🔗 Source article (Salesforce): Click here
1. Keuze van afgiftepunt
2. Keuze van het moment van uitgifte
3. Beheer van de locatie Reservaties
4. Wegzetten van een bestelling
5. Aankoophistoriek gebruiken
6. Interface gebruiker
7. Volgorde in stocklocaties
1. Ontvangen van een bestelling van de groothandel via de robot
2. Ontvangen van een bestelling van de vertegenwoordiger
3. Samenvoegen van bestellingen
4. Gereserveerde producten
5. De stocklocatie wijzigen bij ontvangst
1. Producten verkeerdelijk uitgeworpen uit de robot
2. Artikel dat zich in de robot moet bevinden
3. Uitzondering
A. Principes
Wanneer we een robot gebruiken in de apotheek, moeten we de stocklocaties van de producten aanwezig in de robot goed beheren.
Om dit te kunnen doen, houden we rekening met 2 belangrijke principes.
1. Bestelling via robot
Wanneer we een bestelling ontvangen via de robot, verhogen we tegelijkertijd de globale stock van het product en de hoeveelheid op de stocklocatie. De producten zullen dan automatisch uit de bestelling verdwijnen.
2. Retour naar robot
Wanneer we een retour naar de robot doen, zal enkel de hoeveelheid op de stocklocatie verhogen.
Uitzondering: Als de hoeveelheid in de robotstocklocatie groter is dan de totale hoeveelheid in CareConnect Pharmacist, zal CareConnect automatisch de totale hoeveelheid aanpassen.
B. Stock van een robot
Wanneer men met een robot werkt, moet men goed begrijpen wat stocklocaties zijn en hoe we deze goed kunnen beheren.
Producten kunnen zich op verschillende stocklocaties bevinden:
Publieksruimte / Apotheek
Robot
….
Maar sommige producten kunnen zich ook op meerdere van deze stocklocaties tegelijkertijd bevinden:
Publieksruimte / Apotheek en Robot
Deze locaties kunnen we definiëren en beheren via de codering Stocklocaties
1. Basisbegrippen voor werken met een robot
Indien we een robot gebruiken, moeten de producten, welke zich in de robot bevinden, een aparte stocklocatie automaat hebben. De robot zal dan steeds de actuele hoeveelheid van dat product binnen de robot beheren.
Via Fiches > Artikel APB of Artikel Divers, onder het tabblad Stock, ziet u Beheer stocklocatie.
Indien dit niet aangevinkt is, dan heeft dit product geen stocklocatie.
Indien dit wél aangevinkt is, dan heeft dit product een stocklocatie en ziet men ook waar dit product zich bevindt. In dit geval staat het product in de publieksruimte.
In onderstaand voorbeeld staat het product in de robot:
Er moet steeds een verband zijn tussen de globale stock en de stock op stocklocatie (behalve tijdens de aflevering van een product).
Indien er zich een fout voordoet, heeft u de mogelijkheid de globale stock en de stock op stocklocatie aan te passen, behalve op de stocklocaties automaat en reservaties.
Indien u overtuigd bent dat de stock in de robot fout is, heeft u de mogelijkheid een synchronisatie uit te voeren met behulp van onderstaande knoppen.
Indien de robot niet geactiveerd is, moet u eerst op de knop Activeer robot klikken. In dit veld, kan u ook een locatie toevoegen.
Dit kan u doen door in het veld ‘Locatie’ te klikken en vervolgens de knop Toevoegen te kiezen.
Nu kan u de velden Stocklocatie, Locatie, Hoeveelheid, Min en Max invullen
Tip: Indien het product niet meer wil bewaren in de robot, moet u het vinkje ‘beheer stocklocaties’ even uitvinken en opslaan.
2. Resultaat in aflevering
Indien men een product met een stocklocatie verkoopt, moet men weten dat van zodra men een product selecteert, het product weggenomen wordt (stock vermindert) op de stocklocatie. Pas van zodra men een ticket maakt, zal ook de globale stock verminderen.
Hetzelfde systeem geldt voor de vervaldata.
Wanneer men dus tijdens een aflevering in de fiche van het product zou gaan, zal men een verschil zien tussen de globale stock en de stock op stocklocatie.
3. Barcodes linken
Het wordt ten sterkste aanbevolen om een maximum aan EAN- en andere codes te linken aan producten, zodat deze zo vaak als mogelijk herkend zullen worden door de robot.
C. Parameters van de robot
1. Keuze van afgiftepunt
Wanneer we vragen aan de robot om een product uit te werpen, hebben we de keuze dit te doen via een welbepaald afgiftepunt.
Via Configuratie > Randapparatuur > Robot, heeft u per afleverstation de keuze om het afgiftepunt in te stellen.
Dit doet u door het nummer van het afgiftepunt van de robot in te vullen. De nummers van de afgiftepunten worden bepaald door de robotfirma.
2. Keuze van het moment van uitgifte
Parameter 74 laat u toe te kiezen op welk moment een product moet uitgeworpen worden uit de robot.
U hebt de keuze tussen 4 mogelijkheden:
Bij elke ingave: Dit is in bepaalde gevallen te snel, waardoor men vaak producten krijgt die niet echt gewenst zijn (uitgestelde afleveringen, …)
Bij wijzigen van sectie: Als je van de ene verkoopsectie naar de andere gaat, zal CareConnect de producten van de bovenstaande verkoopsectie uitwerpen
Bij afsluiten van verkoop: dit is vaak te traag.
Bij wijzigen van item: het product wordt uitgeworpen wanneer men een volgend product ingeeft, een subtotaal maakt of op ticket klikt.
3. Beheer van de locatie Reservaties
Wat de reservaties betreft, zijn er 2 manieren waarop men te werk kan gaan: u kan alle producten, ook de gereserveerde, in de robot steken of u plaatst de gereserveerde buiten de robot.
In het laatste geval moet parameter 78 i.v.m. het beheer van de locatie reservaties op Ja staan.
4. Wegzetten van een bestelling
We raden aan om uw bestellingen per stuk op te nemen.
Dit kan u instellen bij parameter 31:
5. Aankoophistoriek gebruiken
Parameter 105 op Ja zetten, kan u helpen om tijd te winnen bij aflevering.
Wanneer men een patiënt oproept, opent zich automatisch een venster met de aankoophistoriek van deze patiënt of u opent het scherm via de knop Aankoophist.
6. Interface gebruiker
In het verkoopscherm kan u deze knop toevoegen:
7. Volgorde in stocklocaties
Deze locaties kunnen we definiëren en beheren via Codering > Gebruiker > Stocklocaties
Zeer belangrijk hierbij is dat de Volgorde correct wordt ingesteld.
Bv: als de Publieksruimte 1 is en de kelder 2, dan wordt het afgeleverde product verwijderd uit de stocklocatie Publieksruimte.
Deze volgorde is ook belangrijk in het geval van interne stock transfer: de producten gaan van de robot naar de publieksruimte.
D. Regels bij afleveren
Indien een product zich niet in de robot bevindt, zal het artikel ook nooit uitgeworpen kunnen worden.
Indien een product in CareConnect enkel vermeld staat op de stocklocatie Robot, zal dit product steeds uitgeworpen worden.
Indien een product tegelijkertijd in de robot en op een andere locatie staat zal het product,
niet uitgeworpen worden wanneer u de barcode scant
wel uitgeworpen worden wanneer u de code of de naam intypt,
Indien u een product wenst terug te nemen, typt u -1 en scant u het product.
Wanneer u een product oproept in aflevering, kan u meteen zien of het zich al dan niet in de robot bevindt (kolom Loc).
Indien u een product selecteert dat zich in de robot bevindt, zal u een icoontje zien, dat de status van de vraag aan de robot toont.
Een blauw vraagteken : de robot zal gevraagd worden om het product uit te werpen op het moment dat ingesteld werd bij parameter 74.
Een groen vraagteken : de bestelling werd doorgezonden naar de robot om uit te werpen.
Een groen vinkje: het product werd uitgeworpen. Op dit moment zal de hoeveelheid op de stocklocatie robot verminderen en eventueel de UBC of 2D-barcode vanuit de robot doorgestuurd worden naar het programma.
U kan op de knop Uitwerp. klikken indien u een uitworp van een product uit de robot wenst te forceren:
Wanneer de robot gedeactiveerd is, zal u onderstaande melding zien verschijnen in aflevering.
Reactiveer de robot via:
Hoe werken met producten die zowel in de publieksruimte of apotheek uitgestald staan als zich in de robot bevinden?
Indien u wenst dat de producten die tentoongesteld staan steeds aangevuld worden kan u het product nemen en verkopen aan de patiënt door het product manueel in te brengen in de verkoop. De robot zal hetzelfde product dan uitwerpen, welke u vervolgens opnieuw in de publieksruimte kan plaatsen.
In het andere geval scant u de barcode van het product. Indien u later uw publieksruimte wenst aan te vullen, doet u dit via ‘transfer stock intern’ wat iets verder uitgelegd zal worden.
E. Bestellingen
1. Ontvangen van een bestelling van de groothandel via de robot
Men mag de bestellingen binnen CareConnect Pharmacist NIET openen tijdens het ontvangen van een bestelling via de robot.
Klik op de console van de robot op de knop om een bestelling in te voeren en voer het nummer van de bestelling in. Dit kan men terugvinden op het ticket van de bestelling of u kan dit vinden in de info van de bestelling.
Op de robotcomputer klikt u op de bestelknop en voert u het bestelnummer in. Let op: kleine letters en hoofdletters zijn hier van belang. Scan nu de producten in.
In dit geval neemt de voorraad van het product toe, evenals de hoeveelheid die zich in de robot bevindt en wordt het product uit de bestelling in CareConnect gehaald.
Wanneer er meerdere codes zijn (CNK + 2D of UBC), is het raadzaam om de 2D/UBC in te scannen en niet de CNK, zodat deze bij aflevering automatisch van de robot naar CareConnect wordt gestuurd.
Indien u een EAN-code scant welke niet gekend is in CareConnect, zal dit product niet ingevoerd kunnen worden in de robot. U gaat dan best even naar een CareConnect-scherm waar u de EAN-code linkt. Nadien zal u het product zonder problemen kunnen invoeren in de robot.
Wanneer u een product scant dat niet aanwezig is in de bestelling, zal dit product niet aanvaard worden in de robot.
Wanneer u klaar bent, moet u dit aangeven op de robotcomputer
Wanneer u nadien de bestelling in CareConnect opent, zal u zien dat ook hier de bestelling ontvangen werd en niet langer staat onder besteld.
Tip: Als de bestelling ten onrechte op "retour" in de robot is gezet, zijn de voorraden in CareConnect reeds aangepast. Dus u opent de bestelling via de ‘Bestelmodule’ en u zet deze op ‘Niet leverbaar’ en slaat op.
2. Ontvangen van een bestelling van de vertegenwoordiger
a. Als u een bestelling vertegenwoordiger die doorgestuurd is via mail/IBOTP wil opnemen via de robot, werkt u zoals bij een gewone bestelling aan de hand van het bestelnummer
b. Wanneer u niet via IBOTP of e-mail gaat bestellen bij de vertegenwoordiger, heeft u volgende opties:
Ofwel voert u de bestelling in bij de module "te bestellen" en verstuurt u deze telefonisch. Dan komt deze in de bestelmodule terecht en kan u ook werken aan de hand van het bestelnummer.
Ofwel voert u de bestelling in via de retourmodule in de robot. Deze methode is niet aan te raden omdat u op deze manier geen tracering heeft van de opgenomen bestellingen.
3. Samenvoegen van bestellingen
Indien u bestellingen gaat samenvoegen is het belangrijk om de samengevoegde bestelling op te slaan. Zo krijgt u een nieuw bestelnummer die u kan invoeren in de robot als u de bestelling wil wegzetten
4. Gereserveerde producten
Er zijn 2 manieren om te werk te gaan:
U kan de gereserveerde producten in de robot steken. In dit geval heeft u parameter 78 op Nee gezet en scant u de gereserveerde producten gewoon samen met de andere producten van de robot.
Indien u ervoor kiest om de gereserveerde producten buiten de robot te bewaren, zet u parameter 78 op Ja en ontvangt u deze producten niet via de robot maar wel via CareConnect Pharmacist. Ze worden dan automatisch toegekend aan de stocklocatie Reservaties en zullen bij regularisatie van de reservatie niet uit de robot komen.
Ontvangen van de bestelling van de reservaties :
Ofwel zet u eerste de hoeveelheden van de gereserveerde producten weg in CareConnect en u slaat de bestelling op. Vervolgens voert u het nummer van deze bestelling in bij de robot om de producten om op voorraad te nemen, weg te zetten.
Ofwel zet u de gereserveerde producten weg door ze te regulariseren via aflevering. De resterende hoeveelheden in de bestelling zijn dan de hoeveelheden die in de robot moeten worden ingevoerd.
5. De stocklocatie wijzigen bij ontvangst
Als u een product op 2 plaatsen wil zetten (bijvoorbeeld deels in de robot en deels in de publieksruimte), geef dan eerste de producten die u in robot wil plaatsen in de robot in. Daarna kan u de overgebleven dozen op een makkelijke manier een andere locatie geven door op de kolom Loc te klikken:
Op dit moment opent onderstaand scherm zich:
Nu kan u de hoeveelheid invoeren of wijzigen die op een locatie wordt ingevoerd, maar u kunt ook een locatie toevoegen.
F. Retour robot
1. Producten verkeerdelijk uitgeworpen uit de robot
Er is een specifieke functie om producten opnieuw in de robot te steken zonder iets aan de stock te veranderen als ze al in de totale CareConnect-stock zijn opgenomen.
Bijvoorbeeld: tijdens de aflevering wordt een artikel uit de robot gegooid, maar uiteindelijk sluit u de aflevering niet af.
Als de initiële voorraad van het product 1 was in CareConnect en 1 in de robot was, staat de voorraad na deze manipulatie nog steeds op 1 (het artikel werd niet verkocht) in CareConnect, maar de voorraad van de robot is 0 (het werd uit de robot geschoten).
De doos wordt dan in de robot teruggezet.
Op dit moment verandert de voorraad van het product niet en neemt de voorraad van de robot met 1 toe.
2. Artikel dat zich in de robot moet bevinden
Stel dat u een product heeft zonder stocklocatie dat u graag zou invoeren in de robot. De stock van dit product is bv. 1. U gaat naar de robot en voert dit product in. Op dit moment blijft de stock van het product op 1 staan en staat de stock op stocklocatie robot nu ook op 1.
3. Uitzondering
Indien u om een bepaalde reden een hoeveelheid van een product inbrengt in de robot dat groter is dan de hoeveelheid in stock, zal CareConnect zijn stock automatisch aanpassen bij het maken van de inventaris (zie verder).
G. Transfer stock intern
Indien u stock wenst te verplaatsen van de ene stocklocatie naar een andere, is het noodzakelijk om dit te doen via Transfer stock intern.
Ga eerst na of parameter 125 staat op per stuk.
Hebben we bv. van een product 40 stuks in de kelder staan en wensen we hiervan 20 stuks in de robot in te voeren, dan doen we dit via transfer stock intern.
Ga hiervoor naar Tools > Stockbeheer > Transfer stock intern.
In het venster dat zich vervolgens opent, selecteert u van de kelder naar de automaat:
Als het venster niet automatisch wordt geopend, Selecteer nieuw:
Daarna geeft u de gewenste producten en hun hoeveelheid in. Als u op opslaan klikt zal de hoeveelheid in de stocklocaties automatisch aangepast worden, maar de globale voorraad blijft dezelfde.
U kan ook min en max drempels instellen per stocklocatie. Hierdoor krijgt u automatisch een juist voorstel van het aantal producten dat u zou moeten transfereren van bv. de kelder naar de publieksruimte.
Voorbeeld: U heeft een globale stock van 50 stuks – U plaatst 15 stuks in de publieksruimte en 35 in de robot. Bij de stocklocatie Publieksruimte stelt u de drempels in op min 5 en max 15. Wanneer de stock hier daalt onder de 5 stuks, zal CareConnect bij het openen van de transfer stock intern berekenen hoeveel stuks er nodig zijn uit de robot om de voorraad in de publieksruimte terug op 15 stuks te krijgen.
H. Inventaris
Belangrijk: De inventaris moet uitgevoerd worden wanneer u niet werkt. Het wordt ook sterk aangeraden om op zeer regelmatige basis een inventaris te maken om fouten te vermijden.
Er bestaat een functie die toelaat om alle stockfouten van de robot op te vragen.
Ga hiervoor naar Tools > Stockbeheer > Volledige robot inventaris
Klik bovenaan in het venster op de knop Inventaris om de inventaris van de robot op te vragen.
Wanneer de inventaris gebeurd is, antwoordt u met ja op de volgende vraag:
Je krijgt een venster met de vergelijking van de voorraad in CareConnect en in de robot:
Dit venster toont de verschillen in voorraad tussen de robot en CareConnect, u heeft 2 pictogrammen in de kolom status:
: De stock in de stocklocatie van de robot is groter dan de totale stock. CareConnect zal door te kiezen voor Vooropgestelde hoeveelheden opslaan de totale stock automatisch aanpassen
: De totale stock is hoger dan de stock in de stocklocaties. U kan zelf de stock in de stocklocaties aanpassen of de totale stock aanpassen, afhankelijk van waar de fout zich situeert
In bovenstaand voorbeeld zien we dat de totale stock voor Allergodil 20 is, terwijl er maar 19 stuks op een stocklocatie staan, namelijk 18 in de robot en 1 in de publieksruimte.
Men kan dan 2 zaken doen:
Indien de globale stock 19 is, past men deze aan van 20 naar 19 en klikt men op (6) De correcties valideren en vervolgens op De gevalideerde hoeveelheden opslaan (7).
Indien de globale stock 20 is, moet men definiëren waar dat extra doosje zich bevindt. Men kan dit bv toevoegen aan de stocklocatie apotheek/publieksruimte. Hiervoor klikt u in (1) de zone Stocklocaties, vervolgens op (2) Toevoegen. U duidt (3) de stocklocatie Publieksruimte aan en (4) de locatie “Publieksruimte” en vult de gewenste hoeveelheid in (5). Om te bewaren vinkt u (6) De correctie valideren aan en vervolgens op (7) De gevalideerde hoeveelheden opslaan
U kan een rapport afdrukken met het overzicht van de onregelmatigheden omtrent stockaantallen en plaatscodes. Door te klikken op Printen of Printen op…,
Er opent zich een venster waarin u kan kiezen welke gegevens u wil afdrukken:
U heeft volgende opties:
Alle = Alle onregelmatigheden worden afgedrukt, dit zijn de artikelen met status
en
Stockfouten = De onregelmatigheden in plaatscode afdrukken, dit zijn de artikelen met status
: de belangrijkste
Automatisch voorstel = De voorgestelde aanpassingen afdrukken, dit zijn de artikelen met status
Vervolgens klik u op Afdrukken om uw selectie af te drukken.
I. OTC adviezen
Werken met een robot betekent dat je de producten niet meer ziet.
U wordt daarom geadviseerd om OTC-adviezen te maken om u te herinneren aan producten die nuttig zijn.
Bv: producten voor droge ogen
J. Rapporten
a. Winkeldochters
Het is nuttig om regelmatig een lijst te maken van de producten die u in stock heeft en niet (vaak) verkoopt.
Dit doet u via:
Rapporten > Artikelen > Winkeldochters
Opmerking: ook in de robotsoftware is deze mogelijkheid voorzien
b. Overstock artikelen
Om de artikelen te kennen waarvoor er mogelijks een overstock is, kan u in CareConnect een lijst maken via Statistieken > Statistieken artikelen> Overstock artikelen.