🔗 Source article (Salesforce): Click here
Inleiding inter-apotheek bestellingen
Met de module inter-apotheek bestellingen kunt u een bestelling versturen van de ene apotheek naar een andere apotheek, de bestelling valideren en ontvangen, en de bijhorende facturatie opvolgen.
Dit artikel beschrijft de volledige werking van inter-apotheek bestellingen, van verzending tot facturatie.
Samengevat:
Apotheek A verstuurt een bestelling naar apotheek B.
Deze bestelling genereert in apotheek B een factuur buiten aflevering.
Apotheek B valideert de hoeveelheden die ze zal leveren aan apotheek A, en dit antwoord wordt teruggestuurd naar apotheek A.
De bestelling komt zo bij apotheek A onder "Besteld" te staan.
Apotheek A kan de bestelling vervolgens wegzetten/opslaan zodra ze de producten ontvangen heeft.
Dit zorgt ervoor dat de stock in apotheek B daalt en de stock in apotheek A stijgt.
Eveneens wordt automatisch een factuur buiten aflevering aangemaakt in apotheek B (voor apotheek A).
De inter-apotheek module is gratis voor Greenock Central-klanten.
Andere klanten kunnen deze module ook laten activeren, maar dienen hiervoor contact op te nemen met hun vertegenwoordiger.
Werking van de inter-apotheek bestellingen
De werking van inter-apotheek bestellingen verloopt in de volgende fasen:
Het verzenden van een inter-apotheek bestelling
Bestelling in afwachting van een antwoord van de leverancier
Het ontvangen en valideren van een inter-apotheek bestelling
Facturatie van een inter-apotheek bestelling
1. Het verzenden van een inter-apotheek bestelling
Het verzenden van een inter-apotheek bestelling kan op 2 verschillende manieren: via de bestelmodule en/of via stock groep.
1.1 Een inter-apotheek bestelling aanmaken vanuit de bestelmodule
De "vragende apotheek" maakt een nieuwe inter-apotheek bestelling aan door in het tabblad "Te bestellen" de naam van de apotheek in te voeren waar ze wenst te bestellen.
Selecteer als type bestelling "Normale bestelling" en als type verzending "HTTP".
Voer de producten in die u wilt bestellen (manueel of al scannend).
Klik op "Verzenden" om de bestelling door te sturen naar de "Leverancier apotheek".
Zodra de bestelling correct verzonden werd, verschijnt de volgende melding:
1.2 Een inter-apotheek bestelling plaatsen vanuit stock groep (meest gebruikt)
Apotheken die verbonden zijn met een Greenock Central kunnen een inter-apotheek bestelling ook plaatsen vanuit aflevering via de knop "Stock grp".
Opmerking: deze knop is enkel operationeel voor CCPG-klanten. Via deze weg kan u slechts 1 product per keer bestellen.
Om een bestelling via stock groep te plaatsen:
Geef in aflevering het gewenste product in en klik op "Stock aantal".
Klik in het stock-infovenster rechts op de knop "Raadplegen stock andere apoth".
Bekijk het overzicht van alle apotheken die verbonden zijn met uw Greenock Central, met de actuele stock van elke apotheek.
Geef in de kolom "Hoeveelheid uitwisselen" het aantal verpakkingen in dat u wenst te bestellen bij de betreffende "leverancier apotheek".
Druk op "Enter" en klik vervolgens rechts op de knop "Inter-Officina" om de bestelling door te sturen naar de Leverancier apotheek.
2. Bestelling in afwachting van een antwoord van de leverancier
Na het verzenden van een inter-apotheek bestelling vindt de "vragende apotheek" deze bestelling terug in de bestelmodule bij "Geen antwoord".
De bestelling blijft hier staan zolang de "leverancier apotheek" ze niet gevalideerd heeft.
Zodra de "leverancier apotheek" een antwoord verzonden heeft, komt de bestelling onder "Besteld" te staan.
3. Het ontvangen en valideren van een inter-apotheek bestelling bij de leverancier apotheek
In de "leverancier apotheek" controleert een geplande taak op geregelde tijdstippen of er een nieuwe inter-apotheek bestelling binnengekomen is.
Zodra er een nieuwe bestelling binnenkomt, wordt dit weergegeven via de volgende melding van de Corilus Notifier:
Deze melding toont ook de naam van de "vragende apotheek".
Opmerking: als u via "terminal server" werkt, verschijnt de melding van de Corilus Notifier enkel op de server.
U kan de binnengekomen inter-apotheek bestellingen raadplegen via de knop "Facturatie BA" (1) onderaan het scherm, of via Tools – Facturering tools – Beheer facturen buiten aflevering.
Een inter-apotheek bestelling valideren
Klik op de knop "Bestelling opladen" (2) om de inter-apotheek bestellingen op te laden.
Greenock laadt standaard enkel de bestellingen op die nog gevalideerd moeten worden (status "Te valideren"). Indien gewenst kan u ook de reeds gevalideerde bestellingen opnieuw weergeven.
Bekijk de verschillende inter-apotheek bestellingen die u nog dient te valideren.
Valideer de gevraagde hoeveelheden door in de kolom "Aantal (A.)" het aantal stuks in te geven dat u zal leveren. U kan het aantal ook op 0 zetten indien u het product niet wenst te leveren.
Geef eventueel een korting op het product of pas de aankoopprijs (btw excl.) aan.
Klik op "Opslaan" zodra u klaar bent met het valideren van de bestelling.
Opmerking: als u meerdere tabbladen (meerdere te valideren bestellingen) heeft, dient u voor elk tabblad afzonderlijk op "Opslaan" te klikken.
Het referentienummer van de inter-apotheek bestelling dat bij deze vraag vermeld wordt, kan u ook steeds onderaan terugvinden:
Het antwoord verzenden naar de vragende apotheek
Indien u kiest voor "De bestelling valideren en het antwoord verzenden", wordt het antwoord verstuurd naar de "vragende apotheek" en krijgt u een melding dat dit antwoord correct verzonden werd.
Indien u kiest voor "De Bestelling tijdelijk opslaan", wordt er niets verstuurd naar de "vragende apotheek".
U kan deze bestelling later opnieuw laden (via Tools – Facturering tools – Beheer facturen buiten aflevering), eventueel nog wijzigingen aanbrengen en vervolgens het antwoord alsnog versturen naar de "vragende apotheek".
Zodra het antwoord verzonden werd, kan u de inter-apotheek bestelling nog steeds opnieuw laden, maar niet meer wijzigen.
4. Het wegzetten van een inter-apotheek bestelling bij de vragende apotheek
Zodra de "leverancier apotheek" een antwoord heeft teruggezonden naar de "vragende apotheek", haalt een geplande taak in de agenda van de "vragende apotheek" dit antwoord binnen. Dit wordt opnieuw weergegeven via een melding van de Corilus Notifier:
De bestelling gaat op dit moment van "Geen antwoord" naar "Besteld".
De "vragende apotheek" kan deze bestelling nu gewoon opslaan zoals elke andere bestelling, om zo de producten in stock te nemen.
Via parameter 179 kan u instellen om de leveringen tussen apotheken globaal weg te zetten.
In dat geval worden de producten waarbij de te leveren hoeveelheid gelijk is aan de bestelde hoeveelheid in het groen weergegeven.
Bovenaan dit overzicht worden de producten waarbij er een verschil is tussen de bestelde en de te leveren hoeveelheid in het blauw weergegeven.
5. Facturatie van een inter-apotheek bestelling
Inter-apotheek bestellingen worden automatisch gefactureerd in de lay-out "Aflevering apotheken onderling, aankoopprijs". U kan deze facturen niet opladen via facturatie buiten aflevering, maar wel gewoon terugvinden onder Administratie – Facturering.
Belangrijk: vergeet hierbij niet de juiste lay-out te specifiëren: Apotheken onderling AP of VP.