferingsdienst.
​
In het geval deze service op Non activated staat én u niet werkt met ’De Westvlaamse neemt u best contact op met het APB.
​
​
​b. Status archivering van een elektronisch voorschrift
​
De elektronische voorschriften die afgeleverd zijn, worden doorgestuurd ter archivering op voorwaarde dat u uw mandaat heeft bezorgd aan uw tariferingsdienst.
​
Voor de apotheken die lid zijn bij De Westvlaamse installeert de tariferingsdienst een apart programma dat ervoor zorgt dat ook hier de archivering correct verloopt. Neem contact op met hen als u hieromtrent vragen heeft.
​
Na het afsluiten van de aflevering wordt het elektronisch voorschrift automatisch verstuurd naar het elektronisch archief (RAOTD).
​
Zonder tegenbericht van uw tariferingsdienst adviseren wij u om de Bewijzen van elektronisch voorschrift nog steeds mee te geven samen met de klassieke voorschriften.
​
In Keuzelijst voorschriften en in Nazicht voorschrift wordt de status van de archivering van elk voorschrift weergegeven.
​
Keuzelijst voorschriften:
​
​

​
Nazicht voorschrift:
​
​

​
Elke status van archivering heeft een eigen icoon:
​
​

Het voorschrift is gearchiveerd
​

Het voorschrift is doorgestuurd ter archivering en CareConnect is in afwachting van de bevestiging
​

De archivering van het voorschrift is niet gelukt.
​
​Opmerking: Het verzenden van een voorschrift naar de archivering kan enkele uren in beslag nemen.
​

Als een voorschrift geschrapt wordt voordat het definitief gearchiveerd werd door Farmaflux, dan zal in Nazicht bij het icoon voor archivering geen rood uitroepteken meer staan maar een blauw kruisje.
​Opmerking: De RID code zal ook van vorm veranderen van BEPXXXXXXXXX naar -EPXXXXXXXXX
​
​

​
Voor de apotheken die gebruik maken van het archiveringsprogramma van De Westvlaamse, is er momenteel geen terugkoppeling van de status van de archivering, hier zal u steeds de (onterechte) melding krijgen dat het archiveren niet gelukt is. Voor meer info omtrent de status van de archivering kan u contact opnemen met De Westvlaamse’
​
Wanneer er bij het opmaken van het tariferingsbestand, elektronische voorschriften zijn die niet gearchiveerd zijn (niet geslaagde archivering of in afwachting van bevestiging), wordt u hiervan op de hoogte gebracht via onderstaande melding.
CareConnect zal tot 10 maal proberen om het voorschrift door te sturen naar de archivering. Als dit nadien nog steeds niet gelukt is, krijgt het voorschrift de status Archivering niet gelukt.
​
​

​
Dit bericht is informatief. Ook de terugbetaalde niet-gearchiveerde voorschriften worden meegestuurd naar tarificatie.

Recip-e waarvan uw tariferingsdienst liet weten dat ze niet getarifeerd werden omdat er geen archivering was gebeurd, kunt u de daaropvolgende maand weer aanbieden voor tarifering.
CareConnect Pharmacist zorgt ervoor dat deze Recip-e alsnog gearchiveerd worden.
​

Voorschriften waarop een niet geregulariseerde reservatie staat, zullen nog niet gearchiveerd worden omdat zij “In progress” blijven staan. Om te voorkomen dat u deze voorschriften steeds terug krijgt van uw tariferingsdienst is het beter om de parameter 184 op Nooit te zetten. Na regularisatie worden zij dan automatisch voor tarifering ingediend.

​

​

Opdat de voorschriften opnieuw voor tarifering aangeboden zouden worden moet u echter zelf nog de tariferingsdatum gaan aanpassen.
Ga hiervoor naar Nazicht voorschrift en zoek het betreffende voorschrift op, klik in het vak linksonder waar de tariferingsgegevens vermeld staan.

​

​

Een nieuw kader opent waar u de Datum tarificatie kunt aanpassen naar een willekeurige datum in de nieuwe nog te tariferen maand. Vergeet niet te bevestigen met de vink.

​

9. Status elektronisch voorschrift aanpassen

Het is mogelijk om de status van een elektronisch voorschrift aan te passen, mocht dit nodig zijn.
​
- Een voorschrift dat nog niet is afgeleverd heeft de status ‘Notdelivered’.
- Wanneer er minstens 1 artikel op het voorschrift is afgeleverd, heeft het de status ‘Delivered’.
- Een voorschrift dat in behandeling is door jouw apotheeksoftware (gereserveerd betaald of niet betaald) of door een andere apotheeksoftware heeft de status ‘InProcess’.

​

Bij het afsluiten van de aflevering waarbij er minstens 1 voorgeschreven artikel werd afgeleverd, krijgt het voorschrift de status ‘Delivered’. Eens het voorschrift gearchiveerd is, wijzigt de status naar ‘Archived’. Wanneer u de aflevering verlaat met het rode kruis, wijzigt de status van het voorschrift automatisch van ‘InProcess’ naar ‘Notdelivered’.

Vanuit de software kan u een voorschrift met de status InProcess manueel terug op Notdelivered plaatsen of op Delivered.
U kan ook een voorschrift revoceren, hierdoor wordt het verwijderd van de Recip-e server en is de RID niet meer bruikbaar.
​
Ga hiervoor naar Tools > Beheer Recip-e > Status wijzigen van Recip-e
​
​

​

Je komt in een volgend zoekscherm terecht:

​

​
U heeft volgende zoekcriteria

Klik op Laden
​
Als u alle Recip-e in Process van de apotheek opzoekt, wordt enkel de RID weergegeven als het gaat om Recip-e die zonder reservatie de Status In Process hebben gekregen.
​
​

​
Vink het gezochte voorschrift aan indien u de status wil veranderen.
​
Om een voorschrift InProcess te markeren als Notdelivered of Delivered, klikt u bovenaan het scherm op respectievelijk Niet afgeleverd of Afgeleverd. Deze werkwijze gebruikt u enkel wanneer het niet gelukt is om de juiste status naar de Recip-e server te sturen. Bv bij een onderbreking van de connectie.
​
​

​
Wanneer u een voorschrift dat niet is afgeleverd in uw apotheek of waarbij alle artikelen gereserveerd werden, wil markeren als Delivered, krijgt u volgende melding:
​
​

​
Om een voorschrift te revoceren, d.w.z. schrappen van de Recip-e server, klikt u op Revoke.
​
​

​
Klik steeds op Opslaan om de wijzingen op te slaan.
​
Wanneer het om een voorschrift gaat waarvan de ingebrachte patiënt de mandataris is, wordt dit aangeduid met een symbool in de kolom Mandaat.
​
​