🔗 Bronartikel (Salesforce): Klik hier

Gebruik dit artikel om te configureren welke artikelen online beschikbaar zijn voor verkoop, webbestellingen manueel of automatisch te importeren en te verwerken in CareConnect Pharmacist (CCP), en om het beheer van betaalwijzen en land-codes te begrijpen.

Dit onderdeel beschrijft welke criteria bepalen of een artikel online beschikbaar is voor verkoop op de website, en hoe u dit kan controleren via rapporten en artikelfiches.

De volgende criteria bepalen of een artikel wel of niet op de website verschijnt:

APB-categorie — Via "Codering" > "Verantwoordelijke" > "APB-Categorie" kunt u items selecteren of deselecteren die behoren tot een bepaalde APB-categorie. Sommige categorieën zijn standaard gedeselecteerd. Items die behoren tot een niet-geselecteerde APB-categorie verschijnen niet op de website.

Wetgeving — Via "Parameter" 166 (Configuratie > Parameters applicatie) kan u kiezen of artikelen op voorschrift op de website verschijnen.

Beheer van de voorraad — Via "Parameter" 168 kan u kiezen of artikelen waarvan de voorraad niet beheerd wordt (niet in stock of geen ingestelde drempels) op de website verschijnen.

Commerciële status — Via "Parameter" 167 kan u kiezen om artikelen die van de markt zijn geschrapt na enkele maanden niet meer op de website te tonen. Het aantal maanden stelt u in via deze parameter.

Stocklocaties — Aan de hand van de stocklocaties kan u kiezen welke stocklocaties op de website verschijnen.

U vinkt dit aan of uit via het menu "Codering" > "Gebruiker" > "Stocklocaties".

De stocklocaties die aangevinkt zijn in de kolom "Getoond op de website" worden op de website weergegeven.

Met dit rapport kan u nagaan of de selectiecriteria correct zijn ingesteld. U vindt dit rapport via "Rapporten" > "Website" > "Artikelen beschikbaar voor online verkoop".

In dit rapport vindt u de CNK, de voorraad en de naam van de artikelen terug:

In de export wordt ook de beschikbare voorraad weergegeven.

In de fiche van het artikel APB of artikel Divers ("Fiches" > "Artikel APB" of "Artikel Divers"), in het tabblad "Categorie", kan u zien of een artikel wordt getoond op de website.

Dit onderdeel beschrijft hoe u via de agenda artikelen die beschikbaar zijn voor verkoop kan exporteren.

Artikelen voor online verkoop kunnen op verschillende manieren worden geëxporteerd, in ".XML"- of ".CSV"-formaat.

Het exportformaat wordt bepaald in de agenda via "Configuratie" > "Agenda".

U maakt een taak aan via de knop "Toevoegen".

Het type taak is "Rapport".

Selecteer het type rapport "Website" en als rapport "Artikelen beschikbaar voor online verkoop". In dit scherm kan u ook het bestandsformaat kiezen.

Er zijn verschillende mogelijkheden om het exportbestand te versturen:

Het type en de algemene instellingen van de FTP-server kan u configureren in het tabblad "FTP".

Dit onderdeel beschrijft hoe u webbestellingen manueel importeert in CareConnect Pharmacist (CCP) en hoe de koppeling met een patiëntfiche verloopt.

Via "Tools" > "Externe gegevens" > "Online verkopen" kan u de webbestellingen manueel importeren.

Wanneer het scherm opent, wordt automatisch nagekeken of er webbestellingen beschikbaar zijn voor import. Indien er bestellingen beschikbaar zijn, worden deze weergegeven in deze lijst.

In het geval er geen webbestellingen beschikbaar zijn, verschijnt een melding.

Wanneer er webbestellingen beschikbaar zijn, dient u enkel nog op de knop "Importeren" te klikken bovenaan het scherm.

Als u, om een bepaalde reden, een webbestelling niet wenst te importeren, kan u deze verwijderen door deze aan te klikken en op de knop "Verwijderen" te klikken.

De knop "Herladen" controleert opnieuw of er nieuwe webbestellingen beschikbaar zijn op de server.

In het geval een webbestelling geen webreferentie van een koper of contactpersoon bevat, geeft CareConnect Pharmacist een melding wanneer u op "Importeren" klikt. Hierin wordt aangegeven dat de gegevens niet correct zijn. De bestelling wordt dan niet geïmporteerd en er wordt een foutcode gegenereerd op de server.

Bij het importeren van de bestelling gebruikt CareConnect Pharmacist (CCP) de webreferentie van de patiënt in het bestand. Deze stap koppelt de bestelling aan een patiëntnaam in CCP, zodat deze in een geschiedenis kan worden bijgehouden.

De webbestelling wordt opgenomen in CareConnect Pharmacist onder het type "Klantenbestelling".

Belangrijk: De patiënt voor online verkopen en de patiënt voor aankopen in de apotheek hebben elk hun eigen patiëntfiche. CCP kan de link tussen deze twee niet maken, omdat op de website geen INSZ-nummer wordt gevraagd of doorgegeven. In het opzoekscherm van CCP is via een icoon duidelijk aangeduid welke patiënt gebruikt wordt voor webbestellingen.

Als een web-patiënt definitief verwijderd moet worden, volstaat het om de webreferentie te verwijderen in de fiche van de patiënt. U vindt deze onder het tabblad "Administratief" in de patiëntfiche.

Bij een volgende webbestelling houdt CareConnect Pharmacist geen rekening meer met deze patiëntfiche. Er wordt in dit geval een nieuwe webpatiënt aangemaakt.

Het is ook mogelijk om in CareConnect Pharmacist webbestellingen automatisch te importeren via een agendataak. Om deze agendataak in te stellen, gaat u naar "Configuratie" > "Agenda". Druk op de knop "Toevoegen", kies het type taak "Import" en klik op "OK".

Selecteer als importtype "Online Verkopen":

In het tabblad "Planning" kan u kiezen hoe vaak deze importtaak wordt uitgevoerd. De bestellingen worden automatisch geïmporteerd als "Klantbestelling" en er wordt een ticket afgedrukt.

U heeft de mogelijkheid om alle webbestellingen die geïmporteerd zijn als klantenbestellingen te visualiseren in het rapport "Rapporten" > "Website" > "Globale pickinglijst van de klantenbestellingen".

U geeft hier als "Criteria" de periode in, en onder het tabblad "Klantenbestelling" kan u aanduiden dat enkel de webbestellingen moeten worden geladen. Hiervoor kiest u als "Type bestelling" "Internet".

U kunt ook zoeken op "Nr. Bestelling" en "Ref. Online bestelling".

Zodra een bestelling is geïmporteerd in CareConnect Pharmacist, wordt een bestelbon afgedrukt.

U dient deze bon te scannen bij het voorbereiden van de webbestelling en de verkoop af te sluiten als een normale verkoop. Het is ook mogelijk om deze klantenbestelling te regulariseren via de schuldenfiche van de patiënt (analoog aan een reservatie).

Bij het plaatsen van een bestelling kan de klant kiezen voor een bepaalde betaalmethode. Deze betaalmethode wordt meegestuurd en weergegeven in de lijst van te importeren webbestellingen.

Een overzicht van de mogelijke codes:

Note: Bij regularisatie van de bestelling houdt CareConnect Pharmacist bij het sluiten van de verkoop geen rekening met de betaalmethode die de klant tijdens zijn online aankoop heeft gekozen. Webbestellingen worden gesloten als een "Uitgestelde betaling" (factuur), omdat de bedragen die online worden betaald geen deel uitmaken van het geld in de apotheek. U maakt dus een factuur naar de website om de inkomst in de apotheek te registreren.

Bij bevestiging van de bestelling houdt CareConnect Pharmacist bij het sluiten van de verkoop eveneens geen rekening met de betaalmethode die de klant tijdens zijn online aankoop heeft gekozen. Webbestellingen worden gesloten als een "Uitgestelde factuurbetaling", omdat de bedragen die online worden betaald geen deel uitmaken van het geld in de apotheek.

Het is niet de bedoeling om een factuur af te drukken aan het einde van de verkoop van een webbestelling. De verkopen zijn opgenomen in de facturatiemodule.

Het zijn niet de facturen van CareConnect Pharmacist die bij de bestellingen worden toegevoegd, maar de factuur die op de website wordt gemaakt. CareConnect Pharmacist houdt geen rekening met de betaling die op de website is verricht.

Wanneer een klant zijn adres ingeeft en zijn bestelling verzendt, worden de postcode en het land als codes beheerd in het bestand dat wordt doorgezonden. Bij het importeren van de webbestelling worden deze gegevens gebruikt om een patiëntfiche aan te maken. Deze gegevens worden weergegeven in de fiche van de patiënt onder het tabblad "Identificatie" in het adresveld.

Regelmatig moeten bestanden van de FTP-server worden verwijderd. De verantwoordelijkheid hiervoor is afhankelijk van het type bestand. Hieronder vindt u een overzicht van de bestanden die u zelf dient te verwijderen of up-to-date te houden: